Área de administración en una mipyme. Diagnóstico

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El área de administración de una empresa tiene varios propósitos clave: organizar las actividades, manejar la información, asegurar la calidad y medir. Tal vez no estés de acuerdo con esta afirmación, pero en el contexto de nuestro modelo, es válido. ¡Ya lo verás!

Por lo tanto, esta entrega la dedicamos, en primer lugar, a explicar en qué consiste el área de administración. En segundo lugar, a plantear peguntas en diversos aspectos, para obtener un diagnóstico rápido del área. Y por último, a recordar los 3 modelos necesarios para definir una mipyme ideal.

Por otro lado, este artículo forma parte de la serie dedicada a las áreas en una “empresa ideal”. Es un conocimiento importante tanto para emprendedores como para empresarios mipymes. Es decir, es de interés para ambos, tal como lo hemos señalado en todos los artículos:

  • Si eres emprendedor, la serie te permitirá visualizar la organización temprana de una empresa. Así podrás avanzar con claridad al iniciar las actividades.
  • Si ya tienes una empresa, sin importar la etapa en que se encuentre, te permitirá realizar un diagnóstico rápido de las áreas. Con ello, podrás mejorar tu enfoque en la organización.
Área de administración en una mipyme. Diagnóstico
Emprendedora entusiasta leyendo sobre organización…

Ahora bien, no es una condición necesaria abordar los artículos de la serie para realizar esta lectura. Sin embargo, recomendamos darles un vistazo, por lo que dejamos al final el enlace a los mismos.

Área de administración en una mipyme

En toda empresa existen áreas que denominamos “áreas de apoyo”. Sin ellas, la organización empresarial no puede operar y, por lo tanto, no existiría. En el caso del área de administración – que es una de las áreas de apoyo – planteamos algunas ideas particulares.

Por ejemplo, no involucramos la contabilidad o la gestión del talento humano en ella. En su lugar, involucramos elementos relacionados con organización, información, calidad y medición. Para aclarar esto, veremos en las siguientes secciones cada uno de los puntos señalados.

Área de administración en una mipyme. Diagnóstico
Área de administración en una mipyme. Diagnóstico

Pero siguiendo con la “empresa ideal”, en nuestra experiencia hay 6 áreas que deben desarrollarse en una fase temprana.

Entendiendo como empresa ideal aquella en la que el equipo busca el crecimiento y competitividad. Es decir, la que aplica planes para mejorar su capacidad de respuesta frente a los retos del entorno (amenazas y oportunidades).

Si ya has leído nuestros artículos, sabrás que las 6 áreas funcionales a las que hacemos referencia son:

  • Dirección
  • Ventas y marketing
  • Producción y operaciones
  • Administración
  • Facturación y tesorería
  • Talento humano

Para el caso del área de administración, considerada un área de apoyo, sugerimos atender los 4 aspectos siguientes:

  1. Organización de actividades y estructura funcional.
  2. Gestión de la información y de la comunicación en la organización.
  3. Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios.
  4. Medición e indicadores de gestión.

Sobre la administración en el contexto empresarial

La noción de administración puede referirse a la estructura, el funcionamiento y el rendimiento de una entidad. Por otro lado, una empresa es una organización que se dedica a desarrollar tareas productivas con el objetivo de obtener ganancias económicas.

De este modo, la administración de empresas se vincula con la gestión de este tipo de organizaciones. Se trata de un conjunto de preceptos, reglas y prácticas que buscan optimizar el aprovechamiento de los recursos para que la empresa alcance sus objetivos.

La noción de administración puede referirse a la estructura, el funcionamiento y el rendimiento de una entidad
La administración puede referirse a la estructura, el funcionamiento y el rendimiento de una entidad

Sin embargo, tal como lo indicamos, en nuestro caso el área de administración la enfocamos en organizar actividades, gestionar información, asegurar la calidad y medir.

Diagnóstico del área de administración de una mipyme

Del mismo modo como planteamos las áreas (1) producción y operaciones, y (2) ventas y marketing, en esta parte revisamos los 4 aspectos para el área de administración.

Pero antes, responderemos a una pregunta que puedes estar haciéndote: ¿por qué hablamos de diagnóstico? La respuesta es sencilla. Porque los diagnósticos nos permiten mantener el foco y el control. Es decir, nos mantiene en el camino de una mipyme ideal.

1. Organización de actividades y estructura funcional

¿Qué se espera en una mipyme para este aspecto?:

  • En primer lugar, uno de los elementos esperados es que el empresario sea capaz de describir la organización de actividades, distinguiendo áreas funcionales, roles y responsabilidades.
  • Además, que delegue de manera oportuna según las competencias del colaborador. Es decir, que comparta el poder de decisión según la etapa en que se encuentre la empresa.
  • Y por último, que cuente con una estructura funcional que garantice la agilidad del negocio.

En función de lo anterior, si tomas estos elementos como el estándar esperado en una mipyme: ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Cuentas con una estructura funcional clara para la organización de actividades y la delegación de tareas?

La organización del sistema de actividades será más o menos complejo, según el tipo de empresa
Organizar el sistema de actividades será una tarea compleja, según sea el tipo de empresa

Del mismo modo, para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes específicas:

  • ¿Cómo está dividido el trabajo en la empresa y entre las personas? ¿Hay unidades especializadas? ¿Están las tareas y responsabilidades claramente definidas y formalizadas? ¿Cuáles son las funciones más importantes? ¿Puedes pensar en otra forma de estructurar el trabajo?
  • ¿Cómo estableces las reglas sobre los procedimientos? ¿Están definidas por escrito? ¿Los documentos están actualizados? ¿El procedimiento se ajusta realmente a las reglas establecidas?
  • ¿Quién toma las decisiones? ¿Qué tipo de decisiones delegas? ¿Quién decide en las ventas, producción, finanzas, etc.? ¿Cómo defines los cargos de responsabilidad? ¿Se disponen de presupuestos independientes?
  • ¿Cómo participa el personal en las decisiones? ¿Quién toma las decisiones operativas?

En fin, al plantearte estas preguntas específicas, ¿detectas posibles mejoras para el desarrollo de la organización de actividades y la estructura funcional de tu empresa?

2. Gestión de información y comunicación en la organización

¿Qué se espera en una mipyme para este aspecto?:

Si la información es un activo, lo esperado es que el empresario y su equipo cuenten con herramientas para administrar y gestionar la información. Es decir, para apoyar el control de las actividades y la colaboración en la gestión de la información.

En otras palabras, lo esperado es que:

  • Exista una definición de los requerimientos y una identificación de las fuentes de información relevantes.
  • Exista un procesamiento formal de la información, documentada en reportes periódicos, de acuerdo con los requerimientos en la empresa.
  • Que la información sea utilizada para la toma de decisiones en los diferentes niveles o áreas de la empresa.
  • Que la información sea comunicada de manera oportuna a quienes la requieran, para la toma de decisiones.
  • Exista un mecanismo formal de coordinación que asegure que no se genere duplicación de funciones.

Con base en este estándar esperado en una mipyme: ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Cuentas con los medios para una gestión eficiente de la información y de la comunicación?

Área de administración en una mipyme. Diagnóstico
La gestión de la información y de la comunicación es clave en toda mipyme

Del mismo modo, para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes:

  • ¿Cómo manejas la información? ¿Quiénes son los encargados de procesarla?
  • ¿Qué información recibe el público?: los clientes, la competencia, el estado.
  • ¿Los supervisores disponen de informes periódicos de gestión? ¿Qué obligaciones existen en la emisión de informes?
  • ¿Cómo consideras la información en la toma de decisiones?
  • ¿Cómo transmiten la información? ¿Funciona la comunicación en sentido horizontal y vertical, al interior de la empresa? ¿Hay bloqueos de comunicación?
  • ¿Cómo planifican las reuniones? ¿Quién participa? ¿Poseen minutas de reuniones? ¿Qué falta para que haya mayor coordinación?

En fin, al plantearte estas preguntas específicas, ¿detectas posibles mejoras en tu empresa, respecto a la gestión de la información y la comunicación?

3. Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios

¿Qué se espera en una mipyme para este aspecto?:

En este aspecto, el estándar es que el empresario y su equipo apliquen prácticas para realizar mejoras (pequeñas, al menos); asegurando la calidad de procesos, productos y servicios. Hablamos de calidad no solo de cara al cliente, sino también a lo interno de la empresa.

Si tomas lo indicado como el estándar esperado en una mipyme: ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Aplicas prácticas para la gestión de la calidad de los procesos, productos y servicios?

Área de administración en una mipyme. Diagnóstico
Aplicar prácticas para realizar mejoras todos los días conlleva a la calidad

Del mismo modo, para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes específicas:

  • ¿Cuál es la política de calidad y qué criterios son los más importantes?
  • ¿Qué controles de calidad aplicas?
  • ¿Quiénes son los responsables de la calidad? ¿Cuáles son sus atribuciones?
  • ¿Cuál es el porcentaje de rechazo de productos, y en qué etapas del proceso ocurren? ¿Cómo influyen los productos rechazados sobre la producción?
  • En el caso de servicios, ¿cómo se gestionan las incidencias y quejas?
  • ¿Se hace cargo la empresa de los reclamos de los clientes? ¿Cuántos clientes vuelven a comprar? ¿Cuántos clientes, por problemas de calidad, has perdido?

En fin, al plantearte estas preguntas específicas: ¿detectas posibles mejoras en tu empresa con respecto a la gestión de la calidad de procesos, productos y servicios?

4. Medición e indicadores de gestión

¿Qué se espera en una mipyme para este aspecto?: lo esperado es que el equipo aplique métricas e indicadores en las áreas claves. Y de manera particular, que “mida” su relación con clientes.

Si tomas lo indicado como el estándar esperado en una mipyme ideal: ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Tienes métricas e indicadores para evaluar las áreas de la empresa y la relación con clientes?

“Lo que no se mide, no se puede mejorar”. Esta frase, atribuida frecuentemente a Peter Drucker, pone de manifiesto la importancia de la medición.

“Lo que no se mide, no se puede mejorar”. Peter Drucker,
“Lo que no se mide, no se puede mejorar”. Peter Drucker

En el mismo sentido, para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes:

  • ¿Tienes documentadas las métricas importantes por área funcional? ¿Cómo las define? ¿En qué indicadores participa cada una?
  • ¿Tienes una herramienta para aplicar las métricas y calcular indicadores?
  • ¿Quién o quiénes son los responsables del análisis de las mediciones?
  • ¿Analizan y evalúan los indicadores para la toma de decisiones, con independencia del impacto y su importancia?
  • ¿Qué indicadores aplicas para evaluar la relación con los clientes? ¿Qué métricas aplicas en el servicio postventa?
  • ¿Cómo mides la efectividad de las campañas comerciales? ¿Cómo evalúas el embudo de ventas y la tasa de conversión?

En fin, al plantearte estas preguntas específicas: ¿detectas posibles mejoras con respecto a la medición y la evolución de los indicadores de gestión de tu empresa ?

Recordemos los 3 modelos para gestionar una empresa ideal

En nuestra opinión, es necesario conocer y aplicar 3 modelos para llevar adelante una mipyme ideal. Sobre ellos encuentras diversos artículos en este blog. Nos referimos a:

  1. Las etapas por las que pasa una empresa.
  2. Las áreas funcionales en las empresas.
  3. El índice de eficiencia empresarial o índice Ideal.

¿Por qué es importante saber en qué etapa está la mipyme? Porque te permite mantener el foco en cada una de ellas y aplicar controles según el caso.

Por otra parte, toda empresa al avanzar por las etapas, necesita apoyarse en grupos de actividades. Estas son las áreas funcionales. Conocerlas y definirlas representa una ventaja para minimizar el caos y el desperdicio.

Los 3 modelos señalados son herramientas que nos ayudan a crear una empresa ideal
Los 3 modelos señalados son herramientas que nos ayudan a crear una empresa ideal

Y por último, nos referimos al índice de eficiencia empresarial o índice ideal, que se apoya en 4 elementos:

  • Mantener el foco en las áreas.
  • Lograr el control de las actividades.
  • Fomentar la colaboración en el manejo de la información.
  • Aplicar la mejora continua (pequeñas mejoras claves).

Una descripción más completa sobre este punto la encuentras en el artículo “funcionamiento de una empresa ideal (caso mipymes)”.

Vale la pena resaltar aquí la frase de Max Guinn: «no puedes mejorar algo si no lo puedes definir». Sin duda, los modelos señalados nos permiten, en buena medida, definir una empresa ideal. De allí su importancia.

Comentarios finales

El área de administración, en nuestro contexto, sugiere un grupo de actividades que pueden dar lugar a áreas funcionales independientes.

Por ejemplo, en una empresa madura, estando en funcionamiento óptimo o mejora constante, la gestión de la calidad puede dar lugar a un área separada de la administración. Es decir, independiente y con equipo y recursos propios. Asimismo, áreas como gestión de la información e indicadores.

Una empresa exitosa se construye trabajando duro todos los días
Una empresa exitosa se construye trabajando duro todos los días

Por otro lado, los 3 modelos señalados son herramientas que nos ayudan a interpretar una organización empresarial. Por lo que nos permiten pensar en el funcionamiento de una empresa ideal.

Al respecto puedes consultar artículos en este mismo blog. Algunos, en el contexto de microempresas y pymes.

En cualquier caso, este y los artículos señalados en la siguiente sección, permiten obtener una vista práctica de lo esperado en una mipyme. Y con base en las preguntas planteadas en cada caso, disponer de un diagnóstico rápido.

En breve más sobre las áreas y el funcionamiento de una empresa ideal.
Gracias por leernos. Hasta pronto.

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