Diagnóstico rápido para mipymes. Áreas claves

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Muchos empresarios mipymes suelen actuar “apagando incendios”. ¿Conoces algunos? La sensación que tienen es que los problemas se están resolviendo. Pero, ¿es así realmente? La realidad es que a medida que pasa el tiempo, la “pila” de problemas sólo aumenta. Es por ello que la ejecución de un diagnóstico rápido, con cierta frecuencia, es clave para enfocar el esfuerzo en la solución de problemas.

Sin duda, estamos hablando de un tema que interesa a empresarios de todo tipo o empresarios mipyme.

Para aclarar más este punto, y por si no lo has leído, te recomendamos revisar el siguiente artículo: Empresarios mipyme. Diagnóstico de la empresa para mejorar.

Diagnóstico rápido para mipymes. Áreas claves
Diagnóstico rápido para mipymes. Áreas claves

En el artículo referido hablamos de que un diagnóstico rápido nos lleva a tener diferentes resultados, según el enfoque que se le dé. Uno de ellos es conocer cómo está la empresa a un “nivel global”.

Por ejemplo, podemos reducir a 3 resultados posibles la situación de la empresa:

  1. Que la organización de actividades sea un caos.
  2. Que la situación de la organización sea regular.
  3. O que la organización tenga una situación buena, bajo control.

En cualquier caso, el resultado de un diagnóstico rápido dará lugar a acciones por parte del empresario y su equipo… Porque de otra forma no tendría sentido realizarlo, ¿cierto?

Diagnóstico rápido para mipymes

Para aclarar lo señalado, el diagnóstico empresarial puede ser tomado como una metodología de evaluación de empresas.

En tal sentido, es claro que con una comprensión de la organización es posible resolver problemas de manera práctica. Pero sobre todo, nos ayuda a poner el foco en lo que realmente importa, sin gastar esfuerzo en ítems poco relevantes.

Sin embargo, antes de describir las áreas que involucra un diagnóstico rápido, queremos insistir en dar respuesta a una pregunta que te estarás haciendo: ¿esta herramienta realmente me ayudará?

Los diagnósticos son herramientas necesarias para mejorar continuamente
Los diagnósticos son herramientas necesarias para mejorar continuamente
Un punto importante que debes tener en cuenta es que existen diversos tipos de diagnóstico. En nuestro caso, hablamos de un diagnóstico rápido de la organización. Que es diferente a un diagnóstico integral, por ejemplo. También existen los diagnósticos específicos, como los financieros.

Beneficios de un diagnóstico rápido

A continuación señalamos los 4 beneficios de un diagnóstico rápido para todo tipo de empresa (fabricación, distribución, ventas al menor o servicios):

  • Primero, un diagnóstico rápido nos permite entender cuáles áreas son más importantes para el negocio. Aunque parezca extraño, no todo empresario mipyme se da cuenta de eso. En tal sentido, conocer las áreas clave nos permite enfocar el esfuerzo para agregar valor.
  • Segundo, nos permite contrastar su desempeño actual con su desempeño mínimo recomendado y con el mínimo deseado. ¿Qué es lo ideal? Pues lo ideal es que estemos siempre por encima de ambos. Pero debemos entender que cada uno de estos niveles puede dirigir a lo que necesita mayor atención (foco) y lo que puede esperar un poco más.
  • Tercero, nos facilita descubrir el grado de madurez de la empresa. Esto es, el nivel de capacidad de las áreas, que se traduce en la claridad que se tenga sobre las tareas (qué, cómo, quién, cuándo, con qué recursos). Debemos entender si estamos en un nivel “muy aficionado” o si ya estamos lo suficiente “maduros” para buscar nuevos objetivos.
  • Y por último, un diagnóstico rápido nos abre los ojos sobre lo que necesitamos realizar y dónde. Es decir, conocer el desempeño general puede no ser suficiente. Pero con el diagnóstico es posible determinar dónde están los “errores” y lo que tu empresa está dejando de hacer para llegar a un nuevo nivel de gestión.
Diagnóstico rápido para mipymes. Áreas claves
Diagnóstico rápido para mipymes. Áreas claves

4 preguntas para comenzar a reflexionar

Con base en los 4 beneficios señalados, te dejo 4 preguntas para que reflexiones al respecto:

  1. ¿Reconoces las áreas clave de tu empresa?
  2. ¿Tienes claro el desempeño mínimo recomendado y el mínimo deseado?
  3. ¿Tienes claridad sobre el nivel de capacidad de tus áreas? Por ejemplo, si se marcha una persona, ¿todo continúa funcionando bien?
  4. ¿Reconoces dónde están los “errores” y lo que estás dejando de hacer para mejorar la gestión?

Sin duda, lo más probable es que tengas algunas respuestas, sobre todo si dedicas tiempo a la observación del desempeño de las áreas. Pero lo ideal es tener respuesta con base en evidencias, más que supuestos o corazonadas ¿cierto?

¿Qué analizamos en el diagnóstico propuesto?

Debemos aclarar que cuando se trata de un diagnóstico integral, el análisis dependerá en gran medida del tipo de mipyme.

Sin embargo, en nuestro caso, para un diagnóstico rápido, existen algunas áreas que necesitan ser analizadas. Estas áreas son:

  • Dirección estratégica
  • Administración
  • Producción y operaciones
  • Ventas y marketing
  • Facturación y tesorería
  • Talento humano

Lo más importante para los empresarios mipyme, que están recorriendo las primeras etapas, son estas 6 áreas funcionales. Así nos lo dice la experiencia, para la mayoría de los casos.

Para el diagnóstico utilizamos una estructura con preguntas, respuestas y un feedback estandarizado. De esta manera damos oportunidad al empresario y a su equipo, para que reflexionen una respuesta y contrasten la situación de la mipyme con lo esperado o el estándar correspondiente.

Diagnóstico rápido para mipymes. Áreas claves
Diagnóstico rápido para mipymes. Áreas claves

En fin, para conocer detalles sobre las áreas señaladas compartimos un artículo que te brindará información y te preparará para el diagnóstico rápido: Áreas funcionales en una empresa ideal.

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Preguntas por área funcional

Dirección estratégica:

  • ¿Tienes muy claro cuál es el modelo de negocio de tu empresa?
  • ¿Existen planes de acción para el cumplimiento de los objetivos?
  • ¿Existen prácticas para recopilar la información necesaria del entorno?

Administración:

  • ¿Tienes una estructura funcional clara para la organización de actividades y la delegación de tareas?
  • ¿Cuentas con mecanismos de gestión de la información y de la comunicación en la empresa?
  • ¿Aplicas prácticas para la gestión de la calidad de los procesos, productos y servicios? 
  • ¿Tienes métricas e indicadores para evaluar las áreas de la empresa y la relación con clientes?

Producción y operaciones:

  • ¿Tienes un proceso definido para la realización o comercialización del producto y/o del servicio?
  • ¿Aplicas un procedimiento para manejar las entradas y salidas de insumos y producto terminado? ¿Controlas los inventarios?
  • ¿Tienes criterios de selección y evaluación de proveedores?
  • ¿Controlas el nivel tecnológico de tu equipamiento (equipos, herramientas)? (Incluye programas de mantenimiento)

Ventas y marketing:

  • ¿Tienes un proceso definido para llevar y registrar las ventas?
  • ¿Aplicas criterios para segmentar e identificar a los principales clientes?
  • ¿Aplicas campañas para atraer prospectos y aumentar en clientes?
  • ¿Utilizas canales de distribución con un nivel importante de ventas?
  • Para la creación de nuevos productos, ¿aplicas un proceso con participación del equipo?

Facturación y tesorería:

  • ¿Tienes un registro eficiente para el control de la facturación de la empresa, según el modelo de venta?
  • ¿Realizas seguimiento de las cuentas por cobrar y tomas decisiones según el caso?

Talento humano:

  • ¿El personal tiene las competencias técnicas y sociales necesarias para su puesto de trabajo?
  • ¿Existe un sistema de incentivos y beneficios para el personal, medido de manera periódica?
  • ¿Hay programas de capacitación según las necesidades reales de la empresa y su equipo?
  • ¿Existe un mecanismo para mantener y mejorar el clima organizacional y la motivación del equipo?

Para aclarar más, cada una de estas preguntas tienen respuestas predeterminadas. Es decir, son preguntas cerradas, con lo que aseguramos un proceso de diagnóstico rápido.

Por lo tanto, es posible obtener un resultado global: situación de caos, situación regular o buena. Después de eso, podremos proponer planes de acción alternativos, de los que hablaremos en breve.

Diagnóstico rápido para mipymes. Áreas claves
Diagnóstico rápido para mipymes. Áreas claves?

Mientras tanto…

Mientras tanto, para continuar esta ruta, asumiendo que con las preguntas que compartimos puedes tener un autodiagnóstico, te dejamos enlaces a artículos, según cada situación:

  1. Si consideras una situación de caos, puedes ir a: Plan de reenfoque de áreas.
  2. Si consideras una situación regular, puedes ir a: Planes de mejora por áreas funcionales.
  3. Y si considera una situación controlada, puedes ir a: ¿Cómo mejorar la capacidad de las áreas…?

Gracias por leernos. Los esperamos en los siguientes artículos.

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