Estructura organizacional: ¿Por qué, debo mejorarla?

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¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! En esta entrega te hablaremos de un tema fundamental para el éxito de una empresa: la estructura organizacional.

Al finalizar esta lectura, queremos que tengas una respuesta con buenos argumentos, para responderte a la pregunta planteada: ¿por qué mejorar la estructura organizacional en mi pyme?

De acuerdo con nuestro modelo de áreas funcionales para una empresa madura, a una de ellas la denominamos “estructura organizacional”. Es un área que debe fortalecerse mientras avanzas por las etapas de la empresa.

Por nuestra experiencia, lo ideal es comenzar a crear la “estructura” en la etapa de funcionamiento regular. Luego, desarrollarla al alcanzar el funcionamiento estable. Por supuesto, el contexto de la empresa determina su momento, “forma” y complejidad.

Etapas de una empresa

En cualquier caso, lo esperado es que sea sencilla, lo menos vertical posible y orientada a fomentar el trabajo colaborativo y en equipo.

El organigrama es un medio para describir la forma; que no debes confundir con la estructura organizacional de la pyme. Veamos una definición sencilla:

La estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las operaciones que cada unidad deber cumplir, así como el modo de comunicación entre ellas. Strategor (1988).

¿Por qué mejorar la estructura organizacional en mi pyme?

Cuando el empresario no tiene experiencia, suele crecer sin orden en su sistema de actividades. ¡Y es probable que llegue a tener un caos! Un caos que luego requerirá mucho esfuerzo para controlar.

Por lo que desde la etapa funcionamiento regular, el empresario debe ir organizando las actividades. Sobre todo, para los casos de las actividades y tareas de un rol no común o que es muy “propio” para su tipo de empresa.

Sistematizar las actividades por rol, con “entradas” y “salidas”, puede ayudar a organizar el trabajo y a delegar, cuando corresponda hacerlo. Es un esfuerzo adicional que debe hacer el empresario.

Estructura organizacional: ¿Por qué, debo mejorarla?

Al formalizar un sistema de actividades, estando en funcionamiento estable, se debe considerar la distribución “jerarquizada” de las responsabilidades, asignando recursos y poder de decisión, al menos, en el nivel administrativo.

Para entender más de qué trata el área estructura organizacional, veamos 2 elementos, que denominamos subáreas, y que demandan atención:

  1. Organización del trabajo
  2. Poder de decisión

1) Organización del trabajo

Esta subárea implica atender, al menos, los siguientes aspectos:

  • Definición de roles
  • Asignación de responsabilidades
  • Fomento del trabajo en equipo
  • Desarrollo de instrucciones de trabajo
  • Engranaje de las actividades de las diversas áreas

Como ves, son aspectos que todo empresario va construyendo, en la mayoría de los casos, de manera informal.

Es natural que sea así durante las etapas de puesta en marcha y funcionamiento regular. El esfuerzo debe enfocare en producir y vender. A menos que sea una empresa que inicia operaciones con un equipo de colaboradores completo; que tenga recursos para atravesar las etapas en que no se factura para cubrir costes y gastos.

Una empresa en sus inicios necesita producir y vender

Si el empresario está solo o con un equipo pequeño, no tendrá tiempo para formalizar todos estos aspectos. Además, si no tiene aún personal, ¡no hay nada que delegar!

Pero al contratar personal, comienza la definición de roles y la asignación de responsabilidades. Si el empresario tiene experiencia, sabrá que el trabajo en equipo debe ser parte de la cultura de la pyme, desde su inicio.

Crear instrucciones de trabajo y engranar las actividades de las diversas áreas, requerirá apoyo. Por ejemplo, apoyo con herramientas de gestión, porque ese engranaje implica la gestión de la información y de la comunicación.

Lo que nos dice la experiencia:

La experiencia nos dice que muchas empresas crecen en planta de colaboradores y tercerizados, sin tener claro quién hace qué, cómo, con qué medios y cuándo.

Lo que trae caos, costes ocultos, pérdidas, personal desmotivado, etc.

Estructura organizacional: ¿Por qué, debo mejorarla? – Para evitar el caos…

Organizar es una tarea compleja cuando la empresa ya ha crecido. Los que crecen organizados tienen más control al delegar y menos caos. Por lo tanto, mayor productividad.

Una alternativa recomendada es pensar la organización bajo el enfoque de procesos, distinguiendo los procesos medulares de los estratégicos y de apoyo. Cada proceso, son sus entradas y salidas (que aportan valor), y las actividades que involucra.

2) Poder de decisión

El área “estructura organizacional” nos señala que las decisiones se delegan en los colaboradores, según la “jerarquía” que se establezca. Esto, en correspondencia con la organización del trabajo.

Es allí donde aparece la necesidad de contar con un organigrama, que describa la forma de los niveles jerárquicos y cómo se configura la empresa. Y es por ello que este suele confundirse con la “estructura organizacional” de una empresa.

Lo que nos dice la experiencia:

Los empresarios sin experiencia, y hasta con experiencia, temen delegar en sus colaboradores.

Si la empresa está creciendo, no hay alternativa, debes delegar. De otra forma, se crean cuellos de botella que afectan el funcionamiento de la organización. Y por lo tanto, no hay forma de crecer.

Cuando los empresarios temen delegar en sus colaboradores, las decisiones no fluyen…

Si el sistema de actividades está bien definido (bien organizado), delegar ciertas decisiones no será problema. Una clave es que haya un responsable, no varios, que tome decisiones, con una jerarquía clara para todo el equipo.

Surge acá un elemento esencial que es parte de los atributos de un empresario exitoso: saber delegar. Al respecto, te recomiendo el siguiente artículo en este blog:

Plan para delegar tareas y pasar a funcionamiento estable

¿Cuándo desarrollar la estructura organizacional?

La estructura organizacional se desarrolla desde el inicio, cuando el empresario pone en marcha su negocio. En la mayoría de los casos, es de una manera informal. Lo que no significa que no funcione.

Sin embargo, cuando la empresa comienza a crecer en colaboradores y actividades, atender y desarrollar la estructura organizacional con formalidad, es un pilar para avanzar con buen pie.

Estructura organizacional: ¿Por qué, debo mejorarla?

En tal sentido, un empresario cuidadoso no deja de lado los aspectos mencionados:

  • La definición de roles y la asignación de responsabilidades
  • El fomento del trabajo en equipo (colaborativo)
  • El desarrollo de instrucciones de trabajo y el engranaje de las actividades de las diversas áreas funcionales
  • El delegar el poder de decisión – de manera adecuada – según una jerarquía clara y socializada o conocida por todos los involucrados (inclusive, por los clientes).

Y esto lo puede hacer el empresario cuando tenga tiempo para gestionar. En nuestra opinión, en la etapa de funcionamiento estable. Sin embargo, lo ideal es atender parte de estos elementos, lo más pronto posible, para evitar el desperdicio y los costes ocultos.

Implementación del área “estructura organizacional”

Acá comparto un ejemplo de organigrama de una consultora, conformada por 4 socios y un equipo técnico:

Estructura básica de la empresa consultora Geosama

Este organigrama surgió luego de que los socios acordaran los roles, las responsabilidades de cada uno, el poder de decisión y los mecanismos del trabajo colaborativo. No se trata de un diseño complejo; en muchos casos es más de sentido común.

Quizás, una clave para el éxito no sea tanto el diseño de la estructura organizacional, sino el compromiso de los involucrados.

En definitiva, hablamos de una actividad de “organización”. Lo que puedes iniciar, si no estás claro en qué hacer, como sigue:

  • Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa
  • Agrupar las actividades (lo que da lugar a las áreas funcionales)
  • Asignar para cada grupo de actividades, un colaborador responsable, con autoridad para supervisar y tomar decisiones
  • Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante

Esto aplica cuando ya tienes un cierto número de colaboradores. Sin embargo, dejar para después la atención del diseño de la estructura organizacional puede ser inconveniente.

En tal sentido, puedes hacerlo de manera iterativa, en función de la llegada de cada nuevo colaborador a la organización. En particular, cuando delegues en él poder de decisión y supervisión de actividades.

Herramientas de gestión

Una estructura organizacional que funcione bien, es decir, que garantice la eficiencia empresarial, necesita herramientas para gestionar la información. Para gestionar el activo (intangible) más importante de la empresa.

Una herramienta de gestión, por tal motivo, es necesaria para integrar las áreas funcionales. Lo que permitirá la colaboración y el trabajo en equipo. Constituye una fortaleza para toda empresa, por cuanto bien aprovechada, es un medio para la mejora continua.

Al respecto, una herramienta en la nube que recomendamos es la Plataforma de Aplicaciones Platzilla:

La Plataforma Platzilla cuenta con un CRM comercial para una gestión fácil de tu empresa

Comentado lo anterior, vale la pena reflexionar y discutir con los colaboradores sobre el por qué hay que mejorar la estructura organizacional de la empresa.

¡Hasta la próxima entrega!

Lectura para aprender más:

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