Delegar tareas: haz un plan y pasa a funcionamiento estable

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En los 2 artículos previos resaltamos la importancia de los planes de acción en las empresas. Cuando una empresa está en proceso de mejora para pasar de funcionamiento regular a estable, el empresario debe prepararse para delegar. ¡Sí, prepararse! De esto te hablaré en este artículo: de un plan de acción para delegar tareas y allanar el camino para pasar a funcionamiento estable.

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!

Hace un par de días te hablé de un plan de acción importante que te permite avanzar, estando en funcionamiento regular. El plan para crear una base de datos de clientes.

Esto es importante, porque una de las áreas funcionales claves para pasar de etapa, es mercadeo y ventas. Y esta necesita un insumo principal: los datos de los clientes.

Como ese plan de acción, hay muchos otros. Necesarios para fortalecer las áreas funcionales y superar las etapas con base firme.

Delegar tareas: Haz un plan y pasa a funcionamiento estable

Los planes de acción crean bases firmes para pasar de una etapa a otra

Otras de las áreas funcionales que señalamos en el artículo objetivos de una empresa en funcionamiento estable fue la de finanzas. Esta incluye 5 aspectos, que denominamos subáreas: pago de impuestos, el registro contable, facturación, análisis de costes e indicadores financieros.

Muchas de las actividades que involucran estas subáreas son tareas que pueden ser delegadas en personal contratado.

Veamos cómo podrías elaborar un plan de acción para delegar tareas en el personal contratado o por contratar.

Delegar tareas para pasar a funcionamiento estable

Al consolidarse el funcionamiento regular, la empresa genera ingresos para cubrir todos los compromisos, gastos y costes. En la medida en que aumenta la facturación aparecerá la holgura necesaria para contratar personal de apoyo.

Es un momento clave para todo empresario, sobre todo cuando ha asumido la gestión y administración de la empresa, desde su inicio.

Las primeras tareas a delegar son aquellas repetitivas, necesarias para mantener la operación de la empresa. Por ejemplo, el pago del personal en nómina, la compra de insumos para producción y operaciones, el seguimiento de cuentas por cobrar y pagar, entre muchas otras.

Recuerde que en este blog hay 2 conceptos básicos para desarrollar una gestión de manera fácil:

  • Gestionar, término que asociamos con la toma de decisiones.
  • Administrar, término que asociamos con la ejecución de tareas, que no demandan poder de decisión.

Y como sabes, para alcanzar el funcionamiento estable, hay dos acciones que requieren atención: contratar y delegar, entre muchas otras, claro está.

De acuerdo, ¡no es fácil delegar!

Como empresario te encontrarás, si es que no te sucedió ya, con el dilema de delegar tareas o actividades. Es natural que resulte difícil en un primer momento.

¿Qué razones frenan la delegación de tareas?

  • En primer lugar, una razón es el hábito. Como estás involucrado desde el inicio en tu negocio, has aprendido a hacer de todo. Esto forja hábitos difíciles de romper.
  • En segundo lugar, es lógico que pienses que nadie hará las tareas mejor que tú. Por lo tanto, las tienes que seguir haciendo tú mismo.
Delegar tareas: Haz un plan y pasa a funcionamiento estable

¡Nadie hace las cosas como yo! Barrera para delegar tareas

Cuando aprendes a hacer todo, y dominas cada tarea a la perfección, puede ocurrir que entres es una zona de confort.

Y lo más probable es que no estés cómodo, porque estás atendiendo muchas tareas; pero como las domina, no sales de allí. Es un hábito. Luego, puede surgir el miedo de dejarlo al momento de delegar.

En desacuerdo, ¡sí hay otras formas de hacer las cosas!

Otro aspecto que crea una barrera a la hora de delegar, es que creas que hay una sola forma de hacer las cosas bien: la tuya.

Eso no es cierto, y lo sabes. Si fuera así, no habría tantos equipos de fútbol exitosos, con directores técnicos haciendo las cosas de manera diferente.

Así que muchas tareas que delegues en personas contratadas serán realizadas con matices diferentes. Al principio no lo harán de la misma manera que tú, pero al final, tendrán el resultado esperado y serán suficientemente buenos.

Aparte de contratar personal, si es pertinente puedes delegar actividades en firmas independientes y personal autónomo. Al final del artículo encontrarás una lectura al respecto.

Delegar tareas: Haz un plan y pasa a funcionamiento estable

Delegar en personal propio o en firmas independientes, son opciones a tomar en cuenta

Un elemento clave que debes tener presente es que si cuentas con personal talentoso, debes darle constantemente responsabilidades nuevas y emocionantes. Es una forma de motivar para que ellos, a su vez, deleguen en su equipo cuando lo tengan.

Plan de acción para delegar tareas

Una vez que hayas superado los obstáculos para delegar tareas en tu personal, es necesario preguntarse cómo hacerlo.

Parece una cuestión sencilla, pero no lo es si el proceso no se realiza siguiendo un plan. Son muchos los casos en que la delegación de tareas termina en un desastre, por hacer supuestos.

Los pasos que recomendamos son los siguientes:

  1. Define qué es lo que necesita hacerse. Si es pertinente, debes especificar detalles.
  2. Asegúrate que la persona en quien delegas la tarea entienda qué necesita hacer. Para esto, contrata personal atendiendo a un perfil, según las competencias requeridas.
  3. Explica por qué debe hacerse la tarea, mientras pides que se haga.
  4. Enseña cómo debe hacerse y cuáles son los entregables o resultados. Si es posible, explica qué entra (lo que se necesita para hacer la tarea) y qué sale (el resultado de la tarea).
  5. Asegúrate de que la persona entienda el proceso de cómo hacerlo.
  6. Asegúrate de hacer seguimiento, al menos, al principio. Así podrás dar feedback de calidad. Este debe ser en un sentido positivo, tomando los errores como oportunidades para el aprendizaje.

Algunos comentarios sobre el plan para delegar tareas

1. Lo primero a resaltar es que debes contratar personal idóneo para las tareas que serán delegadas

En empresas familiares es común incorporar personas solo por ser amigos o familiares. Personas en las que confías. Pero casi siempre, esto termina siendo un error.

Una buena práctica es definir explícitamente qué perfil debe tener el personal que contratará. Según el caso, puede ser necesario formarlo para que cumpla el rol.

En cualquier caso, asegúrate de buscar gente con competencias: conocimientos y destrezas para el cargo que ocupará.

Delegar tareas: Haz un plan y pasa a funcionamiento estable

Plan para delegar tareas y pasar a funcionamiento estable. Contratar personal con perfil idóneo

2. Debes explicar claramente qué es lo que hará, cómo lo hará y porqué es importante que lo haga bien

Contextualizar las tareas permite que la persona conozca el impacto de su actividad y se motive a hacerlo lo mejor posible.

También, cuáles son las prioridades. Si lo enfocas como un proceso, lista cuáles son las entradas; cuáles las salidas y qué resultados debe lograr. Y si es posible, con qué calidad.

En este punto, habrá tareas que necesiten documentación. De ser posible, construir guías, instructivos y procedimientos puede ser un punto de apoyo clave. Es lo que forma parte de un manual de normas y procedimientos.

3. No lo dejes solo

Haga seguimiento y asegúrate de que la persona haya entendido el proceso de cómo hacerlo.

Además, siempre dale feedback –en privado- asegurando tres cosas: reconocer el trabajo realizado, plantear mejoras donde sea pertinente y fijar metas para seguir mejorando. Así podrás evaluar en la próxima oportunidad.

Un buen feedback se basa en: reconocer lo hecho bien, corregir lo que no está como se espera y mostrar confianza en que seguirá mejorando.

Delegar tareas: Haz un plan y pasa a funcionamiento estable

El buen feedback es clave para delegar tareas…

4. Deja por escrito lo acordado

En muchos casos, y siempre que no sea una cuestión burocrática, dejar por escrito los acuerdos con el personal tiene efectos interesantes.

Por ejemplo, en el caso de la empresa Donas Redoma, su dueña Katiuska Guerra hace minutas de reunión con el equipo de ventas. Al dejar por escrito los compromisos, el equipo no pierde el foco y logra las metas. Más que una herramienta de control, es una herramienta con efectos “psicológicos” positivos.

Resiste a la tentación de intervenir

Sí, resiste a la tentación de intervenir en el trabajo que está realizando el nuevo personal. ¡Permita que se equivoquen, porque así aprenderán más! Claro, siempre que se pueda corregir de manera oportuna.

Resistir tentaciones, como micro-administrar, requerirá fuerza de voluntad. Una vez que haya delegado, es probable que quieras corregir constantemente. Esto podría arruinar la productividad del equipo.

Delegar tareas: Haz un plan y pasa a funcionamiento estable

Deja que el equipo trabaje. Es propio en empresas que están en funcionamiento estable

Recomendación de expertos:

Un buena práctica, que algunos consideraran impensable al principio, es ir menos a la oficina. De ser posible, puedes realizar parte de tus actividades desde casa, por ejemplo. Así evitas la tentación de interferir.

¿Qué beneficios tiene aprender a delegar?

Si aprendes a delegar tareas y configuras un equipo de trabajo alineado, que responda a los retos que le impongas, lograrás que la administración fluya sin contratiempo.

Esta es la  forma de avanzar de etapas y de liberarte para hacer cosas valiosas para tu empresa.

Al dedicarte a la gestión, estarás atendiendo lo importante para la empresa, dirigiendo la “mirada” hacia donde antes no lo habías hecho.

Por ejemplo, verificando cómo está funcionando la empresa, para ir mejorando las áreas funcionales; además de ir atendiendo temas del nivel estratégico para afianzar la organización.

¡Bueno, no te tomes esta frase literalmente! Lo que quiere decir es que debes delegar y hacer seguimiento. Solo así lograrás el camino al éxito.

¡Hasta el próximo artículo!

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