¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos…

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¿Te has preguntado cuáles son las áreas en una empresa ideal? ¿Las áreas funcionales que le permiten alcanzar y mantener el éxito?

Si eres emprendedor, esta lectura te permitirá visualizar la organización temprana de una empresa. Nos referimos a empresas del tipo micro, pequeña o mediana (mipymes). Y en el caso de que tengas una empresa en marcha, sin importar la etapa en que se encuentre, esta lectura te permitirá realizar un diagnóstico rápido. O mejor, un autodiagnóstico. ¡En cualquier caso, que les sea de beneficio!

Este artículo forma parte de uno compartido días atrás, denominado: Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes).

En una empresa madura, en funcionamiento óptimo, encontrarás una serie de áreas funcionales muy bien definidas. Estas le permiten alcanzar sus objetivos estratégicos, realizar su misión e ir tras la visión.

Sin duda, al ser exitosa, cuenta además con una cultura organizacional apoyada en ciertos valores. Por ejemplo, la honestidad, la transparencia, el compromiso, la calidad, el respeto a sus clientes y entorno, etc.

¿De qué áreas funcionales hablamos? En la siguiente imagen compartimos 12 áreas que pueden estar presentes en mipymes exitosas. Es decir, en empresas maduras con un sistema de actividades bien engranado:

12 áreas que pueden estar desarrollarse en empresas maduras
12 áreas que pueden estar presentes en empresas maduras…

Si bien estas áreas pueden estar reagrupadas en tu empresa, lo cierto es que definen conjuntos de tareas de naturaleza similar. Con ellas, la empresa hace posible el logro de su misión. Además, le permite ajustar el camino, para mantenerse competitiva e ir tras su visión.

Pero… ¡eso no fue siempre así!, claro está.

Primeras etapas de la empresa

En las primeras etapas, muy probablemente, el empresario tenía pocos colaboradores. No había una estructura organizacional clara. En las etapas iniciales, lo común es que el equipo preste atención a 3 actividades:

  • Producir el bien o servicio y coordinar las operaciones para tal fin.
  • Vender el producto o servicio, consiguiendo clientes y creando una relación con ellos.
  • Facturar y controlar el ingreso, para mantener la mipyme en marcha.

Por un tiempo, el empresario mantendrá su foco en las actividades básicas para mantener a flote su empresa. Según sea el tipo y sector, hará énfasis en unas u otras actividades.

En el caso de mipymes, hacemos referencia a 4 tipos, que demandan poner el foco en unas actividades más que en otras, según el caso:

  • Venta al por menor de productos y servicios.
  • Servicios profesionales.
  • Empresas de fabricación.
  • Empresas de distribución y venta (B2B).

Cuando el empresario logra el funcionamiento regular, es decir, factura lo necesario para “mantenerse a flote”, inicia una fase de organización. Dedica tiempo a pensar en cómo mejorar. Busca ordenar las tareas y actividades, para “eliminar el caos”, en alguna medida.

En otras palabras, comienza a crear o definir con detalle áreas funcionales. Algunas surgen de manera “natural”. Por ejemplo, el área de contabilidad. Otras, tal vez no tanto, como las necesarias para gestionar la información.

Las áreas de una empresa se conforman con el paso de las etapas
Las áreas de una empresa se conforman con el paso de las etapas

En este punto, es cuando cabe preguntarse:

  • ¿Cuáles son las áreas, a tener en cuenta en una fase temprana, para una empresa ideal?
  • Es decir, ¿cuáles son las áreas esenciales que nos permitirán mejorar de manera constante? ¿Las áreas que nos aseguren el tránsito hacia una etapa de madurez y funcionamiento óptimo?

¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal…?

Según nuestra experiencia, consideramos que hay 6 áreas clave en una “empresa ideal”, para una fase temprana. Nos referimos a una empresa que necesita mantener su ritmo de crecimiento y competitividad. Además, que desarrolle la capacidad de respuesta frente a los retos del entorno.

Estas áreas funcionales, por niveles, son:

  • Nivel estratégico: Dirección.
  • Nivel de procesos: Ventas y marketing; Producción y operaciones.
  • Nivel de apoyo: Administración, Facturación y tesorería, Talento humano.

Una empresa ideal no es una empresa perfecta. No referimos a una empresa ideal como aquella en la que el empresario y su equipo buscan hacer las cosas bien.

En las siguientes secciones describimos los que consideramos esencial en cada una de ellas. Lo haremos en términos del estándar en mipymes o de lo esperado en una empresa que hace las cosas bien.

Áreas en una empresa a nivel estratégico

Área: Dirección

En las primeras etapas, en el área de dirección estratégica debemos considerar al menos 3 puntos:

  • Misión, visión y valores. En este aspecto, lo esperado es que el empresario y su equipo sean capaces de declarar el negocio en relación con el producto o servicio, con el cliente, el valor agregado que genera, entre otros aspectos clave del modelo. Esto garantiza que el equipo mantenga el foco en lo importante, minimizando la dispersión del esfuerzo y recursos. Pregunta: ¿es tu equipo capaz de declarar el modelo de negocio…?
  • Directrices y objetivos estratégicos. El deber ser en este aspecto, es que el empresario muestre claridad y consistencia en su gestión. Y que la toma de decisiones apunte al logro de los objetivos estratégicos. En tu caso, por ejemplo, las decisiones que tomas día a día, ¿apuntan realmente a logro de los objetivos? Es más común de lo que parece, que no sea así.
  • Vigilancia del entorno. En una empresa que camina de la mano con el éxito, existen prácticas establecidas y permanentes para recopilar la información del entorno (necesaria y de apoyo para la toma de decisiones). Al respecto, una lectura que recomendamos es: Vigilancia tecnológica: ¿qué aporta a las pymes?
Un área clave: Dirección estratégica
¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Una clave: Dirección estratégica

Áreas en una empresa a nivel de procesos

Área: Ventas y marketing

La segunda área que debemos abordar, necesaria para que la empresa asegure el tránsito a una etapa de madurez y funcionamiento óptimo, es la de ventas y marketing. En principio, hay 5 aspectos que deben atenderse. Estos son los siguientes:

  • Gestión de venta del producto o servicio. En este aspecto, lo esperado es que la empresa cuente con un sistema de gestión de ventas. En particular, que considere el análisis de ventas, las cuotas de ventas, la delegación en un responsable de la gestión; y que disponga de herramientas de apoyo para el proceso. Preguntas: ¿cómo evaluarías a tu empresa al respecto?, ¿cumple con un sistema similar, es mejor…?
  • Relación con prospectos y clientes. Segmentación. Para tener una buena gestión de mercadeo, el empresario y su equipo deben identificar a sus clientes y aplicar criterios de segmentación. Cada grupo debe ser descrito en términos de sus características relevantes y de sus hábitos de compra. Establecer una relación óptima te permite lograr clientes fieles y promotores. Preguntas: ¿evalúas la relación con tus clientes?, ¿aplicas estrategias para crear vínculos fuertes y de valor?

Otras subáreas importantes:

  • Campañas comerciales. En muchas empresas, las campañas comerciales son un elemento clave. En tal sentido, lo esperado es que el empresario y su equipo apliquen campañas para atraer prospectos. Y luego, implementen las fases del embudo de ventas, hasta lograr la conversión.
¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos…
¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos…
  • Distribución del producto y búsqueda de nuevos mercados. Es claro que el crecimiento de una empresa va de la mano de sus capacidades para alcanzar nuevos clientes. En tal sentido, lo esperado es que toda empresa cuente con uno o más canales de distribución, en lugares estratégicos. Estos deben ser medidos en función de su volumen de ventas, garantizando así su eficiencia. Además, el empresario y su equipo comercial, deben estar atentos a la búsqueda de nuevos mercados, cuando esto aplique. Apoyar sus planes con estrategias que no solo vayan a los “océanos rojos”, sino también a “océanos azules”. Preguntas: ¿tienes y evalúas canales de distribución? ¿Has considerado ir a “océanos azules”?
  • Desarrollo de productos / servicios y fijación de precios. En este aspecto, lo esperado es que el empresario y su equipo realicen aportes en la creación y mejoramiento de nuevos productos. Para lo cual, los colaboradores deben actuar como antenas de negocio, escuchando al cliente. ¿Sabías que pequeñas mejoras pueden conllevar a importantes volúmenes de venta?
Para conocer detalles sobre esta área en particular, te invitamos a revisar este artículo: área de ventas y marketing.

Área: Producción y operaciones

Otra de las áreas, evidentemente necesaria, es la que se encarga de la realización del producto o servicio. Esta involucra muchas actividades, y según el tipo de empresa, su complejidad puede ser importante.

En principio, señalamos 4 aspectos presentes en empresas exitosas, desde sus primeras etapas. Estos son los siguientes:

  • Realización del producto o prestación del servicio. En este aspecto, lo esperado es que la empresa cuente con un proceso definido, conocido por los involucrados y documentado. El proceso se apoya en procedimientos e instrucciones de trabajo y es medido para tener evidencia y mejorarlo. Preguntas: ¿está definido el proceso en tu empresa, para la realización del producto o servicio? ¿Es claro para todos? ¿Se mide y es objeto de mejora continua?
  • Manejo de inventarios de insumos, materia prima y productos terminados. Un proceso productivo va de la mano de una óptima gestión de inventarios. En este aspecto, lo esperado es que la empresa disponga de un control de inventarios sistematizado. Y que además, el inventario esté sujeto a un programa de compra en función del uso de la materia prima y de la demanda de los productos o servicios. Preguntas: ¿aplicas un procedimiento para manejar las entradas y salidas de insumos y producto terminado?, ¿compras según un programa en función de la demanda?
El área producción y operaciones es del nivel procesos
¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos…
  • Gestión de proveedores. En este aspecto, lo esperado es que el equipo maneje criterios de selección de proveedores. Y que los mismos sean debidamente clasificados y, de manera periódica, evaluados. Las compras o requerimientos de servicios se realizan en función de la calidad y confiabilidad de los proveedores. Pregunta: ¿gestionas a tus proveedores, los clasificas y evalúas?
Y una subárea clave para algunas empresas:

La gestión del nivel tecnológico de equipos y maquinaria (equipamiento). Según sea el tipo de empresa, este aspecto puede ser esencial.

Lo esperado es que existan planes de actualización del equipamiento para la operación y administración. También, planes de capacitación cuando sean requeridos por el tipo de equipos utilizados. Además, que existan planes de mantenimiento preventivo.

Detalles sobre esta área en particular, los encuentras en este enlace: área de producción y operaciones.

Áreas a nivel de apoyo

Área: Administración

En toda empresa existen áreas que denominamos “de apoyo”. Sin ellas la organización empresarial no puede operar, no puede existir. En nuestro enfoque, no involucramos por ejemplo, la contabilidad o la gestión del recurso humano en ella. Consideramos que en el área administración debemos involucrar los siguientes elementos:

  • Organización de actividades y estructura funcional. En este aspecto, lo esperado es que el empresario sea capaz de describir la organización, distinguiendo áreas funcionales, roles y responsables. Y que delegue de manera oportuna según las competencias del colaborador. Pregunta: ¿cuentas con una estructura funcional clara para la organización de actividades y la delegación de tareas?
  • Gestión de información y comunicación en la organización. La información es un activo. En tal sentido, lo esperado es que el empresario y su equipo cuenten con herramientas para administrar la información. Y junto a esto, con los medios para asegurar la comunicación. Cuando se tienen estos elementos se facilitan dos cosas: el control y la colaboración en la gestión.
  • Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios. En este aspecto, el estándar es que el empresario y su equipo apliquen prácticas para realizar mejoras (pequeñas, al menos); asegurando la calidad de procesos, productos y servicios. Calidad no solo a lo interno sino también de cara al cliente. Pregunta: ¿aplicas prácticas para la gestión de la calidad de los procesos, productos y servicios?
  • Indicadores de gestión. ¿Tienes métricas e indicadores para evaluar las áreas de la empresa y la relación con clientes? Lo esperado es que el equipo aplique métricas e indicadores en las áreas claves. Y de manera particular, que “mida” su relación con clientes.
¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos…
¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos…
Detalles sobre esta área en particular, los encuentras en este enlace: área de administración.

Área: Facturación y tesorería

Otra de las áreas de apoyo que consideramos clave en las primeras etapas, es la de facturación y tesorería. Junto con la contabilidad, conforman un pilar en todo tipo de organización empresarial. Hay dos puntos que resaltamos:

  • Control de la facturación. En este aspecto, lo esperado es que el empresario tenga la facturación centralizada y controlada, según sea el modelo de ventas. El equipo responsable debe tener visibilidad del estado y colaborar en su control. Pregunta: ¿tienes un registro eficiente para el control de la facturación, según el modelo de venta?
  • Seguimiento a las cuentas por cobrar. ¿Realizas seguimiento de las cuentas por cobrar y tomas decisiones según el caso? Lo esperado es que el empresario y su equipo realicen seguimiento a las cuentas por cobrar. Y que tomen decisiones y apliquen controles sobre las mismas, para mantener un flujo de caja óptimo.
Un área que consideramos clave en las primeras etapas, es facturación y tesorería
Un área que consideramos clave en las primeras etapas, es la de facturación y tesorería

Área Talento humano

Otra área que, claro está, es parte de una empresa exitosa, es la responsable del talento humano. Al respecto, compartimos lo esperado en una empresa ideal, para su consideración:

  • Competencias técnicas y sociales del equipo: todo el personal tiene la calificación suficiente con relación a las tareas que realiza. Competencias técnicas y sociales o blandas.
  • Incentivos y beneficios: existen mecanismos formales de motivación del personal y formas de medirlo.
  • Capacitación y formación: se crean programas articulados de capacitación técnica y de habilidades blandas, según la necesidad de la empresa y de los propios colaboradores o trabajadores.
  • Clima organizacional y motivación: todo el personal se identifica con la empresa, y ésta provee los medios para su desarrollo personal y laboral, asegurando un clima idóneo para la productividad.
Otra área que es parte de una empresa exitosa, es talento humano
Otra área que es parte de una empresa exitosa, es talento humano

Comentarios finales sobre las áreas en una empresa

Puedes estar considerando que existen otras subáreas dentro de las señaladas, que la experiencia te sugiere. Y eso es lo esperado. Sin embargo, en muchos casos, una mipyme que se administre y gestione sobre la base de las 6 áreas indicadas, puede avanzar con buen pie. Avanzar para ir a una etapa de funcionamiento óptimo, en la que surgirán nuevas áreas.

Por ejemplo, áreas para la gestión de la innovación, para el aseguramiento de la calidad, entre otras. Siempre dependerá del tipo de empresa.

En cualquier caso, lo señalado en este artículo nos permite realizar un ejercicio interesante: contrastar lo esperado en una mipyme con nuestra forma de trabajar y hacer las cosas.

Por ejemplo, frente a esta afirmación: “la empresa dispone de un inventario sistematizado de materias primas y productos, sujeto a un programa de compra en función del uso de la materia prima y la demanda…”, ¿cómo evaluarías a tu empresa?

A partir de la declaración podemos preguntar, por ejemplo:

  • ¿Dispones de un inventario sistematizado de materias primas y productos?
  • ¿El inventario se lleva según un programa que toma en cuenta el uso de la materia prima?
  • ¿El inventario de productos terminados está sujeto a estimaciones de la demanda para el período?

En tal sentido, puedes tomar las descripciones de lo esperado y realizar un diagnóstico rápido de tu empresa. Si lo haces, con seguridad pensarás, al menos, en pequeños cambios para mejorar de inmediato.

Hasta la próxima entrega.

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