Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

. Oct 1, 2018.

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! Un punto común en el campo laboral, en todos los sectores productivos, es el relacionado con el registro de las horas de trabajo.

Con el registro y el cumplimiento de una cantidad “x” de horas de trabajo por parte de los colaboradores. La cantidad contratada por la empresa.

Aunque resulte difícil de creer, hoy día muchos empresarios se siguen fijando en la cantidad de horas registradas más que en la productividad, para evaluar a sus trabajadores.

¡Pero hay situaciones aún peores! Existen casos en que ni siquiera se registran las horas trabajadas. El empresario o gestor quiere ver a su personal en largas jornadas, pues cree que esto “equivale a más productividad”.

“Cuando era consultor de empresas, las horas de trabajo resultaban eternas. Era la cultura imperante. Sabías a qué hora comenzaba el día de trabajo, pero no sabías a qué hora terminaría”. ¡Esta sentencia no es de un consultor en particular, sino de muchos!
Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

La cultura de horarios interminables es una herencia en muchos sectores y países. Como herencia, es algo que “siempre se ha hecho así”; y se sigue haciendo de la misma forma… sin plantearse el porqué.

Y sobre todo, muchos empresarios no se dan cuenta de que esto es negativo para la productividad. Por mala “fortuna”, la cultura de los horarios interminables sigue extendida mucho más de lo que parece.

Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

Es claro que cuando la empresa está en un tamaño o “nivel micro”, el seguimiento es fácil. Con independencia de las horas trabajadas, la productividad está a la vista.

El empresario o gestor puede evaluar continuamente qué tan productivo es el pequeño equipo respeto a los recursos y tiempo utilizado.

Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

Pero en empresas que han crecido y en las que el número de colaboradores aumenta, el empresario pierde el control.

En muchos casos, cuando inicias en una empresa, te dicen que tienes un horario flexible; que todo está determinado por proyectos y resultados. Por lo que si terminas pronto, te marchas pronto.

En teoría, se aplica la premisa de que la flexibilidad laboral garantiza la productividad. ¡Sin embargo, en muchos casos la práctica suele ser otra!

En la cultura de las empresas te puedes encontrar que no importa tanto los resultados o la finalización de un proyecto en el tiempo previsto. Porque a la larga, igualan estar presencialmente largas horas en la oficina o en la sede del cliente (aunque no estés haciendo mayor cosa) con un “buen trabajo”.

Es por ello que nos encontramos con reuniones que se prolongan casi “eternamente”, sin valor agregado.

Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

Reuniones que se prolongan “eternamente”, sin valor agregado…

Suele encontrarse entonces que aún hay situaciones en la que ni siquiera hay un registro real de las horas trabajadas. Se fija una jornada, pero no se registra el tiempo real de trabajo.

Y eso es un error. Porque, como dijo Peter Drucker, en la que probablemente es una de las citas más importantes respecto a los negocios: «no puedes mejorar lo que no puedes medir».

Con lo cual, la conclusión es clara: lo primero que debes hacer para mejorar la productividad es medir…

¿Quieres mejorar la productividad? Primero has de medirla

La medida de la productividad empieza por la medida de las horas realmente trabajadas.

En este mismo blog hemos comentado cómo el evitar los ladrones de tiempo constituye un antídoto para la pérdida de productividad. Uno de tales artículos es el siguiente:

¿No te rinde el trabajo? ¡Cuidado con los ladrones de tiempo!

Las jornadas de trabajo que se prolongan, que no se adaptan al contexto de la empresa y su entorno, hacen que la productividad real, es decir, la “cantidad de trabajo” obtenido respecto al tiempo utilizado, sea baja.

En muchos casos, la falta de flexibilidad y de gestión apropiada de horas, provoca alta rotación en las empresas. ¿Qué otras consecuencias tiene esto? Todavía un peor trabajo, ya que la desmotivación es un elemento que afecta de manera directa a la productividad.

Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

Medir es clave, y tener información sobre las horas de trabajo es un elemento importante para manejar indicadores de productividad. Pero, no está de más recordar que los negocios, al final, son una cuestión de personas.

Como concluye el interesante libro de Jim Collins, Good to Great, en el que analiza los factores de éxito de cientos de empresas… Uno de los más importantes es: contratar a la persona adecuada en el puesto adecuado.

Sin embargo, el aplicar políticas idóneas en la empresa, pasa por garantizar un trabajo productivo, efectivo y satisfactorio para las personas.

Y todo eso puede comenzar con el control de horas de trabajo, no para ejercer funciones de “policía” o presionar para trabajar más horas; sino para tomar acciones que apunten a la productividad.

Muchas horas puede ser un mal síntoma…

Cuando como empresario veas demasiadas horas de trabajo para el logro de metas, no deberías estar orgulloso, sino preocupado. Porque esto podría ser una señal de que la gestión es “muy mejorable”. Es decir, que las cosas no andan bien.

Un buen registro de horas puede permitirnos precisar, con claridad, dónde está o están los problemas concretos. Lo que permite aplicar acciones para resolver las situaciones en cuestión. Claro, debe tenerse un buen registro de horas para el cálculo de indicadores idóneos.

¡Es hora de centrarse en la productividad! Esto fue lo que Elon Musk transmitió en un mensaje a sus empresas: Tesla, Space X, entre otras.

Se refería a eliminar viejos vicios, largas reuniones sin sentido, al hecho de registrar muchas horas, pero sin lograr una óptima productividad.

Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

Elon Musk. ¡Es hora de centrarse en la productividad!

Cuando las jornadas laborales cortas no funcionan

Para muchos empleados, un trabajo que permita tener más tiempo libre, sin que afecte sus ingresos, es un sueño.

Pero no siempre jornadas más cortas (o menos horas de trabajo) aumentan la productividad, como se señala en muchos estudios.

Un caso es el de Kenny Kline, de MedPreps. En el año 2012 recortó la jornada laboral de sus empleados de tiempo completo. Estos fueron contratados para redactar preguntas para exámenes de medicina.

Disminuyó la jornada sin afectar los salarios. El experimento, que duró más de 3 meses, terminó siendo un fracaso.

Kenny Kline: “la cultura de la empresa cambió para peor cuando le dimos a los empleados 6 horas al día para idear preguntas de examen en lugar de las 8 horas”. Kline es cofundador de la compañía con sede en San Louis, Missouri, que vende materiales para la preparación de exámenes médicos en Estados Unidos.

“Definitivamente, la gente trabajaba más duro y obteníamos más de los trabajadores”, dice Kline. “Pero no interactuaban entre ellos. Esto hizo que estuvieran mucho menos contentos en el trabajo”.

En este caso, la diminución del tiempo para el almuerzo hizo que la camaradería, que antes disfrutaban, alcanzara un punto muerto.

Además, al final del día los empleados quedaban más agotados mentalmente. La gente se sentía mucho más agotada trabajando 6 horas diarias, por la intensidad del trabajo para lograr la misma productividad.

Registro de horas de trabajo y productividad en pymes

Menos horas de trabajo no siempre implica más productividad

Otras experiencias

Lo comentado implica que una jornada más larga puede generar mejores resultados, pues la actividad en sí juega un papel importante.

Se trata de una declaración que no es concluyente, pero abre la duda sobre la premisa de que jornadas más cortas motivan y generan una mayor productividad. Por lo que es necesario considerar otras variables.

Bauer, de Royce Leather, comparte una experiencia en que al incrementar el tiempo, la productividad aumenta.

Al mismo tiempo que redujo la jornada de su equipo, les dio a los colaboradores que trabajaban en desarrollo de diseño de productos, un incentivo económico.

Los animó a trabajar 10 horas/día en lugar de las 8 fijadas. El propósito fue, entre otros, que crearan y colaboraran con las ideas a un ritmo más tranquilo.

“Sin duda, el mayor tiempo de trabajo ha hecho que la oficina se vuelva un lugar más tranquilo”, dice Bauer. “No hay tanto estrés, lo que hace que todos sean más productivos”.

En fin, cualquiera sea el caso, registrar las horas de trabajo es un paso clave para medir la productividad.

Otra cosa, como hemos visto, es la incidencia de la duración de la jornada laboral. Juegan muchas variables, por lo que una jornada más corta no implica, necesariamente, más motivación y más productividad.

¡Hasta la próxima entrega!

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