En esta entrega resumimos parte del material compartido en diversos artículos de este blog. Y lo haremos tomando como base las áreas funcionales de la empresa en la etapa de funcionamiento regular. Es un artículo para, en lo posible, ordenar ideas. ¡!– /wp:paragraph –>
Las preguntas que te podrás estar haciendo, si no has visto algunos artículos previos, son: qué entendemos por áreas funcionales y qué implica una empresa en la etapa “funcionamiento regular”.
En realidad, es algo sencillo. Pero sobre lo que muchos empresarios y gestores no reflexionan. En tal sentido, este es un material que te puede resultar de mucha utilidad. Y si ya has leído sobre estos temas, pues aquí intentamos un resumen para “ordenar las ideas”.
Así que en los próximos minutos aprenderemos un poco más sobre gestión. Y de manera particular, sobre cómo hacer que la gestión sea una actividad más fácil. Esto, apoyándonos en la identificación de las áreas funcionales de la empresa y las etapas por las que pasa, en su camino del éxito.
Áreas funcionales de la empresa
Una definición para entender qué son las áreas funcionales es la siguiente:
Tareas y actividades de la misma naturaleza, que se agrupan para optimizar el esfuerzo y los resultados. Cada área tiene sus propios objetivos. Algunas son verticales o especializadas.
En la literatura sobre administración de empresas, nos señalan 5 áreas funcionales presentes en todo tipo de organización empresarial: dirección, administración, mercadeo y ventas, producción, contabilidad y finanzas.
Cada una de estas áreas se desarrolla en la medida en que una empresa pasa por las etapas. En nuestro caso, consideramos que hay 6 etapas posibles:
A partir de la etapa funcionamiento regular, en una empresa se hacen presentes – en alguna medida – las 5 áreas funcionales, aun cuando el empresario esté administrando y gestionando sin apoyo. En tal caso, cumple varios roles: dirige, administra, vende, factura, compra materia prima, etc.
Por supuesto, todo depende del tipo de empresa y de la formación de los empresarios. Observe que una fábrica de tamaño medio desarrollará áreas diferentes a una empresa de servicios profesionales. Sin embargo, en ambas estarán presentes las áreas comentadas.
5 áreas funcionales típicas:
- Dirección: lleva el timón de la empresa, establece los objetivos y la dirige hacia ellos. Por ser la que dirige la orquesta, controla todas las áreas que se desarrollen en la empresa.
- Administración: hace posible el funcionamiento de la empresa. Es responsable de las contrataciones de servicios, compras, manejo de inventarios, pagos al personal, etc. Al principio, este rol lo cumple el empresario.
- Área de ventas: orientada al “exterior”. En esta se plantean las estrategias que la empresa aplicará en el área del marketing; los mercados donde la empresa opera, los segmentos de clientes, el ciclo de vida de los productos/servicios, diseño de nuevos productos, etc.
- Área de producción: es el área donde se lleva a cabo la producción de los bienes o servicios que la empresa comercializa. Abarca por ejemplo, la gestión de proveedores y de inventarios, entre otras actividades.
- Contabilidad y finanzas: área reglamentaria, ya que es obligatorio tener un registro contable. Además del control de todos los movimientos de dinero, tanto dentro como fuera de la empresa.
Modelo según nuestra perspectiva
En nuestro caso, hemos hablado de un modelo de 12 áreas funcionales. Pero claro está, no se trata de que en una empresa apenas comenzando, deban estar presentes las 12 áreas. ¡Es imposible!
Nos referimos a las 12 áreas que podrían estar presentes (situación ideal) en una empresa en funcionamiento óptimo o en expansión. Es decir, en una empresa que esté en búsqueda de nuevos mercados o creando nuevas empresas, para lo que necesita, por ejemplo, áreas como la gestión de la innovación.
¿Qué tiempo lleva alcanzar la última etapa? – No hay fórmula para predecirlo. Cada empresa es única y lleva su propio ritmo.
Un ejemplo del desarrollo de áreas funcionales lo vemos en el caso de la fábrica y venta de franelas, JM Sports. Aquí puedes observar cómo fue el desarrollo de cada área (este porcentaje se obtuvo con un diagnóstico realizado, comparando por área, el “estado actual” versus el “ideal”).
Hablamos de las áreas que fueron iniciadas por el empresario en la etapa funcionamiento regular. Y que aumentaron su capacidad en función del esfuerzo del equipo, alcanzando los niveles aproximados que muestra la imagen.
Aumentar la capacidad no es otra cosa que mejorar. Por lo tanto, el área realiza sus tareas cada vez con más calidad. Esto implica, además, que los resultados son predecibles y que los indicadores se mantienen o mejoran.
Aquí otro ejemplo de cómo en una empresa pueden avanzar las áreas. En este caso, para una empresa en funcionamiento estable: Músik con K (dedicada a la venta de instrumentos musicales y a la formación de niños).
¿Cuándo decimos que un área tiene poca capacidad?
Decimos que un área tiene poca capacidad cuando, por ejemplo, en ciertos períodos cumple sus metas y en otros no. Es decir que la calidad de su actividad y de sus resultados, no son constantes. Sino que varían por diversas causas, que en muchos casos, son desconocidas.
Es común que esto ocurra cuando colaboradores claves se marchan e ingresa personal sin experiencia. En tal caso, pueden presentarse variaciones en la calidad de los resultados.
Hay ocasiones en que esto es inevitable. En otras, si existe una cultura apropiada, se minimizará el impacto por la presencia de nuevo personal. Los resultados se mantendrán en un rango aceptable para la empresa.
Empresa en funcionamiento regular
Los tipos de empresas que consideramos aquí son 4. Y claro está, el desarrollo de las áreas funcionales de la empresa será diferente, según su contexto.
- Empresas de fabricación.
- Empresas de distribución.
- Comercios o venta a particulares.
- Servicios profesionales y consultoras.
Lo típico es que una empresa en funcionamiento regular atienda, del total de las 12 áreas, al menos las siguientes: Dirección estratégica, Mercadeo y ventas, Producción y operaciones, Contabilidad y finanzas, y Talento humano.
Te preguntarás, ¿qué implica cada una de estas áreas? – Para no desviar la atención del propósito del artículo, en otro momento pueden revisar el siguiente documento en formato pdf: Área funcionales y subáreas involucradas (ejemplo).
Por supuesto, cada empresa es única y tiene su propia organización formal e informal, que señala el camino a seguir y las áreas a desarrollar. La habilidad del empresario es un elemento clave en este sentido.
En el caso de empresas de servicios profesionales y consultoras, otras áreas deben ser desarrolladas desde las primeras etapas. Por ejemplo, el área gestión de la información, como en el caso de la consultora Geosama.
En la gestión de pymes, ¿qué puedes hacer para mejorar?
La gestión de pymes demanda atender necesidades específicas en cada etapa. El empresario que deseé avanzar, debe enfocarse en aspectos claves de la etapa en que se encuentre la empresa.
Entonces, lo primero es saber en qué etapa está. Luego, las áreas funcionales que debes desarrollar para mejorar la organización.
Pregunta: estando en la puesta en marcha, etapa en la que aún no facturas pero sí tienes gastos que cubrir, ¿te enfocarías en diseñar un sistema de evaluación del desempeño de los colaboradores?
Es un tema clave, pero para otra etapa. Por ejemplo, para la etapa de funcionamiento estable u óptimo. De hecho, es un aspecto a desarrollar dentro del área “talento humano”. Dedicar tiempo a tal actividad sin ni siquiera tener clientes y personal, sería un sin sentido.
Aquí te dejo un artículo sobre talento humano, que te puede ilustrar qué y cómo desarrollar esa área en funcionamiento regular: Talento humano, área clave en empresas exitosas.
Entonces, una respuesta a la pregunta planteada – ¿qué puedes hacer para mejorar? – es enfocarte en lo importante. Así, podrás optimizar el tiempo y los recursos disponibles para ir mejorando las áreas y superar las etapas. Para cada área puedes diseñar planes de acción.
Una empresa que haya alcanzado el funcionamiento óptimo, siempre tendrá oportunidad para mejorar. Por tanto, la pregunta es válida estando en cualquiera de las etapas.
De hecho, el cambio del contexto o del ambiente en que desarrollan las actividades y las amenazas que surgen continuamente, hace que siempre se deba vigilar la pertinencia y sustentabilidad de la empresa.
Ordenando las ideas:
Para visualizar qué mejorar en una empresa, estando en la etapa de funcionamiento regular, debemos distinguir:
El contexto de la empresa, según su tipo y tamaño:
- Tipo: empresas de fabricación, empresas de distribución, comercios o venta a particulares y servicios profesionales o consultoras
- Tamaño: micro, pequeña, mediana y gran empresa.
Áreas funcionales claves que requieren desarrollo:
- Es decir, que deben aumentar su capacidad para mejorar la facturación y alcanzar más clientes.
- Áreas típicas: dirección estratégica, mercadeo y ventas, producción y operaciones, finanzas, talento humano.
Áreas funcionales sugeridas para preparar el camino y avanzar a la etapa funcionamiento estable:
- Todas las demás áreas, según el caso. Por ejemplo, una empresa de base tecnológica probablemente necesite desarrollar el área de gestión de la innovación para crear productos competitivos.
Herramientas de gestión requeridas:
- En el caso de la etapa funcionamiento regular, una de las áreas que puede demandar herramientas de gestión es “mercadeo y ventas”. En el ejemplo de Geosama, ¡la herramienta de gestión fue incorporada desde la puesta en marcha!
Por otra parte, recuerde que el propósito es gestionar de manera “fácil”. Pero fácil no significa que no haya esfuerzo, dedicación y pasión…
Gestionar Fácil es tomar decisiones enfocándose en lo importante, según la etapa en que se encuentre la empresa. La experiencia nos dice que el empresario no puede perderse en aspectos que, siendo relevantes, deben ser atendidos en las siguientes etapas por las que pasará la empresa, en su camino al éxito.
¡Muchas gracias por leernos!
Muy claro y sencillo para principiantes como yo.
Gracias, saludos
Gracias por leernos Alfredo