Plan de reenfoque de áreas en mipymes

. Abr 6, 2019.

¿Qué es un plan de reenfoque de áreas en mipymes? Es un camino o una ruta de mejora en la organización de las actividades de la empresa… ¡Un plan para poner orden! ¡Bienvenidos!

Antes de entrar en el tema que nos ocupa en esta entrega, es necesario que consideres lo siguiente:

Este artículo está orientado al caso de empresas mipymes que tengan una “organización” de actividades es situación caótica. Es decir, una empresa en la que el equipo de trabajo realiza las tareas, pero sin claridad sobre quién hace qué. En otras palabras, nos referimos a una cierta situación de caos, en cuanto a confusión y desorden.

Por lo tanto, hablamos de una situación caótica que puede ser determinada con un diagnóstico rápido de la empresa. En particular, en sus primeras etapas, previas al funcionamiento óptimo.

Plan de reenfoque de áreas en mipymes
Etapas de una empresa (un plan de reenfoque de áreas en mipymes, debe ser abordado lo más pronto posible)

En consecuencia, nos referimos a una empresa que está recorriendo las primeras etapas o, inclusive, que estando en funcionamiento estable, no haya gestionado la organización de actividades, de una manera apropiada.

Por lo tanto, si estás en este contexto, esta ruta es para ti…

Pero si crees que no es tu caso, entonces te recomendamos considerar las siguientes 2 situaciones:

  1. Si valoras en tu mipyme una situación regular, puedes ir a: Planes de mejora por áreas funcionales.
  2. Y si consideras que tienes una situación controlada, puedes ir a: ¿Cómo mejorar la capacidad de las áreas…?

Caos no es sinónimo, en principio, de fracaso

Para aclarar la expresión “situación caótica”, precisamos que esta no implica, necesariamente, que estés dejando de tener clientes o de facturar. Es más, puedes estar creciendo en ventas. Pero, lo que sí implica, es que es una organización que ha venido conformándose de manera empírica.

Es decir, no se ha hecho la gestión para organizar las tareas y las actividades de los colaboradores. Por lo tanto, hay cierta incertidumbre a lo interno de la organización. Y la delegación de tareas termina siendo compleja para el empresario.

Un ejemplo es el caso de mipymes en las que se inicia con pocos colaboradores, por lo que cada uno atiende tareas de muy diversos tipos. En estos casos hablamos de “hombres orquesta”, pues “tocan” varios instrumentos a la vez. La dinámica se los exige.

El empresario debe ser un "director de orquesta", pero no un “hombre orquesta”
El empresario debe ser un “director de orquesta“, pero no un “hombre orquesta”

En las primeras etapas, esta situación no siempre representa obstáculos importantes para avanzar en la consolidación del negocio. El equipo produce el bien o servicio, factura, genera ingresos y el empresario reinvierte para continuar creciendo.

Pero, ¿qué ocurre cuando la empresa se hace cada vez más compleja? Este “caos” se convierte en una barrera para avanzar. Es una situación inevitable.

Por lo tanto, toma fuerza la necesidad de poner orden. Es decir, aplicar un plan de reenfoque de las áreas funcionales.

Plan de reenfoque de áreas en mipymes

De acuerdo con lo expuesto hasta aquí, estamos en el caso de un empresario mipyme (con una micro, pequeña o mediana empresa), que puso en marcha su negocio. Tiene clientes, logra facturar y está creciendo.

Como es lógico, se han ido creando áreas propias de organizaciones empresariales. Estas áreas las atienden los colaboradores. Por ejemplo, mercadeo y ventas, producción del bien o servicio, inventarios, entre otras. Con tu apoyo o, al menos, con tu supervisión, la organización está avanzando.

Sin embargo, estás buscando apoyo para mejorar la organización de las actividades, poner orden y así visualizar cambios para lograr mejores resultados.

En este contexto, lo primero que debemos identificar es cuáles son las áreas críticas que desarrollamos en el negocio y que hacen posible el funcionamiento del mismo.

Lo primero que debemos identificar es cuáles son las áreas críticas...
Lo primero que debemos identificar es cuáles son las áreas críticas…

En nuestro enfoque, las áreas que sugerimos crear o desarrollar en una primera fase son las siguientes:

  • Dirección estratégica
  • Administración
  • Producción y operaciones
  • Ventas y marketing
  • Facturación y tesorería
  • Talento humano
Para conocer los detalles de cada una de las áreas y qué implican en su forma básica, debes leer el siguiente artículo: ¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal?

Puedes estar considerando que existen otras áreas dentro de las señaladas, que tu experiencia sugiere. Sin embargo, en muchos casos, una mipyme que se administre y gestione sobre la base de las 6 áreas indicadas, puede avanzar con buen pie.

Es decir, puede avanzar para ir a una etapa de funcionamiento óptimo, en la que surgirán nuevas áreas. Por ejemplo, áreas para la gestión de la innovación, para el aseguramiento de la calidad, entre otras. Por supuesto, siempre dependerá del tipo de empresa.

Pasos para el plan de reenfoque de áreas en mipymes

Es importante señalar que este artículo solo describe algunos pasos sugeridos para cumplir con el propósito de reenfocar (reorganizar, reorientar, redefinir…) las áreas funcionales de la mipyme.

Por tal motivo, no encontrará ejemplos. Estos los podrás abordar, junto con ejercicios sugeridos, en los cursos que te propondremos realizar. Recuerda que estamos transitando una ruta de aprendizaje.

Paso 1. Reconocer las áreas críticas o indispensables de la empresa

Para identificar las áreas críticas que requiere tu mipyme en particular, puedes hacerte preguntas sobre qué grupos de tareas son una condición necesaria para la existencia de la organización. Es decir, para la existencia de la empresa.

Hay tareas básicas comunes en toda empresa. Por ejemplo, facturar, elaborar el producto o realizar el servicio (que implica muchas subtareas), atender clientes, resolver incidencias, comprar materia prima e insumos, etcétera.

Plan de reenfoque de áreas en mipymes
Plan de reenfoque de áreas en mipymes

Pero también hay tareas no comunes que estarán presentes, según el tipo de empresa que tengas. Por ejemplo, no es lo mismo una empresa que fabrica prendas de vestir o un tipo de calzado en particular, que empresas que prestan servicios profesionales a otras organizaciones, en un sector específico.

En estas últimas es muy probable que haya tareas relacionadas con gestión de proyectos, seguimiento y control. Lo que no es común en empresas que venden a consumidores finales o fabrican con base en pedidos de clientes.

Entonces, lo primero es reconocer las áreas críticas o indispensables para la empresa. Por ejemplo, una de ellas es “producción y operaciones”; otra, “mercadeo y ventas”.

Paso 2. Elaborar una lista exhaustiva de tareas

Esta actividad se puede realizar en reuniones de trabajo con una duración no mayor a 2 horas continuas, en la que se precisen las tareas ejecutadas por cada colaborador.

No es una evaluación, es simplemente la conformación de una lista exhaustiva de tareas.

¿Cuál es el propósito? Con esta lista podrás conformar las áreas funcionales. Además, podrás identificar cuáles pertenecen a áreas críticas o cuáles pertenecen a áreas de apoyo, para el funcionamiento del negocio.

Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial
Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial

Tanto la identificación de las áreas críticas o claves para la empresa como la lista de tareas, puede implicar o requerir 2 o más iteraciones. Es decir, 2 o más reuniones de trabajo que permitan aclarar la definición de las áreas y de las tareas.

Sin duda, es un ejercicio que constituye a su vez una oportunidad para discutir con el equipo aspectos sobre el funcionamiento de la organización. Con seguridad, el propio ejercicio será parte del reenfoque de las áreas funcionales.

Paso 3. Ubicar las tareas en las áreas, según su naturaleza

Con las áreas definidas y las tareas listadas y organizadas según su naturaleza o tipo, el paso siguiente es reorientar la organización de las actividades.

En el caso de las áreas, arriba listamos las 6 que consideramos propias de mipymes en sus primeras etapas: dirección estratégica, administración, producción y operaciones, ventas y marketing, facturación y tesorería, talento humano.

Plan de reenfoque de áreas en mipymes
Plan de reenfoque de áreas en mipymes

Pero, como seguramente sabes, esta es una propuesta. Por lo que como empresario, conocedor de su negocio, puedes plantearte grupos de actividades en función del tipo de empresa que estás desarrollando.

¡Cuidado! No hablamos de crear parcelas con pequeños “reyes” dentro de cada área. Hablamos de organización de áreas funcionales para un trabajo colaborativo.

Este paso es clave, porque nos prepara para definir 4 elementos importantes, en el paso 4.

Paso 4. Definir “quién, cómo, cuándo y con qué recursos”

Una vez identificadas las tareas y agrupadas en áreas funcionales, es esencial definir de forma explícita, al menos 4 elementos: quién, cómo, cuándo y con qué recursos.

Es decir, para cada tarea – según sea tu tipo y complejidad – es necesario que señalemos quién la ejecuta, cómo la realiza (pasos, instrucciones), cuándo (si depende de otras), bajo qué condiciones y con qué herramientas o recursos.

Esta definición, en una organización en situación de caos, será de mucha utilidad para dar un salto en la eficiencia empresarial. Sin duda, dará lugar a que cada colaborador tenga foco y control. Al menos en un primer “nivel”.

Si observas con cuidado, una organización en estas condiciones puede lograr la estabilidad, madurar y prepararse para un nuevo nivel de gestión.

Paso 5. Puesta en ejecución de las áreas reorganizadas

Una vez que has reorganizado las áreas necesarias para cumplir con la misión de la empresa, y que has asignado las tareas según su naturaleza, el siguiente paso es acordar la implementación de las mismas.

El éxito de la implementación de las áreas identificadas y sus respectivas tareas depende del compromiso del equipo. En tal sentido, es necesario lograr el consenso para asegurar que todos los involucrados participen de manera activa en la reorganización de las actividades de la empresa.

Plan de reenfoque de áreas en mipymes
El compromiso es clave (gestione el cambio)

Debes tener claro que cuando hablamos de consenso nos referimos a que el equipo acepta el compromiso de implementar las áreas. Lo que implica que no tiene objeciones respecto a las tareas que le fueron asignadas.

En este punto, es probable que tengas que aplicar estrategias para minimizar la resistencia al cambio. Sobre este importante tema, te dejaremos una lectura adicional, al final del artículo.

Siguientes pasos…

Para resumir, es muy importante que tengas en cuenta que el plan sugerido no es, de ninguna manera, obligatorio. Es decir, según sea el tipo de empresa y las competencias de tu equipo, puedes crear un plan propio para lograr el propósito clave: reenfocar las áreas funcionales de la empresa.

Por encima de todo, lo importante es alcanzar un primer nivel con relación al orden en la ejecución de las tareas. Ordenar la ejecución y definir aspectos como:

  • ¿quién es el responsable de cada tarea?,
  • ¿quién es el responsable de cada área?,
  • ¿cómo debe realizar la tarea?,
  • ¿cuándo y en qué condiciones?,
  • ¿con qué medios y recursos?…

… todos estos son elementos que permitirán eliminar duplicidad de funciones, delegar en forma apropiada, eliminar costes, fomentar un mejor clima laboral, etcétera.

Siguientes pasos para poner a punto la organización
Siguientes pasos para poner a punto la organización

Ahora bien, terminada esta lectura, un siguiente paso es abordar una serie de artículos en los que planteamos detalles para cada una de las áreas señaladas:

En fin, hasta aquí esta lectura que da inicio a una ruta de trabajo, con base a un plan de reenfoque de áreas en mipymes. Gracias por leernos. Hasta pronto.

Lecturas recomendadas:

Más de Gestión general

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