Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

. Nov 13, 2018.

¿Cómo es la comunicación en tu pyme? ¿Se están comunicando bien tus colaboradores? ¿Tienes forma de medirlo? Sabemos que no tenemos que convencerte de que la comunicación efectiva es clave para toda empresa. De este tema relevante queremos hablarte es esta entrega. ¡Bienvenido(a)s!

Suponga que estás en el aeropuerto, a primera hora, esperando para embarcar. Mientras esperas, deseas repasar la agenda del día. Necesitas recordar detalles para la reunión que tendrás más tarde, para el cierre de una importante oportunidad de venta con un cliente.

En este escenario, lo ideal para un empresario es tener a la mano toda la información actualizada. Información de la agenda del día, de los detalles de la reunión con el potencial cliente, y por supuesto, de la oportunidad involucrada.

De ser necesario, te comunicas con uno de tus colaboradores para aclarar dudas. En este caso, una comunicación efectiva es esencial.

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Hace unas décadas este escenario no era fácil de tener. Hoy día, con un par de clics puedes acceder a toda la información mientras esperas, ¿cierto? A menos de que no tengas una herramienta idónea para tal fin.

Son muchas las situaciones que pueden darse en la que requerirás información de tu empresa, de clientes, de productos o servicios, estando fuera del local u oficina. Por lo que contar con una herramienta que te permita acceder a la información, en cualquier momento, es clave. Y si te facilita la comunicación con tus colaboradores, mejor.

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

No tengas dudas de que muchos empresarios y colaboradores de empresas viven situaciones como la descrita, por lo que cada vez se exige ser más colaborativos, más creativos y, por supuesto, mantener la eficiencia y productividad.

Según el estudio de Gartner, “Transformación Digital del Empleado en España en 2016”, menos del 20 % de los colaboradores afirman ser productivos cuando se desplazan. Las nuevas tecnologías, de las que tanto hablamos, deberían ayudarnos a dar cerca del 100 %, estando o no en la oficina. Pero parece que la realidad no es así.

¿Qué ocurre en muchas pymes? Los colaboradores terminan utilizando herramientas no corporativas con los riesgos que implican. O aplicaciones sin un mínimo de calidad y capacidad de integración. Lo que complica, entre otras cosas, el trabajo colaborativo, el control y la comunicación efectiva.

En nuestro modelo de Índice Ideal hacemos hincapié en la colaboración y el control, como 2 de los 4 pilares para lograr y mantener la eficiencia empresarial:

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Índice de eficiencia empresarial: foco, mejora continua, control y colaboración

Como lo señalamos en el artículo: cómo administrar una empresa apoyándose en el Índice IDEAL, estos 4 pilares generan sinergia, por lo que no se trata de una simple suma de buenas prácticas.

Veamos de manera breve estos 4 pilares, para los que la comunicación efectiva es una condición “sine qua non”.

Índice Ideal o índice de eficiencia empresarial

1. Foco

Muchos emprendedores y empresarios, en su afán por avanzar, abarcan actividades que son importantes, pero no para el “momento” en que está la empresa.

En tal sentido, un aspecto importante es saber qué es lo importante en cada etapa y comunicarlo bien. ¡Porque perder el foco es fácil!

2. Colaboración

La colaboración la entendemos, no solo como trabajo colaborativo, sino también como gestión de la información por los colaboradores.

Cuando la información es objeto de cambio por más de un colaborador, es indispensable una herramienta que brinde visibilidad inmediata. Así podrás tener a mano la información actualizada, sin importar quién la necesite, y de qué área funcional sea.

Es claro que sin comunicación no hay colaboración. La comunicación no siempre es presencial, en línea o síncrona. También es válida la comunicación asíncrona, a través del correo electrónico por ejemplo. O a través de un medio visible para 2 o más colaboradores, según el caso.
Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

3. Control

Hasta hace poco, el control era propio de grandes empresas. No de microempresas o pymes. Pero esto ha cambiado. Empresas de todos los tamaños son conscientes de la importancia del control sistemático de su organización, utilizando para tal propósito diversos recursos. Uno de ellos son las herramientas o aplicaciones informáticas.

Tal como la palabra lo indica, el control implica observación, algún tipo de medición y corrección. Por supuesto, es una actividad que demanda recursos y buenas prácticas. Además de la comunicación efectiva para dar feedback.

El control es un pilar clave en la búsqueda y mantenimiento de la eficiencia empresarial.

4. Mejora continua

En la medida en que tus productos o servicios se convierten en un “modelo” para otras empresas, es importante que comprendas que no puedes dejar de mejorar.

El índice IDEAL establece como una de sus áreas la mejora continua, porque la eficiencia es calidad. Y calidad es satisfacer las necesidades del cliente, que son dinámicas.

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Todos los días hay que avanzar para mejorar la eficiencia

Pero no hay que complicarse, no puedes mejorar todo al mismo tiempo. Recuerda que identificar las áreas funcionales importantes en cada etapa, es una forma de enfocar el esfuerzo para mejorar.

Si el empresario aplica un plan de acción para la mejora – en un área funcional determinada – conllevará más enfoque, colaboración y control.

Importancia de la comunicación efectiva

Dicho todo lo anterior, es claro que como empresario, debes brindar a tus colaboradores herramientas para gestionar la información y mantener una comunicación fluida.

En este punto, está demás decir que la herramienta debe integrar áreas funcionales. Con esto, la misma información podrá ser vista por diferentes colaboradores. Y la colaboración será una fortaleza en la gestión de la empresa.

De la misma manera, la herramienta debe disponer de aplicaciones para gestionar tareas y comunicar lo necesario, de manera fácil, para mantener le eficiencia empresarial.

Por ejemplo:

  • Cuando un potencial cliente queda registrado en la base de datos, un responsable de mercadeo y ventas hace gestiones para llevarlo por el embudo de ventas. Cambia el estatus del cliente, según su progreso. Necesita dejar notas importantes sobre el mismo, para gestiones futuras.
  • Por su parte, un vendedor hará las gestiones para atender la compra y asegurar la satisfacción del cliente, lo que implica actualizar su información.
  • Según el caso, otro colaborador hará una encuesta de satisfacción y logrará más información, por lo que se enriquece el conocimiento sobre el mismo cliente.
  • Todos colaboran para mejorar la relación con el cliente, y al mismo tiempo, comunican información y datos.

Sin duda, todo esto apoya la gestión de la empresa, haciéndola ágil. Es claro que la comunicación efectiva es un denominador común para el logro de los objetivos organizacionales.

En una próxima entrega te hablaré de las bondades de la Plataforma de Aplicaciones Platzilla para facilitar la comunicación entre los colaboradores de toda la empresa.

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Pero, no es una simple comunicación…

Hablamos de una comunicación efectiva. Esta se caracteriza por transmitir un mensaje de manera que cumpla con los objetivos esperados por el emisor y el receptor. También se caracteriza por resolver el problema de la interpretación que le dan al mensaje los interlocutores.

Para que una comunicación sea efectiva, los interlocutores deben buscar la comprensión a través de la elaboración de un mensaje claro, preciso y breve. Esto significa que este mensaje debe ser:

  • De fácil comprensión
  • Que exprese objetivamente lo que se quiere decir
  • Expresar únicamente lo intencionado

En la gestión de una empresa, además de lo comentado, la comunicación debe quedar registrada para el seguimiento posterior. Los colaboradores deben tener competencias para comunicarse, así como herramientas que provean canales idóneos para tal fin.

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Comunicación efectiva. ¿Se comunican bien tus colaboradores?

Y tal como dijimos antes, no siempre se trata de una comunicación síncrona, por lo que las herramientas deben facilitar la comunicación escrita, compartiendo texto y documentos. Que sea fácil de acceder a ella, por los colaboradores autorizados en cada caso.

¿Cómo es la comunicación en tu pyme? ¿Se están comunicando bien tus colaboradores? ¿Tienes forma de medirlo?

¡Hasta la próxima oportunidad!

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