¿Qué es la comunicación efectiva? Importancia para las pymes

Muchos empresarios y colaboradores hablan sobre la importancia de la comunicación efectiva y dan por sentado que la aplican, pero la realidad es que pocos actúan para hacerla parte de la cultura empresarial.

En este artículo quiero resaltar una definición de comunicación efectiva, cuál es su importancia y cómo impacta la gestión de una pyme.

Para lograr este propósito…

  • ¿Qué es la comunicación efectiva?
  • Importancia de la comunicación efectiva en las pymes.
  • La comunicación efectiva y el Índice IDEAL.
  • Comentarios para cerrar.

Pero antes de desarrollar cada uno de estos puntos, te dejo 3 preguntas claves:

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¿Cómo es la comunicación en tu pyme?

¿Qué es la comunicación efectiva? Importancia para las pymes 1

¿Se están comunicando bien tus colaboradores?

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¿Tienes forma de medirlo?

Suponga que estás en el aeropuerto, a primera hora de un día lunes, esperando para embarcar. Mientras, deseas repasar la agenda del día.

Necesitas recordar detalles para la reunión que tendrás más tarde, para el cierre de una importante oportunidad de venta con un cliente estrella.

En este escenario, lo ideal es tener a la mano toda la información actualizada.

Información de la agenda del día, de los detalles para la reunión con el cliente y, por supuesto, todos los datos sobre la oportunidad involucrada.

Para resolver dudas, además de girar algunas instrucciones, te comunicas con uno o varios de tus colaboradores…

En este escenario, es claro que necesitas una comunicación efectiva y oportuna; es una condición esencial para el logro de las metas y para el éxito, en general.

¿Has reflexionado alguna vez sobre la calidad de la comunicación en tu pyme?

¿Tienes claro qué elementos intervienen en una comunicación efectiva?

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es aquella en la que el emisor y el receptor codifican/decodifican un mensaje en forma equivalente.

¡Parece sencillo, ¿no?!

Pero, como seguramente sabes, la comunicación es mucho más compleja que eso.

La comunicación efectiva requiere que el mensaje sea transmitido de forma exitosa (en lo que intervienen muchos elementos) y que el receptor comprenda el significado y la intención, lo que depende de múltiples factores.

Por lo tanto, una comunicación realmente eficaz solo se logra cuando el emisor y el receptor aplican prácticas de manera deliberada para asegurar que el mensaje sea correctamente interpretado.

En el contexto de las empresas, muchos «mensajes» son complejos, por lo que demandan capacidades de comunicación por parte de los colaboradores.

En los siguientes puntos iré comentando y explicando sobre tales capacidades.

Por ahora, te invito a revisar algunos consejos básicos…

9 consejos para lograr una comunicación efectiva en la pyme

En la práctica, los expertos sugieren diversos consejos para lograr una comunicación efectiva en el mundo laboral.

Dentro de ellos, 9 consejos claves son los siguientes:

  1. Muestra empatía por la persona que habla.
  2. Haz preguntas “poderosas” e inteligentes.
  3. Reconoce el momento adecuado para intervenir.
  4. Evita cambiar el tema de imprevisto y perder el hilo.
  5. Permite la retroalimentación y diversidad de opiniones.
  6. Responde de manera verbal y no verbal.
  7. Juzga solo el contenido y no a los interlocutores.
  8. Comunica tus emociones y opiniones, manteniendo la relevancia del tema.
  9. Mira a la persona y escucha de manera auténtica. Suele ocurrir que, mientras miran, las personas tienen la mente en otro «lado».

Y para obtener excelentes resultados en el día a día, ten en mente las siguientes preguntas:

  • ¿Qué quiero comunicar?
  • ¿Qué mensaje quiero transmitir?
  • ¿Cuál es la forma idónea de presentarlo?
  • ¿A quién o a quiénes se lo quiero transmitir?
  • ¿De qué manera voy a lograr que el mensaje sea claro y bien interpretado?

Pero…

¿Qué ocurre con la comunicación en muchas pymes?

¡Se da como un hecho que todos los colaboradores saben comunicarse! Lo que no es cierto.

Ten en cuenta que no solo se trata de sostener conversaciones cara-a-cara (en las que no siempre la comunicación es exitosa) sino que la comunicación puede ser de muchas otras formas.

Y además de las formas utilizadas para transmitir el mensaje, los medios seleccionados constituyen un elemento clave.

La comunicación efectiva es un acto complejo. Es un reto «ejercerla» de manera eficiente.

Importancia de la comunicación efectiva en las pymes

Con lo comentado hasta ahora, es claro que como empresario debes brindar a tus colaboradores habilidades para mantener una comunicación fluida y eficaz.

Y esto incluye dotar de buenas prácticas y de herramientas a los empleados para una eficiente gestión de la información.

En las empresas, los efectos positivos de la comunicación efectiva son evidentes. Por ejemplo:

  • Mejora la competitividad de la organización, así como la forma en la que se adapta a los cambios exigidos por su entorno.
  • Facilita el logro de los objetivos y de las metas en la organización, gracias a la gestión ágil y transparente.
  • Fomenta la motivación de los empleados y su compromiso, propiciando un clima laboral integrador.
  • Asegura la calidad de los procesos, productos y servicios, tanto para el cliente interno como para el externo.
  • Optimiza la operatividad y logística de los procesos productivos y/o de servicios en la pyme.
  • Transmite seguridad a los entes externos y brinda una imagen corporativa que marca la diferencia.

No hace falta seguir enumerando «efectos positivos» para comprender la importancia de la comunicación en una pyme, y el porqué se justifica dedicar recursos para hacer de ella una ventaja competitiva.

Los colaboradores deben desarrollar competencias para comunicarse con eficacia, así como disponer de herramientas que provean canales idóneos para tal fin.

Para cerrar este punto, te dejo algunas preguntas importantes que te servirán de autodiagnóstico:

  • En el proceso de comunicación en tu pyme, ¿qué importancia le das a los medios utilizados para transmitir el mensaje?
  • ¿Cómo “determinas” que el mensaje remitido a un colaborador, por cualquiera de los medios utilizados, es entendido correctamente?
  • ¿Hablan en tu empresa de la importancia de la comunicación efectiva y de las consecuencias de no lograrla?

La comunicación efectiva y el Índice IDEAL

Si conoces nuestro modelo de Índice IDEAL, sabrás que hacemos hincapié en la colaboración y el control, porque son 2 de los 4 pilares que nos permiten mantener la eficiencia, la cual demanda una alta capacidad de comunicación:

Índice de eficiencia empresarial: foco, control, colaboración y mejora continua. ¿Qué es la comunicación efectiva?
Índice de eficiencia empresarial: foco, control, colaboración y mejora continua.

Como señalamos en el artículo: ¿Cómo administrar una empresa apoyándose en el Índice IDEAL?, estos 4 pilares generan sinergia, por lo que no se trata de una simple suma de buenas prácticas.

Es mucho más que eso…

Veamos de manera breve estos 4 pilares, para los que la comunicación efectiva es condición «sine qua non».

Índice IDEAL o índice de eficiencia empresarial

Pilar 1. El foco:

Muchos emprendedores y empresarios, en su afán por avanzar, abarcan actividades que son importantes, pero no para el “momento” en que está la empresa.

Es decir, no para la etapa en que se encuentra. Por tal motivo, podemos encontrar empresarios «sin foco», que no pueden comunicar de manera correcta a su equipo, hacia dónde va la empresa, qué misión tiene y cuál es el propósito de la misma.

En tal sentido, un aspecto fundamental para todo empresario o gestor es saber qué es lo importante en cada etapa, en cada “momento”, y comunicarlo bien.

¡Porque – como lo sabes – perder el foco es fácil!

Pilar 2. La colaboración:

La colaboración la entendemos, no solo como trabajo colaborativo o en equipo, sino también como gestión de la información por parte de los colaboradores e involucrados.

Cuando la información es objeto de cambio por más de un colaborador, es indispensable una herramienta que brinde la visibilidad inmediata de su actualización.

Solo así podremos tener a mano lo que está pasando en la pyme. Debe estar disponible para quien la necesite, del área funcional que sea, con los controles de acceso que apliquen.

Es claro que sin comunicación no hay colaboración. Recuerda que la comunicación no siempre es presencial, en línea o síncrona.

También es válida la comunicación asíncrona, por ejemplo, a través del correo electrónico. O a través de un medio visible para 2 o más colaboradores, según el caso.

Pilar 3. El control:

Hasta hace poco, el control era un tema propio de grandes empresas. No de microempresas o pymes.

Pero esto ha cambiado.

En las empresas – de todos los tamaños – los gestores son conscientes de la importancia del control sistemático de su organización, utilizando para tal propósito diversos recursos.

Uno de ellos son las herramientas o aplicaciones informáticas, que apoyan las buenas prácticas para una comunicación efectiva.

Tal como la palabra lo indica, el control implica observación, algún tipo de medición y corrección.

Por supuesto, es una actividad que demanda recursos y buenas prácticas, además de la comunicación efectiva para dar feedback, que es uno de sus componentes esenciales.

El control es parte esencial en la fórmula global de la calidad y en ello, la comunicación eficaz es un ingrediente infaltable.

Gestionar Fácil.

En tal sentido, el control es un pilar clave en la búsqueda y mantenimiento de la eficiencia empresarial, para lo que la comunicación efectiva es una condición necesaria.

Pilar 4. La mejora continua:

En la medida en que tus productos o servicios se convierten en un “modelo” para otras empresas, es importante que comprendas que no puedes dejar de mejorar.

Es por tal razón que el índice IDEAL establece como uno de sus pilares, la mejora continua. La eficiencia es calidad; y calidad es satisfacer las necesidades y expectativas del cliente, que son dinámicas.

Todos los días hay que avanzar para mejorar la eficiencia
Todos los días hay que avanzar para mejorar la eficiencia.

¡Pero no hay que complicarse…!

No puedes mejorar todo al mismo tiempo.

Recuerda que una clave en la gestión fácil es identificar las áreas funcionales importantes en cada etapa (o en el “momento” en el que esté tu empresa), para saber hacia dónde enfocar el esfuerzo para mejorar.

Si el empresario aplica un plan de acción para la mejora – en un área funcional determinada – debe asegurarse de que este conlleve a más enfoque, colaboración y control.

La comunicación en las empresas es uno de los puntos más importantes y críticos, pues de esta depende el desarrollo de todas sus actividades y proyectos.

Pascual Taveras en EOI.es

Comentarios para cerrar

Para cerrar esta entrega, haré hincapié en que si quieres lograr una gestión fácil, ágil y transparente, necesitarás hacer realidad en tu pyme la comunicación efectiva.

Y alcanzar este propósito en el equipo pasa por acciones como las siguientes:

  • Todo el equipo debe estar convencido de que la comunicación es un pilar para lograr el éxito. Debe estar en capacidad de responder a: ¿Qué es la comunicación y por qué es importante?
  • La organización debe asegurar el desarrollo de la competencia “comunicarse de manera eficaz”, en cada colaborador.
  • A todos los colaboradores se les debe proveer de una herramienta idónea (software o aplicación) para comunicarse. Un medio común, ya sea para la comunicación síncrona o asíncrona, bidireccional o multidireccional.
  • Por otro lado, todos los colaboradores deben comprender que la comunicación eficaz, además, debe ser asertiva.
  • También deben tener presente que es una fuente permanente de aprendizaje para avanzar por las etapas de la empresa, en el camino del éxito.

En fin, te dejamos nuevamente las preguntas originales:

  • ¿Cómo es la comunicación en tu pyme?
  • ¿Se están comunicando bien tus colaboradores?
  • ¿Tienes forma de evidenciarlo?

¡No demos por sentado que somos expertos comunicándonos! Cuestionemos constantemente nuestro estilo de comunicar y procuremos mejorar, animando a los otros a hacer lo propio.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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