Áreas de una empresa “ideal” y su evaluación básica

¿Te has preguntado cuáles son las áreas de una empresa ideal? ¿Las áreas funcionales que le permiten alcanzar y mantener el éxito? ¿Sabes cómo evaluarlas?

Para responder a esas preguntas, en este artículo, describimos esas áreas desde lo que consideramos el deber-ser de cada una de ellas.

Sin importar la etapa en que te encuentres, esta lectura te permitirá realizar un diagnóstico básico de las áreas clave de tu negocio a fin de efectuar las mejoras que correspondan.

Contenido de esta entrega:

  • Áreas generales en una empresa
  • ¿Qué pasa con las áreas en las primeras etapas?
  • ¿Cuáles son las áreas de una empresa ideal?
    • Área en el nivel estratégico
    • Áreas en el nivel de procesos
    • Áreas en el nivel de apoyo
  • Comentarios finales.

Para comenzar quiero que repasemos las Áreas en una empresa, a nivel de procesos. Profundizaremos sobre esto en las próximas líneas. Presta atención:

Áreas de una empresa "ideal" y su evaluación básica
Áreas de una empresa “ideal” y su evaluación básica.

Añado algo más:

En una empresa madura, en funcionamiento estable u óptimo, encontrarás una serie de áreas muy bien definidas.

Son las que permiten alcanzar los objetivos estratégicos, realizar su misión e ir tras la visión.

Sin duda, al ser una pyme exitosa, cuenta además con una cultura organizacional apoyada en ciertos valores. Por ejemplo, la honestidad, el compromiso, la calidad, el respeto a sus clientes y entorno, etc.

Ahora bien, ¿cuáles son esas áreas clave que debemos desarrollar desde el inicio de la actividad del negocio? ¡Vamos por partes!

Este artículo forma parte de uno compartido días atrás, denominado: Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes).

Áreas generales en una empresa…

Lo primero que haremos es responder a la pregunta: ¿De qué áreas funcionales hablamos?

En la siguiente imagen compartimos 12 áreas que pueden estar presentes en pymes exitosas. Es decir, en empresas “maduras” con una organización de actividades bien engranada:

12 áreas que pueden estar presentes en empresas maduras
12 áreas que pueden estar presentes en empresas maduras

Si bien estas áreas pueden estar reagrupadas en tu empresa, lo cierto es que definen conjuntos de tareas de naturaleza similar.

Con ellas, la empresa hace posible el logro de su misión. Además, le permite ajustar el camino para mantenerse competitiva e ir tras su visión.

Pero… esto no siempre es así desde el principio, claro está.

Es decir, toda empresa, salvo en el caso de una franquicia, va desarrollando sus áreas, en muchas situaciones, de manera empírica.

El desarrollo de las áreas se da según sea la necesidad o la demanda de las tareas que permiten a la pyme mantenerse “a flote”.

Por lo tanto, surgen grupos de tareas que van conformándose en áreas. Lo común es denominarlas, por ejemplo, “unidades”, “departamentos”, “jefaturas”.

Pero en nuestro caso, hablamos de áreas funcionales. Y no es por una razón especial; es una cuestión simplemente de “comodidad”.

¿Qué pasa con las áreas en las primeras etapas?

En las primeras etapas, muy probablemente, el empresario tiene pocos colaboradores. Por tanto, no hay una “estructura organizacional” clara.

En las etapas iniciales, lo común es que el equipo preste atención a 3 actividades:

  • Producir el bien o servicio y coordinar las operaciones para tal fin.
  • Vender el producto o servicio, consiguiendo clientes y creando una relación con ellos.
  • Facturar y controlar el ingreso, para mantener la pyme en marcha.

Por un cierto lapso, el empresario mantendrá su foco en las actividades básicas para mantener a flote la empresa. Según sea su tipo, hará énfasis en unas u otras actividades.

En el caso de las mipymes, hacemos referencia a 4 tipos, que demandan poner el foco en unas actividades más que en otras, según el caso:

  • Venta retail de productos
  • Servicios profesionales a empresas (B2B) o a particulares (B2C)
  • Empresas de fabricación
  • Empresas de distribución y venta (B2B)

Cuando el empresario alcanza un funcionamiento regular, es decir, factura lo necesario para “mantenerse a flote”, suele dar inicio a una fase de organización.

Es decir, dedica tiempo a pensar en cómo mejorar. Busca ordenar las tareas y actividades, para “eliminar el caos”, porque sabe que la eficiencia es un factor esencial.

En otras palabras, el empresario o gestor comienza a crear y definir con detenimiento las áreas funcionales.

Algunas surgen de manera “natural”. Por ejemplo, el área de contabilidad. Mientras que otras, tal vez no tanto, como las necesarias para gestionar la calidad.

áreas de una empresa
Las áreas funcionales de una empresa se conforman mientras avanza por las etapas…

En este punto, es cuando cabe preguntarse:

  • ¿Cuáles son las áreas a tener en cuenta en una fase temprana?
  • ¿Cuáles son las áreas esenciales que nos permitirán mejorar de manera constante?
  • ¿Qué áreas nos aseguran el tránsito hacia el crecimiento y la madurez?

¿Cuáles son las áreas de una empresa “ideal”?

Según nuestra experiencia, consideramos que hay 6 áreas claves en una “empresa ideal”, para una fase temprana.

Nos referimos, en este caso, a una empresa que necesita mantener su ritmo de crecimiento y competitividad. Además, que desarrolle la capacidad de respuesta frente a los retos del entorno.

Estas áreas funcionales las ubicamos por niveles y son las siguientes:

  • Nivel estratégico: Dirección.
  • Nivel de procesos: Ventas y marketing; Producción y operaciones.
  • Nivel de apoyo: Administración, Facturación y tesorería, Talento humano.

Una empresa ideal no es una empresa perfecta. Nos referimos a una empresa ideal como aquella en la que el empresario y su equipo buscan hacer las cosas bien.

En las siguientes secciones describimos los que consideramos esencial en cada una de las áreas señaladas.

Y esto lo haremos en términos del estándar o de lo esperado en una empresa que hace las cosas bien.

Área en una empresa, del nivel estratégico

Área: Dirección Estratégica

En las primeras etapas, en el área de dirección estratégica debemos considerar al menos 3 puntos:

1. Misión, visión y valores:

En este aspecto, lo esperado es que el empresario y su equipo sean capaces de declarar el negocio en relación con el producto o servicio, con el cliente, el valor agregado que genera, entre otros aspectos clave del modelo.

Porque esto garantiza que el equipo mantenga el foco en lo importante, minimizando la dispersión del esfuerzo y recursos.

En tal sentido, una pregunta que debes hacerte es la siguiente: ¿Es tu equipo capaz de declarar el modelo de negocio actual?

2. Directrices y objetivos estratégicos:

El deber ser en este aspecto, es que el empresario muestre claridad y consistencia en su gestión. Y que la toma de decisiones apunte al logro de los objetivos estratégicos.

En tu caso, por ejemplo, las decisiones que tomas día a día, ¿apuntan realmente a logro de los objetivos?

Debes responder esta pregunta, luego de reflexionar sobre las decisiones que has estado tomando.

¡Es más común de lo que parece, que la toma de decisiones no apunte al logro de los objetivos!

3. Vigilancia del entorno:

En una empresa que camina de la mano con el éxito, existen prácticas permanentes para recopilar la información del entorno, que sirve como apoyo para la toma de decisiones.

¿Qué estás haciendo para “vigilar” el entorno y tener información sobre cómo los cambios pueden afectar a tu empresa?

Al respecto, una lectura que te recomendamos es la siguiente: Vigilancia tecnológica: ¿Qué aporta a las pymes?

La Dirección Estratégica es una de las áreas claves para consolidar la empresa ideal.
La Dirección Estratégica es una de las áreas claves para consolidar la empresa ideal.

Áreas en una empresa, a nivel de procesos

Área: Ventas y marketing

La segunda área que debemos abordar, necesaria para que la empresa asegure el crecimiento hacia una etapa de madurez, es la de ventas y marketing.

En principio, hay 5 aspectos que deben atenderse en este punto. Estos son los siguientes:

1. Gestión de venta del producto o servicio:

En este aspecto, lo esperado es que la empresa cuente con un “sistema” de gestión de ventas.

Pero, ¡ojo!, no confundas “sistema” con un programa o una aplicación informática. Es un sistema de actividades con propósito.

En particular, que considere el análisis de ventas, las cuotas de ventas, la delegación en un responsable de la gestión; y que disponga de herramientas de apoyo para el proceso.

Preguntas: ¿cómo evaluarías a tu empresa al respecto?, ¿cumple con un sistema similar; es mejor…?

2. Relación con prospectos y clientes:

Para tener una buena gestión de mercadeo, el empresario y su equipo deben identificar a sus clientes y aplicar criterios de segmentación.

Una vez identificados, cada grupo debe ser descrito en términos de sus características relevantes y de sus hábitos de compra. Y un punto clave, es que es necesario atender las necesidades reales de cada segmento de clientes.

Por lo tanto, establecer una relación óptima te permitirá lograr clientes fieles y promotores.

Dos preguntas para reflexionar sobre este aspecto: ¿evalúas la relación con tus clientes?, ¿aplicas estrategias para crear vínculos fuertes y de valor?

Otras subáreas importantes:

3. Campañas comerciales:

En muchas empresas, las campañas comerciales son un elemento clave. En este sentido, lo esperado es que el empresario y su equipo apliquen campañas para atraer prospectos.

Es decir, la empresa debe implementar las fases del embudo de ventas, que apoyen el logro de la conversión. Más clientes fieles, implica más ventas.

4. Distribución del producto y búsqueda de nuevos mercados:

Es claro que el crecimiento de una empresa va de la mano del crecimiento de sus capacidades para alcanzar nuevos clientes.

En tal sentido, lo esperado es que toda empresa cuente con uno o más canales de distribución, y en lugares estratégicos. Estos deben ser medidos en función de su volumen de ventas, garantizando así su eficiencia.

Además, el empresario y su equipo comercial deben estar atentos a la búsqueda de nuevos mercados, cuando esto aplique.

Implica apoyar sus planes con estrategias que no solo vayan a los “océanos rojos”, sino también a “océanos azules”.

Preguntas: ¿tienes y evalúas los canales de distribución? Por otro lado, ¿has considerado ir a “océanos azules”?

5. Desarrollo de productos / servicios y fijación de precios:

Sobre este aspecto, lo esperado es que el empresario y su equipo realicen aportes en la creación y mejoramiento de nuevos productos.

Para esto, los colaboradores deben actuar como antenas de negocio, escuchando al cliente.

¿Sabías que pequeñas mejoras pueden conllevar a importantes volúmenes de venta?

Para conocer detalles sobre esta área en particular, te invitamos a revisar este artículo: área de ventas y marketing.

Área: Producción y operaciones

Otra de las áreas, evidentemente necesaria, es la que se encarga de la realización del producto o servicio.

Esta área involucra muchas actividades, y según el tipo de empresa, su complejidad puede ser importante.

En principio, señalamos 4 aspectos presentes en empresas exitosas, desde sus primeras etapas. Estos son los siguientes:

1. Realización del producto o prestación del servicio:

En este aspecto, lo esperado es que la empresa cuente con un proceso definido, conocido por los involucrados y que esté documentado.

El proceso se apoya en procedimientos e instrucciones de trabajo. Además, debe ser medido para tener evidencia y mejorarlo.

Preguntas:

  • ¿Está definido el proceso para la realización del producto o servicio?
  • ¿Es claro para todos?
  • ¿Se mide y es objeto de mejora continua?

2. Manejo de inventarios de insumos, materia prima y productos terminados:

Un proceso productivo eficiente va de la mano con una óptima gestión de inventarios. En este particular, lo esperado es que la empresa disponga de un control de inventarios sistematizado.

Y que además, que el inventario esté sujeto a un programa de compra en función del uso de la materia prima y de la demanda de los productos o servicios.

Preguntas:

  • ¿Aplicas un procedimiento para manejar las entradas y salidas de insumos y productos?
  • ¿Compras según un programa en función de la demanda?
EL área de producción y operaciones realiza la gestión de inventarios
Un proceso productivo eficiente va de la mano con una óptima gestión de inventarios.

3. Gestión de proveedores:

Con respecto a la gestión de proveedores, lo esperado es que el equipo maneje criterios de selección y mantenga una base de datos confiable.

Y que los mismos sean debidamente clasificados y, de manera periódica, evaluados. Las compras o requerimientos de servicios deben realizarse en función de la calidad y confiabilidad de los proveedores.

Pregunta: ¿Gestionas a tus proveedores, los clasificas y los evalúas?

Y una subárea clave para algunas empresas:

La gestión del nivel tecnológico de equipos y maquinaria. Según sea el tipo de empresa, este aspecto puede ser esencial.

Lo esperado es que existan planes de actualización del equipamiento para la operación y administración.

También, planes de capacitación cuando sean requeridos por el tipo de equipos utilizados. Además, que existan planes de mantenimiento preventivo.

Detalles sobre esta área en particular, los encuentras en este enlace: área de producción y operaciones.

Áreas en una empresa, a nivel de apoyo

Área: Administración

En toda empresa existen áreas que denominamos “de apoyo”. Sin ellas la organización empresarial no puede operar, no puede existir.

En nuestro enfoque, no involucramos por ejemplo, la contabilidad o la gestión del recurso humano en ella.

Consideramos que en el área administración debemos involucrar los siguientes elementos:

1. Organización de actividades y estructura funcional:

En este aspecto, lo esperado es que el empresario sea capaz de describir la organización, distinguiendo áreas funcionales, roles y responsables.

Y que delegue de manera oportuna según las competencias de cada colaborador.

Pregunta: ¿Cuentas con una estructura funcional clara para la organización de actividades y la delegación de tareas?

2. Gestión de información y comunicación en la organización:

La información es un activo. En tal sentido, lo esperado es que el empresario y su equipo cuenten con herramientas para administrar la información.

Y junto con esto, que disponga de los medios para asegurar la comunicación. Cuando se tienen estos elementos se facilitan dos cosas: el control y la colaboración en la gestión.

3. Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios:

En este aspecto, el estándar es que el empresario y su equipo apliquen prácticas para realizar mejoras (pequeñas, al menos); asegurando la calidad de procesos, productos y servicios.

Calidad no solo a lo interno de la empresa, sino también de cara al cliente.

Pregunta: ¿Aplicas prácticas para la gestión de la calidad de procesos, productos y servicios?

4. Indicadores de gestión:

¿Tienes indicadores para evaluar las áreas de la empresa y la relación con clientes?

Lo esperado es que el equipo aplique métricas e indicadores en las áreas claves. Y de manera particular, que “mida” su relación con clientes.

Detalles sobre esta área en particular, los encuentras en este enlace: área de administración.

Área: Facturación y tesorería

Otra de las áreas de apoyo que consideramos clave en las primeras etapas, es la de facturación y tesorería.

Junto con la contabilidad, conforman un pilar en todo tipo de organización empresarial. Hay dos puntos que resaltamos:

  • Control de la facturación. En este aspecto, lo esperado es que el empresario tenga la facturación centralizada y controlada, según sea el modelo de ventas. El equipo responsable debe tener visibilidad del estado y colaborar en su control. Pregunta: ¿Tienes un registro eficiente para el control de la facturación, según el modelo de venta?
  • Seguimiento a las cuentas por cobrar. ¿Realizas seguimiento de las cuentas por cobrar y tomas decisiones según el caso? Lo esperado es que el empresario y su equipo realicen seguimiento a las cuentas por cobrar. Y que con ello tomen decisiones y apliquen controles sobre las mismas, para así mantener un flujo de caja óptimo.

Área: Talento humano

Otra área que, claro está, es parte de una empresa exitosa, es la responsable del talento humano. Al respecto, compartimos lo esperado en una empresa ideal, para su consideración:

  • Competencias técnicas y sociales del equipo: todo el personal tiene la calificación suficiente con relación a las tareas que realiza. Competencias técnicas y sociales o blandas.
  • Incentivos y beneficios: existen mecanismos formales de motivación del personal y formas de medirlo.
  • Capacitación y formación: se crean programas articulados de capacitación técnica y de habilidades blandas, de acuerdo con la necesidad de la empresa y de los propios colaboradores.
  • Clima organizacional y motivación: todo el personal se identifica con la empresa. Esta provee los medios para su desarrollo personal y laboral, asegurando así un clima idóneo para la productividad.

Comentarios finales

Puedes estar considerando que existen otras subáreas dentro de las señaladas, que la experiencia te sugiere. Y eso es lo esperado.

Sin embargo, en muchos casos, una mipyme que se administre y gestione sobre la base de las 6 áreas indicadas, puede avanzar con buen pie.

Es decir, podrá avanzar para ir a una etapa de funcionamiento óptimo, en la que surgirán nuevas áreas y, probablemente, se reorganizarán las existentes.

Por ejemplo, áreas para la gestión de la innovación, para el aseguramiento de la calidad, entre otras. Siempre dependerá del tipo de empresa.

En cualquier caso, lo señalado en este artículo nos permite realizar un ejercicio interesante: contrastar lo esperado en una mipyme con nuestra forma de trabajar y hacer las cosas.

Por ejemplo, frente a esta afirmación:

La empresa dispone de un inventario sistematizado de materias primas y productos, sujeto a un programa de compra…”, ¿cómo evaluarías a tu empresa?

A partir de la declaración podemos preguntar lo siguiente:

  • Primero, ¿dispones de un inventario sistematizado de materias primas y productos?
  • Segundo, ¿el inventario se lleva según un programa que toma en cuenta el uso de la materia prima?
  • Y tercero, ¿el inventario de productos terminados está sujeto a estimaciones de la demanda para el período?

En tal sentido, puedes tomar las descripciones de lo esperado en cada área comentada y realizar un diagnóstico rápido de tu empresa.

Si lo haces, con seguridad pensarás, al menos, en pequeños cambios para mejorar de inmediato. Y este sería un buen comienzo.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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