Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)

Hoy te enseñaré cómo es el funcionamiento de una empresa “ideal”, enfocándonos en el caso de las mipymes.

Así que al finalizar esta lectura, podrás tener claro qué es una empresa ideal, los elementos que debes manejar como empresario y una descripción de las 6 áreas.

El contenido que veremos a continuación es el siguiente:

  • Funcionamiento de una empresa ideal.
  • Elementos que debes conocer para llevar adelante tu mipyme.
  • Las 6 áreas funcionales básicas.
  • ¡Hacer las cosas bien!

Sin más preámbulos, comencemos haciendo un repaso por las 3 áreas clave en el funcionamiento de una mipyme. PRESTA ATENCIÓN:

funcionamiento de una empresa
3 áreas clave en el funcionamiento de una mipyme

Además del aprendizaje señalado, este artículo te permitirá realizar un autodiagnóstico rápido sobre tus conocimientos para gestionar la empresa. ¿Te parece interesante? ¡Sin duda, lo es!

Funcionamiento de una empresa “ideal”

Tal como se señala en el artículo sobre las mipymes, estas involucran 3 tipos de empresa: micro, pequeña y mediana.

Las mipymes constituyen un alto porcentaje que, en algunos países, supera el 95 % del tejido empresarial.

En términos generales, las podemos agrupar además, en empresas de ventas «retail», de servicios, fábricas y de distribución.

Pero empecemos por responder, ¿qué es una empresa?

Una definición que nos interesa compartir en el contexto de esta lectura, es la siguiente:

Las empresas son “experimentos sociales”, compuestos por individuos con diferentes habilidades, competencias, visiones y personalidades. Tiene uno o varios propósitos, que se persiguen a través de una organización.

En la mayoría de casos, la organización es modelada con una «estructura» o forma de funcionamiento en función del modelo de negocio que adopte.

A partir de esta definición podemos pensar en aspectos como los siguientes:

  • propósitos de la empresa y de los individuos;
  • competencias de los colaboradores (técnicas y sociales),
  • organización de actividades, estructura organizacional;
  • manejo de información, etc.

Por otro lado, te estarás preguntando a qué nos referimos con empresa ideal. Al respecto, lo primero que debes saber es que no es una empresa perfecta.

Por empresa ideal entendemos aquella en la que se mantiene el ritmo de crecimiento y competitividad.

Es decir, son mipymes en las que el equipo está enfocado en mejorar su capacidad de respuesta frente a los retos propios y del entorno.

En fin, tener una empresa «perfecta» exige aprender todos los días para lograr y mantener el éxito.

funcionamiento de una empresa

¿Qué debe saber el empresario sobre el funcionamiento de una empresa?

Todo empresario, con independencia del tipo de empresa, desarrolla dos acciones principales: administra y gestiona. Esto puede tener diferentes “intensidades” según la etapa en que se encuentre.

Por ejemplo, en las primeras etapas, cuando el empresario apenas cuenta con unos pocos empleados o colaboradores, realiza tareas de todo tipo, organiza las actividades y toma decisiones. Esto es, ¡hace casi de todo!

Cuando la empresa alcanza un funcionamiento óptimo y ha «madurado» sus áreas funcionales, el empresario delega tareas y parte o toda la administración.

De hecho, si no delega no puede tener un funcionamiento óptimo ni crecer. Alcanzará un «techo» y, en el mejor de los casos, allí quedará.

En muchos casos, estando en funcionamiento óptimo se centra solo en la gestión para el crecimiento y la expansión.

En tal sentido, hablamos de dos grandes actividades (administrar y gestionar), porque es una simplificación conveniente. De manera especial, para los emprendedores y empresarios, en sus primeros pasos.

Estas dos macroactividades las desarrollamos desde la primera etapa de la mipyme. Y como señalamos antes, con “intensidades” diferentes en las áreas que se van conformando.

Al respecto, un empresario que busca el éxito no pierde el foco en un propósito clave: la mejora de la eficiencia y la productividad todos los días.

funcionamiento de una empresa

Para esto, es necesario en nuestra opinión, tener claro tres modelos para llevar adelante la mipyme. Sobre ellos encuentras diversos artículos en este blog.

Elementos claves para llevar adelante tu mipyme

Identificamos tres elementos o modelos para entender las claves que nos permiten tener una empresa ideal:

  1. Etapas por las que pasa una empresa.
  2. Áreas funcionales en las empresas.
  3. Índice de eficiencia empresarial o índice Ideal.

Conocer estos modelos nos permite pensar en el funcionamiento de una empresa “ideal”. Además de analizar y mejorar la organización de actividades.

Veamos algunos detalles sobre los tres modelos.

1. Importancia de conocer las etapas de una empresa

¿Por qué es importante saber en qué etapa está la mipyme?

Porque te permite mantener el foco en cada una de ellas. Nuestra experiencia nos dice que después de poner en marcha una empresa, el foco debería estar en:

  • Realizar el producto o servicio.
  • Lograr clientes y mantenerlos.
  • Facturar y generar ingresos.

Por supuesto, son necesarias muchas otras tareas. Pero el esfuerzo del empresario y sus colaboradores debe estar en lo indicado.

En este blog encuentras un número importante de artículos sobre las etapas. Te animamos a que los consulte luego de terminar esta lectura.

Por lo pronto, observe la imagen y dedique unos minutos a este ameno vídeo: travesía del desierto.

Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)
Funcionamiento de una empresa “ideal” (etapas en el camino del éxito).

2. Áreas clave en una empresa

Toda empresa, al avanzar por las etapas que muestra la imagen, y sin importar cómo las delimite, necesita apoyarse en grupos de actividades.

Es decir, en actividades de la misma naturaleza que, en muchos casos, surgen de manera espontánea. Su conformación y organización es necesaria.

Un ejemplo típico es el grupo de tareas relacionadas con la contabilidad y el control del patrimonio de la empresa.

¿Qué nombre recibe esta área?

Lo común es “contabilidad y tesorería”. Otros la denominan área de “contabilidad y finanzas”.

En cualquier caso:

funcionamiento de una empresa

Por otra parte, cada área tiene sus propios objetivos y metas. Y algunas son verticales o especializadas.

En nuestro modelo de áreas funcionales, señalamos 12 en total. Estos grupos de actividades están presentes en empresas maduras; en aquellas que han superado las etapas señaladas y se expanden.

Pero en el caso de una mipyme, podemos hablar del funcionamiento “ideal”, en términos de 6 áreas:

  1. Dirección estratégica.
  2. Administración.
  3. Ventas y marketing.
  4. Producción y operaciones.
  5. Facturación y tesorería.
  6. Talento humano.

Una empresa que logre diferenciar y desarrollar estas 6 áreas, será una empresa exitosa y sostenible hasta alcanzar la estabilidad. Desde donde podrá apuntar al funcionamiento óptimo.

En este punto tal vez te preguntes: ¿de qué forma o cómo puedes desarrollar estas áreas?

Para responder a esta inquietud, hacemos referencia al índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL.

3. Índice de eficiencia empresarial

Como sabes, en el mundo empresarial se define eficiencia como sigue: el logro óptimo de un objetivo con la menor cantidad posible de recursos.

Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos recursos.

El índice de eficiencia empresarial o índice ideal se apoya en 4 elementos:

  • Mantener el foco en las áreas.
  • Lograr el control de las actividades.
  • Fomentar la colaboración en el manejo de la información.
  • Aplicar la mejora continua (pequeñas mejoras claves).

Para conocer detalles, te invito a revisar el siguiente artículo, que te permitirá entender lo que proponemos como índice IDEAL: Eficiencia Empresarial. Medición con el índice lDEAL.

Los 3 modelos señalados (etapas, áreas funcionales e índice Ideal) son herramientas que ayudan a interpretar una organización empresarial. Y nos permiten pensar en el funcionamiento de una empresa ideal.

Áreas básicas en el funcionamiento de una empresa

Las 6 áreas señaladas para las mipymes pueden ser descritas a través de lo que cada una implica o demanda atender. De manera particular, citamos para cada área lo siguiente:

1- Dirección estratégica:

  • Misión y Visión. Valores.
  • Directrices y objetivos estratégicos.
  • Vigilancia del entorno.

2- Administración:

  • Organización de actividades y estructura funcional.
  • Gestión de información y comunicación en la organización.
  • Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios.
  • Indicadores de gestión.

3- Ventas y marketing:

  • Gestión de venta del producto o servicio.
  • Relación con prospectos, clientes y segmentación.
  • Campañas comerciales.
  • Distribución y búsqueda de nuevos mercados.
  • Desarrollo de productos / servicios y fijación de precios.

4- Producción y operaciones:

  • Gestión de proveedores.
  • Manejo de inventarios de insumos, materia prima y productos terminados.
  • Realización del producto o prestación del servicio.
  • Gestión del nivel tecnológico de equipos y maquinaria (equipamiento).

5- Facturación y tesorería:

  • Control de la facturación.
  • Cuentas por cobrar y pagar.
  • Área de aspectos financiaros.

6- Talento humano:

  • Evaluación del desempeño.
  • Incentivos y beneficios.
  • Capacitación y formación.
  • Clima organizacional y motivación.

Para conocer detalles sobre estas 6 áreas, te invitamos a leer el siguiente artículo: ¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Aquí te lo explicamos.

¡Hacer las cosas bien!

Es claro que para hacer las cosas bien en el mundo empresarial, necesitamos formarnos y llevar a la práctica lo aprendido. ¡Lo que es un reto día a día!

Por otro lado, es de sabios sacar el máximo aprendizaje de cada fracaso o tropiezo. Una cultura de aprendizaje e innovación acepta el error como parte del camino del ´éxito.

A esto debemos agregar la necesidad de ciertas habilidades personales, como saber transmitir entusiasmo para organizar y motivar a los colaboradores. Lo que involucra competencias sociales.

Una pregunta que suelen hacer los emprendedores es: ¿es necesaria la formación académica “formal” para ser empresario? – La respuesta es, no necesariamente.

Son muchos los empresarios exitosos que no tienen una formación académica “formal” completa. Es decir, no culminaron estudios universitarios.

Pero, sin duda, desde la práctica se formaron para ejercer bien su oficio de empresario. Buscaron un ambiente de aprendizaje apropiado para tal fin.

funcionamiento de una empresa

En tal sentido, es importante tener claro que un aprendizaje de calidad también se logra en espacios informales. Eso sí, demanda mucho esfuerzo, trabajo autónomo y autoaprendizaje.

En todo caso, creemos que lo clave es el conocimiento y su aplicación en la realización del producto o servicio. Además de la habilidad para administrar y gestionar.

Y todo esto, y más, es posible con la práctica, basados en el esfuerzo y el trabajo sin parar.

Un punto esencial es que el empresario gestione en forma práctica la calidad. Esta debe ser parte de la cultura organizacional. ¡Y todo lo comentado se puede hacer desde el primer día en que tu mipyme opere!

4 funciones claves de la gestión:

Lo comentado es esta entrega nos lleva a entender que el funcionamiento de una empresa demanda “saber – hacer”, cuatro funciones:

  1. Planificar: tener una visión global de la empresa y su entorno; así como tomar decisiones oportunas.
  2. Organizar: lograr el mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles (tangibles e intangibles).
  3. Dirigir: crear y mantener un elevado nivel de comunicación con los colaboradores. También, crear un ambiente orientado al logro y a la rentabilidad de la empresa.
  4. Controlar: saber cuantificar el progreso realizado por el personal en cuanto a las metas establecidas.

Comentarios finales:

Por otra parte, algunos puntos importantes en este artículo son los siguientes:

  • En necesario desarrollar las áreas mientras se avanza por las etapas, con base en el foco, el control, la colaboración y la mejora continua.
  • Sin duda, el éxito de todo empresario depende del trabajo bien hecho. Temas básicos como ser ordenado con el dinero y la buena relación con sus clientes, son pilares.
  • Para dirigir una empresa debemos tener objetivos claros y medibles.
  • Saber qué hacer en cada etapa puede ayudarte a reducir costes y evitar la pérdida del esfuerzo en actividades que no aportan valor en ese contexto.
  • Es necesario tener claridad sobre cómo se van conformando las áreas funcionales en los negocios. Esto nos permite saber dónde invertir recursos y delegar.
  • Tener una guía, como el índice IDEAL, es importante para no perder de vista la eficiencia en el día a día.

Para dar orden al cómo avanzar, un plan junto con un cronograma, y con el enfoque en objetivos medibles, puede aumentar la eficiencia.

Esto es posible con un mínimo de recursos, porque la clave siempre está en la gestión. Un aliado clave es la tecnología.

Una práctica permanente dará lugar a un alto rendimiento. Y según sea el sector o tipo de pyme, la participación de todos los miembros es condición «si y solo sí», para que haya una empresa «ideal».

Espero que mediante esta lectura puedas, además, plantearte un autodiagnóstico e iniciar una transformación desde el reconocimiento de tu competencia en gestión.

Gracias por leernos. ¡Hasta la próxima entrega!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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