Método Delphi: clave para la planeación estratégica

¿Conoces el Método Delphi, también conocido como Método Delfo? En este artículo te daremos los detalles que debes conocer sobre él, por tratarse de un aliado de la planeación estratégica, en todo tipo de empresas.

Es fácil aprender a utilizarlo como elemento diferenciador en tu equipo de trabajo no solo para apoyar la planeación estratégica, también para otras áreas de la empresa.

Te adelanto lo que veremos en esta entrega:

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  • Método Delphi y planeación estratégica
  • Método Delphi: ¡dos o más cabezas, piensan más que una!
    • Casos en que se recomienda su uso
    • Ventajas y desventajas del método Delphi
    • Características del método Delphi
  • Fases del método Delphi
    • Variantes del método Delphi
  • Comentarios para cerrar

Para entrar en materia quiero que conozcas algunas razones poderosas para utilizar este método. Presta atención:

método Delphi
Método Delphi

Tal vez te preguntes, cuál es su origen. Pues debes saber que su nombre se inspira en el antiguo oráculo de Delfos.

Fue ideado a comienzos de la década de 1950, en el seno del Centro de Investigación Estadounidense RAND Corporation, por Olaf Helmer y Theodore J. Gordon.

El propósito fue utilizarlo como instrumento para realizar predicciones sobre un caso de catástrofe nuclear. Y desde entonces se convirtió en un medio para obtener información sobre el futuro.

Por otra parte, sus características también lo convirtieron en una herramienta para las pymes, interesadas en planeación, innovación, análisis del entorno, etc.; desde la perspectiva de expertos.

Dicho esto, profundicemos en el método…

Método Delphi y planeación estratégica

El método Delphi se puede utilizar para varios propósitos, como ya señalamos. Por ejemplo, es aplicable en casos como los siguientes:

  • Para indagar propuestas de solución a un problema complejo.
  • Para mejorar ideas u obtener consenso respecto a un tema que requiere el juicio de “expertos”.

Pero una aplicación interesante la podemos enfocar en la planeación estratégica.

Y para justificar esta propuesta, veamos brevemente qué es estrategia y qué es planeación estratégica.

Estrategia y planificación estratégica

Estrategia:

  • Podemos definir la estrategia como el conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin.
  • Se atribuye a Alfred D. Chandler Jr. la siguiente definición: “la determinación de los objetivos a largo plazo, la elección de las acciones y la asignación de los recursos para conseguirlos”.

Planeación estratégica:

Por su parte, la planeación estratégica se entiende como el arte o la ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones, que permiten a la pyme llevar a cabo sus objetivos.

En este caso, hablamos de planeación como un proceso que analiza la situación externa e interna de la empresa, estableciendo objetivos y formulando las estrategias a seguir para lograrlos.

Vista así, la planeación estratégica lleva implícita la visión de futuro, aunque sea referida a un plazo corto; los 3 a 5 años de vigencia del plan estratégico.

La planeación estratégica puede apoyarse en el método Delphi
La planeación estratégica puede apoyarse en el método Delphi.

En cualquier caso, es evidente que la planeación estratégica, al igual que otras funciones en la empresa, requiere de ciertos conocimientos.

Conocimientos que implica recogida de información y análisis del entorno por parte de «expertos», en el que tanto pymes como grandes empresas deben operar.

Es decir, demanda conocimientos que permitan la reflexión acerca del futuro de la empresa. Y además, respecto a la toma de decisiones sobre el mismo.

¡Y es allí donde encaja el método Delphi, en el proceso de la planeación estratégica!

Método Delphi: ¡dos cabezas piensan más que una!

Observe que en cualquiera de sus aplicaciones, el método facilitará la comunicación de un número de personas expertas en el tema o en el problema.

El método proporciona un medio para agregar, de manera sistemática, los juicios informados de un grupo de expertos. Esto se lleva a cabo a través de 2 o más iteraciones.

Tres puntos importantes que debes tener presente:

  • Las opiniones de los participantes no se ven influidas por confrontaciones cara a cara.
  • El anonimato de los participantes permite que expresen sus opiniones, sin la influencia de los otros.
  • Tampoco tiene efecto la «autoridad» que suele aparecer cuando de reuniones de trabajo se trata.

El método Delphi puede ser utilizado para apoyar la toma de decisiones, identificando alternativas de solución a un asunto planteado y sometido a la consideración de los expertos invitados.

Desde una perspectiva técnica, es un método de prospectiva experto. Involucra una interacción asíncrona e iterativa.

Busca consultar a personas que tienen importantes conocimientos sobre el tema o problema por resolver. Por ejemplo, sobre planeación estratégica o sobre el escenarios de sectores empresariales.

El fin último del método es obtener propuestas de solución innovadoras o, en todo caso, soluciones consensuadas.

Desde una perspectiva técnica, es un método de prospectiva, es decir, es un método de previsión y predicción de eventos, situaciones o cuestiones relacionadas con el futuro, con base en el juicio intuitivo de un grupo de expertos en el tema o problema planteado. 

Desde una perspectiva técnica, es un método de prospectiva...
Desde una perspectiva técnica, es un método de prospectiva…

Casos en que se recomienda su aplicación:

  • Cuando no existen datos históricos del tema o, por ejemplo, cuando se trata de una idea que podría llegar a ser una innovación.
  • En caso de la presencia de factores externos que pueden tener mayor influencia que los internos en una situación dada. Por ejemplo, cuando el desarrollo de una tecnología es apoyada por terceros, haciendo que la misma se implemente de manera rápida.
  • Cuando se buscan ideas innovadoras para dar respuesta a una situación problemática. Que puede incluir, claro está, respuestas a necesidades no satisfechas detectadas en el entorno.

Lo indicado nos permite pensar que el método Delphi puede ser utilizado, no solo para buscar información de expertos sobre un aspecto definido.

También es una opción para generar propuestas, de cara al futuro, sobre oportunidades “leídas” en el entorno.

Ventajas y desventajas del método Delphi

Entre las ventajas podemos destacar las 3 siguientes:

  • La información disponible es contrastada entre varios expertos que no se relacionan entre sí de manera directa. Esta tarea la realiza un moderador.
  • Se dispone de un mayor número de factores que los que considera una sola persona o un grupo de personas, que hacen la evaluación de manera presencial.
  • No sólo recoge la opinión más general o común, sino también las que se separan de ella (extremos) y las razones que las soportan.

Dentro de las desventajas podemos citar:

  • En ocasiones, el argumento tomado para la decisión es el más citado, no el más válido.
  • Puede existir sesgo entre los participantes marcados por su procedencia, cultura u otro factor. Para evitarlo, hay que hacer una buena selección de los expertos.

Características del método Delphi

Hay 4 características que hacen al método una opción interesante para buscar consenso sobre un tema en particular:

  1. Anonimato: durante la aplicación del método, ningún participante conoce la identidad de los otros involucrados.
  2. Iteración y feedback controlado: la iteración se consigue al presentar varias veces un cuestionario, enriquecido por los aportes previos.
  3. Respuesta del grupo: la información que se presenta a los expertos no es solo el punto de vista de la mayoría. También se presentan todas las opiniones, indicando el grado de acuerdo obtenido.
  4. Heterogeneidad: pueden participar expertos de diversas ramas de actividad sobre las mismas bases.

La terminología básica que debemos conocer es la siguiente:

  • Moderador: persona –interesada- responsable de preparar los cuestionarios y recoger las respuestas del panel. Además, elabora el informe conclusivo.
  • Panel: grupo de expertos invitados a participar en el proceso.
  • Circulación: cada uno de los cuestionarios sucesivos que se presentan al grupo de expertos.
  • Cuestionario: documento que se presenta a los participantes de manera recursiva.

En cada iteración el cuestionario se enriquece al incorporar los resultados de las iteraciones anteriores.

Método Delphi clave para planeación estratégica
Método Delphi clave para planeación estratégica.

Fases del Método Delphi

La aplicación del método puede tener variantes, según la necesidad del interesado. A continuación veremos los 5 pasos típicos.

1. Delimitar el contexto y el horizonte del problema

En nuestro caso, si estamos sometiendo a la experticia un plan estratégico, este punto puede consistir en una explicación precisa del documento correspondiente.

En el caso de la planeación estratégica, puede referirse a las expectativas del empresario y su equipo. Incluyendo hipótesis sobre el futuro de la empresa.

2. Seleccionar el panel de expertos

Debemos asegurarnos de que en el panel haya “expertos” que garanticen pluralidad en los planteamientos, para evitar sesgos y enriquecer la discusión.

Por supuesto, un elemento central es que debemos lograr su compromiso. Por lo tanto, la selección previa de candidatos es una tarea clave.

3. Explicar el proceso

Mediante un medio como el correo electrónico u otra herramienta, cada participante debe conocer el proceso que se seguirá. Dejando claro el anonimato y la retroalimentación o feedback que habrá.

En tal sentido, es una oportunidad para insistir en que sus opiniones deben estar bien fundamentadas. Esto facilitará tomar elementos «definitivos» para optimizar el proceso.

4. Realizar las circulaciones

Primera circulación:

El primer cuestionario es abierto; no existe un guión prefijado, sino que se pide a los expertos que establezcan sus opiniones, sugerencias o que planteen sus consideraciones sobre el tema.

Cuando los cuestionarios nos sean devueltos, como “moderadores” debemos realizar una labor de síntesis y selección.

El propósito es obtener un conjunto manejable de consideraciones, opiniones o alternativas, definidas de forma clara. Este conjunto formará parte del cuestionario de la siguiente circulación.

Segunda circulación:

Los expertos reciben el cuestionario con los juicios y alternativas planteadas en la primera ronda.

Allí les preguntamos por la factibilidad de su ejecución o lo que aplique. Además de otros planteamientos que consideremos pertinentes.

Al ser devueltos, realizamos de nuevo un análisis, para lo que empleamos técnicas cualitativas y cuantitativas; lo que aplique según el caso.

Luego, confeccionamos el cuestionario de la tercera circulación con el resultado del análisis. También se deben presentar todas las opiniones, indicando el grado de acuerdo obtenido, si es posible.

Es claro que 2 circulaciones pueden ser suficientes, si los participantes presentan opiniones que no se contradicen de manera importante.

Tercera circulación:

Los expertos reciben el tercer cuestionario y les solicitamos que realicen nuevas consideraciones, teniendo en cuenta las explicaciones dadas por sus pares.

Se repite el proceso de análisis y se refina el cuestionario si es el caso. Como moderadores, debemos asegurar que el feedback sea cada vez de mayor calidad.

Los expertos contribuyen, en cada iteración, en la búsqueda de un planteamiento "óptimo".
Los expertos contribuyen, en cada iteración, en la búsqueda de un planteamiento «óptimo».

N-circulación:

Si aún no hemos logrado un consenso sobre las opiniones respecto al tema con las circulaciones descritas, se pueden hacer nuevas iteraciones.

Con esto buscamos precisar y confrontar para saber, por ejemplo, si se ha cometido algún error durante la realización del proceso.

5. Elaborar un documento conclusivo

El moderador realiza un documento conclusivo que será compartido con los interesados.

Observe que este puede ser la base de un trabajo posterior o el informe esperado sobre el tema en cuestión. Por ejemplo, un plan estratégico.

Las conclusiones del proceso no tienen porqué ser únicas ni uniformes. Además, debemos analizar aquellas opiniones que se encuentran en los “extremos”.

Como moderadores, somos responsables de la calidad de las conclusiones a partir de la información recabada.

Variantes del método Delphi

Existen 3 tipos de método Delphi: convencional, en tiempo real y político.

El método convencional es el clásico foro de priorización de hechos y búsqueda de soluciones, ya comentado.

Como describimos arriba, en este caso enviamos cuestionarios a un grupo de expertos. Los mismos son utilizados para crear otros cuestionarios, que son enviados nuevamente. 

Como moderadores del proceso, afinamos los cuestionarios según los propósitos y objetivos que busque el consenso.

Resumen de las fases del Método Delphi

método Delphi
Método Delphi y sus fases

El tipo de método Delphi denominado en tiempo real, es una variante corta. En este caso el proceso toma lugar en el curso de una reunión.

Aquí es necesario que usemos mecanismos para resumir las respuestas de los participantes de forma inmediata.

Es claro que se pierden algunas de sus ventajas, pero en su lugar, ganamos rapidez en la consecución de resultados.

El método político es un foro de ideas, donde tomadores de decisiones están interesados en tener un grupo informado que presente opiniones y opciones posibles sobre un problema.

Comentarios para cerrar

Podemos aplicar el método Delphi en muchas situaciones. Unos de sus usos comunes es como medio de apoyo en procesos de toma de decisiones complejas.

En particular, cuando es necesaria la participación de expertos independientes.

Sin embargo, su aplicación en la planeación estratégica o, por ejemplo, en la redefinición de modelos de negocio, es una opción que consideramos interesante.

¿Por qué?

Porque en todos los casos, el método puede generar resultados disruptivos o «innovadores» para una pyme.

Quizás, uno de los puntos claves sea la habilidad del empresario o del moderador, para saber confrontar las opiniones de los involucrados.

La meta es lograr en dos o tres iteraciones, como máximo, el mejor «documento» posible sobre el tema sometido a discusión.

Puedes tratar el proceso explicado como un proyecto, definiendo cada fase según el caso, la temática y las variables involucradas.

Observe que según sea la aplicación, el informe final puede ser insumo para un proceso posterior. Por ejemplo, la entrada para la elaboración de un plan estratégico para la empresa.

En fin, la aplicación que le des al método dependerá, en parte, de la práctica que desarrolles. Así que manos a la obra, te recomendamos que lo pongas a prueba.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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