Gestión de información. Área clave en funcionamiento estable

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En los artículos previos te hablamos de la importancia de los planes de acción para todo tipo de empresa. Dos de ellos son: creación de base de datos de clientes y delegación de tareas. Estos permiten allanar el camino para pasar de funcionamiento regular a estable. En este artículo te hablamos de un plan esencial: cómo abordar la gestión de información.

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!

Los planes de acción en las empresas (microempresa, pequeña, mediana o grande), son un medio para mejorar las áreas funcionales. La empresa avanza en el camino hacia el éxito, al mejorar las áreas necesarias para pasar de etapa.

Gestión de información. Área clave en funcionamiento estable

Etapas por las que pasa una empresa… Pocas llegan al funcionamiento óptimo

Como empresario puedes y debes diseñar planes de acción propios. Acá te compartimos ejemplos y experiencias que, sin duda, te permiten aprender.

En diferentes artículos te ilustramos cómo algunas áreas funcionales se desarrollan más temprano que otras. Esto lo determina en parte, el tipo de empresa.

Ejemplos de experiencias: Consultora Geosama, Batidos y Algo Más, Músik con K, Donas Redoma y JM Sports. Todos estos ejemplos y experiencias los puedes consultar buscando en este blog, como se muestra en la imagen:

Gestión de información. Área clave en funcionamiento estable

Para alcanzar el funcionamiento estable, una de las áreas que debes desarrollar lo más pronto posible es gestión de información y comunicación.

Hay estudios relacionados que señalan que la información y la comunicación son factores que destacan como los que más influyen en la rentabilidad de las empresas. Según el mismo, lo siguen otros factores como: estructura organizacional, conocimiento e innovación.

El diseño del plan de acción

La teoría nos dice que al elaborar un plan de acción, debemos partir de la visión, la misión y los valores de la organización. Que sean conocidos y compartidos por todos. Si no fuese así, el primer paso sería definir tales elementos.

Esto es así, sobre todo si hablamos de un plan de acción para toda la empresa, un plan integral.

Gestión de información. Área clave en funcionamiento estable

Un plan de acción para mejorar toda la empresa demanda recursos y tiempo.

Pero en la práctica, a menos que puedas contratar un equipo consultor, lo mejor es ir alcanzando pequeñas metas. Una especie de programación por metas. Así que mi recomendación es mirar las áreas funcionales.

Para diseñar planes de acción te puedes hacer las siguientes preguntas:

  • ¿Qué objetivo o meta quiero lograr?
  • ¿Dónde y con quién?
  • ¿En qué entorno quiero conseguir ese objetivo y a quiénes involucra?
  • ¿Cómo? ¿Qué he de tener para hacerlo alcanzable?
  • ¿En qué acciones debo enfocarme?
  • ¿Cuál será la estrategia de comunicación para toda la empresa?

Son preguntas que te ayudarán a crear un borrador de plan de acción. Dicho plan lo podrás mejorar con la información que logres a partir de la reflexión y cuando lo compartas.

Por otro lado, antes de hablar de un plan para gestión de información, veamos las recomendaciones que dimos en artículos pasados para avanzar por las etapas.

5 recomendaciones para avanzar por las etapas

Podríamos enumerar muchas recomendaciones para transitar por las etapas y avanzar con paso firme. Te comparto 5.

R1. Enfócate en la etapa en la que esté la empresa

Es clave identificar en qué etapa está la empresa y actuar en consecuencia. En este punto te recuerdo que no hay recetas del tipo:

  • “si estás en la etapa X, entonces desarrolla el área funcional Y o Z”.

La clave está en que como empresario, identifiques qué necesitas, estando en una etapa. Y desde allí, crear planes de acción para transitar hacia la siguiente etapa.

R2. Desarrolle áreas funcionales en función de las necesidades

Identifique las áreas funcionales que necesitas desarrollar en la etapa y hasta qué punto. Recuerde que las áreas pueden ir mejorando al superar etapas.

El ejemplo típico es el área de finanzas. Su evolución podría ser:

  • En funcionamiento regular: desarrollar la contabilidad e impuestos.
  • Al llegar a funcionamiento estable: desarrollar la contabilidad de costes y mejorar la contabilidad y la gestión de los impuestos.
  • En funcionamiento óptimo: incorporar métricas e indicadores financieros, apoyado en herramientas de gestión.

En cada etapa, las subáreas mejoran aplicando buenas prácticas e incorporando herramientas.

R3. Aplique el ciclo PDCA (espiral de mejora continua)

Puedes aplicar el ciclo PDCA (plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) por áreas funcionales, en cada etapa. Así, las puedes fortalecer continuamente.

Además, incorporar el lenguaje de la mejora continua en la empresa es un proceso que debes iniciar pronto. Deber ser parte de la cultura organizacional.

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Plan-Do-Check-Act (planificar-hacer-verificar-actuar)

R4. Aprende sin parar. ¡Lea mucho!

Esta es una práctica común en todo emprendedor: aprender continuamente y aplicar lo aprendido. Así que con seguridad, lo aplicas.

Como empresario, debes transmitir e inspirar a los colaboradores para que se interesen en aprender de manera continua. Es una tarea clave, con beneficios para todos.

R 5. Utilice herramientas de gestión

El manejo de la información en una empresa es clave. En las primeras etapas puede ser suficiente registrar los datos en aplicaciones de ofimática, como las hojas de cálculo.

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Ejemplo de datos de clientes en una hoja de cálculo

Cuando el volumen de datos crece y deba cruzarse para su análisis, lo ideal es una herramienta de gestión que automatice la captura, el procesamiento y la salida de información. Y que asegure su consistencia.

Gestión de información

El área funcional de gestión de información puede abordarse desde 2 perspectivas:

  • Perspectiva de la información. Esta incluye a las fuentes de información disponibles: internas y externas; el procesamiento de la información; el uso y la eficacia de la coordinación en la información.
  • Perspectiva de la comunicación. Esta se refiere a la velocidad y fluidez de la comunicación, a la cobertura y eficiencia de la coordinación en la comunicación.

Ciertas organizaciones son incapaces de comprender que la información es un recurso, un valor o un activo igual que cualquier otro. Que como recurso tiene características que lo hacen similar o diferente a los demás; que se adquiere a un coste, posee valores, requiere de control, tiene un ciclo de vida… (Ver documento Gestión de la información).

Plan de acción

Identifique fuentes de información

Por ejemplo, en el caso de la empresa Geosama, existe una definición clara de las fuentes de información relevantes. Tanto internas como externas.

Las 2 fuentes principales de información interna que manejan son: la de la gestión de los proyectos (servicio) y la de la administración de la empresa.

Además, es una práctica del equipo, hacer seguimiento a eventos relacionados con geología. Allí localizan nuevos conocimientos y contactos de interés para la empresa.

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Identificar las fuentes de información es clave en toda empresa

Los responsables de la información deben ser asignados y todos deben tener las competencias para asegurar la calidad de la información que registren.

Procese la información

Debes procesar la información de manera formal y permanente. Esto quedará documentado en los informes periódicos que elabores.

Estos informes debes producirlos en función de las necesidades y requerimientos de la gestión de la empresa.

La información de la administración de la empresa debe ser responsabilidad de una administradora, si la tienes. Y algunos reportes e informes deben ser generados con periodicidad, por ejemplo, cada mes. Algunos son claves: flujo de caja real y el proyectado.

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Procesar la información es base para la toma de decisiones.

Al procesar información puedes mejorar la capacidad de áreas como la de finanzas, mercadeo, calidad. Apoyándolas con indicadores de gestión, que son insumo para la dirección estratégica de la empresa.

Como experiencia, está el caso de Geosama. Allí todos los socios tienen visibilidad de los proyectos y de la administración de la empresa.

Las categorías de información más importantes que maneja Geosama son:

  • Clientes y potenciales clientes.
  • Documentación de proyectos (aspectos administrativos, de gestión; productos entregados, acuerdos, etc.).
  • Información administrativa de Geosama (documentación de las áreas de finanzas, de talento humano, de operaciones, entre otras).
  • Documentos e información de y para entes externos.
  • Fuentes de información técnica sobre geología aplicada.
  • Eventos de geología y ramas afines.

Utilice la información

La información es base para la toma de decisiones en los diferentes niveles de una empresa.

¿Por qué colocamos como un paso explícito que utilices la información? – La respuesta es simple: ¡porque en muchas empresas no se utiliza! Se tiene la información y no se aprovecha, porque no se tienen buenas prácticas.

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Si tienes la información, ¡utilícela!

Un elemento clave del área funcional gestión de información, es la formalidad de la toma de decisiones. También, el área “liderazgo y toma de decisiones” establece la importancia de aplicar un esquema básico para tomar decisiones en la organización.

En organizaciones que han alcanzado el funcionamiento óptimo, la toma de decisiones es un proceso formal, que deja evidencia; y para el cual, se asignan recursos.

En una pyme que transita las primeras etapas, no hay tiempo para tanta formalidad. Sin embargo, un proceso básico es ideal para los casos que ameritan analizar alternativas de solución al problema planteado.

Entonces, si conoces qué datos están disponibles y sabes aprovecharlos, fortalecerás la capacidad de tomar decisiones.

Coordine de manera eficaz la información

El manejo de la información debe estar sujeto a criterios para asegurar que la misma esté disponible de inmediato y sea oportuna.

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La coordinación de la información debe ser eficaz

Una mala experiencia fue lo ocurrido en Geosama. En ocasiones, la información de un proyecto en particular no fue actualizada.

El jefe del proyecto no actualizó el resultado de los últimos avances y no lo informó. Lo que trajo como consecuencia que se emitiera información desactualizada; el informe mensual de avance de proyectos no reflejó lo correcto.

Gestión de información: área clave para toda empresa

Un plan de acción para el área funcional “gestión de información”, puede incluir 5 pasos generales:

  1. Identificar las fuentes de información
  2. Registrar y procesar la información
  3. Desarrollar la capacidad de análisis (formar y capacitar)
  4. Utilizar la información, de manera particular, en el proceso de toma de decisiones
  5. Coordinar de manera eficaz la información y hacerla llegar a los interesados

Todo esto pasa por contar con herramientas que permitan registrar, validar, consolidar y compartir los datos de las áreas funcionales, con los interesados.

Gestión de información. Área clave en funcionamiento estable

La información procesada es base para la toma de decisiones

Una empresa que aplique planes de mejora para las áreas funcionales, es una organización que apunta a la excelencia. Y una de las áreas esenciales, es la de gestión de información.

Para finalizar, la información en una empresa debe cumplir con criterios como, por ejemplo:

  • Oportunidad. La información oportuna es la que todavía es útil. Es actual. La información tiene un tiempo que depende de su ciclo de vida.
  • Relevante. El componente clave para la calidad de la información es que se dirija a las personas adecuadas. En otro caso, quien la reciba pensará que no es relevante y la desechará.
  • Completitud. La información incompleta puede provocar una toma de decisiones errónea. Acá la dificultad es saber si es completa o no. Depende más de quien la reciba y de cómo la utilice.
  • Orientada al usuario. La información debe ser comunicada en un estilo, formato y complejidad, compatible con las necesidades de los usuarios de la misma. Debe ser comprensible para los usuarios.

En el próximo artículo…

En un próximo artículo completaremos el plan de acción para la gestión de información, con los aspectos relevantes de la perspectiva de la comunicación. Que, como señalé, se refiere a la velocidad y fluidez de la comunicación; y a la cobertura y eficiencia de la coordinación en la comunicación.

¡Hasta el próximo artículo!

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