Comunicación efectiva… para una gestión fácil en tu pyme

. Sep 9, 2019.

Comencemos con 3 preguntas claves: ¿Cómo es la comunicación en tu pyme?, ¿se están comunicando bien tus colaboradores?, ¿tienes forma de medirlo? Sabemos que no tenemos que convencerte de que la comunicación efectiva es clave para toda empresa. Es un pilar para una gestión fácil. De este tema relevante te hablamos en esta entrega. ¡Bienvenidos(as)!

Suponga que estás en el aeropuerto, a primera hora de un día lunes, esperando para embarcar. Mientras esperas, deseas repasar la agenda del día. Necesitas recordar detalles para la reunión que tendrás más tarde, para el cierre de una importante oportunidad de venta con un cliente tipo estrella.

En este escenario, lo ideal es tener a la mano toda la información actualizada. Información de la agenda del día, de los detalles para la reunión con el cliente, y por supuesto, todos los datos sobre la oportunidad involucrada. Para resolver dudas, además de girar algunas instrucciones, te comunicas con uno o varios de tus colaboradores…

Comunicación efectiva... para una gestión fácil en tu pyme
Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

En este escenario, es claro que necesitas una comunicación efectiva; es una condición esencial para el logro de las metas y para el éxito, en general. ¿Has reflexionado alguna vez sobre esto? ¿Tienes claro qué elementos intervienen en una comunicación efectiva?

Comunicación efectiva entre colaboradores

Hace unas décadas un escenario como el indicado no era fácil de tener. Hoy día, con buenas prácticas y herramientas apropiadas, puedes acceder a toda la información de tu empresa mientras esperas en cualquier lugar, ¿cierto? A menos que no tengas organizada tu empresa para tal propósito, claro está.

Es decir, son muchas las situaciones que pueden darse en la que requerirás información de tu empresa, de clientes, de productos o servicios, estando fuera del local u oficina. Por lo que contar con medios que te permitan acceder a la información, en cualquier momento, es un aspecto clave. Y si te facilita la comunicación ágil con tus colaboradores, mejor.

No tengas dudas de que muchos empresarios y colaboradores viven situaciones como la descrita, todos los días. Por lo que cada vez se nos exige ser más colaborativos, más creativos y, por supuesto, mantener la eficiencia y productividad. Y para todo esto, la comunicación efectiva es necesaria.

Según el estudio de Gartner, Transformación Digital del Empleado en España, menos del 20 % de los colaboradores afirman ser productivos cuando se desplazan. Las nuevas tecnologías, de las que tanto hablamos, deberían ayudarnos a dar cerca del 100 %, estando o no en la oficina. Sin embargo, parece que la realidad no es así. ¡No hay comunicación!

¿Qué ocurre con la comunicación en muchas pymes?

Nuestra experiencia nos señala que en muchas pymes, en las que no se piensa en la comunicación, los colaboradores terminan utilizando herramientas no corporativas, con los riesgos que implican. O aplicaciones sin un mínimo de calidad y capacidad de integración. Lo que complica, entre otras cosas, el trabajo en equipo, el control y la comunicación efectiva.

Si conoces nuestro modelo de Índice IDEAL, sabrás que hacemos hincapié en la colaboración y el control, porque son dos de los 4 pilares que nos permiten lograr y mantener la eficiencia empresarial, la cual demanda una alta capacidad de comunicación:

Índice de eficiencia empresarial: foco, control, colaboración y mejora continua.
Índice de eficiencia empresarial: foco, control, colaboración y mejora continua.

Como señalamos en el artículo: ¿Cómo administrar una empresa apoyándose en el Índice IDEAL?, estos 4 pilares generan sinergia, por lo que no se trata de una simple suma de buenas prácticas. Es mucho más que eso… Pero antes de hablar con más detalle del tema de este artículo, veamos de manera breve estos 4 pilares, para los que la comunicación efectiva es una condición “sine qua non”.

Índice IDEAL o índice de eficiencia empresarial

Pilar 1. El foco:

Muchos emprendedores y empresarios, en su afán por avanzar, abarcan actividades que son importantes, pero no para el “momento” en que está la empresa. Es decir, no para la etapa en que se encuentra. Por tal motivo, podemos encontrar empresarios «sin foco», que no puede comunicar bien a su equipo, hacia dónde va la empresa, qué misión tiene y cuál es el propósito de la misma.

En tal sentido, un aspecto fundamental para todo empresario o gestor es saber qué es lo importante en cada etapa, en cada «momento», y comunicarlo bien. ¡Porque – como seguro sabes – perder el foco es fácil!

Pilar 2. La colaboración:

La colaboración la entendemos, no solo como trabajo colaborativo o en equipo, sino también como gestión de la información por parte de los colaboradores e involucrados.

Cuando la información es objeto de cambio por más de un colaborador, es indispensable una herramienta que brinde la visibilidad inmediata de su actualización. Solo así podremos tener a mano lo que está pasando en la mipyme. Debe estar disponible para quien la necesite, del área funcional que sea, con los controles de acceso que apliquen.

Es claro que sin comunicación no hay colaboración. La comunicación no siempre es presencial, en línea o síncrona. También es válida la comunicación asíncrona, a través del correo electrónico por ejemplo. O a través de un medio visible para 2 o más colaboradores, según el caso.
Comunicación efectiva... para una gestión fácil en tu pyme
Es claro que sin comunicación no hay colaboración. La comunicación no siempre es presencial, en línea o síncrona.

Pilar 3. El control:

Hasta hace poco, el control era un tema propio de grandes empresas. No de microempresas o pymes. Pero esto ha cambiado. En las empresas – de todos los tamaños – los gestores son conscientes de la importancia del control sistemático de su organización, utilizando para tal propósito diversos recursos. Uno de ellos son las herramientas o aplicaciones informáticas, que apoyan las buenas prácticas para una comunicación efectiva.

Tal como la palabra lo indica, el control implica observación, algún tipo de medición y corrección. Por supuesto, es una actividad que demanda recursos y buenas prácticas. Además de la comunicación efectiva para dar feedback, uno de sus componentes esenciales.

En tal sentido, el control es un pilar clave en la búsqueda y mantenimiento de la eficiencia empresarial, para lo que la comunicación efectiva es una condición necesaria.

Pilar 4. La mejora continua:

En la medida en que tus productos o servicios se convierten en un “modelo” para otras empresas, es importante que comprendas que no puedes dejar de mejorar. Es por tal razón que el índice IDEAL establece como uno de sus pilares, la mejora continua. La eficiencia es calidad; y calidad es satisfacer las necesidades y expectativas del cliente, que son dinámicas.

Todos los días hay que avanzar para mejorar la eficiencia
Todos los días hay que avanzar para mejorar la eficiencia

¡Pero no hay que complicarse…! No puedes mejorar todo al mismo tiempo. Recuerda que una clave en la gestión fácil es identificar las áreas funcionales importantes en cada etapa (o en el «momento» en el que esté tu empresa), para saber hacia dónde enfocar el esfuerzo para mejorar.

Si el empresario aplica un plan de acción para la mejora – en un área funcional determinada – debe asegurarse de que este conlleve a más enfoque, colaboración y control.

La comunicación en las empresas es uno de los puntos más importantes y críticos, pues de esta depende el desarrollo de todas sus actividades y proyectos.

Pascual Taveras en EOI.es

Importancia de la comunicación efectiva

Con lo comentado hasta ahora, es claro que como empresario debes brindar a tus colaboradores buenas prácticas y herramientas para gestionar la información y mantener una comunicación fluida y eficaz.

En este punto, está demás decir que la herramienta a nivel de software debe integrar las áreas funcionales. Con esto, la misma información podrá ser vista por diferentes colaboradores. Recuerda que la colaboración es una fortaleza en la gestión de la empresa. Lo que nos permite hablar de una gestión fácil, que no debes entender como una gestión sin esfuerzo, empeño y pasión.

De la misma manera, la herramienta debe disponer de medios (módulos funcionales) para gestionar tareas y comunicar lo necesario, de manera fácil, para mantener la eficiencia empresarial. Por ejemplo:

  • Cuando un potencial cliente queda registrado en la base de datos, un responsable de mercadeo hace gestiones para «llevarlo» por el embudo de ventas. Cambia el estatus del cliente, según su progreso. Necesita dejar notas importantes sobre el mismo, para gestiones futuras. Es clave para su atención óptima.
  • Por su parte, un vendedor o comercial hará las gestiones para atender la compra y asegurar la satisfacción del cliente, lo que implica actualizar información.
  • Según el caso, otro colaborador hará una encuesta de satisfacción y logrará más información, por lo que se enriquece el conocimiento sobre el mismo cliente.
  • Todos colaboran para mejorar la relación con el cliente, y al mismo tiempo, comunican información y datos.

Sin duda, todo esto apoya la gestión de la empresa, haciéndola ágil. Y es claro que la comunicación efectiva es un denominador común para el logro de los objetivos organizacionales.

¿Un software de gestión…?

En una próxima entrega te hablaré con detalle de las bondades del software de gestión Platzilla, para facilitar la comunicación entre los colaboradores de toda la empresa. Además de favorecer también la colaboración con clientes y proveedores.

Comunicación efectiva... para una gestión fácil en tu pyme
Comunicación efectiva… para una gestión fácil en tu pyme.

Pero ¡ojo!, no es una comunicación simple…

Hablamos de una comunicación efectiva. Esta se caracteriza por transmitir un mensaje de manera que cumpla con los objetivos esperados por el emisor y el receptor. También se caracteriza por resolver el problema de la interpretación que le dan al mensaje los interlocutores.

Las personas creen que comunicarse es tan fácil y natural como hablar y oír. Es una creencia – o confusión – común. Pero la realidad es que la comunicación es compleja. Representa un reto manejarla o «ejercerla» de manera eficiente. Es un tema casi olvidado en la educación formal, porque si bien se le menciona, en la práctica no se desarrolla como competencia clave en la persona.

Gestionar Fácil.

En tal sentido, para que una comunicación sea efectiva, los interlocutores deben buscar la comprensión a través de la elaboración de un mensaje claro, preciso y breve. Esto significa que este mensaje debe ser:

  • De fácil comprensión.
  • Que exprese objetivamente lo que se quiere decir.
  • Expresar únicamente lo intencionado.

En la gestión de una empresa, además de lo comentado, la comunicación debe quedar registrada para el seguimiento posterior. Los colaboradores deben tener competencias para comunicarse, así como herramientas que provean canales idóneos para tal fin. En este punto debemos tener claro que una de las competencias más valoradas en empresas exitosas, es la capacidad de comunicarse. Esta incluye la escucha activa y el feedback de calidad.

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?
Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Y tal como dijimos arriba, no siempre se trata de una comunicación síncrona, por lo que las herramientas deben facilitar la comunicación escrita, compartiendo todo tipo de documentos digitales. Que sea fácil de acceder a ellos, por los colaboradores autorizados en cada caso.

Conclusiones

Para cerrar esta entrega, queremos hacer hincapié en que si quieres lograr una gestión fácil y ágil, necesitarás desarrollar la comunicación efectiva. Y alcanzar este propósito en el equipo pasa por acciones como:

  • Todo el equipo debe estar convencido de que la comunicación es un pilar para lograr el éxito. Debe estar en capacidad de responder a: ¿Qué es la comunicación y por qué es importante?
  • La organización debe asegurar el desarrollo de la competencia «comunicarse de manera eficaz», en cada colaborador. Es decir, el personal debe aprender a comunicarse; es el «saber cómo».
  • Además, a todos los colaboradores se les debe proveer de una herramienta idónea (software o aplicación) para comunicarse. Un medio común, ya sea para la comunicación síncrona o asíncrona, bidireccional o multidireccional.
  • Por otro lado, la comunicación debe ser asertiva. También, una fuente permanente de aprendizaje para avanzar por las etapas de la empresa, en el camino del éxito.

En fin, te dejamos nuevamente las preguntas originales: ¿Cómo es la comunicación en tu pyme?, ¿se están comunicando bien tus colaboradores?, ¿tienes forma de evidenciarlo?

¡Muchas gracias por leernos!

Más de Estrategias de mejora

Más de Gestión general

Google AdSense Matched Content Widget

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR