Diagnóstico rápido en áreas claves, para pymes

Muchos empresarios mipymes suelen actuar “apagando incendios”. Es muy probable que conozcas casos. En tal sentido, el propósito de esta entrega es darte elementos para que realices un diagnóstico rápido en tu organización.

El beneficio inmediato de conocer cómo realizar un diagnóstico rápido, es que obtendrás evidencia para pensar en rutas de acción concretas, para la mejora en áreas específicas. ¡Y lo harás tu mismo!

Cuando un empresario anda en el papel de “apaga fuegos”, la sensación que tiene es que los problemas se están resolviendo.

Pero, ¿es así realmente? ¿Se resuelven o… aparecen de nuevo?

La realidad es que en la medida en que pasa el tiempo, la “pila” de problemas suele aumentar. Crece a diario.

Es por ello que la ejecución de un diagnóstico rápido, con cierta frecuencia, es clave para reenfocar el esfuerzo en la solución definitiva de problemas.

Sin duda, estamos hablando de un tema que interesa a empresarios de todo tipo o empresarios “mipymes”.

Para aclarar más este punto, y por si no lo has leído, te recomendamos revisar el siguiente artículo: Empresarios mipyme (diagnóstico de la empresa para mejorar).

Diagnóstico rápido en áreas claves, para pymes.
Diagnóstico rápido en áreas claves, para pymes.

En el artículo referido hablamos de que un diagnóstico rápido nos lleva a tener diferentes resultados, según el enfoque que se le dé.

Uno de ellos es conocer cómo está la empresa a un “nivel global” o general. Por ejemplo, podemos reducir a 3 resultados posibles la situación de la empresa:

  • R1. Que la organización de actividades sea un caos.
  • R2. Que la situación de la organización sea regular.
  • R3. Que la organización tenga una situación buena, bajo control.

En cualquier caso, el resultado de un diagnóstico rápido dará lugar a acciones por parte del empresario y su equipo. Porque de otra forma, no tendría sentido realizarlo, ¿cierto?

Diagnóstico rápido para mipymes

Para aclarar lo señalado, el diagnóstico empresarial puede ser tomado como una metodología de evaluación de empresas.

En tal sentido, es claro que con una comprensión de la organización es posible resolver problemas de manera práctica.

Pero sobre todo, un diagnóstico nos ayuda a poner el foco en lo que realmente importa, sin gastar esfuerzo en ítems poco relevantes.

Sin embargo, antes de describir las áreas que involucra un diagnóstico rápido, queremos insistir en dar respuesta a una pregunta que te estarás haciendo:

¿Esta herramienta realmente me ayudará?

Los diagnósticos son herramientas necesarias para mejorar continuamente.
Los diagnósticos son herramientas necesarias para mejorar continuamente.

Un punto importante que debes tener en cuenta es que existen diversos tipos de diagnóstico.

En nuestro caso, hablamos de un diagnóstico rápido de la organización. Que es diferente a un diagnóstico integral, por ejemplo. También existen los diagnósticos específicos, como los financieros.

Beneficios de un diagnóstico rápido

A continuación señalamos los 4 beneficios de un diagnóstico rápido para todo tipo de empresa (fabricación, distribución, ventas al menor o servicios):

  • Primero, un diagnóstico rápido nos permite entender cuáles áreas son más importantes para el negocio. Aunque parezca extraño, no todo empresario se da cuenta de eso. En tal sentido, conocer las áreas clave nos permite enfocar el esfuerzo para agregar valor.
  • Segundo, nos permite contrastar su desempeño actual con su desempeño mínimo recomendado y con el mínimo deseado. ¿Qué es lo ideal? Pues lo ideal es que estemos siempre por encima de ambos. Pero debemos entender que cada uno de estos niveles puede dirigir a lo que necesita mayor atención (foco) y lo que puede esperar un poco más.
  • Tercero, nos facilita descubrir el grado de madurez de la empresa. Esto es, el nivel de capacidad de las áreas, que se traduce en la claridad que se tenga sobre las tareas (qué, cómo, quién, cuándo, con qué recursos). Debemos “saber” si estamos en un nivel “muy aficionado” o si ya estamos lo suficiente “maduros” para buscar nuevos objetivos.
  • Y por último, un diagnóstico rápido nos abre los ojos sobre lo que necesitamos realizar y dónde. Es decir, conocer el desempeño general puede no ser suficiente. Pero con el diagnóstico es posible determinar dónde están los “errores” y lo que tu empresa está dejando de hacer para llegar a un nuevo nivel de gestión.
La evaluación de las áreas de una pyme trae beneficios importantes...
Diagnóstico rápido en áreas claves, para pymes.

Cuatro (4) preguntas para empezar a reflexionar

Con base en los 4 beneficios señalados, te dejo 4 preguntas para que reflexiones al respecto:

  1. ¿Reconoces las áreas clave de tu empresa?
  2. ¿Tienes claro el desempeño mínimo recomendado y el mínimo deseado en cada una?
  3. ¿Tienes claridad sobre el nivel de capacidad de tus áreas? Por ejemplo, si se marcha una persona, ¿todo continúa funcionando bien?
  4. ¿Reconoces dónde están los “errores” y lo que estás dejando de hacer para mejorar la gestión?

Sin duda, lo más probable es que tengas algunas respuestas, sobre todo si dedicas tiempo a la observación del desempeño de las áreas.

Pero lo ideal es tener respuesta con base en evidencias, más que supuestos o “corazonadas”. ¿¡Estarás de acuerdo con esto!?

¿Qué analizamos en un diagnóstico rápido?

Debemos aclarar que cuando se trate de un diagnóstico integral, el análisis dependerá en gran medida del tipo de mipyme.

En el caso que nos ocupa, para un diagnóstico rápido, existen algunas áreas que necesitan ser analizadas. Estas áreas son las siguientes:

  1. Dirección estratégica.
  2. Administración.
  3. Producción y operaciones.
  4. Ventas y marketing.
  5. Facturación y tesorería.
  6. Talento humano.

Lo más importante para los empresarios mipyme con relación a la organización, que están recorriendo las primeras etapas con su empresa, son estas 6 áreas funcionales.

Así nos lo dice la experiencia, para la mayoría de los casos.

Un diagnóstico rápido lo podemos hacer con una estructura de preguntas, respuestas esperadas y un feedback estandarizado.

De esta manera, damos oportunidad al empresario y a su equipo para que reflexionen una respuesta y contrasten la situación de la mipyme con lo esperado o el estándar correspondiente.

Diagnóstico rápido en áreas claves, para pymes.
Diagnóstico rápido en áreas claves, para pymes.

En fin, para conocer detalles sobre las áreas señaladas compartimos un artículo que te preparará para el diagnóstico rápido: Áreas funcionales en una empresa ideal.

Preguntas “tipo” por área funcional

Dirección estratégica:

  • ¿Tienes muy claro cuál es el modelo de negocio de tu empresa?
  • ¿Existen planes de acción para el cumplimiento de los objetivos?
  • ¿Existen prácticas para recopilar la información necesaria del entorno?

Administración:

  • ¿Tienes una estructura funcional clara para la organización de actividades y la delegación de tareas?
  • ¿Cuentas con mecanismos de gestión de la información y de la comunicación en la empresa?
  • ¿Aplicas prácticas para la gestión de la calidad de los procesos, productos y servicios? 
  • ¿Tienes métricas e indicadores para evaluar las áreas de la empresa y la relación con clientes?

¡Aprende más!: Diagnóstico del área de administración de una pyme.

Producción y operaciones:

  • ¿Tienes un proceso definido para la realización o comercialización del producto y/o del servicio?
  • ¿Aplicas un procedimiento para manejar las entradas y salidas de insumos y producto terminado? ¿Controlas los inventarios?
  • ¿Tienes criterios de selección y evaluación de proveedores?
  • ¿Controlas el nivel tecnológico de tu equipamiento (equipos, herramientas)? (Incluye programas de mantenimiento)

Ventas y marketing:

  • ¿Tienes un proceso definido para llevar y registrar las ventas?
  • ¿Aplicas criterios para segmentar e identificar a los principales clientes?
  • ¿Aplicas campañas para atraer prospectos y aumentar en clientes?
  • ¿Utilizas canales de distribución con un nivel importante de ventas?
  • Para la creación de nuevos productos, ¿aplicas un proceso con participación del equipo?

Facturación y tesorería:

  • ¿Tienes un registro eficiente para el control de la facturación de la empresa, según el modelo de venta?
  • ¿Realizas seguimiento de las cuentas por cobrar y tomas decisiones según el caso?

Talento humano:

  • ¿El personal tiene las competencias técnicas y sociales necesarias para su puesto de trabajo?
  • ¿Existe un sistema de incentivos y beneficios para el personal, medido de manera periódica?
  • ¿Hay programas de capacitación según las necesidades reales de la empresa y su equipo?
  • ¿Existe un mecanismo para mantener y mejorar el clima laboral y la motivación del equipo?

Cada una de estas preguntas tienen respuestas en función de una escala o un número de opciones.

Por lo tanto, son preguntas cerradas, con lo que aseguramos un proceso de diagnóstico rápido.

De otro modo, sería necesario un análisis del discurso (de las respuestas), que implicaría un trabajo más extenso. Lo que no debe descartarse, si se tiene recursos para ello.

Por lo tanto, cuando tenemos respuestas cerradas, es posible “traducir” todo a un resultado global: situación de caos, situación regular o situación buena.

Diagnóstico rápido en áreas claves, para pymes.
Diagnóstico rápido en áreas claves, para pymes.

Después del diagnóstico, podremos proponer planes de acción alternativos, de los que hablaremos en breve.

Mientras tanto…

Mientras tanto, para continuar esta ruta, asumiendo que con las preguntas que compartimos puedes tener un autodiagnóstico, te dejamos enlaces a artículos, según cada situación:

Muchas gracias por leernos.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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