Área producción y operaciones en una mipyme

. Mar 25, 2019.

El área producción y operaciones tiene un propósito “último”: atender las necesidades de los clientes de la manera más eficiente y menos costosa posible. Siempre, dentro de unos ciertos estándares de calidad.

Para lograr tal propósito, el empresario y su equipo deben decidir el plan de producción, tomando en cuenta las previsiones de ventas. Lo que supone adecuar la capacidad de producción (limitada por maquinaria, materias primas y talento humano) para satisfacer la demanda de los clientes.

Este artículo forma parte de una serie dedicada a las áreas en una “empresa ideal”. Con esto buscamos responder a la pregunta, ¿cuáles son las áreas funcionales que permiten alcanzar y mantener el éxito? Es un tema importante tanto para emprendedores como para empresarios mipymes:

  • Si eres emprendedor, esta serie te permitirá visualizar la organización temprana de una empresa. Así podrás avanzar con más claridad al iniciar actividades.
  • Y en el caso de que tengas una empresa, sin importar la etapa en que se encuentre, te permitirá realizar un diagnóstico a las áreas. Con ello, podrás mejorar tu enfoque en la organización.
Área producción y operaciones en una mipyme. Diagnóstico
Área producción y operaciones en una mipyme

Ahora bien, si es cierto que no es necesario abordar los artículos previos para realizar esta lectura, te recomendamos dar un vistazo a los mismos:

Área producción y operaciones en una mipyme

Recordemos cuáles son las áreas en una “empresa ideal”. De acuerdo con nuestra experiencia, hay 6 áreas que deben desarrollarse en una fase temprana.

Nos referimos a una empresa que quiere mantener su ritmo de crecimiento y competitividad. Y que necesita tener capacidad de respuesta frente a los retos del entorno. Estas áreas funcionales son:

  • Nivel estratégico: Dirección.
  • Nivel de procesos: Ventas y marketing; Producción y operaciones.
  • Nivel de apoyo: Administración, Facturación y tesorería, Talento humano.

Está claro que este artículo se centra en el área producción y operaciones. Una de las funciones clave en toda organización empresarial.

Grosso modo, producción y operaciones debe atender al menos los 4 siguientes aspectos:

  1. Gestión de los proveedores de materia prima y servicios.
  2. Planificación de la producción según la demanda y la capacidad disponible.
  3. Manejo de inventarios de insumos, materia prima y productos terminados.
  4. Gestión del nivel tecnológico de los equipos y de la maquinaria.
Área producción y operaciones en una mipyme
Área producción y operaciones en una mipyme

¡Cada empresa es única!

Imagine que tienes una empresa que fabrica prendas de vestir para ventas al mayor, según pedidos de clientes (relación B2B). ¿Cómo sería en este caso el funcionamiento del área producción y operaciones? ¿Y la planificación de la producción?

Ahora imagine que tienes una posada con 15 habitaciones. En este caso, prestas un servicio que se produce y consume al mismo tiempo. ¿Cómo sería el funcionamiento del área producción y operaciones? ¿Y la planificación del servicio?

Estos 2 ejemplos nos permiten pensar sobre la diferencia en “producción y operaciones”, que hay en ambos casos. Pero si lo ves bien, inclusive dentro del mismo sector, cada empresa tendrá particularidades. Con seguridad, si tomas 2 posadas o 2 fábricas de prendas de vestir, notarás diferencias importantes.

Por ejemplo, en cada una el “plan de producción” será diferente y tendrá reglas de negocio particulares. Y si consideras los 4 aspectos señalados, en todos encontrarás que cada empresa es única.

Diagnóstico del área producción y operaciones

Analizar el área producción y operaciones implica muchos elementos. Algunos de estos son:

  • la infraestructura, las instalaciones y el equipamiento,
  • los requerimientos técnicos de los productos y características de los servicios,
  • el proceso productivo y de prestación del servicio,
  • los costes, planes y programas de producción,
  • las políticas de mantenimiento, seguridad y prevención laboral.

Sin embargo, parte de los mismos son atendidos por otras áreas funcionales. Por ejemplo, el análisis de costes o la seguridad y prevención laboral.

Por tal razón, aquí nos centramos en los 4 aspectos indicados (proveedores, planificación de la producción, inventarios y nivel tecnológico) que dan lugar a procesos que deben ser continuamente mejorados.

Veremos con más detalle cada uno, en cuanto a: (a) lo esperado, (b) preguntas para un diagnóstico y, (c) lo que suele ocurrir en mipymes.

1. Gestión de los proveedores

La gestión de proveedores es un proceso de negocio que permite seleccionar de manera adecuada a los proveedores de productos y servicios. Implica, además, negociar los mejores precios de los bienes y servicios que se adquieren.

¿Qué se espera en una mipyme “ideal”?:

  1. El empresario aplica criterios de selección de proveedores.
  2. Existe más de un proveedor para cada insumo clave.
  3. Se aplican criterios de calidad para el producto o servicio recibido.
  4. Se evalúa al proveedor y se tiene información de la confiabilidad en la entrega.

Con respecto a estas 4 declaraciones, ¿cómo evaluarías a tu empresa?

Área producción y operaciones en una mipyme. Diagnóstico
Diagnosticar las áreas es “escuchar y observar”… También, responder preguntas

Para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes específicas:

  • ¿Cuántos son los proveedores disponibles? ¿Qué criterio de selección utilizas? ¿Cómo los seleccionas?
  • Para cada insumo importante, ¿cuántos proveedores tienes?
  • ¿Te dan facilidades de pago? ¿Qué condiciones de venta te ofrecen?
  • ¿Cuál es la antigüedad de sus proveedores?
  • ¿Has tenido problemas de abastecimiento?
  • ¿Qué control realizas a los lotes de compra y cómo es el tipo de garantía que ofrecen?
  • ¿Quién es el responsable de recibir los materiales de los proveedores?
  • ¿Cómo se registran y gestionan las incidencias?

La realidad en muchas mipymes:

La realidad en muchas mipymes es que el empresario y su equipo no tienen claros los criterios de selección de proveedores. Y si bien pueden tener excelentes aliados, no necesariamente evalúan y aplican criterios de selección.

¿Qué ocurre cuando, por ejemplo, el proveedor de un insumo clave no cumple con la entrega y no tienes uno alternativo?

Para entregar un producto o servicio de calidad, necesitas, entre otros elementos, insumos de calidad. El empresario debe seleccionar y evaluar, periódicamente, a sus proveedores, con base en criterios como la calidad, el precio y la confiabilidad en la entrega.

2. Plan de la producción

El plan de producción tiene como objetivo describir el proceso fabricación del producto o de la prestación del servicio. Considera las capacidades en función del recurso humano, los recursos materiales y los tecnológicos, necesarios para el funcionamiento de las operaciones.

¿Qué se espera en una mipyme “ideal”?:

  1. La mipyme cuenta con una programación de la producción.
  2. Se tiene estimada o se cuenta con un pronóstico de la demanda.
  3. El empresario fija las metas de ventas, para períodos específicos.

Con respecto a estas 3 declaraciones, ¿cómo evaluarías a tu empresa?

Producción y operaciones en una mipyme (diagnóstico)
Producción y operaciones en una mipyme (diagnóstico)

Para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes específicas:

  • ¿Qué tipo de pronósticos de demanda realiza la empresa?
  • ¿Cómo se utilizan los pronósticos para la planificación de la producción?
  • ¿Cuáles son las metas de ventas?
  • ¿Cómo adecúa el plan de producción si hubiera que atender un pedido importante?
  • ¿Cómo se distribuyen los recursos? ¿Quién es el responsable?
  • ¿Cómo realiza el control industrial, tanto de registros de flujo de materiales, control de calidad, tiempos operativos de producción y productividad?
  • ¿Qué procedimientos se utilizan? ¿Qué variables se consideran?
  • ¿Quién es el responsable de todo el proceso? ¿Cómo registra y gestiona las incidencias?

La realidad en muchas mipymes:

La realidad en muchas mipymes es que el empresario y su equipo no gestionan la información para programar la producción del bien o servicio.

En muchos casos, la planificación es empírica, sobre la base de la experiencia. Pero no toma en cuenta variables que pueden ser clave para mantener un inventario óptimo.

Mientras más temprano se atienda la planificación de la producción, más probabilidades de éxito tendrá la mipyme. Esto es así, porque la producción del bien o servicio tiene impacto en muchas otras áreas de la empresa. Un ejemplo: impacto en el flujo de caja.

3. Manejo de inventarios

¿Qué se espera en una mipyme “ideal”?:

  1. La empresa realiza un control estricto de calidad de las materias primas recibidas.
  2. La empresa dispone de un inventario sistematizado de materias primas y productos, sujeto a un programa de compra en función de la producción.
  3. Las materias primas y los productos terminados son almacenados considerando sus características físicas y químicas. Se apoya en un sistema que garantiza una adecuada rotación, uso y control.
  4. En forma periódica se revisa el inventario físico y se contrasta con el llevado en el sistema automatizado. Se hacen las correcciones analizando las posibles razones en las diferencias.

Con respecto a estas 4 declaraciones de lo esperado en una mipyme, ¿cómo evaluarías a tu empresa?

¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?
¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

Para un diagnóstico rápido puedes responder a las siguientes interrogantes específicas:

  • ¿Cuál es el procedimiento en la recepción de la materia prima? ¿Qué medidas se toman si la mercancía es defectuosa? ¿De qué manera se realizan las adquisiciones?
  • ¿Cómo se registran las existencias de materia prima y productos? ¿Cómo se incorpora la demanda de productos en las decisiones de compra?
  • ¿Qué sistema de almacenamiento y despacho se utiliza? (por ejemplo LIFO, FIFO) ¿Cuáles son las pérdidas que se producen por mal manejo de inventarios?
  • ¿Cómo verificas que lo que indica el sistema refleja lo que realmente existe? ¿Qué tipo de controles se han establecido para el manejo de inventarios?

La realidad en muchas mipymes:

La realidad es que el empresario no tiene un control estricto del inventario. Tampoco, estándares de almacenamiento, necesarios en el caso en que el tipo de materia prima o producto lo requiera.

Además, la experiencia nos dice que en muchos casos el control del inventario es empírico. Situación que conlleva a sorpresas desagradables.

Por esta razón, los empresarios con experiencia ponen en práctica mecanismos de control de insumo, materia prima y productos, desde la puesta en marcha de la mipyme. Es una de las actividades esenciales en el área producción y operaciones.

4. Nivel tecnológico de equipos/maquinaria

En este punto, ¿qué se espera en una mipyme “ideal”?:

  1. La empresa dispone de máquinas y equipos de tecnología de última generación, funcional y operativa.
  2. Existe un plan estratégico de inversión para adquirir nuevas máquinas, relacionado con el aumento y calidad de producción.
  3. Están disponibles los manuales de los equipos. La empresa cuenta con un registro histórico de mantenimiento y reparación para cada equipo o máquina.
  4. Existe un plan de mantenimiento preventivo con una calendarización anual de entradas a reparación por equipo, controlándose la efectividad del mantenimiento.
  5. Se realiza mantenimientos en períodos de menor producción. La tasa de falla no incide sobre la planificación de producción y no afecta el cumplimiento de plazos de entrega de pedidos.

Con respecto a estas 5 declaraciones de lo esperado en una mipyme, ¿cómo evaluarías a tu empresa?

Las preguntas que puedes hacerte en este aspecto, las puedes formular a partir de las declaraciones indicadas. Por ejemplo: ¿existe un plan de mantenimiento preventivo para los equipos y la maquinaria, según sus características?

La realidad en muchas mipymes:

La realidad es que el empresario y su equipo no gestionan el nivel tecnológico de los equipos y de la maquinaria. No aplican planes de mantenimiento preventivo, para evitar tiempo ocioso por fallas en equipos.

Área producción y operaciones en una mipyme. Diagnóstico
Área producción y operaciones en una mipyme

Para que el área producción y operaciones cumpla con su propósito, debes dedicar esfuerzo sistemático a mantener y mejorar el nivel “tecnológico” de los equipos y de la maquinaria.

También es clave estar atento a nuevas tecnologías que mejoren la producción del bien o servicio. Esto depende, claro está, de la naturaleza y del sector al que pertenezca la empresa.

Comentarios finales: área producción y operaciones

Una empresa ideal no es una empresa perfecta. Nos referimos a una empresa ideal como aquella en la que el empresario y su equipo buscan hacer las cosas bien. Y para esto, deben tener referencias. O mejor, estándares de lo que se espera que ocurra en las áreas funcionales.

Cuando la empresa apenas se pone en marcha y comienza a facturar, el empresario no tiene tiempo para atender la mejora. Sin embargo, al tener a la vista cómo debe ser la organización de actividades, ¿acaso no puede ir creando las áreas cumpliendo con estándares mínimos? ¡Creemos que sí!

En tal sentido, este y los artículos referidos, te permiten tener una vista práctica de lo esperado y, con base en las preguntas, disponer de una autodiagnóstico rápido.

En breve, más sobre las áreas y el funcionamiento de una empresa “ideal”. Hasta pronto.

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