A la pregunta ¿cómo se organiza una empresa para avanzar?, podemos responder de muchas formas válidas. Depende de variables diversas, sujetas no solo a las competencias del empresario y su equipo, sino también, a “restricciones” o condiciones externas.
Es una interrogante que empresarios y gestores se hacen, cuando sienten que su empresa está estancada. Sin duda, es un tema interesante, del que hablaremos en esta entrega. Así que… ¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial!
De una u otra forma, planeada o no, toda empresa tiene una estructura que da “orden” a sus actividades. El arreglo de dicha estructura tiene propósitos claros, entre ellos, minimizar el caos. Con ello alcanza sus principales propósitos, como son: producir y vender.
Cuando la empresa apenas está iniciando su actividad, salvo casos excepcionales, la organización es algo caótica. Van surgiendo tareas y actividades a las que el empresario debe dar respuesta. Por ello cumple, en muchos casos, un rol de “hombre orquesta”. Sobre todo, si no cuenta son colaboradores para atenderlas.
Cuando una empresa crece, la organización debe ser tal, que le permita realizar los servicios y productos, con una adecuada eficiencia para alcanzar sus metas.
En el artículo organización de una empresa (elementos claves), encuentras un plan de acción para crear la estructura organizacional de la empresa.
Pero veamos, desde otras perspectivas, cómo se organiza una empresa para avanzar. Y lo veremos con base en modelos sobre los cuales podrás revisar artículos en este blog. Además, de experiencias de empresas pyme.
¿Cómo se organiza una empresa para avanzar…?
Organiza una empresa. Elementos básicos
Desde nuestra perspectiva, hay 2 modelos que como empresario, debes conocer:
- Las áreas funcionales que pueden estar presentes en una empresa
- La etapas por las que pasa una empresa, hasta llegar a la madurez
¡Claro!, no tienes que conocerlos como tal, para ser un empresario exitoso. Pero de una u otra forma, tienes conocimientos sobre ellos y los aplica.
Áreas funcionales en la empresa
En diversos artículos hemos hablado de las 12 áreas funcionales que pueden estar presentes en una empresa.
Sin duda, algunas son necesarias (obligatorias). Otras, dependen más del tipo de empresa, del tipo de empresario y del nivel de madurez de la organización.
Las áreas funcionales son los grupos de tareas y actividades de la misma naturaleza, que constituyen puntos de apoyo para el logro de los objetivos.
Como puedes ver, una de tales áreas es “estructura organizacional”, que se desarrolla en empresas estables, para continuar avanzando.
La estructura organizacional trata, entre otras cosas, sobre la división de todas las actividades, que luego se agrupan para formar las áreas. Lo que da lugar al establecimiento de niveles de supervisión, que a través de la organización, deben lograr los objetivos de la empresa.
Para cada una de estas áreas, hay una serie de subáreas que permiten concretar acciones y dar orden a la empresa. Para no desviar el propósito del artículo, en otro momento puedes revisar el siguiente documento: Área funcionales y subáreas involucradas (ejemplo).
Etapas de las empresas
Sobre este punto, hay diversos artículos con experiencias que describen bien las diversas etapas por las que pasa una empresa.
Se trata de un modelo sacado de la práctica. Ideal para quienes están en sus primeros pasos, pues señala en qué debe enfocarse el empresario en cada una de ellas.
Un vídeo clásico sobre las etapas de la empresa, nos lo presenta David, CEO de Time Management: Etapas de las empresas – La travesía hacia el éxito.
Organización natural de una empresa
Muchas empresas inician sin un plan claro de cómo será su organización. Lo común es que el empresario vaya dando forma a la organización, en función de la necesidad de lograr, al menos, 3 propósitos:
- Producir el bien o servicio
- Buscar clientes
- Vender (facturar)
Si bien, en su documento constitutivo, la figura jurídica podría señalar cómo operará; en la práctica, lo que necesita el empresario es producir y facturar.
Para producir, necesita comprar materia prima o el producto a comercializar. La producción puede implicar bienes o servicios.
Una fábrica de ropa, caso JM Sports, por ejemplo, requiere ejecutar actividades como: comprar materia prima, almacenar, fabricar las prendas, embalar y organizar el despacho.
Todo esto es parte de la acción “producir”. Que en nuestro modelo de áreas funcionales, corresponde a “producción y operaciones”.
Por supuesto, siempre depende del tipo de empresa. En una consultora, la realización del servicio implica un modelo para la “producción y operación” diferente a una fábrica, distribuidora o empresa tipo B2C (negocio a consumidor final).
Buscar clientes y vender para lograr facturar, son las otras actividades necesarias para que exista la empresa. ¿A qué área funcional pertenecen? – ¡Por supuesto, al área “mercadeo y ventas”!
Las 3 actividades señaladas (producir, buscar clientes y vender) demandan dirección, por lo que necesariamente, hay otras actividades presentes. Por ejemplo, actividades de dirección y control.
Claves para mantener organizada una empresa:
Organiza una empresa. Tener niveles definidos:
Se refiere al modelo jerárquico de la organización. Las empresas grandes suelen tener varios niveles de funcionamiento. Pero en las pymes, unos pocos, a lo sumo tres, si está bien justificado.
El método de organización tradicional indica la existencia de un líder por cada área funcional. Con una dirección, que tiene la máxima autoridad de la empresa.
Para efectos de una gestión fácil y ágil, algunos modelos de empresa apuestan por una relación horizontal entre sus colaboradores. Esto es, tanto las decisiones como las responsabilidades se asumen entre todos.
Los expertos señalan que cuanto menos niveles jerárquicos tenga la organización, más efectivos serán sus procesos y mejor el clima laboral.
Asignar responsables y delegar:
Es clave que cada persona ocupe un cargo que le sea idóneo. No sólo por el colaborador en sí mismo, que se podrá desarrollar como profesional, sino también para la gestión del talento en la empresa.
Un colaborador mal ubicado puede ser un talento desaprovechado y, a la vez, un obstáculo para las tareas que se le deleguen.
Por tanto, al organizar tu empresa, debes conocer bien a su equipo y aprovechar al máximo sus competencias.
Para crecer, es necesario saber delegar en otros. Por lo que es una clave que forma parte del proceso organizativo. Para ello deben tenerse en cuenta dos elementos:
- Las capacidades de los colaboradores
- Su compatibilidad con las tareas que le serán delegadas
Organiza una empresa. Crear canales de comunicación:
Parte del éxito de las empresas está en cómo se gestiona la información que circula por sus áreas funcionales.
Organizar supone, entre otras cosas, habilitar canales para que los mensajes sean efectivos. Para que haya fluidez. Por ejemplo, es necesario definir a través de qué medios la dirección se comunicará con el equipo o viceversa; sin olvidar, claro está, el feedback.
Gestionar los recursos:
Las empresas funcionan gracias a sus recursos, que son de muchos tipos, como los técnicos y los humanos.
El empresario o gestor necesita saber cómo combinarlos para obtener la máxima eficiencia posible. Una gestión pobre de los recursos dará lugar a 2 escenarios:
- una empresa cuyos esfuerzos son insuficientes para alcanzar sus objetivos, o
- una empresa que emplea recursos innecesarios.
Definir un estilo de liderazgo:
Es cierto que las empresas no tienen un único estilo de liderazgo y gestión. Lo lógico es que los colaboradores tengan diversos tipos de liderazgo en función del contexto y sus circunstancias.
No obstante, siempre existe un modelo que se impone. En muchos casos, el del empresario, que domina sobre los otros y que acaba definiendo la dinámica de la organización.
Si recuerdas las áreas funcionales mencionadas, una de ellas se ocupa del “liderazgo y la toma de decisiones”.
Ya sea de tipo autocrático, participativo o de línea-staff, ante todo, el estilo del liderazgo debe responder a las necesidades de cada empresa.
Por ejemplo, las empresas especializadas en tareas a corto plazo tienden a adoptar estilos de dirección centralizados y verticales; otras, por su contexto, aplican modelos más participativos y horizontales.
Fomentar un buen clima laboral:
Todos los elementos señalados son parte del clima laboral de la organización. Por tanto, la pregunta para el empresario o gestor es qué tipo de ambiente desea fomentar.
El concepto de clima laboral está asociado al nivel de bienestar y satisfacción del personal de la empresa, es decir, está asociado al cliente interno.
Todas estas claves para mantener organizada una empresa están inmersas en las áreas funcionales señaladas arriba.
Organiza una empresa. Gestión de la información y la comunicación
Por ser la información y la comunicación pilares del éxito de toda empresa, señalamos acá en forma explícita que en la respuesta a cómo se organiza una empresa, es necesario hablar de gestión de la información y la comunicación.
Esto nos lleva a considerar las “herramientas de gestión”, como medios que facilitan la administración de la información y comunicación. Al menos en los siguientes aspectos:
- Registro de los datos de las áreas funcionales
- Control del acceso a la información
- Tareas “calendarizadas” para la organización de las actividades y el seguimiento
- Herramientas para la consolidación de datos y presentación de información
- Apoyo para la toma de decisiones oportunas
En nuestro caso, recomendamos como herramienta de gestión, la Plataforma de Aplicaciones Platzilla:
Algunos consejos para mantener organizada tu empresa
Si estás a punto de poner en marcha tu empresa o ya te encuentras en funcionamiento, tienes un reto: organizar los elementos con los que cuentas.
No es un proceso puntual. La organización de actividades es continua, porque las empresas son dinámicas. Además, aparecen fuerzas externas que inciden, de manera constante, en la organización.
Algunos consejos para mantener organizada la empresa:
- No pierdas de vista el foco. Ten en cuenta que cada decisión que tomes, tendrá repercusión en el futuro de tu empresa. Haz todo con foco en la misión, visión y valores; así la gestión será más fácil.
- Documente los procesos. Una forma de llevar el control de las tareas es con la documentación. Puede ayudarte de muchas formas, a la hora de aplicar soluciones. Y sobre todo, para el avance por las etapas; o, incluso, cuando tengas opciones de expansión.
- Fomente el trabajo colaborativo. Contrate colaboradores que aporten su talento y sus habilidades a la empresa. Y claro está, elígelos según los perfiles que necesites. Sobre todo si tienes una empresa familiar.
- Ten claro que ninguna organización es estática. Debes estar atento a los cambios que la organización requiera, en función de la situación interna y de la dinámica del entorno. Como sabes, lo que ahora es válido, quizá mañana no lo sea. Esto conlleva a tener una cultura de mejora continua.
¡Hasta la próxima entrega!
