Empresas outsourcing: ¿contratar o hacerlo con tu equipo?

. Jun 19, 2019.

Las empresas outsourcing son aquellas que prestan servicios a otras en diferentes especialidades. Se presenta el outsourcing cuando una empresa contrata a otra para ejecutar actividades propias, ya sea en su cadena de valor o en actividades de apoyo. La empresa contratada provee, entonces, el personal para la realización de tales actividades. Sin duda, tener claro en qué nos puede beneficiar estas empresas es importante. ¡Bienvenidos(as)!

El personal que la empresa contratada provee estará siempre bajo su control y responsabilidad legal. Sin embargo, el empresario que demande apoyo a través del outsourcing debe tener clara la legislación aplicable. Pues de otro modo, podría estar asumiendo compromisos con los colaboradores externos, más allá de la relación con las empresas outsourcing.

Una palabra que podemos utilizar en español para referirnos al concepto outsourcing es el de “externalización”. Considerado como término adecuado para describir el hecho de que una empresa confía parte de su actividad a empresas externas.

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Por otro lado, un caso especial de externalización es la subcontratación. Es decir, la externalización de la actividad propia, de modo que los servicios que alguien contrata a una empresa son ejecutados total o parcialmente por otra empresa contratada por la anterior.

Empresas outsourcing: ¿contratar o hacerlo con tu equipo?
Empresas outsourcing: ¿contratar o hacerlo con tu equipo?

En algunas zonas de América se llama tercerización. Un vocablo también válido que alude a la intervención de un tercero para la prestación de un servicio.

Entonces, si bien el término inglés outsourcing es muy utilizado, lo apropiado es usar las palabras externalización y tercerización, que también tienen amplio uso.

¿Qué son las empresas outsourcing?

Como ya indicamos, “outsourcing” es el proceso por el cual una empresa identifica una parte de su proceso de negocio, que podría ser desempeñada con eficiencia por otra organización.

En este sentido, la organización libera a la empresa de un grupo de actividades, permitiéndole enfocarse en la cadena de valor. O, según el caso, en las funciones principales del negocio, en las que se tiene capacidades importantes.

Un buen ejemplo, bastante común, es la elaboración y pago de la nómina en una empresa. Toda mipyme o gran empresa tiene que manejar una o varias nóminas. Y en algunos casos, puede tener ventajas apoyarse en firmas especializadas, ¡que lo harán mejor! Además, el coste con seguridad será menor que tener un departamento de nómina en la empresa.

Siguiendo un protocolo acordado y la confidencialidad necesaria, la empresa que demanda el servicio provee la información acerca de su personal. Por su parte, la firma contratada realiza los cálculos y luego de la aprobación, hace el pago.

Observe que la empresa contratante no necesitará un departamento para el cálculo de la nómina. Por lo que no tendrá personal para tal actividad, que implica salarios, correr con gastos como seguridad social, fondo de pensiones, etc. Por supuesto, el servicio tendrá un coste determinado.

¿Contratar o hacerlo con nuestro equipo de trabajo?

Existen empresas en que es natural contratar bajo «outsourcing» gran parte de sus procesos. En particular, los de seguimiento, de calidad y de apoyo. Todo dependerá del tipo de empresa y del sector en que opere.

En cualquier caso, la regla es comparar los costes de lo que se va a contratar con los costes de hacerlo nosotros mismos. Es decir, hay que responder con evidencias a la pregunta: ¿conviene contratar o hacerlo con nuestro equipo? Sin duda, en muchos casos resulta mejor contratar, pero en muchos otros no.

Por lo tanto, antes de hacer “outsourcing” debemos revisar varios aspectos, como los siguientes:

  • Precisar qué importancia tiene el área que queremos tercerizar. Es claro que si es de vital importancia, no deberíamos hacerlo.
  • Determinar todos los costes involucrados. ¿Realmente vale la pena?
  • Antecedentes, referencias y experiencia de la empresa a contratar.
  • Conocer, en lo posible, experiencias de otras empresas que hayan realizado “outsourcing” en el área que queremos tercerizar.
  • Asegurar la firma de un contrato, con las condiciones y las sanciones detalladas, para el caso de incumplimientos por parte de la empresa contratada.

En fin, la regla básica y más importante que debemos tener presente es no dar en outsourcing ninguna de las funciones fundamentales. ¿Te imaginas que Microsoft diera en outsourcing todo el desarrollo de su software?

Todo lo anterior nos indica que el outsourcing es bueno, pero nunca a la ligera. Pues las consecuencias pueden ser desastrosas. Puede generar altos costes e interrupciones en la realización del producto o servicio.

Empresas outsourcing: ¿contratar o hacerlo con tu equipo?
Empresas outsourcing: ¿contratar o hacerlo con tu equipo?

Outsourcing no solo es subcontratación:

Es importante distinguir que el “outsourcing” tiene mucho de subcontratación, pero no sólo es eso. Lo podemos aprovechar para establecer alianzas estratégicas con mipymes que harán más eficientes nuestros procesos no esenciales.

Un experto en la materia, B. Tripier, hace una síntesis clara del concepto de “outsourcing”: la externalización es el proceso que nos permite aumentar nuestra capacidad para desarrollar cierta actividad, delegando la responsabilidad en una empresa especializada en las actividades que se externalizan.

En tal sentido, la externalización puede estar justificada por razones como:

  • Aumentar la capacidad de la empresa para desarrollar ciertas actividades en las cuales no está especializada, permitiendo delegar dicho desarrollo en organizaciones con experiencia en la materia.
  • Reducir la inversión para adquirir activos que pueden convertirse luego en pérdidas para la organización.
  • Reducir los tiempos y costes de implantación de nuevos desarrollos.
  • En momentos de reajuste económico, es una opción para reducir los costes de una parte del negocio de forma rápida, deshaciéndose de activos que pueden ser innecesarios para cumplir con la estrategia del negocio.
Pero la externalización no es una opción donde todo es ventaja. Una de las desventajas principales es que condiciona el desarrollo de una empresa a la estrategia de otra.

Ventajas del outsourcing:

  • Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. Es decir, aumenta su capacidad de respuesta.
  • Al aumentar la capacidad de los procesos, incrementa los puntos fuertes de la empresa.
  • Es una oportunidad para redefinir la empresa.
  • Permite a la empresa acceder a mejor tecnología, sin la necesidad de capacitar personal propio para manejarla.
  • Asegura la disposición de servicios de información en forma rápida, considerando las presiones competitivas.
  • Permite destinar el talento y los recursos de la organización a las áreas claves.
  • Aumenta la flexibilidad de la organización y disminuye costes fijos.
El mantenimiento de equipos es una actividad que podemos tercerizar
El mantenimiento de equipos es una actividad que podemos tercerizar

Desventajas del outsourcing:

  • Estancamiento de las capacidades de la empresa en áreas atendidas por las empresas outsourcing.
  • Según sea el proceso o el área, la empresa puede perder el contacto con nuevas tecnologías. En particular, con las que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.
  • Las empresas outsourcing aprenden y logran conocimientos del modelo de negocio, del producto o del servicio. Si las condiciones de contratación no son óptimas, puede usar ese conocimiento para convertirse en competidor.
  • No siempre los costes ahorrados con el outsourcing son los esperados.

Ejemplo: empresas outsourcing para la selección de personal

Como es muy probable que sepas, muchos negocios recurren a empresas de servicios para ejecutar las tareas relacionadas con la selección de personal. Puede ocurrir que sea una empresa con esporádica rotación o necesidad de nuevos colaboradores. Así que es una actividad realizable por un tercero, perfectamente.

También puede ocurrir que sea una actividad difícil de lograr, por el tipo de personal a contratar. En este caso, es obvio que para tener alta probabilidad de éxito, lo mejor es una empresa especializada.

Por otro lado, puede surgir resistencia interna, porque la opción de subcontratar a veces es cuestionada por el área funcional destinataria.

La resistencia interna puede ser un obstáculo importante para el outsourcing
La resistencia interna puede ser un obstáculo importante para el outsourcing

Claves para contratar la selección de personal a una consultora:

Al igual que en cualquier otro proceso que se encargue a una tercera empresa, debe atenderse a una serie de requisitos como los siguientes:

  • La responsabilidad última del proceso es de la empresa que subcontrata. Nunca de la consultora. Dejar que ésta elija el candidato final, es un error que se pagará tarde o temprano. Es decir, una persona de la empresa es la que debe elegir a los candidatos finales, con base en los insumos aportados por la empresa “outsourcing”.
  • Para que el proceso tenga éxito, debemos entregarle a la consultora buenos insumos. Por ejemplo, una buena definición del puesto a cubrir y de los requisitos deseados para el candidato ideal. La información suministrada a la consultora debe ser clara y precisa.
  • Si existe más de un perfil compatible, es bueno facilitarle este requisito a la consultora para que pueda desarrollar mejor su trabajo, pero sin olvidar que es necesario concretar.
  • La experiencia nos dice que “los favores” se pagan. Así que si se le encarga el proceso a una consultora porque en ella “trabaja un amigo”, la probabilidad de que surjan problemas es directamente proporcional al «nivel de amistad».
¿Siempre aplica este tipo de outsourcing?

En resumen, según sea nuestro caso, la contratación de una consultora tendrá más o menos peso. Es claro que al dedicarse a la selección de personal, tendrá contactos, sabe dónde buscarlos, preseleccionarlos. Sabrá cómo interpretar el currículo, qué preguntas hacer a los candidatos, interpretar sus respuestas, etc. Es decir, podrá cumplir el rol de filtro para captar las mejores opciones.

Entonces, ¿merece la pena subcontratar a una empresa de recursos humanos? En términos generales, la experiencia dice que sí. Para todo tipo de empresa: mipyme o gran empresa.

Empresas outsourcing: ¿contratar o hacerlo con tu equipo?
Empresas outsourcing: ¿contratar o hacerlo con tu equipo?
Pero como todo, en cualquier sector hay quien hace bien su trabajo y quien no lo hace bien. Por lo tanto, nuestra habilidad para elegir la mejor opción es esencial. Es una habilidad que se apoya en disciplina, método e intuición. Y solo se aprende haciéndolo.

Comentarios para cerrar

Para cerrar este artículo, es clave que como empresarios aprendamos a distinguir qué áreas son susceptibles de outsourcing, para luego pasar a considerar la opción de contratar a terceros.

Luego, si la decisión es afirmativa, lo que procede es aplicar un plan para seleccionar la mejor empresa en el marco de nuestro contexto. Y al tercerizar, realizar el seguimiento a los costes y a los resultados, para garantizar el éxito del proceso.

Son muchas las actividades que podemos dejar en manos de expertos....
Son muchas las actividades que podemos dejar en manos de expertos….

Entonces, decimos que existe un proceso de tercerización cuando una determinada actividad deja de ser realizada por los colaboradores de la empresa y es transferida a otra empresa. Esta otra empresa es una «tercera», de ahí el nombre de «tercerización» al proceso de transferencia de actividades.

En cuanto al término outsourcing, vimos que dada la naturaleza de lo que ocurre, otro nombre para bautizar este proceso es “externalización”. La actividad que antes se desarrollaba internamente, dentro de la empresa («internalizada»), pasa a «externalizarse», por medio de la empresa contratada.

¡Muchas gracias por leernos!

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