Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales.

. Oct 14, 2019.

Si te suena muy técnica la expresión “mejora continua”, ¡no te preocupes! Nuestro propósito, en esta entrega, es precisamente explicarla de una manera fácil de entender. Así que con seguridad, este artículo te permitirá apreciar lo esencial del concepto. ¡Bienvenidos(as)!

Como lo indica el título, hablaremos de la mejora continua en las mipymes (micro, pequeña y mediana empresa), en sus diferentes etapas y áreas funcionales. Y trataremos de responder a la pregunta ¿qué es mejora continua?, de manera sencilla, pero sin perder lo esencial.

Comencemos por distinguir 2 acciones principales que, como gestores o empresarios, hacemos en nuestra organización. Hablamos de gestionar y administrar. En términos sencillos, por gestionar y administrar podemos entender lo siguiente:

  • Primero, gestionar es tomar decisiones. Por ejemplo, decidir qué tareas delegar y qué perfil debe tener el personal que contrataremos para tal fin. Es claro que todos los días tomamos decisiones. Algunas son fáciles y otras difíciles. Según el caso, aplicamos procesos sencillos o complejos para lograr buenos resultados.
  • Segundo, administrar es realizar las tareas. Por ejemplo, registrar las facturas en la contabilidad y pagar a los proveedores. Son tareas de apoyo que hay que ejecutar para que la empresa funcione. De hecho, lo esperado es que estas sean delegadas en colaboradores con competencias para tal fin.

¡Tal vez no estés de acuerdo con tales definiciones; pero en el contexto de Gestionar Fácil tienen sentido! Lo que nos lleva a hablar de 2 modelos que probablemente ya conoces: (a) las etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito; y (b) las 12 áreas funcionales que suelen estar presentes en mipymes maduras. En los siguientes artículos encuentras detalles, por si no conoces estos modelos aún:

Mejora continua en las empresas

Otro concepto interesante, aparte de gestionar y administrar, es el de la empresa perfecta. En el artículo la empresa perfecta (el camino hacia la excelencia), se define como la que está organizada de tal manera que cada día incorpora mejoras en su funcionamiento.

Hablamos de que una empresa es perfecta cuando la mejora continua no es algo puntual, sino que forma parte de su cultura. Visto así, la perfección está asociada a una actitud: hacer las cosas mejor todos los días, de manera continua. Por lo tanto, no se trata de una empresa exenta de errores, sino con actitud proactiva, que aprende todos los días.

Gestionar Fácil.

Muchas referencias en la Web que nos hablan de mejora continua, nos llevan al concepto del círculo virtuoso de la calidad. Círculo también conocido como PDCA (del inglés plan-do-check-act), esto es: planificar, hacer, verificar y actuar:

La empresa perfecta. El camino hacia la excelencia
PDCA: camino hacia la excelencia.

Cuando un empresario alcanza la etapa «funcionamiento estable», dejando la administración en manos de otras personas, tiene más tiempo para la gestión. Es común que sea en este escenario cuando comience a inquietarse más por el funcionamiento de la empresa. Sobre lo que se hace bien y lo que no.

Esta preocupación es natural… La intensidad dependerá en gran parte de su formación y experiencia. Sabe que todo aquello que no se haga bien en el proceso o en el producto tendrá consecuencias negativas. Por ejemplo, en JM Sports, cada franela con defectos será mala imagen para la marca; representará un reclamo y, en algunos casos, muchos clientes menos.

Por tal motivo, afirmamos que la mejora continua no es una “moda”. Es una actitud que debemos aplicar en todo, inclusive en nuestra vida personal. En tal sentido, es claro que el éxito en el mundo de los negocios demanda su práctica diaria.

1. Etapas de las empresas

Como seguramente ya conoces, el modelo de las etapas por las que puede pasar una empresa nos señala que son 6. En la imagen se ilustran con claridad:

¿En qué fase del ciclo de vida está tu empresa?
¿En qué fase del ciclo de vida está tu empresa?

Para saber en qué etapa está una mipyme, las preguntas claves que utilizamos son:

  • ¿Estás sobreviviendo y aún no facturas? – Si respondes que sí, estás en la puesta en marcha.
  • ¿Has logrado facturar pero aún no puedes contratar para delegar la administración? – Si respondes que sí, estás en funcionamiento regular.
  • ¿Facturas, puedes contratar colaboradores y delegar? – Si respondes que sí, estás en funcionamiento estable.
  • ¿Estás utilizando herramientas de gestión para mejorar día a día? – Si respondes que sí, estás en la etapa de funcionamiento óptimo.

Observe que mientras estamos en la etapa de la idea o en la puesta en marcha, hablamos de emprendimiento y de emprendedor. A partir de funcionamiento regular hablamos de empresa y empresario.

Gestionar Fácil.

2. Áreas funcionales y la mejora continua

Las áreas funcionales de una empresa se conciben para agrupar tareas y actividades por tipo, lo que da lugar a ciertas “especializaciones” en la organización.

Por ejemplo, hay actividades de ventas, de control financiero; actividades de mantenimiento de equipos y maquinaria; las hay relacionadas con pago de tributos, captación de talento humano, etcétera. Cada uno de estos grupos de actividades demanda conocimientos específicos para su buena ejecución. ¡Nada de esto te es desconocido!

En las empresas hay departamentos o unidades, que apuntan a esta organización por áreas funcionales. De igual manera, si una empresa utiliza el enfoque de procesos, también identifica áreas, en las que unas serán “fuente de información o creará subproductos” para otras. En este sentido, 2 preguntas clave son las siguientes:

  • ¿Cuándo aparecen las áreas en las diferentes etapas de una empresa?
  • ¿Cómo se desarrollan las áreas mientras la organización avanza?
Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales
Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales.

Las áreas funcionales se mejoran continuamente en las diferentes etapas:

Todas las áreas funcionales de una empresa son susceptibles de mejora continua, mientras avanza por las etapas. Como ejemplo, tomemos el caso del área de talento humano. Es decir, el caso del área que atiende todos los aspectos relacionados con los colaboradores formales de la empresa.

Las actividades del área de talento humano se pueden clasificar en varias subáreas:

  • Captación. Implica la selección y evaluación de nuevos trabajadores o colaboradores.
  • Evaluación del desempeño. En empresas con funcionamiento óptimo, los colaboradores son evaluados periódicamente, siguiendo una metodología conocida por todos.
  • Políticas de gestión del talento humano. Las empresas en funcionamiento estable tienen políticas para la captación y el desarrollo del talento humano.
  • Incentivos y beneficios. Es común, inclusive en funcionamiento regular, que las empresas apliquen un sistema de incentivos y beneficios, más allá del pago de un sueldo. Es clave para mantener el foco y minimizar la rotación.
  • Capacitación y formación. Las empresas buscan a través de la capacitación, que el personal haga mejor sus tareas e incorpore buenas prácticas. Por ello manejan programas de capacitación en función de las necesidades de la pyme y del perfil de cada colaborador.
  • Clima organizacional y motivación. El cumplimiento de metas y la eficiencia depende de un buen clima laboral y de la motivación. Es importante lograr que los colaboradores se identifiquen con la empresa, que estén satisfechos. Así se evita, además, altas tasas de rotación.
  • Seguridad social y otras obligaciones de ley.
Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales.
Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales.

Para ilustrar cuándo aparecen estas áreas en una empresa, utilizaremos la historia de JM Sports, dedicada a la fábrica y venta de franelas con diseños originales.

Área de talento humano en JM Sports:

Recordemos que JM Sports contrató personal formalmente a partir de la etapa de funcionamiento estable, tal como se comentó en el artículo: Las etapas de una empresa. Casos de éxito: Franelas JM.

Las subáreas que involucró JM Sports en la etapa de funcionamiento estable fueron solamente:

  1. Captación de talento.
  2. Incentivos y beneficios (incluye el pago de la nómina).
  3. Seguridad social y obligaciones de ley.

La captación de personal la realizaba su propietario Juan Méndez. Las restantes actividades las asumió la administradora de la empresa.

Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales
Área de talento humano en JM Sports (funcionamiento estable).

En la actualidad, JM Sports fabrica no solo franelas. Incluyó otros tipos de productos, tal como lo había soñado Juan Méndez, su fundador. Algunos productos adicionales fueron: uniformes deportivos, chaquetas y bolsos.

Para alcanzar este nivel de producción en JM Sports, mejoraron la fábrica en cuanto a espacio, equipamiento, flujo de tareas y personal (área de producción y operaciones). También, se desarrollaron aún más otras áreas, como mercadeo y ventas, finanzas y gestión de la información.

Todo esto trajo consigo que el área de talento humano también creciera y mejorara. Esto fue una “demanda natural” de la organización. La empresa había entrado en un proceso de mejora continua, gracias al empeño y la disciplina de Juan. Por ello, JM Sports alcanzó en 3 años la etapa de funcionamiento óptimo. ¡Un récord!

¿Qué pasó con el área de talento humano?:

En funcionamiento óptimo, JM Sports había desarrollado el área de talento humano de manera completa. En este aspecto particular, era una “empresa perfecta”. Es decir, con personal especializado en gestión del recurso humano, Juan logró que el área mejorara de manera continua. Realizaron cambios para hacer las cosas cada vez mejor.

Por supuesto, esta mejora vino acompañada de herramientas de gestión, como un módulo dentro del ERP de la empresa, para procesar información y obtener los datos para los indicadores implementados en materia de talento humano.

Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales
Área de talento humano en JM Sports (funcionamiento óptimo).

Al comparar el desarrollo de las subáreas para JM Sports, estando en funcionamiento estable y luego en funcionamiento óptimo, se observa cómo las subáreas evolucionaron y mejoraron sus capacidades mientras avanzaba por las etapas. Y esto es lo que ocurre cuando existe una cultura de mejora continua.

Por ello, la mejora continua en las mipymes es un tema relevante para quienes aspiran llegar a la etapa de expansión o traspaso. Solo así, los cambios y el nivel de madurez alcanzado en las diferentes áreas será permanente, sin altibajos y caídas en el desempeño. Inclusive, cuando se dé la inevitable rotación de personal.

«No hay secretos para el éxito. Este se alcanza preparándose y aprendiendo del fracaso”.

Colin Powell

¿Qué aprendimos en este artículo?

  • Las áreas funcionales se desarrollan a través de las etapas por las que pasa una empresa. Según el tipo de mipyme y las competencias del empresario, un área puede comenzar a desarrollarse desde la puesta en marcha. Un ejemplo es el caso de mercadeo y ventas para JM Sports.
  • El desarrollo de las áreas depende de la actitud de la gente. En este sentido, lograr una cultura de mejora continua es clave, pues garantiza llegar a tener una “empresa perfecta”.
  • Si el desarrollo de las áreas depende solo del personal y no de una cultura de mejora continua, se producirán “caídas” en el buen desempeño. Sobre todo, cuando se da la inevitable rotación de personal. Por ello la importancia de que la mejora continua sea parte de la gente y de la organización.
  • La mejora continua es hacer las cosas todos los días bien, con actitud proactiva para probar, evaluar y corregir. Aplicar con agilidad el círculo «planificar-hacer-verificar-actuar» nos dará nuevas capacidades en lo individual y como organización. ¡Debe ser parte de la cultura empresarial!

Hasta aquí este artículo sobre la mejora continua en las empresas. Esperamos que lo comentado te haga reflexionar y te motive a dar pasos para alcanzar una “empresa perfecta”. ¡Un paso a la vez, en muchos casos, es suficiente!

¡Muchas gracias por leernos! No se pierdan la próxima entrega.

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