Estructura organizacional: ¿Por qué debo mejorarla?

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En el artículo anterior abordamos un tema clave para las empresas y sus gestores. Nos referimos a la existencia de una organización formal y una informal, que coexisten en todo tipo de empresa. En esta entrega te hablaremos del caso particular de la organización formal. Un tema esencial para el éxito, que se basa en la estructura organizacional. ¡Bienvenidos(as)!

En tal sentido, al finalizar esta lectura queremos que tengas respuestas con buenos argumentos, para la pregunta planteada en el título del artículo: ¿Por qué debo mejorar la estructura organizacional de mi pyme? Además de tener claridad sobre los elementos que involucra, necesarios para el éxito empresarial.

En nuestro modelo de áreas funcionales para una empresa madura, identificamos a una de ellas como “estructura organizacional”. Es decir, le damos la misma importancia que a cualquiera de las 11 restantes áreas funcionales, necesarias para llevar adelante a la empresa en su camino por las etapas, desde la «puesta en marcha» hasta la «expansión»:

Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito
Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito

Por nuestra experiencia, lo ideal es que el empresario comience a crear la “organización formal” en la etapa de funcionamiento regular. Luego, debe desarrollarla al alcanzar el funcionamiento estable. Por supuesto, el contexto de la empresa determina el momento ideal, tipo y complejidad.

En cualquier caso, lo esperado es que sea sencilla, lo menos vertical posible y orientada a fomentar el trabajo colaborativo. Un punto importante aquí es no confundir el organigrama, que describe la «forma jerárquica», con la estructura organizacional de la empresa.

Definición básica: la estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan las operaciones que cada unidad debe cumplir, así como el modo de comunicarse entre ellas.

Strategor (1988).

¿Por qué mejorar la estructura organizacional en la pyme?

Cuando el empresario no tiene experiencia, suele crecer sin orden en el sistema de actividades de la pyme. Ingresan colaboradores a los que se les asignan tareas, según la necesidad de las áreas. ¡Y es muy probable que llegue a tener una situación caótica! Un caos que luego requerirá mucho esfuerzo para controlar y poner orden.

Es por tal razón que el empresario, desde la etapa de funcionamiento regular, debe ir organizando las actividades de las áreas funcionales. Tanto las comunes o de apoyo, como las actividades y tareas de los roles que no sean comunes o que sean muy “propios” para su tipo de empresa.

En empresas maduras podemos conseguir al menos 12 áreas funcionales...
En empresas maduras podemos conseguir al menos 12 áreas funcionales…

Sistematizar las actividades por rol o por puesto de trabajo, definiendo «entradas», «salidas», recursos, herramientas, etc., ayudará a organizar y a delegar, cuando corresponda hacerlo. Es un esfuerzo adicional que debe hacer el empresario para avanzar en la organización de su empresa.

Al formalizar un sistema de actividades estando en funcionamiento estable, por ejemplo, se debe considerar la distribución «jerarquizada» de las responsabilidades, asignando recursos y poder de decisión. En este caso, saber delegar es un aspecto crucial para asegurar el buen desempeño de la organización formal.

Pero para entender de qué trata el área estructura organizacional, veamos 2 elementos, que denominamos subáreas, y que demandan atención por ser parte de la misma:

  1. La organización del trabajo.
  2. El poder de decisión.

1. Organización del trabajo

En nuestro modelo de áreas funcionales, la organización del trabajo implica atender, al menos, los siguientes 5 aspectos:

  • Definición de roles.
  • Asignación de responsabilidades.
  • Fomento del trabajo en equipo.
  • Desarrollo de procedimientos e instrucciones de trabajo.
  • Engranaje de las actividades de las diversas áreas.

Como puedes ver, son aspectos que todo empresario va construyendo, en la mayoría de los casos, de manera informal. Sobre todo, cuando no tiene experiencia en gestión. En este caso, la organización puede cumplir con los objetivos, con la misión y con su propósito; pero en el mediano plazo, habrá caos. Al crecer la empresa, la complejidad complicará la administración y la gestión.

Estructura organizacional: ¿Por qué debo mejorarla?
Una empresa en sus inicios necesita producir y vender para mantenerse…

Es natural que lo señalado sea así durante las etapas de la puesta en marcha y el funcionamiento regular. En parte, porque el esfuerzo debe enfocare en producir y vender. A menos de que sea una empresa que inicie operaciones con un equipo de colaboradores completo, con una estructura formal ya definida; y que además tenga recursos para atravesar las primeras etapas sin ocuparse de facturar para cubrir costes y gastos.

Pero si el empresario está solo o con un equipo pequeño, no tendrá tiempo para formalizar todos estos aspectos de la estructura organizacional. Además, si no tiene aún personal o son unos pocos, ¡no hay mucho que definir en este sentido!

Pero al contratar personal, comienza la definición de roles y la asignación de responsabilidades. En este caso, si el empresario tiene experiencia, sabrá que el trabajo en equipo debe ser parte de la cultura de la pyme, desde su inicio. Por lo que es importante fomentarla de manera deliberada.

Formalizar la organización del trabajo:

Para formalizar la organización de las actividades, por áreas, procesos, roles, puestos de trabajo, etc., es necesario crear algunos tipos de documentos. Lo común es pensar en un manual de normas y procedimientos, que describa todos los elementos de la organización formal. Desde la misión y visión, pasando por normas, políticas, procedimientos, hasta llegar a nivel de formatos, cuando son requeridos.

Por supuesto, hablamos de un manual digital, apoyado en recursos multimedia, útiles para el aprendizaje por parte de los colaboradores. ¡No hablamos de manuales en papel… que nadie lee!

Gestionar Fácil.

En fin, crear los procedimientos y las instrucciones de trabajo y engranar las actividades de las diversas áreas, requerirá apoyo. Por ejemplo, apoyo en herramientas de gestión, porque ese engranaje implica entre otras cosas, la gestión de la información y de la comunicación en la empresa.

¿Qué nos dice la experiencia sobre la organización del trabajo en las pymes?:

La experiencia nos dice que muchas empresas crecen en planta de colaboradores y tercerizados, sin tener claro quién hace qué, cómo, con qué medios y cuándo. ¡Es un ambiente que propicia el caos!

Cuando una empresa crece sin orden, genera caos, muchos costes ocultos, pérdidas de diversos tipos, el personal está desmotivado, el clima laboral es pésimo, etc. Y por supuesto, la eficiencia empresarial está comprometida, con las consecuencias del caso.

Estructura organizacional: ¿Por qué debo mejorarla? - Para evitar el caos...
Estructura organizacional: ¿Por qué debo mejorarla? – Para evitar el caos…

Por otra parte, organizar es una tarea difícil – aunque posible con las competencias adecuadas – cuando la empresa ya ha crecido y se ha hecho compleja. Es decir, cuando la organización informal ha tomado «posición» y se opone al cambio. Por su parte, los que crecen organizados tienen más control al delegar y menos caos. Por lo tanto, tienen mayor eficiencia y productividad.

Una alternativa recomendada para atender la organización del trabajo es pensar en el enfoque de procesos, distinguiendo los medulares de los estratégicos y de apoyo.

Cada proceso se puede describir, con sus entradas y salidas, las actividades que involucra y los recursos que demanda su ejecución. Podemos responder así, de manera fácil, al «qué se hace», «quién lo hace», «cómo y con qué» medios o insumos, y «cuándo lo hace».

2. Poder de decisión

El área “estructura organizacional” nos señala que las decisiones se delegan en los colaboradores, según la «jerarquía» que se establezca. Esto, en correspondencia con la organización del trabajo. Lo que demanda del empresario competencias duras y blandas, para saber delegar y asegurar el logro de metas en cada área funcional. ¡Saber delegar bien no es fácil!

Es allí donde aparece la necesidad de contar con un organigrama, que describa la forma de los niveles jerárquicos y cómo se configura la empresa en términos de «supervisores-colaboradores». Y es por ello que este suele confundirse con la “estructura organizacional” de una empresa, que está relacionada con la organización formal de la misma.

¿Qué nos dice la experiencia sobre el poder de decisión en las pymes?:

Los empresarios sin experiencia, y hasta con experiencia, temen delegar en sus colaboradores. Entregar parte del poder de decisión no es fácil, cuando no se tiene experiencia y plena confianza en el equipo. Es uno de los problemas que dificultan la gestión y el crecimiento de la organización.

Si la empresa está creciendo, no hay alternativa, debes delegar parte del poder de decisión. De otra forma, se crearán cuellos de botella que afectarán el funcionamiento de la empresa. Y por lo tanto, frenará el crecimiento, la eficiencia y la productividad.

Cuando los empresarios temen delegar, las decisiones no fluyen...
Cuando los empresarios temen delegar, las decisiones no fluyen…

Si el sistema de actividades está bien definido y organizado, delegar ciertas decisiones no será problema. Una clave es que haya un responsable por área – y no varios – que tome decisiones, con una jerarquía clara para todo el equipo. En fin, como ya señalamos, un atributo esencial de todo empresario exitoso es saber delegar.

Al respecto, te recomiendo el siguiente artículo en este blog: Delegar tareas: haz un plan y pasa a funcionamiento estable.

¿Cuándo desarrollar la estructura organizacional?

La estructura organizacional se desarrolla desde el inicio, cuando el empresario pone en marcha su negocio. En la mayoría de los casos, es de una manera informal. Lo que no significa que no funcione.

Sin embargo, cuando la empresa comienza a crecer en colaboradores y actividades, atender y desarrollar la estructura con formalidad, es un pilar para avanzar con buen pie por las etapas de la empresa.

Estructura organizacional: ¿Por qué debo mejorarla?
Estructura organizacional: ¿Por qué debo mejorarla?

En tal sentido, un empresario cuidadoso no deja de lado los aspectos mencionados. Por ejemplo:

  • La definición de roles y la asignación de responsabilidades.
  • El fomento del trabajo en equipo (colaborativo).
  • El desarrollo de procedimientos e instrucciones de trabajo, y el engranaje de las actividades de las diversas áreas funcionales.
  • Delegar el poder de decisión – de manera disciplinada – según una jerarquía clara y socializada o conocida por todos los involucrados (inclusive, por clientes y proveedores).

Y esto lo puede hacer el empresario cuando tenga tiempo para gestionar. En nuestra opinión, en la etapa de funcionamiento estable. Sin embargo, lo ideal es atender parte de estos elementos lo más pronto posible, para evitar el desperdicio y los costes ocultos por falta de organización.

Implantación del área “estructura organizacional”

En el siguiente ejemplo verás el organigrama – creado en el inicio de las operaciones – de una consultora en el área de geología aplicada, conformada por 4 socios y un pequeño equipo técnico:

Estructura organizacional: ¿Por qué, debo mejorarla?
Organigrama básico de la empresa consultora Geosama

Este organigrama surgió luego de que los socios acordaran los roles, las responsabilidades de cada uno, el poder de decisión y los mecanismos a utilizar para el trabajo colaborativo. No se trata de un diseño complejo. En muchos casos es más «sentido común».

La descripción de la estructura organizacional de Geosama fue relativamente sencilla, por el tipo de empresa y la experiencia de los socios. Adoptaron un modelo de organización por proyectos, pues era lo natural en su caso.

Pero… debes tener claro que una clave para el éxito no solo es el diseño de la estructura organizacional, sino el compromiso de los involucrados con el propósito, la misión y visión de la organización.

Gestionar Fácil.

En definitiva, de lo que hablamos en este artículo es de una actividad de “organización”. Lo que puedes iniciar, si no estás claro en qué hacer, como sigue:

  • Identificar y clasificar las tareas y actividades que se tienen que realizar en la empresa.
  • Agrupar las actividades por su tipo o naturaleza, lo que dará lugar a las áreas funcionales.
  • Asignar para cada grupo de actividades, un colaborador responsable, con autoridad para supervisar y tomar decisiones.
  • Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante.

Esto aplica cuando ya tienes un cierto número de colaboradores, además de tener lo más claro posible el propósito final de la empresa, su misión y visión. Recuerda que dejar para después la atención del diseño de la estructura organizacional puede generar inconvenientes.

Recomendación:

La implantación del área “estructura organizacional” puedes hacerla de manera iterativa, en función de las necesidades de la empresa, según vayas incorporando nuevos colaboradores a las diversas áreas. En particular, cuando debas delegar en ellos el poder de decisión y la supervisión de actividades. Un punto importante es ir documentando, apoyándose en un modelo para tal fin.

Herramienta para la gestión:

Una estructura organizacional que funcione bien – que garantice la eficiencia empresarial – necesita herramientas para gestionar dos elementos esenciales: la información y la comunicación. Es decir, para gestionar el activo (intangible) más importante de la empresa.

Por tal motivo, es necesaria una herramienta de gestión para integrar las áreas funcionales. Lo que permitirá el control y el trabajo en equipo. Constituye una fortaleza para toda empresa, ya que bien aprovechada es un medio para la mejora continua.

Al respecto, una herramienta en la nube que recomendamos es el software de gestión Platzilla:

Conclusiones

Comentado lo anterior, vale la pena reflexionar y discutir con los colaboradores sobre el por qué hay que mejorar la estructura organizacional de la empresa. O mejor, puedes comenzar por otra pregunta: ¿Hay que mejorarla? Si la respuesta es sí, entonces ¡manos a la obra!

En cualquier caso, recuerda siempre que toda empresa es dinámica, por lo que su estructura demanda revisión y ajustes… Si no la mejoras, pierdes eficiencia y capacidad competitiva.

Gestionar Fácil.

Los dos aspectos descritos para el área «estructura organizacional» – la organización del trabajo y el poder de decisión – forman parte de la organización formal de una empresa, que junto con la organización informal, coexisten y deben hacer posible el logro de los objetivos empresariales.

Es un tema que debe ser atendido lo más temprano posible por el empresario y su equipo, para evitar riesgos, costes ocultos y pérdida de competitividad. Una estructura ágil y fácil de ajustar es lo ideal.

¡Muchas gracias por leernos!

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