¿Cómo mejorar la capacidad de las áreas en tu mipyme?

. Abr 13, 2019.

En esta entrega nos enfocamos en el caso de un empresario que, sabiendo en qué etapa está su empresa, quiere ir a una de mayor madurez y capacidad. Es decir, un empresario que desea mejorar la capacidad de las áreas funcionales para crecer en competitividad y valor. ¡Bienvenidos!

Pero antes de abordar esta lectura, es importante que consideres lo siguiente:

  • Este artículo es parte de una ruta de mejora para mipymes. Es el caso de empresarios que han logrado una organización de actividades diagnosticada como “buena”. Y han pasado a la búsqueda de conocimiento (“saber cómo”) para aplicar planes y elevar la calidad de sus áreas funcionales.
  • Cuando hablamos de mejorar la capacidad, nos referimos a la necesidad de aplicar planes para ir de una situación actual a una situación deseada. Es decir, hablamos de empresarios que buscan orientación para mejorar aún más, con el propósito de asegurar el crecimiento.

Por lo tanto, si estás en este contexto, este artículo marca una ruta para ti. Así que vamos por ese “saber cómo”.

A propósito de lo indicado, un artículo previo que te puede ser útil es el siguiente: Resolución de problemas en mipymes. Plan de mejora.

¿Cómo mejorar la capacidad de las áreas en tu mipyme?
Si lo haces bien, tu mipyme será exitosa…

Entonces, para ofrecerte nuestro enfoque sobre cómo mejorar la capacidad de las áreas de tu mipyme, te presentaremos varios elementos:

  • Primero, comentaremos en forma breve el modelo de etapas de una empresa.
  • Segundo, plantearemos las áreas funcionales que puedes estar desarrollando en cada etapa propuesta.
  • Tercero, comentaremos sobre una herramienta para mejorar las capacidades de las áreas y la madurez de le empresa.

Modelo de etapas de empresas

Es muy probable que ya conozcas nuestro modelo de etapas por las que pasa una empresa. En “Gestionar Fácil” hablamos de 6 etapas:

¿Cómo mejorar la capacidad de las áreas en tu mipyme?
Etapas de una empresa. Modelo clave para planificar la mejora

¿Por qué este modelo es importante para nosotros? Pues hay varias razones. Dos de ellas son:

En primer lugar, porque es producto de la experiencia de tratar con micro, pequeñas y medianas empresas. Una experiencia que permitió diferenciar los distintos “momentos” que vive un empresario, cuando mantiene el foco y lleva su negocio por el camino del éxito.

En segundo lugar, porque todo modelo permite organizar ideas y orientar el esfuerzo. Es claro que se trata de una abstracción de la realidad. Pero sin duda, es un medio para enfocar el crecimiento de una organización, como lo es una empresa.

Para aclarar de qué trata el modelo de etapas para una empresa, nada mejor que dejarte un vídeo corto de gestionar-fácil, que lo explica de manera amena e interesante. Así que si no lo has visto, adelante: Etapas de las empresas… (por David Polo)

¡Interesante el vídeo, cierto! Ahora pasaremos a comentar otros aspectos para saber cómo mejorar la capacidad de las áreas en una mipyme…

¿Cómo mejorar la capacidad de las áreas en tu mipyme?

Un punto importante, antes de plantearnos cómo mejorar la capacidad de las áreas, es tener claro en qué etapa estamos. En tal sentido, las preguntas clave que utilizamos para una aproximación general son:

  1. ¿Estás sobreviviendo y aún no facturas?
  2. ¿Has logrado facturar pero aún no puedes contratar para delegar la administración?
  3. ¿Facturas, creces en clientes y puedes contratar y delegar?
  4. ¿Aplicas un sistema de indicadores de gestión?

Veamos cuál es la situación según sea la respuesta para cada caso:

  • Si la respuesta a la primera pregunta es “sí”, entonces tu mipyme está en la puesta en marcha. Ya superaste la etapa de la idea y trabajas para concretar una organización para avanzar. ¡Tienes gastos pero aún no facturas!
  • En el caso en que la respuesta positiva sea para la pregunta 2, entonces tu mipyme está en funcionamiento regular. ¡Ya tienes clientes! Estás con las actividades básicas, tienes una organización mínima, pero aún no puedes contratar colaboradores.
  • Si la respuesta positiva es para la pregunta 3, entonces tu mipyme está en funcionamiento estable. Tienes clientes y una organización que te permite crecer.
  • Finalmente, si el “sí” es para la pregunta 4, entonces tu mipyme está en funcionamiento óptimo.

Por supuesto, con estas preguntas/respuestas obtenemos una ubicación muy general para tu empresa, respecto a la etapa que transita. Pero es una guía rápida para luego abordar detalles y enfocar planes de acción para mejorar.

Es por ello que debemos profundizar un poco más en cuanto a las áreas en cada etapa. De manera particular, las áreas funcionales esperadas en una mipyme “promedio”.

¿Cómo mejorar la capacidad de las áreas en tu mipyme?
¿Cómo mejorar la capacidad de las áreas de tu mipyme?

Áreas funcionales por etapa

Las áreas funcionales de una empresa se conciben para agrupar tareas por tipo. Esto es lo que da lugar a ciertas “especializaciones” a lo interno de la organización.

Nada de esto te es desconocido, por supuesto. En las empresas hay departamentos o unidades, que apuntan a esta organización por áreas funcionales.

De igual manera, si una empresa utiliza el enfoque de procesos, también identifica áreas, en las que unas serán “fuente de información o creará insumos” para otras.

Las áreas funcionales de una empresa se conciben para agrupar tareas por tipo
Las áreas funcionales de una empresa se conciben para agrupar tareas por tipo

Pero, ¿cuándo aparecen las áreas en las diferentes etapas y cómo se desarrollan?

Áreas en funcionamiento regular

Por la experiencia ganada, una empresa en funcionamiento regular ha desarrollado, en un “nivel de capacidad” mínimo, las siguientes 6 áreas:

  • Dirección estratégica.
  • Administración.
  • Ventas y marketing.
  • Producción y operaciones.
  • Facturación y tesorería.
  • Talento humano.

Para conocer detalles sobre estas áreas, te sugerimos leer el artículo: ¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos.

Ejemplo de un área funcional sin un nivel alto de capacidad:

En el caso de una empresa en funcionamiento regular, las 6 áreas indicadas pueden o no estar consolidadas.

Por ejemplo, hay mipymes en las que la captación del talento humano la hace el empresario, según su experiencia. Es decir, de manera empírica. Inclusive, ingresa colaboradores por amistad – porque son de su confianza – y no por sus competencias. Da por sentado que las tiene.

En este caso, es claro que la empresa contrata personal o colaboradores. En algunos, puede resultar competente. Pero en otros, no.

Elevar la capacidad de las áreas garantiza el crecimiento sostenido de la empresa
Elevar la capacidad de las áreas garantiza el crecimiento sostenido de la empresa

¿Qué significa esto? Pues que el área no aplica buenas prácticas para asegurar la “calidad” del proceso de captación y, por tanto, no tiene un nivel alto de capacidad.

La captación de talento humano competente queda en manos del “buen ojo” del empresario. Entonces, para que el área mejore y eleve su capacidad, necesita aplicar buenas prácticas, de forma disciplinada. No solo para la actividad de captación, sino en todas las subáreas de su competencia. Y no dejar al “buen ojo” (o al azar) la ejecución de las tareas propias.

Área talento humano. Subáreas de su competencia
Área talento humano. Subáreas de su competencia

Al aplicar buenas prácticas aumenta la capacidad. Y esto, además, le permitirá pasar de una etapa a otra. Por ejemplo, de funcionamiento regular a estable.

En tal sentido, una empresa que ejecuta las actividades de las áreas señaladas en forma empírica, es una empresa en funcionamiento regular. ¡Decir que es empírica no es sinónimo de que no sirve! Pero la calidad de la ejecución no está garantizada. Depende mucho del responsable y no de la disciplina de la cultura organizacional.

Áreas en funcionamiento estable

En este caso, las áreas esperadas en una mipyme “promedio”, son las mismas 6 indicadas antes. Te estarás preguntando, ¿y cuál es entonces la diferencia?

Pues la diferencia es básicamente el nivel de capacidad. Es decir, en funcionamiento estable las áreas están definidas, hay responsables para cada una con algún poder de decisión, cuentan con recursos y se aplican buenas prácticas en todos los casos.

@gestionar fácil

Por lo tanto, la calidad de la ejecución es mayor y los colaboradores comparten el compromiso de mejorar cada día.  

Sin embargo, según sea el tipo de empresa y la visión del empresario, en funcionamiento estable también pueden desarrollarse otras áreas. Por ejemplo, gestión de la calidad y gestión de la información.

Como siempre decimos, no hay recetas ni modelos determinísticos en la organización empresarial con éxito.

Áreas en funcionamiento óptimo y en expansión

Para cerrar esta sección, comentamos que una mipyme en funcionamiento óptimo o en expansión, necesariamente ha desarrollado áreas clave, más allá de las indicadas. En el modelo que manejamos, hablamos de otras áreas, como:

  • Liderazgo y toma de decisiones.
  • Análisis del entorno.
  • Normas ambientales y riesgo laboral.
  • Gestión de la información.
  • Estructura organizacional.
  • Gestión de la calidad.
  • Gestión de la innovación.
Áreas funcionales en funcionamiento óptimo y en expansión...
Modelo de 12 áreas funcionales en empresas maduras

Sobre cada una de estas áreas puedes encontrar información en distintos artículos de este blog.

Herramienta para mejorar la capacidad…

Sin duda que para pasar de una etapa a la siguiente, tendremos que ejecutar algunas acciones. Es decir, planes de mejora para crear y/o elevar la capacidad de las áreas clave en cada caso.

Es claro que hablamos de cuestiones relativas, según el tipo de empresa. Sin embargo, tener una referencia nos ayuda a buscar un punto a partir del cual, avanzar con cierto orden y, por lo tanto, con más seguridad.

Entonces, si tenemos una ruta que nos señala qué áreas “capacitar”, la herramienta que recomendamos es el Índice de Eficiencia Empresarial. También denominado en este blog, Índice IDEAL. Este se apoya en 4 elementos:

  • Mantener el foco en las áreas.
  • Lograr el control de las actividades.
  • Fomentar la colaboración en el manejo de la información.
  • Aplicar la mejora continua (mejorar en forma incremental).

Para conocer detalles sobre el mismo, te invito a revisar los siguientes enlaces que nos llevan a conocer más:

Con todo lo comentado hasta aquí, tienes una primera vista del cómo mejorar la capacidad de las áreas en tu mipyme. No es otra cosa que:

  • definirla con detalle y asignar un responsable;
  • establecer un conjunto de buenas prácticas; y
  • documentar los pasos y las tareas:
    • ¿quién es el responsable de cada tarea?
    • ¿cómo deben realizarse las tareas?
    • ¿cuándo y en qué condiciones?
    • ¿con qué medios y/o recursos?…

Siguientes pasos…

¿Qué pasos siguen después de esta lectura? El siguiente paso es realizar un primer curso que te apoyará en saber cómo mejorar la capacidad de las áreas de tu mipyme. Con lo que podrás avanzar por las etapas, en el camino del éxito.

El curso estará disponible en breve en nuestra plataforma de aplicaciones Platzilla. ¡Así que déjanos tus datos en el chat para mantenerte informado…!

Gracias por leernos. Hasta pronto.

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