Organización formal e informal. ¿Cómo influyen en la gestión?

. Sep 10, 2019.

Si aún no tienes una pyme, tal vez creas que en una empresa todo está organizado al detalle. Pero la realidad es que no todo está ni organizado ni controlado al detalle. Existen varias razones. Pero, en cualquier caso, lo interesante es que siempre existirán dos “caras”: la organización formal e informal. Descubre aquí detalles sobre las mismas y cómo influyen en la gestión. ¡Bienvenidos(as)!

Para comenzar a diferenciar, debes reconocer que las organizaciones están compuestas por personas que se relacionan de diversas maneras. Habrá aquellas con mayor afinidad, que comparten tareas en las diversas áreas funcionales. Según sea el tamaño, habrá más o menos grupos cohesionados, que se distinguen unos de otros.

La presencia de relaciones no previstas o propias de una interacción espontánea entre colaboradores, explica la existencia de una organización informal, diferente a la formal, en una empresa.

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Es decir, las tareas, actividades y responsabilidades en una empresa forman parte de la estructura de la misma. Pero además, existen grupos y relaciones informales que influyen, en algunos casos de manera determinante, en el funcionamiento de la organización.

Organización formal e informal. ¿Cómo influyen en la gestión?
Organización formal e informal. ¿Cómo influyen en la gestión?

Sin duda, es un tema interesante. Porque aun cuando tengas todo organizado al detalle, puede ocurrir que no logres la eficiencia necesaria para avanzar con buen pie. En otras palabras, aun teniendo una organización formal bien definida, la informal podría estar creando ruido, afectando la buena marcha de la empresa.

Organización formal e informal de una empresa

Por un lado, la organización formal está basada en la división del trabajo, establecida y aprobada por el empresario y su equipo. Es la organización que se describe según el área “estructura organizacional”, que reflejamos en nuestro modelo de áreas funcionales. Se apoya en diversos documentos, como políticas, normas, manuales, organigrama, entre otros.

Por otro lado, tenemos la organización informal. Esta surge de manera espontánea o no deliberada, por la relación entre los colaboradores de la empresa, que involucra a las personas que ocupan una posición en la organización formal, además de la relación con externos.

Estas relaciones son de diversos tipos: por amistad, afinidad deportiva, antagonismo, intereses… que crean grupos informales. Por supuesto, son relaciones que no aparecen en ningún documento, pero que pueden tener mucha “fuerza” e impacto en la gestión.

Organización formal e informal. ¿Cómo influyen en la gestión?
Organización formal e informal. ¿Cómo influyen en la gestión?

Con esta distinción entre organización formal e informal, podemos centrarnos en sus características, con lo que continuamos aprendiendo sobre las mismas.

Características de las organizaciones formal e informal

1. Caso de la organización formal de la empresa:

De las características principales de la organización formal de una empresa, citamos las siguientes:

  • La organización formal es explícita. Está documentada y es – o debería ser – conocida por todos los involucrados en la organización. Además, son explícitos aspectos como los horarios de los colaboradores, el organigrama, normas generales, entre otros.
  • La comunicación en la organización formal exige medios escritos o que deje evidencia, por lo que no acepta conversaciones informales.
  • En una organización formal todos los empleados conocen la misión y visión de la empresa y colaboran en su consecución desde su puesto de trabajo. ¡Es lo esperado!
  • Para cada colaborador hay una serie de responsabilidades y compromisos. Cada uno conoce no solo las tareas técnicas en su puesto de trabajo, sino también los aspectos éticos que le demanda la empresa.
  • Existe un layout y un espacio definido para las diversas áreas. Es decir, está definida la distribución de las oficinas, los espacios comunes y demás áreas, aparte de las restricciones de acceso que apliquen.
La organización formal es explícita y está documentada.
La organización formal es explícita y está documentada.
  • El empresario y los supervisores cumplen unas funciones que el resto de los colaboradores entienden.
  • La empresa tiene un conjunto de políticas definidas que todo colaborador tiene que interiorizar, alineadas con los objetivos estratégicos, la misión y el propósito de la misma.
  • Existen procedimientos e instrucciones de trabajo, no solo para los procesos medulares o de la cadena de valor, sino también para los procesos de apoyo. Por ejemplo, las promociones y ascensos están reglamentados, en función de los méritos del colaborador. Por lo que no aplican aspectos como la amistad o lazos familiares.

2. Caso de la organización informal de la empresa:

Comentadas las características de la organización formal, pasemos a ver qué distingue a la organización informal dentro de una empresa:

  • En primer lugar, las relaciones entre los colaboradores se rigen por la simpatía o afinidad, o por el antagonismo que suele surgir.
  • En segundo lugar, los grupos que se configuran en la organización informal no tiene las limitaciones, por ejemplo, de horarios y lugar de reunión. Pueden compartir dentro y fuera de los límites físicos de la empresa.
  • Como tercer punto, pueden surgir “fuerzas” que tienden a evitar que los grupos informales se alteren. Por ejemplo, cuando el responsable del talento humano necesita reasignar un colaborador, puede surgir resistencia. Al hacerlo, el colaborador pierde parte de la relación informal con sus compañeros previos, mientras gana una relación más estrecha con los de la nueva unidad.
  • En cuarto lugar, es posible que la organización informal se oponga a la formal. Esto puede ser producto, por ejemplo, de un clima laboral tóxico o cuando las prácticas no generen una buena relación entre los colaboradores.
  • En quinto lugar, un elemento positivo es que la existencia de una organización informal debería servir para que los empleados colaboren entre ellos, para así favorecer la eficiencia y productividad.
Puede ocurrir que la organización informal se oponga a la formal.

En fin, es posible que el empresario y su equipo de talento humano (caso de empresas en funcionamiento regular u óptimo), fomenten los grupos informales. Es decir, los promuevan desde la propia organización formal, para fines como mejorar la autoestima y la motivación.

Con ello pueden generar empatía y estimular la ejecución de tareas con mayor eficiencia. Quizás, es una forma de mitigar tensiones emocionales producto de la interacción en la organización formal.

Diferencias entre ambos modelos

Con lo indicado hasta ahora, ya es bastante claro qué implica la organización formal y qué implica la informal. Ambas cohabitan en la empresa, con mayor o menor peso según cada caso.

Puede ocurrir, por ejemplo, que un empresario sin experiencia no defina la organización formal en las primeras etapas. Lo que dará la oportunidad a que la organización sea dominada por la informalidad. Al crecer, esto muy probablemente sea una barrera para lograr la eficiencia empresarial.

Un hecho interesante es que si la organización formal es “débil”, puede ocurrir que la informal imponga una misión y visión diferente a lo que tiene previsto el empresario. Y también es muy probable que esto no se note hasta un tiempo después, por los resultados que se obtengan. Lo que puede terminar siendo poco afortunado para el futuro de la empresa.

Detalles de las diferencias entre organización formal e informal:

  • La organización informal es espontánea y la formal es diseñada por los responsables de la empresa.
  • La formal impone una “posición jerárquica”, según sea el modelo, para cada colaborador. En el caso de la organización informal, son elementos como la amistad, enemistad o afinidad, lo que define la relación. De hecho, puede existir un líder por grupo informal. Es decir, en las organizaciones siempre existen los líderes, que en una empresa coinciden con los empresarios o gestores. Mientras que en la organización informal, estos líderes surgen de manera espontánea.
  • Tal como señalamos antes, toda organización formal velará por el propósito de la empresa, su misión y visión. En el caso de la informal, puede apuntar a intereses distintos. Es clave en este punto, que el empresario conozca a qué intereses puede estar respondiendo la informal.
  • En la empresa, un punto clave es la comunicación efectiva. Esto es parte de la organización formal (debe ser escrita y regirse por algunas normas o políticas). Por su parte, la comunicación en la organización informal no tiene pautas establecidas; es principalmente oral y, en muchos casos, fomenta los rumores.

Debemos tener presente que la organización informal siempre existirá, ¡a menos de que tu empresa solo contrate robots! Por lo que como empresarios, tenemos el compromiso de sacar ventajas de la misma, pues debemos ponerla del lado de la eficiencia empresarial.

Si tienes solo robots, no habrá una organización informal o será mínima.
Si tienes solo robots, no habrá una organización informal o esta será mínima.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las organizaciones formal e informal?

El orden en una empresa es necesario, pues asegura que el esfuerzo no se disperse y surja la ineficiencia. Es decir, una empresa debe contar con una organización formal. El reto es solventar los inconvenientes que surgen de ella, por una mala gestión que crea desmotivación en los colaboradores.

Por otra parte, la organización informal – que existe en todas las empresas – también tiene ventajas e inconvenientes. Por ejemplo, una ventaja de que existan grupos informales es que pueden promover el buen clima laboral y motivar a los colaboradores. Lo que tiene incidencia directa en los resultados de la empresa. Sin embargo, hay una serie de desventajas que debemos conocer, como son:

  • Crean resistencia al cambio, ejerciendo presión sobre el empresario o gestor, cuando se quieran aplicar planes de acción para mejorar.
  • Si la formalidad es superada, pueden surgir colaboradores que se tomen a la ligera sus funciones. En particular, cuando el responsable de área es parte de grupos informales y los colaboradores no distinguen entre la formalidad necesaria y las relaciones espontáneas.
  • Un punto crítico en algunas empresas es que a través de los grupos informales se suelen trasmitir rumores, suposiciones e información falsa, en detrimento del clima laboral.
Toda empresa tiene dos organizaciones: la formal y la informal.

Conclusiones

En resumen, todo empresario, y también todo emprendedor, debe conocer la existencia de las dos organizaciones en una empresa: la formal y la informal. Para ello, haremos énfasis en sus características. En el caso de la formal:

  • La estructura es creada deliberadamente.
  • Hay una división del trabajo y del poder de decisión.
  • Asigna la autoridad formal en la empresa.
  • Establece las pautas para la delegación de tareas.
  • Aplica canales formales para la comunicación.
  • Está basada en principios de la teoría organizacional.

Por su parte, algunas de las características de la organización informal son:

  • Posee una “estructura” no planificada.
  • Apoya la satisfacción de necesidades sociales.
  • Es controlada por líderes informales.
  • Implica grupos de personas que se forman por intereses comunes.
  • La comunicación se da a través de canales informales.
  • No hay reglas, más allá de los valores compartidos.

Debemos tener presente, como ya se indicó, que la organización informal siempre existirá. Todas las empresas tienen una organización formal y una informal, que cohabitan. Por lo que una clave para el éxito es que ambas no se opongan, restando esfuerzo y recursos para el logro de los objetivos.

Así que como empresarios podemos crear planes para tomar ventajas de la informalidad inevitable, después de responder a la pregunta: ¿Cómo influye la organización informal en mi empresa?

¡Muchas gracias por leernos!

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