Proceso de toma de decisiones en la empresa

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Una de las actividades que más ejecutas en tu vida como empresario o gestor, es la toma de decisiones. Algunas son sencillas y de bajo impacto frente a la equivocación. Otras, en cambio, son determinantes. Pues bien, en este artículo te hablaré de un plan para el proceso de toma de decisiones y sus aspectos claves. ¡Es un tema apasionante!

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!

Cuando una empresa crece, la estructura organizacional se puede hacer compleja, y con ella, el proceso de toma de decisiones. Es por tal razón que en el plan de acción para crear la organización de una empresa, uno de los aspectos que sugerimos diseñar, es el “poder de decisión”: ¿quién, cuándo y con qué medios se toman las decisiones en los diversos niveles?

En el artículo Organización de una empresa. Elementos claves, hablamos de dos puntos que debes considerar para crear la estructura de tu empresa:

  • La organización del trabajo, que implica los siguientes elementos:
    • Definir roles y asignar responsabilidades
    • Fomentar el trabajo en equipo
    • Crear un manual de normas y procedimientos
    • Engranar las actividades claves y hacer seguimiento
  • El poder de decisión, que involucra:
    • Decidir qué “decisiones” se delegan para los diversos roles
    • Establecer una “jerarquía”, en correspondencia con la organización del trabajo.

Para complementar este importante tema, te daré acá un plan de acción para el proceso de toma de decisiones. Contar con un plan y dárselo a todos los involucrados es clave en todo tipo de empresa: micro, pequeña, mediana o grande.

¡Utilice la información!

Un punto importante comentado en el artículo Gestión de información se refirió a que para alcanzar el funcionamiento estable, es necesario definir el proceso de toma de decisiones.

¿Por qué colocamos como un punto explícito que utilices la información? – La respuesta es simple: ¡porque en muchas empresas no se utiliza!

Existen empresas que teniendo información para la gestión, no la aprovechan. Y en muchos casos, esto se debe a que no hay buenas prácticas.

Proceso de toma de decisiones en la empresa

Si tienes la información, aprovéchala al máximo.

Un elemento que planteamos en el área funcional gestión de la información, es la formalidad de la toma de decisiones. De igual forma, el área “liderazgo y toma de decisiones” establece la importancia de aplicar un esquema básico para tomar decisiones en la organización.

En empresas que han alcanzado el funcionamiento óptimo, la toma de decisiones es un proceso formal. Esto implica que deja evidencia del proceso; y para el cual, el empresario asigna recursos. Por supuesto, nos referimos a decisiones de alto impacto. ¡No hay que documentar decisiones triviales!

¿Qué ocurre en una pyme que apenas está en funcionamiento regular? – El empresario o los socios no tienen tiempo para formalidades. Sin embargo, tener buenas prácticas para tomar decisiones es necesario.

Una decisión tomada según un proceso claro y documentado, te ahorrará tiempo, esfuerzo, energía… en fin, te ahorrará dinero.

Proceso de toma de decisiones en la empresa

Tal como señalamos en la sección previa, existen situaciones que demandan decisiones formales, por el impacto que puede tener una decisión equivocada.

Por supuesto, no se trata de aplicar un proceso completo y formal todo el tiempo:

  • Si la decisión está relacionada, por ejemplo, con la cantidad de materia prima a pedir para planificar la producción, los datos del inventario y de ventas, entre otros, deben facilitar la decisión. Este tipo de decisiones son “estructuradas”. Puede, inclusive, automatizarse según el caso. Si se trata de situaciones repetitivas y rutinarias, un algoritmo es suficiente para resolver. O pueden apoyarse en modelos matemáticos.
  • En el caso de una decisión sobre la apertura de una nueva tienda, con varias alternativas de ubicación, sí aplicaría un proceso formal. En tal caso, se considerarían ciertas variables y criterios para elegir la ubicación más conveniente. Mientras mejor sea la calidad de la información que se tenga, menos incertidumbre habrá. Una vez que se haya invertido en la creación de la tienda, si la decisión no fue la correcta, habrá que asumir las consecuencias.

El empresario debe decidir cuándo aplicar un proceso formal. En este punto, todo dependerá de su experiencia, de los datos e información disponibles, y hasta de su intuición.

Proceso de toma de decisiones en la empresa

Proceso de toma de decisiones en la empresa. ¿Qué camino seguir?

Para un proceso formal de toma de decisiones, existen 3 fases generales. Aplicables cuando se tiene un problema que demanda seleccionar la mejor, dentro de un conjunto de alternativas de solución.

En tal caso, el empresario debería trabajar con un equipo que lo apoye en la toma de decisiones. Por supuesto, con un equipo que aporte ideas, que esté comprometido y que favorezca el proceso.

Fase 1. Establecimiento de criterios de decisión

Los criterios de decisión deben resultar del estudio del problema planteado, mediante un proceso racional. Estos criterios se identifican en función del objetivo que se persigue o de la definición del problema.

En algunos casos, la definición del problema es una fase previa. Acá asumimos que el problema por resolver o el objetivo que se persigue ya está claro, e inclusive, documentado.

Veamos un ejemplo básico. Suponga que irás al cine con tu familia, pero no tienen claro qué película ver:

  • El objetivo podría ser: seleccionar una película para ver en el cine, en familia.
  • ¿Qué criterios podrías utilizar para decidir qué película ver? – Género, lugar, coste, horario disponible, etc. Con estos criterios y cierto número de películas disponibles, el grupo podrá tomar una decisión.

Para definir los criterios idóneos, podrías utilizar métodos que faciliten el establecimiento de aspectos relevantes. Es claro que pasar por alto criterios claves conllevará a tomar decisiones inconvenientes, con posibles costes o pérdidas. Y en el peor de los casos, con consecuencias graves para la empresa.

Los criterios que se seleccionen pueden tener ponderaciones diferentes. Por ejemplo, si el coste no es un criterio clave, se le asigna un “peso” menor.

Para establecer los criterios de decisión, puedes apoyarte en un equipo de trabajo; es lo ideal. De esta forma, es poco probable que se dejen criterios relevantes a un lado.

Fase 2. Identificación de alternativas

Es un proceso creativo que debería incluir todas las alternativas posibles para dar solución al problema planteado. En este caso, una recomendación es no filtrar propuestas a priori.

El resultado de esta fase es insumo para la evaluación y selección de las alternativas de solución.

La identificación de la mayor cantidad de alternativas es responsabilidad de un jefe de equipo, quien buscará información y opiniones de todos los participantes. Podría utilizar, de ser necesario, una técnica básica como “tormenta de ideas”.

Fase 3. Evaluación y selección de alternativas.

Con base en el objetivo propuesto, los criterios de decisión y las alternativas de solución documentadas, se procede a realizar la evaluación y selección.

Para esto, el jefe de equipo convoca a una reunión de trabajo. Expone el contexto, y lidera la selección de la alternativa que dé respuestas al caso o problema y que represente, preferiblemente, el consenso del equipo.

Proceso de toma de decisiones en la empresa

Ejemplo. Fases aplicadas para la toma de decisiones en Geosama

Claro está, cada una de estas fases conlleva una serie de tareas que el jefe de equipo debe ejecutar.

Por ejemplo, cuando se trata de una decisión técnica que implique decidir por una tecnología en particular, el responsable realizará una investigación de las alternativas posibles y documentará sus ventajas y desventajas, costes, factibilidad, etc.

Luego, al compartir la información, el equipo podrá seleccionar la mejor alternativa posible. O decidir que no hay una solución “óptima” para el caso planteado.

Buenas prácticas para el proceso de toma de decisiones

En concreto, un plan de acción para tomar decisiones puede basarse en las siguientes buenas prácticas:

  • Establecer el objetivo que se quiere alcanzar (o definir el problema).
  • Conformar un equipo de trabajo.
  • Nombrar un jefe de equipo, que dirija el proceso y documente la decisión.
  • Aplicar las fases del proceso de toma de decisiones:
    • definir criterios de decisión;
    • generar o buscar alternativas;
    • evaluar y seleccionar la mejor alternativa de solución.
  • Documentar el proceso o dejar claro cómo se llegó a la selección de la alternativa propuesta.
  • Validar la solución, si es pertinente, con expertos (personas con experiencia comprobada).

Para fortalecer el proceso, puedes apoyarte en técnicas que permitan asegurar un proceso creativo. Ejemplo de técnicas: lluvia de ideas, Método Delphi (para buscar el consenso de un grupo de “expertos”), técnica del grupo nominal, entre otras. Son técnicas para trabajo en grupo.

Si llegaste a este punto, te preguntarás si es posible hacer todo esto siendo el “hombre orquesta”. Es decir, estando a cargo de la administración y de la gestión.

¡En efecto, no es fácil! Sin embargo, en la etapa de funcionamiento regular, como empresario, debes hacer el mayor esfuerzo posible. Solo así podrás alcanzar el funcionamiento estable, incorporando buenas prácticas a la gestión.

Documentar las decisiones importantes

Documentar es una tarea que resulta en muchos casos, tediosa. ¡Es la verdad! Sin embargo, es una práctica importante.

Hay casos en que nadie recuerda, pasado un tiempo, porqué se tomó tal o cual decisión. Esto puede ocurrir porque el responsable ya no está en la empresa, por ejemplo.

Por tal motivo, documentar las decisiones y mantener los documentos a la vista puede ser, a la larga, una práctica fundamental.

En la siguiente imagen te muestro un ejemplo de contenido que puedes incluir en un documento o informe. Lo importante, en todo caso, es que quede información sobre la decisión y los argumentos que expliquen la selección de la alternativa.

Proceso de toma de decisiones en la empresa

Documentar las decisiones importantes es necesario

Como información adicional, te dejo 8 pasos recomendados por algunos estudiosos del proceso de toma de decisiones:

  1. Reconocer el problema y hacerse cargo de él.
  2. Recabar datos e información.
  3. Analizar datos y separar hechos de suposiciones.
  4. Diagnosticar y, de ser necesario, redefinir el problema.
  5. Buscar alternativas de solución.
  6. Evaluar y pronosticar resultados.
  7. Tomar la decisión.
  8. Dar a conocer la decisión y realizar lo decidido.

Toma de decisiones en las áreas funcionales

Como seguramente estarás pensando, la acción “tomar decisiones” está presente en todas las áreas funcionales de una empresa.

Proceso de toma de decisiones en la empresa

Es evidente, y seguramente ya te ha pasado, que en la medida en que la organización crece, muchas decisiones son delegadas. No hay alternativa.

En parte de tales casos, esta delegación no es deliberada, sino que se da por la dinámica propia del sistema de actividades. En otros casos, es parte de la definición de los roles y obedecen a un plan de delegación de tareas.

¿Te imaginas la empresa en funcionamiento estable, con 3 tiendas en lugares distantes, en la que solo tú tomas las decisiones? – Está claro que sería un desastre. Sin duda, no funcionarían bien.

Las 3 áreas funcionales que hablan de toma de decisiones, en forma explícita, son:

  • Liderazgo y toma de decisiones
  • Estructura organizacional
  • Gestión de la información

Sobre estas áreas puedes consultar en este blog, para conocer experiencias de pymes. En ellas se habla de cómo abordarlas estando en la etapa de funcionamiento regular o estable.

“El éxito o el fracaso en las empresas, está ligado completamente a la forma en que se toman las decisiones”.

Recursos y lecturas para aprender más:

¡Hasta el próximo artículo!

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