Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)

.

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! ¿Te has preguntado alguna vez cómo es el funcionamiento de una empresa “ideal”? En el caso de las empresas que denominamos mipymes, el funcionamiento ideal lo basamos en 6 áreas. Sobre esto hablaremos en este artículo.

Por si no lo tienes claro, el siguiente artículo define a las mipymes bastante bien: Mipymes: ¿qué son y cómo se desarrollan?

Tal como se señala en dicho artículo, las mipymes involucran a 3 diferentes tipos de empresa: micro, pequeña y mediana. Estas constituyen un alto porcentaje que, en algunos países, supera el 95 % del tejido empresarial. En términos generales, las podemos agrupar además, en empresas de ventas al detalle, de servicios, fábricas y de distribución.

Pero, ¿qué es una empresa? Una definición que nos puede servir es la siguiente:

Las empresas son “experimentos sociales”, compuestos por individuos con diferentes habilidades, competencias, visiones y personalidades. Tiene uno o varios propósitos, que se persiguen a través de una organización; en la mayoría de casos, modelada con una estructura funcional específica.

A partir de esta definición podemos pensar en aspectos como: propósitos de la empresa y de los individuos, competencias de los colaboradores (técnicas y sociales), organización de actividades, estructura organizacional, información, etc.

Por otro lado, ¿te estarás preguntando a qué nos referimos con empresa ideal? Al respecto, lo primero que debes saber es que no es una empresa perfecta. Por empresa ideal entendemos aquella en la que se mantiene el ritmo de crecimiento y competitividad. Además de mejorar su capacidad de respuesta frente a los retos del entorno.

En fin, todos estos aspectos y muchos más, los gestionamos durante el ciclo de vida de la empresa. Estos nos exigen aprender todos los días para lograr y mantener el éxito.

Funcionamiento de una empresa “ideal”

Funcionamiento de una empresa “ideal”

Todo empresario, con independencia del tipo de empresa, desarrolla dos acciones principales: administra y gestiona. Esto puede tener diferentes “intensidades” según la etapa en que se encuentre la empresa.

Por ejemplo, en las primeras etapas, cuando el empresario apenas cuenta con unos pocos empleados (colaboradores), realiza tareas, organiza y toma decisiones. Esto es, ¡hace casi de todo!

Cuando la empresa alcanza un funcionamiento óptimo y ha madurado en sus áreas funcionales, el empresario delega las tareas y parte o toda la administración. En muchos casos, se centra solo en la gestión para el crecimiento y la expansión.

En tal sentido, hablar de estas 2 macro-actividades, es una simplificación conveniente. De manera especial, para los emprendedores y empresarios, en sus primeros pasos.

  • Administrar es realizar tareas en las áreas funcionales, para mantener la operación de la empresa.
  • Gestionar es analizar y tomar decisiones oportunas, para apoyar las operaciones de la empresa y asegurar su sustentabilidad.

Estas 2 macro-actividades las desarrollamos desde la primera etapa de una empresa. Y como señalamos antes, con “intensidades” diferentes en las áreas que se van conformando. Al respecto, un empresario que busca el éxito no pierde el foco en un propósito clave: la mejora de la eficiencia, todos los días.

Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)
Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)

Para esto, es necesario en nuestra opinión, tener claro 3 modelos para llevar adelante la mipyme. Sobre ellos encuentras diversos artículos en este blog. Nos referimos a:

  1. Etapas por las que pasa una empresa.
  2. Áreas funcionales en las empresas.
  3. Índice de eficiencia empresarial o índice Ideal.

Conocer estos 3 modelos nos permite pensar en el funcionamiento de una empresa “ideal”. Además de analizar y mejorar la organización de actividades. Veamos algunos detalles.

1. Importancia de conocer las etapas de una empresa

¿Por qué es importante saber en qué etapa está la mipyme? Porque te permite mantener el foco en cada una de ellas. Nuestra experiencia nos dice que después de poner en marcha una empresa, el foco debería estar en:

  • Realizar el producto o servicio
  • Lograr clientes y mantenerlos
  • Facturar y generar ingresos

Por supuesto, son necesarias muchas otras tareas. Pero el esfuerzo del empresario y sus colaboradores, si los tiene, debe estar en lo indicado.

En este blog encuentras un número importante de artículos sobre las etapas. Te animamos a que los consulte luego de terminar esta lectura.

Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)
Funcionamiento de una empresa “ideal” (etapas del camino del éxito)

2. Áreas clave en una empresa

Toda empresa al avanzar por las etapas descritas, sin importar cómo las delimite, necesita apoyarse en grupos de actividades. Es decir, en actividades que se agrupan, en muchos casos, de manera natural.

Un ejemplo típico es el grupo de tareas relacionadas con la contabilidad y el control del patrimonio de la empresa. ¿Qué nombre recibe esta área? Lo común es “contabilidad y tesorería”. Otros la denominan área de “finanzas”.

En cualquier caso, las áreas funcionales en una mipyme no son otra cosa que:

Tareas y actividades de la misma naturaleza, que se agrupan para optimizar el esfuerzo y los resultados. Cada área tiene sus propios objetivos y metas. Algunas son verticales o especializadas.

En nuestro modelo de áreas funcionales, señalamos 12 en total. Estas áreas – o grupos de actividades – están presentes en empresas maduras; en aquellas que han superado las etapas y se expanden…

Pero en el caso de una mipyme, podemos hablar del funcionamiento “ideal”, en términos de 6 áreas:

  • Dirección
  • Administración
  • Ventas y marketing
  • Producción y operaciones
  • Facturación y tesorería
  • Talento humano

Una empresa que logre diferenciar y desarrollar estas 6 áreas, será una empresa exitosa y sostenible.

En este punto tal vez te preguntes: ¿de qué forma o cómo puedes desarrollar estas áreas? Para responder a esta inquietud, hacemos referencia al índice de eficiencia empresarial o índice Ideal.

Índice de eficiencia empresarial

Como sabes, en el mundo empresarial se define eficiencia como sigue: el logro óptimo de un objetivo con la menor cantidad posible de recursos.

Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos recursos.

El índice de eficiencia empresarial o índice ideal se apoya en 4 elementos:

  • Mantener el foco en las áreas.
  • Lograr el control de las actividades.
  • Fomentar la colaboración en el manejo de la información.
  • Aplicar la mejora continua (pequeñas mejoras claves).

Para conocer detalles, te invito a revisar el siguiente artículo, que te permitirá entender lo que proponemos como índice IDEAL: Eficiencia Empresarial. Medición con el índice lDEAL.

Los 3 modelos señalados (etapas, áreas funcionales e índice Ideal) son herramientas que ayudan a interpretar una organización empresarial. Y nos permiten pensar en el funcionamiento de una empresa ideal.

Más sobre las 6 áreas señaladas:

Las 6 áreas señaladas pueden ser descritas a través de lo que cada una implica o demanda atender. De manera particular, citamos para cada área lo siguiente:

1- Dirección

  • Misión y Visión. Valores
  • Directrices y objetivos estratégicos
  • Vigilancia del entorno

2- Administración

  • Organización de actividades y estructura funcional
  • Gestión de información y comunicación en la organización
  • Gestión de la calidad de procesos, productos y servicios
  • Indicadores de gestión

3- Ventas y marketing

  • Gestión de venta del producto o servicio
  • Relación con prospectos, clientes y segmentación
  • Campañas comerciales
  • Distribución y búsqueda de nuevos mercados
  • Desarrollo de productos / servicios y fijación de precios

4- Producción y operaciones

  • Gestión de proveedores
  • Manejo de inventarios de insumos, materia prima y productos terminados
  • Realización del producto o prestación del servicio
  • Gestión del nivel tecnológico de equipos y maquinaria (equipamiento)

5- Facturación y tesorería

  • Control de la facturación
  • Cuentas por cobrar y pagar

6- Talento humano

  • Evaluación del desempeño
  • Incentivos y beneficios
  • Capacitación y formación
  • Clima organizacional y motivación
Para conocer detalles sobre estas 6 áreas, te invitamos a leer el siguiente artículo: ¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos…

¡Hacer las cosas bien!

Es claro que para hacer las cosas bien en el mundo empresarial, necesitamos formarnos y llevar a la práctica lo aprendido. Por otro lado, es de sabios sacar el máximo aprendizaje de cada fracaso o tropiezo.

A esto debemos agregar la necesidad de ciertas habilidades personales, como saber transmitir entusiasmo para organizar y motivar a los colaboradores. Lo que involucra competencias sociales.

Una pregunta que suelen hacer los emprendedores es: ¿es necesaria la formación académica “formal” para ser empresario? – La respuesta es, no necesariamente.

Son muchos los empresarios exitosos que no tienen formación académica “formal”. Pero, sin duda, desde la práctica se formaron para ejercer su oficio de empresario. Buscaron un ambiente de aprendizaje apropiado para tal fin.

Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)
Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)

En tal sentido, es importante tener claro que un aprendizaje de calidad también se logra en espacios informales. Eso sí, demanda mucho esfuerzo, trabajo autónomo y autoaprendizaje.

En todo caso, creemos que lo clave es el conocimiento y su aplicación en la realización del producto o servicio. Además de la habilidad para administrar y gestionar. Todo esto es posible con la práctica, basados en el esfuerzo y el trabajo sin parar.

También es necesario para el éxito, además, que el empresario gestione en forma práctica la calidad; y que la haga parte de la cultura organizacional. ¡Esto se puede – y debe – hacer desde el primer día!

Comentarios finales:

El funcionamiento de una empresa demanda del empresario, conocer y “saber hacer” 4 funciones:

  1. Planificar: tener una visión global de la empresa y su entorno; así como tomar decisiones oportunas.
  2. Organizar: lograr el mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles (tangibles e intangibles).
  3. Dirigir: crear y mantener un elevado nivel de comunicación con los colaboradores. También, crear un ambiente orientado al logro y a la rentabilidad de la empresa.
  4. Controlar: saber cuantificar el progreso realizado por el personal en cuanto a las metas establecidas.
Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)
Funcionamiento de una empresa “ideal” (caso mipymes)

Algunos puntos que resumen este artículo son:

  • En necesario desarrollar las áreas mientras se avanza por las etapas, con base en el foco, el control, la colaboración y la mejora continua.
  • Sin duda, el éxito de todo empresario depende del trabajo bien hecho. Temas básicos como ser ordenado con el dinero y la buena relación con sus clientes, son pilares.
  • Para dirigir una empresa en forma “óptima”, debemos tener objetivos claros y medibles.
  • Saber qué hacer en cada etapa puede ayudarte a reducir costes y evitar la pérdida del esfuerzo en actividades que no aportan valor en ese contexto.
  • Es necesario tener claridad sobre cómo se van conformando las áreas funcionales. Esto nos permite saber dónde invertir recursos y contratar colaboradores para delegar.
  • Tener una guía, como el índice IDEAL, es un punto importante para no perder de vista la eficiencia en el día a día.

Gracias por leernos. ¡Hasta la próxima entrega!

Más de Gestión general

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR