¿Cuándo utilizar indicadores de productividad en una pyme?

¿En qué momento o etapa de la empresa debemos comenzar a medir la gestión? En particular, ¿cuándo deberíamos utilizar indicadores de productividad?

La respuesta a estas preguntas es relativa. Por ello, el propósito de este post lo centro en hablar de la etapa en que debemos comenzar a medir, para mejorar la gestión con información objetiva.

Así que consigue en esta lectura pistas importantes sobre tipos de indicadores de productividad; y cuándo iniciar su aplicación en tu pyme.

Contenido:

  • Comenzar a medir la gestión en una pyme.
  • Indicadores de productividad básicos:
    • Clasificación común de indicadores.
    • Indicadores de productividad cuantitativos y cualitativos.
  • Ejemplo: Geosama y JM Sports.
  • Comentarios para cerrar.

Si eres un lector regular de este blog, recordarás que en el post Ejemplos de indicadores para el área de talento humano, quedó planteada la interrogante: ¿en qué etapa debemos comenzar a medir?

Así que con esta entrega, además, ¡cumplo con lo prometido!

Medir es necesario para mejorar...
¿Cuándo utilizar indicadores de productividad…?

Comenzar a medir la gestión en una pyme

Tal vez ya tengas claro que en Gestionar-Fácil hemos definido un modelo de 6 etapas, para describir el crecimiento de una empresa.

Esto permite guiar al empresario, en buena medida, con relación a qué actividades atender en cada momento. Con ello, ¡no perderá tiempo ni dinero!

Si aún no has visto los 2 vídeos de las etapas, ¡hazlo pronto! Pon atención, pues tendrás un aprendizaje útil: modelo de 6 etapas de una empresa.

¿Por qué este modelo de 6 etapas es importante?

El modelo es importante porque el empresario, en muchos casos, pierde el foco de lo esencial según la etapa en la que esté la pyme.

Perder el foco lo lleva a perder tiempo y dinero. Así que tener claro qué hacer en cada “momento”, será un punto de apoyo clave. Y una de esas tareas, es la medición.

El empresario debe decidir cuándo comenzar a medir... Dependerá de las necesidades de información objetiva
El empresario debe decidir cuándo comenzar a medir.

Entonces, ¿cuándo comenzar a medir la gestión en la empresa?

La experiencia señala que hay que medir lo más temprano posible; lo que está sujeto al tipo de empresa y a la disponibilidad de medios para hacerlo.

Comenzar a medir la gestión depende del tipo de empresa y de la competitividad del sector.

También, de los medios, de las competencias y habilidades del empresario, de sus conocimientos y valores.

Necesidades de información en una pyme

Los indicadores proveen información objetiva para responder a las necesidades del empresario y su equipo.

Y es que, ¿cómo podrían tomar decisiones sin información precisa, real, confiable…?

  • Puedes encontrarte que estando en crecimiento irregular, necesites conocer el margen de utilidad por producto; por ejemplo, para fijar precios competitivos.
  • También puede ser clave medir la satisfacción del cliente, para tomar acciones y mejorar las ventas.
  • Otra necesidad puede estar relacionada con el rendimiento de los equipos de trabajo y el cumplimiento de metas de producción.

Entonces, la urgencia de tomar decisiones con base en información objetiva, determina en buena medida, el comienzo de la aplicación de indicadores. Observa que la importancia no se discute.

Esta necesidad, como indiqué antes, depende en parte de la experiencia del empresario. Por ello, en empresarios que han pasado por fracasos, la urgencia será mayor.

Medir siempre tiene beneficios…

El beneficio real de los indicadores está en las acciones a que conllevan, una vez analizados.

Cuando los indicadores levantan alertas al señalar el no cumplimiento de metas, el empresario podrá tomar acciones concretas.

Estas acciones se podrán evaluar con el seguimiento del propio indicador.

Es por ello que el valor de los indicadores está, principalmente, en el análisis de su evolución.

Algunas reflexiones sobre la medición en las empresas:

  • Hay empresarios que no miden, porque suponen que los costes superarán los beneficios aportados. ¡Esto es un error! Se pueden aplicar indicadores sin incurrir en costes altos.
  • Hay empresarios que no reconocen que la medición permite saber:
    • primero, si la variable medida mejoró o empeoró (calidad);
    • segundo, si los recursos se utilizaron con eficiencia (coste);
    • y tercero, si «algo» es mejor o peor que otra «cosa», medida con la misma métrica.
  • Además, los empresarios deben saber que aun con una medición imprecisa, se puede obtener información. ¡Un dato es mejor que ninguno!
Indicadores de gestión
Medir siempre tiene beneficios… ¡Un dato es mejor que ninguno!

Indicadores de productividad básicos

1. Clasificación común de indicadores

(a) Indicadores de eficiencia:

Este tipo de indicador relaciona los recursos invertidos o utilizados con el resultado obtenido.

Por ejemplo, en una fábrica de confección de franelas estampadas, se suele calcular un indicador que relaciona el número de horas invertidas para cada modelo.

Una variación por encima, respecto al promedio histórico, de un 5 % para el indicador, en el período medido, podría afectar el bono de productividad.

(b) Indicadores de eficacia:

Estos miden el grado en que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados esperados.

Es una comparación entre logros versus metas. Un ejemplo es la relación entre clientes satisfechos por pedidos entregados.

(c) Indicadores de cumplimiento:

Se basan en medir la consecución de las tareas o de los trabajos preestablecidos. Por ejemplo, el número de pedidos atendidos en el período.

(d) Indicador de capacidad:

Este mide la relación entre la cantidad que se puede producir y el tiempo para que esto ocurra. Mide la capacidad de procesos, equipos, máquinas.

Por ejemplo, en el caso de la fábrica de confección se sabe que, en promedio, fabricar 60 franelas en la línea 2 – sin defectos – demanda 6 horas. Esto da cuenta de la capacidad de la línea 2.

2. Indicadores de productividad cuantitativos

Son indicadores de productividad que se basan en cantidades o tiempo. Miden la productividad de la empresa, de un equipo de trabajo, de un producto o servicio, en términos cuantitativos.

Lo común es que se obtenga con un cociente entre cantidad producida y tiempo empleado.

Por ejemplo, podemos medir la productividad de una cadena de montaje (IPCM), dividiendo la cantidad de piezas producidas por el tiempo empleado en producirlas.

IPCM = (cantidad de piezas) / (tiempo empleado)

Indicadores de productividad. ¿Cuándo comenzar a medir?
Velocidad de fabricación: 9 piezas/hora.

Este índice nos dirá qué tan productiva es la cadena de montaje. Mide la velocidad de fabricación.

3. Indicadores de productividad cualitativos

Estos indicadores se basan en la calidad del producto o servicio que se ofrece. Están muy asociados a la eficiencia y no en la cantidad que se produce.

En el ejemplo de la cadena de montaje, podemos pensar en indicadores cualitativos. Observa qué pasa cuando lo analizamos de esta forma.

Suponga que hay 2 líneas paralelas, para fabricar la misma pieza. Se aplica una métrica que mide la cantidad de piezas fabricadas en 1 hora.

De la cantidad de piezas fabricadas, se cuenta cuántas están perfectas y cuántas defectuosas.

El cociente de estas dos métricas permite calcular un indicador de productividad sobre la calidad de la fabricación.

Por ejemplo:

  • La línea 1 produce 30 unidades en una hora, de las cuales 8 son defectuosas.
  • La línea 2 produce 20 unidades y solo 5 defectuosas en el mismo tiempo
  • Se concluye que la línea 1 es menos productiva que la 2.

Por supuesto, si este resultado se mantiene a lo largo del tiempo, se ejecutan acciones para mejorar la calidad de fabricación en la línea 1.

Indicadores de productividad. ¿Cuándo comenzar a medir?
La línea 1 es menos productiva que la línea 2. P1 < P2. Indicadores de productividad.

Otro ejemplo:

Los comerciales, en el proceso de ventas, incurren en costes.

Si un comercial vende una cantidad de cierto producto, pero no calcula bien el margen, o surgen imprevistos no contemplados (como transporte o embalaje), incrementará el coste.

Si se definen límites, se puede asignar a la calidad de la venta, un valor de “baja”. Y un número determinado de ventas con calidad “baja” dará lugar a acciones concretas.

Conoce más sobre los indicadores aplicables en pymes con esta lectura: Tipos de indicadores que utilizan las empresas exitosas.

Ejemplo: Geosama y JM Sports

¿Cuándo comenzaron a aplicar indicadores en Geosama y JM Sports?

Cuando JM Sports alcanzó la etapa de crecimiento regular, desarrolló un conjunto de áreas con un nivel alto de desempeño, mejoradas de manera continua.

Una vez que Juan Méndez, el dueño de JM Sports, implantó una herramienta de gestión, inició el diseño de indicadores por áreas. Con ello, fortaleció el proceso de mejora continua en la empresa.

Otra cosa muy diferente pasó en la consultora Geosama. Veamos este caso.

Los 4 socios, con amplia experiencia en sus disciplinas, comenzaron a aplicar indicadores con el primer proyecto que contrataron.

En el caso de empresas consultoras, el servicio especializado que prestan demanda un control estricto para cada proyecto.

Ejemplo de indicadores de productividad en Geosama

Los indicadores de productividad más aplicados en Geosama están relacionados con los proyectos que ejecutan. 

Para cada proyecto se establece un conjunto de indicadores que tienen como propósito mantener un control estricto de su ejecución.

El seguimiento permite tomar acciones para corregir o, en última instancia, para replanificar.

En los proyectos, los indicadores de productividad son claves
En los proyectos, los KPI o indicadores de productividad son claves…

Algunos indicadores aplicados en Geosama son los siguientes:

  • Hitos cumplidos: mide el porcentaje de hitos cumplidos a tiempo sobre el total de hitos del proyecto. La tendencia de este indicador debe ser positiva. Se calcula mensualmente.
  • Retraso del proyecto: mide el retraso total mediante la suma de los retrasos registrados en cada uno de las fases del proyecto. La tendencia de este indicador debe ser negativa. Se calcula mensualmente.
  • Tareas atrasadas: mide el porcentaje de tareas retrasadas respecto al número total de tareas actuales. La tendencia de este indicador debe ser negativa. Se calcula semanalmente.
  • Productividad: mide el tiempo que es efectivo en el proyecto, a partir de la relación entre las horas-hombre productivas y las horas-hombre totales en el punto del proyecto. La tendencia de este indicador debe ser positiva. Se calcula mensualmente.

Ejemplo de indicadores de productividad en JM Sports

Los indicadores en JM Sports son principalmente para el área de mercadeo y ventas.

Se aplican para las tiendas por separado, con el fin de realizar comparaciones entre equipos de trabajo.

En reuniones semanales se discuten los resultados obtenidos, con énfasis en aquellos que presentan valores fuera del rango o de los límites establecidos.

Algunos indicadores calculados en JM Sports son los siguientes:

  • Ventas por empleado. Permite realizar comparaciones entre secciones, tiendas y empresas. Y también es un índice que facilita seguir la evolución a lo largo del tiempo. Se calcula diariamente.
  • Ventas por tienda. Totaliza las ventas diarias por cada tienda y se compara con la meta establecida. El valor porcentual de “desviación” respecto a la meta se utiliza para comparar la productividad de las tiendas. El valor meta es el promedio histórico de ventas de la tienda, calculado cada mes.
  • Tasa de deserción. Mide el % de clientes que han dejado de tener actividad comercial, en un lapso concreto.
  • Promedio mensual de nuevos clientes en tienda. Mide la captación de clientes en el período.
  • Indicador NPS: Net Promoter Score. Permite medir la satisfacción y lealtad del cliente.
  • Valor promedio de ventas diarias no realizadas por fallas (suma de las ventas no realizadas dividido por el número de días trabajados en el mes).

Comentarios para cerrar

Para que los indicadores sean realmente útiles, la clave está en que se diseñen para que respondan a las necesidades de información del empresario y su equipo.

Por lo tanto, no se trata de seguir una moda o para mostrar que se hace, pues eso es pérdida de tiempo y recursos.

Es decir, ¡nunca midas por medir! Aunque no lo creas, esto pasa en algunas empresas.

Existen muchos tipos de indicadores y cada empresa, en función de su contexto, puede diseñar sus propias formas de medir y de analizar.

Pero también puede utilizar indicadores estándares, especialmente para áreas comunes, como lo son contabilidad y finanzas, mercadeo y ventas o recursos humanos.

Uno de los tipos de indicadores más comunes son los de productividad, de tipo cuantitativo, porque son fáciles de interpretar.

Los indicadores deben ser incorporados lo más temprano posible, en las áreas críticas para la pyme.
Los indicadores deben ser incorporados lo más temprano posible, en las áreas críticas de la pyme.

Ten en cuenta que evaluar el desempeño mediante indicadores de productividad, nos permite pensar en las prioridades de inversión para los planes de acción.

Además, sugieren la aplicación de estrategias para mejorar en procesos y lograr la satisfacción del cliente. Todo esto apunta a una mayor competitividad.

Por último, un elemento esencial en todo indicador es que debe tener guías para interpretar los resultados.

En otras palabras, debe tener un “modelo de análisis” para las variables que involucra, que sugieran las acciones a seguir según el resultado. Pero este punto lo abordaremos en otra lectura.

Para finalizar, ¿qué indicadores aplicas y qué provecho le estás sacando al análisis periódico de los mismos?

Descubre su relevancia y hazlos parte de tu estrategia para mantener el éxito.

Conoce cómo diseñar métricas e indicadores con una guía que preparé para hacerlo bien: Definición de indicadores de gestión. ¡Guía fácil!

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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