En el artículo anterior – Proceso de toma de decisiones. ¡Consejos para mejorar! – hicimos referencia a un grupo de buenas prácticas para llevar adelante el proceso tomar decisiones, en una mipyme. Por tratarse de un tema esencial, compartimos algunos elementos adicionales sobre el cómo realizar la toma de decisiones en una empresa, que consideramos claves para una gestión fácil.
Es probable que como empresario o gestor te hayas preguntado muchas veces: ¿cómo puedo mejorar la toma de decisiones en mi empresa? Te lo has preguntado, ¿cierto? Todos los días tomamos decisiones, en el ámbito personal, familiar… y por supuesto, en el empresarial. En este punto cabe preguntarse, ¿somos efectivos tomando decisiones?
En esta entrega comparto 2 elementos que considero esenciales para desarrollar y mejorar la toma de decisiones en toda empresa. Esto, con base en nuestro modelo de áreas funcionales, que incluye el “liderazgo y toma de decisiones”, conformada por:
- el estilo del liderazgo en la empresa; y
- las herramientas para la gestión y toma de decisiones.
Es claro que la “calidad” de las decisiones demanda una buena gestión de la información. En tal sentido, es necesario contar con herramientas de gestión para ser efectivos en el proceso de decidir, que describimos en la entrega anterior.
Por otra parte, un empresario con experiencia sabe que en toda organización se debe mejorar la forma de tomar decisiones mientras se avanza por las etapas. No tiene dudas de que esto determina, en gran parte, la eficiencia empresarial:
La competitividad de las empresas hoy día – ya sean mipymes o grandes empresas – suponen muchos retos. Uno de ellos es tener las competencias para tomar decisiones “óptimas” y oportunas.
¿Cómo mejorar la toma de decisiones en una empresa?
Los empresarios toman miles de decisiones al año y, con seguridad, la mayoría de ellas podrían mejorarse. En tal sentido, se trata de una acción que deberían realizar cada vez mejor, por lo que implica. Decidir es la herramienta más poderosa de la que disponen los empresarios para realizar su trabajo.
Establecer los objetivos estratégicos y específicos por áreas, que es otra herramienta, constituye la declaración de las expresiones de logros esperados. Esto es importante. Pero la toma de decisiones es lo que realmente impulsa la acción.
Los expertos aseguran que la gente comúnmente hace lo que se ha decidido hacer. Y que siempre existen maneras para tomar mejores decisiones de forma sistemática, mediante prácticas y tecnologías que pueden ajustarse al estilo de cada responsable de tal acción.
Pero como existe material en abundancia sobre la toma de decisiones, aquí nos centraremos en los 2 aspectos mencionados arriba: el estilo del liderazgo y las herramientas para la gestión y la toma de decisiones.
Un aporte de este artículo, en tal sentido, está en que podrás realizar un autodiagnóstico básico en tu pyme con las declaraciones y las preguntas que encontrarás en las siguientes secciones. Lo que te permitirá aplicar planes de mejora específicos. ¡Ya lo verás!
Gestionar Fácil.
Es importante tener claro que el estilo de liderazgo conjuga al mismo tiempo comunicación y toma de decisiones. Ambas están relacionadas porque en la medida en que se conversa y se decide, también se gestionan las tareas y las relaciones.
Área funcional: “liderazgo y toma de decisiones”
¿Cómo se desarrolla el área funcional “liderazgo y toma de decisiones” en una empresa? Si lo vemos en función de las etapas por las que pasa, una aproximación es la siguiente:
- En las etapas de la Idea, puesta en marcha y funcionamiento regular, las decisiones son, salvo excepciones, tomadas por el empresario, con cierto nivel de incertidumbre. Sobre todo, las referidas a la operación diaria de la empresa. Por supuesto, la experiencia, si la tiene, es un factor clave a su favor.
- Cuando la empresa alcanza la etapa de funcionamiento estable e incorpora herramientas de gestión, la incertidumbre baja. Además, el empresario tiene más tiempo para gestionar. Es decir, más tiempo para tomar decisiones. Según sea su experiencia y competencias, puede incluir a colaboradores claves en este proceso.
- Ya para el caso de la etapa funcionamiento óptimo, el salto es cualitativo, pues lo esperado es que no solo aplique buenas prácticas, sino que el proceso esté documentado, utilizando herramientas para tal fin.
Pasemos ahora a revisar los 2 aspectos clave a desarrollar en el área funcional: el estilo del liderazgo en la empresa y las herramientas para la gestión y toma de decisiones.
1. Estilo del liderazgo
¿Cuál es la situación ideal en una empresa en funcionamiento estable?:
- El empresario toma las decisiones de manera oportuna, incorporando a sus colaboradores cuando corresponda. Aplica un estilo de liderazgo idóneo para la organización.
- La empresa cuenta con un esquema de delegación de decisiones, de acuerdo con las responsabilidades que le compete a cada área funcional (hay criterios de asignación de autoridad).
- El empresario es autónomo de tomar decisiones en todas las áreas y niveles de la empresa. No está sujeto a entes externos o a personas ajenas a la gestión, como suele ocurrir en empresas familiares.
Pregunta: con respecto a estos 3 planteamientos de lo esperado en una empresa, ¿cómo evaluarías tu situación actual? ¿Son estas declaraciones compatibles con tu estilo de liderazgo?
“El éxito o el fracaso en las empresas, está ligado fuertemente a la forma en que se toman las decisiones”.
La realidad en muchas empresas:
La realidad en muchas empresas es que no se tiene claro el estilo del liderazgo y la delegación de la toma de decisiones. Lo común es que el estilo se vaya co-construyendo mientras se pasa por las etapas. Y este será claro cuando la empresa alcance el funcionamiento estable u óptimo.
El tipo de liderazgo está determinado por el estilo, consciente o no, del empresario o gestor. Al involucrarse nuevos colaboradores, que asumen la responsabilidad de diversas áreas, el estilo se “ajusta”. Y es probable que surjan conflictos.
En una empresa que avanza y mejora la capacidad de sus áreas funcionales, lo esperado es que se “acuerde” el estilo del liderazgo, que terminará siendo parte de la cultura de la organización y de la forma en que se decide.
Gestionar Fácil.
Debemos tener claro que, por ejemplo, no siempre un estilo de liderazgo democrático funciona. Depende del tipo de empresa y del personal involucrado, entre muchos otros factores.
En este punto te dejo una pregunta: ¿qué tipo de liderazgo domina en tu empresa?:
- ¿Autocrático? Este tipo de liderazgo está marcado por la falta de libertad comunicacional y de movimiento de los colaboradores. Todo recae sobre el líder: triunfos y errores.
- ¿Carismático? Es uno de los más reconocidos dentro de las organizaciones. Genera y trabaja mucho sobre sentimientos y sensaciones positivas dentro del grupo. Tiene una personalidad fuerte, pero no imperativa sino constructiva.
- ¿Participativo o democrático? Como su nombre indica, todos participan… Implica un tipo de relación saludable porque todos los miembros del equipo aportan sus puntos de vista e intervienen en las decisiones a tomar.
- ¿Laissez-faire? En este tipo de liderazgo, lo primordial es la absoluta libertad de los colaboradores en cuanto a la toma de decisiones. La función del líder es la de proveer los recursos y herramientas.
2. Herramientas para la gestión y toma de decisiones
¿Cuál es la situación ideal en una empresa?:
- Cada supervisor o responsable de área tiene poder de decisión sobre todas las materias bajo su responsabilidad. Dispone de un presupuesto independiente, si el área lo requiere.
- Tanto el empresario como los responsables disponen de herramientas de planificación y control para sus actividades. Herramientas que integran las áreas funcionales y la gestión de la información.
- Se realizan evaluaciones económicas de las decisiones de mayor importancia.
Pregunta: con respecto a estos 3 planteamientos de lo esperado en una empresa, ¿cómo evaluarías tu situación actual? ¿Son estas declaraciones válidas en tu empresa? ¿Se cumplen?
La realidad en muchas empresas:
La experiencia nos dice que la disposición de herramientas de gestión para apoyar la toma de decisiones suele incorporarse tardíamente. No tiene prioridad para muchos empresarios, porque la “intuición” es suficiente. Además, no se le da el valor de activo a los datos, por lo que no se aprovechan en la gestión.
Sin embargo, según sea el contexto de la empresa, contar con herramientas de gestión para planificar y tomar decisiones constituirá un pilar para la continuidad del negocio. Es por ello que esta subárea debe ser atendida, a más tardar, en la etapa de funcionamiento estable.
Aunque lo ideal es que los colaboradores cuenten con herramientas de gestión de la información desde la puesta en marcha. Así podrán aprovechar desde el inicio la información de las áreas. En particular, de mercadeo y ventas.
Uno de los factores, entonces, que debe atender el empresario para apuntar al crecimiento sostenido, es el de la incorporación de herramientas para gestionar la mipyme. Al crecer, la cantidad de información aumenta, y con ella, la complejidad para tratarla, relacionarla y aprovecharla.
Sin duda, esto requiere de herramientas y buenas prácticas. La información procesada es base para la toma de buenas decisiones.
Elemento clave: capacitación y formación
Tal como señalamos en el artículo denominado ‘cómo gestionar el talento humano en una pyme‘, la experiencia nos dice que en muchos casos, la capacitación de los colaboradores no obedece a un plan en función de las necesidades de la organización. Por lo tanto, no siempre se plantea el desarrollo de competencias idóneas, por ejemplo, para aprender a tomar decisiones.
Poca o mucha, cuando se tienen herramientas, la información bien utilizada será clave a la hora de mejorar las decisiones. Y esto pasa por tener colaboradores capacitados en las diversas áreas de la empresa.
Aunado a esto, una mipyme que en la etapa de funcionamiento regular incorpore herramientas para gestionar la información, contará con una fortaleza que la diferenciará de la competencia. Pero claro está, no solo se trata de tecnología “dura”, también cuentan las competencias sociales del equipo.
Comentarios para finalizar
De las 12 áreas funcionales del modelo que proponemos, algunas de ellas son comunes en toda organización, pequeña o grande. Están presentes desde las primeras etapas. Por ejemplo, finanzas (que incluye facturación y contabilidad, entre otras subáreas) y mercadeo y ventas.
Otras áreas, en cambio, son transversales. Por ejemplo: gestión de la información, gestión de la innovación y liderazgo y toma de decisiones.
De hecho, no se identifican necesariamente con un grupo funcional. Esto es así, porque todos los colaboradores tienen o deben tener el liderazgo según su rol y más – o menos – poder de decisión.
Encontrar una empresa con esta área desarrollada, atendiendo a los 2 aspectos comentados, requiere que tenga un nivel alto de madurez. Lo común es que sea una empresa en la etapa de funcionamiento óptimo. Pero como siempre, todo depende del contexto de la misma.
Nuestra recomendación es que como empresario, no pierdas de vista el estilo de liderazgo que predomina en tu empresa y la forma de delegar el poder de decisión. Poder que también está involucrado al definir la estructura organizacional.
Algunas preguntas para colaboradores y empresarios, antes de cerrar esta entrega:
Para colaboradores de las diversas áreas funcionales:
- ¿Qué tipo de decisiones tomas en la empresa?
- ¿Eres autónomo, como responsable de un área funcional?
- ¿Cuáles son las directrices del empresario o socios para la toma de decisiones en tu área?
- ¿Cómo se evalúa la eficacia de las decisiones?
- ¿Qué tipo de decisiones toma el nivel supervisor?
Para empresarios y gestores:
- ¿Qué estilo de liderazgo aplicas? ¿Es el idóneo para la empresa?
- ¿Hay personas externas o instituciones que intervienen en las decisiones? Por ejemplo, ¿bancos o algún cliente o proveedor clave?
- ¿Qué decisiones no pueden tomar los colaboradores?
- ¿Utilizas herramientas de gestión para tomar las decisiones?
- ¿Qué tipo de decisiones necesitan respaldo o quedar documentadas?
- ¿Quién realiza los estudios económicos para decidir sobre algún proyecto de inversión?
- ¿Aplicas un proceso formal cuando la decisión implica grandes riesgos?
Espero que todo lo comentado en esta entrega te permita reflexionar y valorar qué tan efectivo es tu equipo de trabajo tomando decisiones. Y en particular, cómo es el estilo del liderazgo dominante en la empresa; y con qué herramientas se cuenta para aprovechar el activo “información”.
¡Muchas gracias por leernos!
