¿Conoces a un empresario pyme que no tenga problemas en la gestión de su empresa? Sin importar en qué etapa se encuentre, siempre hay cuestiones que atender y problemas por resolver. En las primeras etapas, los problemas son relativamente comunes.
En esta entrega comentamos 7 problemas típicos, cuya identificación y atención es clave para una gestión más fácil de la empresa (ya sea micro, pequeña o mediana). Problemas que tal vez estés viviendo justo ahora y que en casi todos, ¡tiene al empresario como coprotagonista!
En cualquier caso, sean unos u otros los problemas, lo importante es tener los medios para superarlos mientras avanzas por las etapas, hasta llegar al funcionamiento óptimo o la expansión. Etapa en la que tendrás otros tipos de problemas, más de gestión general de la organización.
Si bien la experiencia cuenta mucho, porque es una fuente inmejorable de aprendizaje, ser empresario pyme nunca es una tarea fácil. Pero como los gestores de mipymes son apasionados, su tenacidad casi siempre les permite salir adelante.
Sin embargo, mentiríamos si no reconocemos que, muchas veces, esa tenacidad y pasión es opacada por distintas problemáticas que convierten el día a día del empresario en un pequeño “infierno”. En alguno casos pequeño, en otros, ¡gran infierno!
Gestionar Fácil.
Mantener una gestión fácil no es simple. Requiere esfuerzo, capacidad de ver lo evidente, competencias duras y blandas, tener proactividad y disposición a aprender del error. Y, por supuesto, apoyarse en herramientas de gestión para mejorar el control y la colaboración del equipo de trabajo.
Pasemos a revisar cuáles son los 7 problemas típicos del empresario en el entorno de las pymes o mipymes que deseamos destacar.
7 problemas típicos del empresario pyme
P1. “Nadie sabe hacer las cosas como yo”
¿Te suena conocida esa expresión? ¿Quién no escuchó decirla en una empresa, siendo empleado? Cuando un empresario afirma que nadie sabe hacer las cosas como él, está imponiéndose serios límites para crecer.
Si es tu caso, las preguntas clave son: ¿quieres crecer?, ¿quieres que tu empresa avance todos los días? – ¡Espero que la respuesta sea un sí! En tal caso, debes aprender a delegar. Es condición necesaria que te desprendas de la actividad rutinaria, del día a día. Solo así darás oportunidad de crecer a tu equipo y a tu empresa.
Te recomiendo que tengas en mente siempre que el proceso de aprendizaje no termina nunca. Así que equivocarse, lo que es inevitable, sueles ser hasta necesario para aprender cada vez más y mejorar de manera continua.
P2. “Siento que no sé dónde estamos parados”
Otra expresión común: “no sé dónde estamos parados”. En muchos casos, es tal la cantidad de tareas, actividades y compromisos, que se pierde el foco. El empresario sabe que se están haciendo muchas cosas, pero no tiene claro el panorama, el horizonte, tampoco el rendimiento del equipo. Puede perder el camino hacia el éxito empresarial en el corto y mediano plazo.
Pero, ¿qué más puede significar la expresión “no sé dónde estamos parados”? Puede indicar que no tiene respuesta para las cosas que están pasando, o al menos, una respuesta clara. También, que hay un nivel caótico importante en la organización, entre otras similares.
Surgen expresiones imprecisas, que reflejan no estar seguro. Un punto en este aspecto es que al momento de contratar, siempre seleccionemos a quien pueda aportar a la “estabilidad” de la organización. Inclusive, que tenga más conocimientos que nosotros.
Es claro que reconocer nuestras debilidades es clave para tomar acciones y mejorar. Es probable que te encuentres con empresarios que lo saben todo. Lo que asegura, sin duda, el fracaso.
P3. Empresario pyme: “crecer nos ha generado caos…”
Buena parte del porcentaje de emprendimientos que fracasan antes de los 5 años, es por incapacidad para gestionar el crecimiento. ¡Sí, aunque no lo creas!
Si tienes experiencia estarás de acuerdo que una causa común de las crisis en las organizaciones es el crecimiento. ¿Por qué lo decimos? – Cuando el empresario siente seguridad y la empresa marcha “viento en popa”, toma decisiones para crecer. Por ejemplo, decide:
- Producir y vender más, llegando a nuevos mercados.
- Ampliar el número de sucursales y aumentar la capacidad de la fábrica. Captar más clientes, tener más proveedores, etc.
- Incorporar personal y delegar en ellos la administración y parte de la toma de decisiones.
¡Todo esto está muy bien! El problema surge cuando la organización no se prepara, dado que con esas decisiones incrementa la complejidad.
Al crecer en número de empleados, por ejemplo, surgen nuevas relaciones, interacciones y actividades que deben ser atendidas de manera apropiada, para mantener la buena gestión. De hecho, más empleados o colaboradores demanda más gestión del talento humano.
Si crece la producción, el inventario de materia prima y producto terminado demandará mejores controles y planificación. También una relación clara entre el área de producción y operaciones y el área de mercadeo y ventas. En fin, el crecimiento demanda foco, control, colaboración y mejora continua.
Un crecimiento sin planificar el control de la complejidad que surgirá, lleva al empresario a perder el foco, pues estará más ocupado. Es más, puede pasar al rol de “apaga fuegos”. Y puede surgir – una y otra vez – la expresión “siento que no sé dónde estoy”.
P4. “No sé cómo van las cuentas. ¿Estaré ganando o perdiendo?”
Llevar las cuentas parece fácil, pero no lo es. Muchos empresarios mipymes confiesan no dominar al 100 % los números. En tal sentido, el área funcional “contabilidad y finanzas” es un pilar fundamental para la organización. Cuando las finanzas no están bien controladas, el riesgo de “caer” es alto.
Un empresario mipyme debe tener certeza de cuál es el patrimonio, cómo anda la situación económica y dominar elementos mínimos para un sano flujo de caja.
Conocer los números de la empresa significa dominar la óptica económica y financiera, entre otras cosas. El control de estas variables te brindará ventaja, solidez y más seguridad en la toma de decisiones.
P5. Típico de un empresario pyme: “no tengo descanso, el día no rinde”
Un empresario en sus inicios tiene largas jornadas de trabajo. Esto es necesario, sobre todo cuando no cuenta con mucha ayuda. ¡Es el hombre orquesta!, porque toca todos los “instrumentos” a la vez.
Sin embargo, no es cierto que un gran esfuerzo siempre dé frutos. Más horas de trabajo no necesariamente se traducen en más productividad y calidad.
Gestionar Fácil.
Si el empresario pone el foco en la administración (tareas, operaciones) y deja de lado lo más importante para toda empresa, la gestión (estrategia), tendrá problemas. Incluyendo problemas familiares y hasta de salud.
Sin gestión, es decir, sin estrategia y toma de decisiones, la organización irá a la deriva. Y si el barco va a la deriva, pues sabemos que pronto habrá problemas.
Cuando la empresa supera la etapa de funcionamiento regular, el empresario debe delegar lo operativo y ocuparse de otros aspectos importantes, enfocándose en la misión y visión de la empresa.
P6. “Los problemas se repiten… y no aprendemos”
Una práctica que debemos desarrollar está relacionada con crear estándares y documentar la solución de los problemas. De esta forma no se perderá el conocimiento logrado y un nuevo colaborador no tendrá que pasar por las mismas dificultades que ya pasaron otros.
¿Te imaginas la cantidad de horas-hombre desperdiciadas cuando hay problemas recurrentes y no se documentan para aprender de ellos? Ocurre más de lo que creemos.
Gestionar Fácil
Por lo tanto, para ser productivos y responder a tiempo a las necesidades de los clientes, es clave estandarizar y documentar. Es un hábito algo difícil de adquirir, sobre todo cuando cada persona hace las cosas a su manera y no se comparte el conocimiento. Demanda un cambio en la cultura empresarial.
P7. “¡El personal está fuera de control!”
- Un ambiente laboral tóxico: la mala comunicación, la falta de organización y la desmotivación, entre otras debilidades, crea un clima laboral dañino, complicado. Termina siendo tóxico, con muchas consecuencias negativas para la empresa.
- Rotación y ausentismo: la falta de una buena gestión del talento humano, que asigne las tareas de manera equitativa y que cree incentivos y compromiso, motiva la rotación y el ausentismo de los colaboradores.
- Procesos administrativos deficientes: una mala administración que no facilita los procesos de manera eficaz es un problema que desmejora la productividad. Si observas bien, es un disparador de los otros 2 puntos comentados.
Como empresario pyme, no puedes permitir que el recurso más importante de la empresa esté a la deriva o fuera de control. Al crecer, el área funcional “talento humano” debe desarrollarse sin escatimar recursos.
Comentados los 7 problemas típicos del empresario pyme, te dejo 3 preguntas:
- ¿Te identificas con estas situaciones problemáticas o similares?
- ¿Están afectando la buena marcha de la organización?
- ¿Qué acciones has aplicado – o estás aplicando – para darle respuesta?
Ahora te preguntarás, frente a estos y otros problemas similares, ¿qué acciones proponemos para dar repuesta, con los recursos limitados que tienes? Como empresario mipyme, ¿qué puedes hacer para corregir y continuar con paso firme?
Sus 4 áreas dan pistas de qué hacer, para superar los problemas comentados, y muchos otros, elevando la eficiencia y productividad. Porque todos los problemas comentados conllevan a eso, a falta de eficiencia y productividad en la empresa.
Índice de Eficiencia Empresarial (clave para un empresario pyme)
– Área 1 del índice: el foco
El área “foco” nos recuerda que una pyme muchas veces no está enfocada. Ofrece sus servicios y productos para aprovechar oportunidades pasajeras. Pero sin foco.
Un buen foco es el resultado de aplicar de manera permanente la misión, la visión y los valores. Además de ello, implica tener una razón para hacer las cosas, el “por qué” y el “para qué” de las mismas. Es cierto que puede ser difícil de visualizar por el empresario mipyme, pero esto es sin duda clave.
¿Cómo estás respecto al “foco”? ¿Estás enfocado o te sientes algo perdido? ¿Sabes el por qué y el para qué haces lo que haces? ¿Estás solo apagando fuego o estás gestionando?
– Área 2 del índice: el control
El propósito del control es detectar, corregir y encaminar las acciones para lograr los objetivos y mantener el foco. Solo así se puede corregir el rumbo.
Para lograr tal control, el índice evalúa cómo están los datos, y no solo las tareas y actividades, dado que un punto clave del control es la gestión centralizada de la información. Lo que se logra con aplicaciones automatizadas que puedan crecer, según vaya demandándolo la empresa.
Una aplicación en la nube, ideal para empresas mipymes es el software de gestión Platzilla. Te recomendamos darle una mirada y ser parte de quienes lo utilizan, ajustado a sus necesidades
– Área 3 del índice: la colaboración
Para el área colaboración, hay 2 niveles que debemos atender:
- Colaboración a nivel interno, entre los empleados de la empresa.
- Colaboración a nivel externo, a través de la visibilidad de la información que se brinda a clientes e interesados, que participan en la gestión de la información.
Como sabes, en la empresa hay información de muchos tipos y en diversas presentaciones. En este caso, el área colaboración se interesa por la información que tiene un “ciclo de vida”.
Este ciclo inicia cuando se capturan datos o se crea la información, que luego pasa por diferentes estados hasta su disposición final (“archivo” o eliminación). La colaboración minimiza los problemas comentados y favorece las relaciones internas y externas, contribuyendo con la eficiencia empresarial.
– Área 4 del índice: la mejora continua
Como empresario pyme debes saber que la mejora continua no es una “moda”. Se trata de una actitud que podemos aplicar en todo, inclusive en nuestra vida personal. Y en el mundo de las empresas, todos los que han recorrido el camino del éxito, han practicado la mejora continua.
El área “mejora continua” del índice está ligado a “el cómo se hacen las cosas en la empresa”. Cómo se desarrollan las tareas y se producen los bienes y servicios. Sin duda, siempre se podrán hacer mejor.
Por tal motivo, debemos aprender de los errores y equivocaciones, tratarlos sin culpar a nadie; sino como una oportunidad para desarrollar un aprendizaje que impacte de manera positiva a la organización.
Un enfoque de mejora continua reduce los problemas laborales y elimina el clima tóxico en la empresa. Uno de los problemas comentados antes.
Comentario para finalizar
Los problemas que surgen desde la puesta en marcha de la empresa pueden ser atendidos y resueltos si existe disciplina en la gestión. Es decir, si se procura de manera permanente, la eficiencia empresarial.
Por tal motivo, creemos que las 4 áreas del índice IDEAL constituyen 4 pilares para gestionar la empresa. En tal sentido, te recomendamos buscar y leer experiencias comentadas en este blog, sobre empresas que han aplicado el índice y que han gestionado cambios para mejorar su eficiencia y productividad.
Hasta aquí esta entrega sobre los 7 problemas típicos del empresario pyme, esperando que deje inquietudes en tu rol como gestor, para que eleves la calidad de tu desempeño día a día.
¡Muchas gracias por leernos y hasta pronto!
Excelente artículo sobre todos los problemas que nos encontramos los empresarios a la hora de la gestión
Muchas gracias por tu comentario!