Diagnóstico del área de administración de una pyme

¿Cómo evaluarías al área de administración de tu empresa?

El propósito de esta entrega es compartir ideas sobre cómo diagnosticar el área de administración en una pyme. Su importancia es evidente, aunque en muchos casos, ¡es algo olvidada!

Pero si consideramos que el área tiene varios propósitos clave, como organizar actividades, manejar la información, asegurar la calidad y hasta medir, entonces el enfoque cambia.

Tal vez no estés de acuerdo con esta afirmación, pero en el contexto de nuestro modelo, es válida. ¡Ya lo verás!

Por lo tanto, esta entrega la dedicamos a lo siguiente:

  • En primer lugar, a explicar en qué consiste el área de administración. Parece obvio, ¿pero lo es?
  • En segundo lugar, a plantear peguntas en diversos aspectos, para obtener un diagnóstico rápido del área.
  • Y por último, a recordar los 3 modelos necesarios para definir una pyme ideal, que facilite el diagnóstico periódico.

Así que, ¡empecemos!

¿Cómo evaluarías al área administración de tu empresa?
¿Cómo evaluarías al área administración de tu empresa?

Diagnóstico del área administración en una pyme

En toda empresa existen áreas que denominamos “áreas de apoyo”. Sin ellas, la organización empresarial no puede operar, por lo que son necesarias en todo tipo de organización empresarial.

En el caso del área administración – que es una de las áreas de apoyo – planteamos algunas ideas particulares:

  • Por ejemplo, no involucramos la contabilidad o la gestión del talento humano en ella.
  • En su lugar, involucramos elementos relacionados con organización, información, calidad y medición.

Para aclarar esto, veremos en las siguientes secciones cada uno de los puntos señalados.

Área de administración en una mipyme. Diagnóstico
Es común, en las pymes, llamar “departamento” al área de administración.

En el contexto de una “empresa ideal”, en nuestra experiencia hay 6 áreas que deben desarrollarse en una fase temprana.

Dato: empresa ideal es aquella en la que el equipo busca el crecimiento y la competitividad, todos los días. Es la que aplica planes para mejorar su capacidad de respuesta frente a los retos del entorno (amenazas y oportunidades).

Si ya has leído artículos al respecto en este blog, sabrás que las 6 áreas funcionales a las que hacemos referencia son las siguientes:

  • Dirección estratégica.
  • Ventas y marketing.
  • Producción y operaciones.
  • Administración.
  • Facturación y tesorería.
  • Talento humano.

Para el caso del área administración, considerada área de apoyo, sugerimos atender los 4 aspectos siguientes:

  1. Organización de actividades y estructura funcional.
  2. Gestión de la información y de la comunicación en la organización.
  3. Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios.
  4. Medición e indicadores de gestión.

Administración en el contexto empresarial:

La noción de administración puede referirse a la estructura, el funcionamiento y el rendimiento de una entidad.

Por otro lado, una empresa es una organización que se dedica a desarrollar tareas productivas con el objetivo de obtener ganancias económicas.

De este modo, la administración de empresas se vincula con la gestión de este tipo de organizaciones.

En tal sentido, trata de un conjunto de preceptos, reglas y prácticas de gerencia que buscan optimizar el aprovechamiento de los recursos para que la empresa alcance sus objetivos.

La noción de administración puede referirse a la estructura, el funcionamiento y el rendimiento de una entidad
La noción de administración puede referirse a la estructura, funcionamiento y rendimiento de una entidad. Medir el desempeño administrativo es necesario.

Sin embargo, tal como lo indicamos antes, en nuestro caso el área de administración la enfocamos en organizar actividades, gestionar información, asegurar la calidad y recabar datos para medir.

Diagnóstico del área de administración

Una pregunta que puedes estar haciéndote es, ¿por qué hablamos de diagnóstico?

La respuesta es sencilla.

Porque los diagnósticos nos permiten mantener el foco y el control en el quehacer diario. Es decir, nos mantiene en el camino de una pyme ideal.

1. Organización de actividades y estructura

¿Qué se espera en una pyme en este aspecto?:

  • En primer lugar, uno de los elementos esperados es que el empresario sea capaz de describir la organización de actividades, distinguiendo áreas funcionales, roles y responsabilidades.
  • Además, que delegue de manera oportuna según las competencias del colaborador. Es decir, que comparta el poder de decisión según la etapa en que se encuentre la empresa.
  • Y por último, que cuente con una estructura funcional que garantice la agilidad según la naturaleza del negocio.

En función de lo anterior, si tomas estos elementos como el estándar esperado en una pyme:

  • ¿Cómo evaluarías a tu empresa?
  • ¿Cuentas con una estructura clara para la organización de actividades y la delegación de tareas?
La organización del sistema de actividades será más o menos complejo, según el tipo de empresa
Organizar el sistema de actividades será una tarea compleja, según sea el tipo de empresa. Se requieren herramientas para tal fin.

Del mismo modo, para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes específicas:

Organización del trabajo:

  • ¿Cómo está dividido el trabajo en la empresa y entre las personas?
  • ¿Hay unidades y departamentos especializados (cualquiera sea su denominación)?
  • ¿Están las tareas y responsabilidades claramente definidas y formalizadas?
  • ¿Cuáles son las funciones más importantes?
  • ¿Puedes pensar en otra forma de estructurar el trabajo?

Procedimiento y documentación disponibles:

  • ¿Cómo estableces las reglas sobre los procedimientos?
  • ¿Están definidas por escrito?
  • ¿Los documentos están actualizados?
  • ¿El procedimiento se ajusta realmente a las reglas establecidas?

Toma de decisiones:

  • ¿Quién toma las decisiones? ¿Qué tipo de decisiones delegas?
  • ¿Quién decide en las ventas, producción, finanzas, etc.?
  • ¿Cómo defines los cargos de responsabilidad?
  • ¿Se disponen de presupuestos independientes?
  • ¿Cómo participa el personal en las decisiones?

En fin, al plantearte estas preguntas específicas, ¿detectas posibles mejoras para el desarrollo de la organización de actividades y la estructura funcional de tu empresa?

2. Gestión de información y comunicación en la organización

¿Qué se espera en una pyme para este aspecto?:

Si la información es un activo, lo esperado es que el empresario y su equipo cuenten con herramientas para administrar y gestionar la información. Es decir, para apoyar el control de las actividades y la colaboración en la gestión de la información.

En otras palabras, lo esperado es lo siguiente:

  • Que exista una definición de los requerimientos y una identificación de las fuentes de información relevantes.
  • La disponibilidad de un procesamiento formal de la información, documentada en reportes periódicos, de acuerdo con los requerimientos en la empresa.
  • También, que la información sea utilizada para la toma de decisiones en los diferentes niveles.
  • Que la información sea comunicada de manera oportuna a quienes la requieran, para la toma de decisiones.
  • Y que exista un mecanismo de coordinación que asegure que no se genere duplicación de funciones.

Con base en este estándar esperado en una pyme: ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Cuentas con los medios para una gestión eficiente de la información y de la comunicación?

Área de administración en una mipyme. Diagnóstico
La gestión de la información (datos de interés) y de la comunicación es clave en toda pyme.

Del mismo modo, para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes:

  • ¿Cómo manejas la información? ¿Quiénes son los encargados de procesarla?
  • ¿Qué información recibe el público? (clientes, competencia, el Estado…).
  • ¿Los supervisores disponen de informes periódicos de gestión? ¿Qué obligaciones existen en la emisión de informes?
  • ¿Cómo transmiten la información? ¿Funciona la comunicación en sentido horizontal y vertical, al interior de la empresa? ¿Hay bloqueos de comunicación?
  • ¿Cómo planifican las reuniones? ¿Quién participa? ¿Poseen minutas de reuniones? ¿Qué falta para que haya mayor coordinación?

En fin, al plantearte estas preguntas específicas, ¿detectas mejoras en tu empresa, respecto a la gestión de la información y la comunicación?

3. Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios

Para este aspecto, ¿qué se espera en una pyme?:

En este aspecto, el estándar es que el empresario y su equipo apliquen prácticas para realizar mejoras (pequeñas, al menos); asegurando la calidad de procesos, productos y servicios.

Hablamos de calidad no solo de cara al cliente, sino también a lo interno de la empresa.

Si tomas lo indicado como el estándar esperado en una pyme: ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Aplicas prácticas para la gestión de la calidad de los procesos, productos y servicios?

Área de administración en una mipyme. Diagnóstico
Aplicar prácticas para realizar mejoras todos los días conlleva a la calidad.

Del mismo modo, para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes:

  • ¿Cuál es la política de calidad y qué criterios son los más importantes?
  • ¿Qué controles de calidad aplicas?
  • ¿Quiénes son los responsables de la calidad? ¿Cuáles son sus atribuciones?
  • ¿Cuál es el porcentaje de rechazo de productos, y en qué etapas del proceso ocurren? ¿Cómo influyen los productos rechazados sobre la producción?
  • En el caso de servicios, ¿cómo se gestionan las incidencias y quejas?
  • ¿Se hace cargo la empresa de los reclamos de los clientes?
  • ¿Cuántos clientes vuelven a comprar? ¿Cuántos clientes, por problemas de calidad, has perdido?

En fin, al plantearte estas preguntas específicas: ¿detectas posibles mejoras en tu empresa con respecto a la gestión de la calidad de procesos, productos y servicios?

4. Medición e indicadores de gestión

¿Qué se espera en una pyme para este aspecto?

Lo esperado es que el equipo aplique métricas e indicadores en las áreas claves. Y en particular, que “mida” su relación con los clientes; aparte del área de administración y finanzas.

Si tomas lo indicado como el estándar esperado en una pyme ideal, ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Tienes métricas e indicadores para evaluar las áreas y la relación con los clientes?

“Lo que no se mide, no se puede mejorar”. Esta frase, atribuida a Peter Drucker, pone de manifiesto la importancia de la medición.

“Lo que no se mide, no se puede mejorar”. Peter Drucker,
“Lo que no se mide, no se puede mejorar”. Peter Drucker (área de gestión).

En el mismo sentido, para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes:

  • ¿Tienes documentadas las métricas por área funcional? ¿Cómo las define? ¿En qué indicadores participa cada una?
  • ¿Tienes una herramienta para aplicar las métricas y calcular indicadores?
  • ¿Quiénes son los responsables del análisis de las mediciones?
  • ¿Analizan y evalúan los indicadores para la toma de decisiones, con independencia del impacto y su importancia?
  • ¿Qué indicadores aplicas para evaluar la relación con los clientes?
  • ¿Qué métricas aplicas en el servicio posventa?
  • ¿Cómo mides la efectividad de las campañas comerciales? ¿Cómo evalúas el embudo de ventas y la tasa de conversión?

En fin, al plantearte estas preguntas específicas: ¿detectas posibles mejoras con respecto a la medición y la evolución de los indicadores de gestión de tu empresa?

Tres modelos para gestionar una empresa ideal (Gestionar Fácil)

En nuestra opinión, es necesario conocer y aplicar 3 modelos para llevar adelante una pyme ideal. Sobre ellos encuentras diversos artículos en este blog.

Nos referimos a los modelos:

  1. Etapas por las que pasa una empresa.
  2. Áreas funcionales en las empresas.
  3. Índice de eficiencia empresarial o índice Ideal.

¿Por qué es importante saber en qué etapa está la pyme?

Porque te permite mantener el foco en cada una de ellas y aplicar controles según el caso.

Por otra parte, al avanzar por las etapas, toda empresa necesita apoyarse en grupos de actividades. Estas son las áreas funcionales. Conocerlas y definirlas representa una ventaja para minimizar el caos y el desperdicio.

Los 3 modelos señalados son herramientas que nos ayudan a crear una empresa ideal
Los 3 modelos señalados son herramientas que nos ayudan a crear una empresa ideal.

Y por último, nos referimos al índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL, que se apoya en 4 elementos:

  • Mantener el foco en las áreas.
  • Lograr el control de las actividades.
  • Fomentar la colaboración en el manejo de la información.
  • Aplicar la mejora continua (pequeñas mejoras claves).

Una descripción más completa sobre este punto la encuentras en el artículo: funcionamiento de una empresa ideal (caso mipymes).

Vale la pena resaltar aquí la frase de Max Guinn: “no puedes mejorar algo si no lo puedes definir”.

Sin duda, los modelos señalados nos permiten, en buena medida, definir una empresa ideal. De allí su importancia.

Por otra parte, teniendo en mente estos modelos – que no son los únicos – facilitamos la capacidad de diagnóstico del equipo de trabajo. Es decir, la capacidad de realizar “autodiagnósticos”.

Conclusiones

El área administración, en nuestro contexto, sugiere un grupo de actividades que pueden dar lugar a áreas funcionales independientes. Todas, susceptibles de evaluación. 

Por ejemplo, en una empresa madura, estando en funcionamiento óptimo o mejora organizacional constante, la gestión de la calidad dará lugar a un área separada de la administrativa.

Es decir, un área independiente, con equipo y recursos propios. De igual manera, áreas como gestión de la información o de la medición.

Una empresa exitosa se construye trabajando duro todos los días
Una empresa exitosa se construye trabajando duro todos los días.

Por otro lado, los 3 modelos señalados son herramientas que nos ayudan a interpretar una organización empresarial. Por lo que nos permiten pensar en la gestión y administración de una empresa ideal.

En cualquier caso, este y los artículos señalados a lo largo de esta lectura, permiten obtener una vista práctica de lo esperado en una pyme.

En fin, con base en las preguntas planteadas para las diferentes secciones en que presentamos la administración, el empresario o responsable dispone de un medio para realizar diagnósticos rápidos.

Pero, por supuesto, cada empresa debe considerar los detalles propios de lo que integra el área administrativa y la normativa que aplica.

Por ejemplo, existen pymes que involucran la logística en el dominio de la administración.

Como lo planteado es que el propio personal participe en este tipo de diagnóstico o evaluación, se requiere que se capaciten en comunicación y feedback. Es clave aplicar técnicas en tal sentido para lograr los objetivos. 

Y para cerrar, otro artículo para aprender más: ¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos.

¡Muchas gracias por leernos! Hasta pronto.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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