Definición de indicadores de gestión. ¡Guía fácil!

El propósito de esta entrega es mostrar cómo diseñar un indicador, apoyados en una guía para tal fin. Desde ya, podemos afirmar que la definición de indicadores de gestión no es una tarea compleja.

Y es que la experiencia nos señala que con un poco de práctica, podemos crear buenos indicadores para mejorar nuestra gestión.

Quizás está demás señalar que hacerlo bien desde el inicio es clave para que aporte valor real a la empresa. De allí la importancia de la guía que compartimos para definir indicadores.

¿Qué contenido abordarás para lograr el propósito de esta entrega? El contenido es el siguiente:

  • En primer lugar, verás los atributos clave que debe tener un indicador de gestión.
  • En segundo lugar, conocerás algunas recomendaciones útiles para diseñar indicadores.
  • Y en tercer lugar, dispondrás de una guía para el diseño de métricas e indicadores de gestión.

De hecho, una de las motivaciones que nos anima a desarrollar contenidos sobre indicadores está en que debemos definirlos bien. Esto aplica para todo tipo de organización.

Definición de indicadores de gestión. ¡Guía para hacerlo bien!
Definición de indicadores de gestión. ¡Guía para hacerlo bien!

Definición de indicadores de gestión

Diseñar indicadores de gestión no es una tarea difícil, aunque al principio lo parezca. ¡Si no lo crees, debes darte una oportunidad!

Lo común es que un indicador parta de una relación entre dos o más medidas para obtener una razón (ratio) e indagar sobre un aspecto en particular.

Por ejemplo, para indagar sobre cómo evoluciona la rentabilidad sobre venta de nuestra pyme o el índice de liquidez en el corto plazo. La fuente de datos en este caso sería un estado de situación patrimonial.

Por su importancia, el contenido central de este artículo es una guía sobre los pasos y elementos que debes considerar al diseñar indicadores de gestión.

Y para iniciar, vale la pena señalar 3 atributos clave que debe tener todo indicador. Este debe ser:

  • Medible: esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable y que se puede comparar con su respectiva unidad, con el fin de averiguar cuántas veces la segunda está contenida en la primera.
  • Entendible: el indicador debe ser reconocido e interpretado sin ambigüedad.
  • Controlable: el indicador debe ser controlable y susceptible de planes de acción para mejorar sus resultados.
Tres atributos clave que debe tener todo indicador: medible, entendible y controlable.
Tres atributos clave que debe tener todo indicador o KPI: medible, entendible y controlable.

¿En qué debes fijarte cuando defines un indicador?

Al diseñar indicadores, debes asegurarte de que tengan algunas características claves. En tal sentido, todo indicador debe ser:

  • Relevante. El indicador debe medir una variable que realmente influya en el modelo de negocio. Y si el valor es “negativo”, que pueda ejercerse acciones para rectificar.
  • Sencillo. Los destinatarios del indicador deben entender con facilidad en qué consiste, qué mide, cómo se interpreta.
  • Fácil de procesar. El método de medición y la obtención de los datos debe tener un procedimiento sencillo y claro.
  • Oportuno. No logras nada con un indicador que se calcula a destiempo. Por esto, cada indicador debe tener responsables, quienes lo calculan, lo interpretan y lo comparten con los interesados.
  • Confiable y verificable. No puede existir dudas en cuanto a la fuente de los datos y métricas. En el diseño, esto debe quedar claro para todos los interesados en el mismo.

Por otro lado, parte de la calidad de los indicadores de gestión de una empresa está en su propia documentación.

Por cierto, es común que el empresario tenga en una hoja de cálculo indicadores, algunos creados sobre la marcha. Sobre todo en una empresa que apenas haya alcanzado el funcionamiento estable.

Una situación así es razonable en las primeras etapas de la empresa.

Pero para alcanzar y mantener un funcionamiento óptimo, lo ideal es darle formalidad al diseño de los indicadores de la empresa.

Documentar cada indicador es clave para comunicar su propósito y asignar responsables de su cálculo y análisis.

Diseño de indicadores de gestión. ¡Guía para hacerlo bien!
Documentar los indicadores de gestión es parte de su calidad.

Guía para la definición de indicadores de gestión

Paso 1. Formular el objetivo:

El objetivo debe expresar para qué se va a utilizar la información obtenida mediante el indicador o qué necesidad satisface.

Paso 2. Definir el indicador:

Es la expresión matemática que cuantifica la característica o el hecho que se quiere controlar. Debe contemplar sólo la característica que se va a medir, expresado en porcentajes, cantidades, etc.

Paso 3. Establecer el nivel de referencia:

Es obvio que no disponer de una referencia contra la cual comparar el valor de un indicador, es no tener información alguna.

Es decir, la respuesta que nos puede brindar un indicador depende de la “referencia” utilizada para compararlo. De allí que se hable de un modelo de análisis.

Para ello, algunos de los niveles de referencia más usados son: nivel histórico del indicador, nivel estándar, nivel de requerimiento de usuarios (valor óptimo), nivel de la competencia, entre otros.

Paso 4.  Asignar el responsable:

Es necesario especificar quién o quiénes son los responsables de analizar el indicador y de actuar en consecuencia.

En tal sentido, es necesario tener claro que los indicadores de gestión tienden a identificar oportunidades de mejora y no son para establecer culpables.

Paso 5. Definir la medición:

La medición que brindan los indicadores debe ser transparente y fácil de entender. Esto es parte de sus atributos esenciales.

Para ello se necesita verificar que sea: pertinente, oportuno, válido, preciso, específico, confiable y económico.

Paso 6. Establecer la periodicidad:

La periodicidad es uno de los aspectos clave por resolver, para estudiar la existencia de tendencias y para separar causas comunes de causas especiales.

Las métricas que alimentan al indicador pueden ser medidas en momentos diferentes al cálculo y análisis del mismo.

Paso 7. Precisar el procesamiento:

El procesamiento debe estar descrito, con independencia de la complejidad del cálculo.

Comentarios adicionales:
  • Primero, todo indicador demanda recursos. El empresario o a quien corresponda, debe garantizar los recursos para el cálculo, la interpretación, la presentación y el almacenamiento de resultados.
  • Segundo, todos los pasos se pueden sistematizar en un formato o en una plantilla estándar, destinada al diseño de indicadores.
  • Tercero, la plantilla debería ser parte de un repositorio de métricas e indicadores, ubicado al alcance de los involucrados.

Con lo comentado hasta este punto, pasamos a describir las 3 partes de lo que podría conformar la documentación de un indicador.

Y aunque puede parecerte algo tedioso y largo, no lo es. Después de diseñar 2 o 3 indicadores, te darás cuenta de que realmente es algo sencillo.

Por supuesto, siempre demanda esfuerzo, porque todo lo que se quiera hacer bien, así lo exige. ¡Recuerda que la práctica hace al maestro!

Por otro lado, la lista de ítems que mostramos no es exhaustiva y mucho menos obligatoria. Solo es una referencia de lo que podrías considerar al diseñar indicadores de gestión.

Crear indicadores aislados no aportará valor.
La definición de indicadores de gestión debe estar en función de los objetivos de la empresa. Crear indicadores aislados de estos, no aportará valor.

Documentación de un indicador

Parte 1. Identificación del indicador:

  • Nombre. Debemos asignar un nombre apropiado al indicador. Este pasará a formar parte del lenguaje de la empresa.
  • Propósito del indicador. Es la descripción de lo que se desea lograr y que se pretende monitorizar a través del indicador. Implica dar respuesta a 3  preguntas:
    • ¿Qué es el indicador?
    • ¿Por qué se define?
    • ¿Para qué se define?
  • Necesidad de información. Demanda responder dos preguntas:
    • ¿Qué necesidad satisface?
    • ¿Con qué objetivos del negocio se relaciona?
  • Responsable: área o unidad que se encarga de la definición, existencia y “custodia” del indicador. Inclusive, de su retiro.
  • Unidad de medida del indicador.
  • Escala. Los indicadores pueden ser cualitativos o cuantitativos. Las escalas normalmente se clasifican en 4 tipos:
    • Nominal
    • Ordinal
    • Intervalo
    • razón/ratio
  • Fórmula: función o expresión matemática que relaciona los valores para el cálculo.
  • Datos: descripción de cada uno de los factores que intervienen en la fórmula de cálculo (fuente de datos, unidades de medida).
  • Frecuencia de cálculo. La frecuencia del cálculo puede ser diferente a la frecuencia de la recolección de las métricas correspondientes.
  • Responsable del cálculo: colaborador(es) encargados(s) de efectuar el cálculo.
  • (Opcional) Cláusula de la Norma ISO asociada (para el caso de pymes con certificación ISO).

Parte 2. Recolección y almacenamiento de datos:

  • Método de recolección: procedimiento para la recolección de los datos utilizados en el cálculo.
  • Frecuencia de recolección: periodicidad con la que se recolectan los datos y se calcula el indicador.
  • Fuente de datos:
    • Aplicación CRM, reporte, documento o registro del cual se obtienen los datos que soporta el cálculo del indicador.
    • Debe quedar identificada la fuente o fuentes, para asegurarse de que se dispone de los datos. Y para verificar su autenticidad.
  • Responsable del almacenamiento: colaborador(es) encargados(s) de guardar o registrar el resultado del indicador.

Parte 3. Análisis del indicador:

  • Frecuencia de análisis. No siempre que el indicador se calcula, se pasa al análisis. Por ejemplo, el indicador se calcula semanalmente, pero lo analizamos al finalizar el mes. Debe definirse la frecuencia con la que se efectúa el análisis del indicador.
  • Destinatario del análisis: personas receptoras de los resultados asociados al análisis.
  • Criterios de interpretación: guías para interpretar los resultados o tendencias del indicador, según un nivel de referencia.
  • Documentación del resultado: cómo y dónde se documenta el resultado del análisis realizado.
  • Divulgación del resultado: ¿dónde se publica el resultado y cómo se divulga?
  • Responsable de la divulgación de resultados.
  • Observaciones o aspectos a tener en cuenta en el proceso de cálculo y en la interpretación del indicador.
La definición de indicadores de gestión en la empresa deben "unir" fuerzas para avanzar.

A propósito de esta imagen, la definición de indicadores de gestión en la empresa debe «unir» fuerzas para avanzar.

Por lo tanto, el «paquete» o sistema de indicadores de gestión lo debemos construir en función de las necesidades reales de información que tengamos. ¡No midas por medir!

Conclusión

A manera de conclusión, queremos resaltar que un indicador de gestión no es más que lo siguiente:

  • En primer lugar, es una expresión cuantitativa o cualitativa del desempeño o rendimiento de lo que se mide (por ejemplo, la utilidad en ventas).
  • En segundo lugar, al ser comparado con un nivel de referencia preestablecido o un valor óptimo, señala la desviación que se está presentando.
  • Y en tercer lugar, la desviación es fuente o insumos para la toma de acciones correctivas o preventivas, cuando sea pertinente.

En una pyme, cada una de las áreas funcionales o los procesos implantados pueden ser objeto de medición a través de una o más variables.

La clave es que los valores de los indicadores que definamos no sean simples datos, sino proveedores de información que agregue valor para una gestión que mejore día a día.

¡Por ello, es esencial definir lo mejor posible todo indicador de gestión!

Es decir, buenos indicadores brindan conocimiento de la evolución de una variable (medida por el indicador). Esta, al ser comparada con períodos anteriores o bien frente a una meta o valor óptimo, nos sugerirá pautas para la acción.

Con la guía compartida, tienes los elementos claves para diseñar y aplicar indicadores de gestión en tu pyme. ¡Así que manos a la obra!

Te regalamos un formato para que comiences ya: Formato «Diseño de indicadores de gestión».

Para conocer más sobre indicadores en general, su definición y ejemplos, una lectura que te recomendamos es la siguiente: Tipos de indicadores (KPI) en empresas exitosas

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


Deja un comentario

Este sitio esta protegido por reCAPTCHA y laPolítica de privacidady losTérminos del servicio de Googlese aplican.