¿Conoces los elementos clave en la organización de una empresa?

. Nov 20, 2019.

Toda empresa tiene una estructura que da orden a las actividades que realiza. Sin ir muy lejos, el hogar es un buen ejemplo de “estructura”, en el que hay un arreglo, ajustado de manera continua, que minimiza el caos. Pues bien, en este artículo te hablaré de la organización de una empresa y sus elementos claves. ¡Es un tema relevante!

Cuando una empresa crece, la organización debe ser tal que le debe permitir la producción de bienes y servicios con orden y con un adecuado control para alcanzar sus metas. Es decir, con la mayor eficiencia posible.

¿Qué ocurre con esa estructura cuando el empresario está en la etapa de la puesta en marcha? ¡Por un lado, no existe aún! Durante la puesta en marcha, el empresario crea un «modelo en su mente» o simplemente se imagina cómo funcionará su empresa al estar operativa.

Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito
Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito.

Este modelo en mente mejora durante la etapa regular. En muchos casos, lo hace de manera no consciente. Pero para alcanzar el funcionamiento estable, deberá atender de forma explícita la organización de su empresa. Esto es clave para asegurar el crecimiento de las áreas funcionales y dar respuesta, con calidad, al cliente.

Sobre la organización de una empresa consigues millones de documentos. ¿No lo crees? – Escribe en la caja de búsqueda de Google, la frase: organización de una empresa. Millones de entradas te reportará el buscador. ¡No es cualquier cosa!

Organización de una empresa

Para simplificarlo y hacerlo fácil, aquí te presento un plan de acción para crear un arreglo de los elementos que hacen posible tu empresa. Es un plan aplicable estando en la etapa regular, según lo indicado en la sección previa.

¿Recuerdas que la estructura organizacional es una de las 12 áreas funcionales de las que hemos hablado en muchos artículos?

¿Conoces los elementos clave en la organización de una empresa? 1
Modelo de 12 áreas funcionales que pueden desarrollarse en una empresa madura.
Una clave es la que da cuenta de la «organización» de las empresas.

Para nosotros, las áreas funcionales son los grupos de actividades de la misma naturaleza, que constituyen los puntos de apoyo para el logro de los objetivos de la empresa.

La estructura organizacional, por su parte, trata sobre la división de todas las actividades que se agrupan para formar las áreas. Lo que da lugar al establecimiento de “autoridades”, que a través de la organización y de la coordinación, deben lograr los objetivos.

En artículos previos hemos planteado que para pasar de la etapa regular a estable, puedes crear planes de acción para las áreas funcionales. Así, al mejorar en cada una, aumentarás la capacidad y, por tanto, la empresa mejorará como un todo. Incluyendo, por supuesto, las ventas e ingresos.

Las empresas en la etapa «estable» demanda una cierta organización de sus áreas, que implica, al menos, atender 2 subáreas específicas:

  • La organización del trabajo.
  • El poder de decisión.

Es claro que las empresas, sin importar su tamaño, no nacen ni se desarrollan por sí mismas. Durante la puesta en marcha, el empresario y sus socios, definen cómo se organizará de cara a su actividad comercial, para el logro de los objetivos.

En función de esto, y dependiendo del tipo de empresa, existen distintos tipos de organización empresarial. En el artículo denominado “organización empresarial (de regular a estable)”, te hablamos de 2 tipos de organización empresarial: la formal y la informal.

a) Organización formal

Es una organización estática, casi siempre jerárquica, que suele plasmarse en documentos de carácter oficial, «conocidos» por todos los integrantes de la empresa. Es parte de los manuales de normas y procedimientos.

¿Conoces los elementos clave en la organización de una empresa?
Parte de la organización formal es el organigrama de la empresa.

La estructura de una organización es la articulación de los recursos de que dispone para cumplir sus expresiones de logro, propósitos y metas.

b) Organización informal

Se trata de la «organización social» que complementa a la organización empresarial descrita en los documentos. En palabras simples, son los comportamientos, las interacciones y las relaciones personales que se tejen en el día a día.

La organización informal es flexible y está en permanente cambio. La experiencia de los empresarios y de los colaboradores, junto con sus valores, dan forma a este tipo de organización. Por ello, de alguna forma es una organización regulada.

Debes tener claro que en muchos casos, los objetivos de la organización informal no son los mismos que los de la organización formal.

Esta brecha puede dar lugar a situaciones de tensión y poner en peligro la continuidad. Es una de las razones por las que, cuando se realizan diagnósticos, surgen planes para redirigir la empresa a sus metas y expresiones de logro formales y declaradas (como los objetivos estratégicos, la misión y visión).

¿Conoces los elementos clave en la organización de una empresa?
La construcción de la organización informal está en manos del empresario
y de sus colaboradores.

En cualquier caso, la regulación de la organización informal debe darse a partir de la organización formal. Esta, de alguna forma, se convierte en el marco de las interacciones tanto en lo interno como en la relación externa de los integrantes de la organización.

Tipos básicos de organizaciones

Existen muchos tipos de divisiones o arreglos que puedes adoptar para tu empresa. Por supuesto, el más idóneo dependerá del tipo de producto o servicio que tengas y de la forma en que operes. Los tipos más comunes son los siguientes:

1. División por funciones:

En la división por funciones se divide a la empresa en departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar una determinada función básica para la empresa.

Si enfocas a la empresa por áreas funcionales, estarás creando una organización tipo «división por funciones». Es importante que observes que de las 12 áreas funcionales que mencionamos arriba, algunas dan lugar a divisiones o departamentos. Mientras que otras, no. Son áreas transversales, como “gestión de la información”.

2. División por productos:

En la división por productos, se divide a la empresa en unidades, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para producir o comercializar un determinado producto o servicio.

Una empresa que tiene dos o más productos y servicios muy diferentes entre sí, crea una estructura de este tipo. De manera particular para las actividades de producción y mercadeo. Mientras que áreas como la de talento humano, puede ser una división que atiende las necesidades de las divisiones para cada producto.

3. División por ubicación geográfica:

En este caso se divide a la empresa en unidades, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para operar en determinadas zonas geográficas, cada una con «demandas» diferentes o específicas.

4. División por ubicación de clientes:

En la división por clientes se divide a la empresa en unidades, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para atender un determinado tipo de cliente. ¿Conoces empresas que tengan este tipo de organización o sistema de actividades?

 Existen muchos tipos de divisiones o estructuras, que puedes adoptar para tu empresa.
Existen muchos tipos de «arreglos» que puedes adoptar para tu empresa.

5. División por proceso:

En la división por proceso, la empresa tiene unidades o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar la etapa de un determinado proceso.

Por ejemplo, en la fábrica de JM Sports (un caso comentado en este blog), la fabricación se divide por procesos: diseño, corte, confección y acabados de prendas de vestir. Cada proceso tiene una definición clara de actividades, entradas y salidas. También las áreas de apoyo pueden utilizar un enfoque por procesos para la realización de sus objetivos.

6. División por proyectos:

En la división por proyectos, se divide a la empresa en unidades, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar un determinado proyecto de la empresa.

Pero, ¿qué ocurre en la práctica en las empresas?

En la práctica no encontrarás empresas que cuenten con un solo tipo de «arreglo» para llevar adelante sus operaciones, para la realización del producto o servicio. Además, la organización informal suele responder a diversas formas y arreglos cuando es tratada de manera deliberada, para hacer ágil al sistema o a la organización empresarial.

Estructura básica de Geosama
Organigrama básico de la empresa Geosama. ¿A qué tipo de división corresponde?

Lo común es que las empresas cuenten con una división principal en su nivel más alto, según las actividades esenciales. Por ejemplo, en una empresa que fabrica bienes o servicios de diferente naturaleza, es común que se divida por productos o tipo de servicio. Mientras que una empresa que opera en mercados dispersos geográficamente, es común que se divida por ubicación geográfica.

También, una empresa en su nivel más alto podría tener una división por funciones. Y dentro del área de producción y operaciones, tener una división por productos. Y para cada división de producto, puede tener una división por proceso. En este caso, sería una organización compleja.

La recomendación al respecto es mantenerse con una organización lo más simple posible. Para que la gestión no demande recursos extraordinarios y no se fomente una organización burocrática.

Gestionar Fácil.

Plan de acción para crear la organización de una empresa

Un plan de acción para crear la organización de una empresa, incluye una serie de pasos según las 2 subáreas que involucra: organización del trabajo y poder de decisión.

La organización del trabajo:

Esta subárea, relacionada con la forma de hacer las cosas y organizar el trabajo, implica los siguientes pasos:

  1. Definir roles necesarios para las diferentes áreas funcionales.
  2. Asignar responsabilidades.
  3. Fomentar el trabajo en equipo, apoyados en el área «talento humano».
  4. Crear instrucciones de trabajo y un manual de normas y procedimientos, accesible por diversos medios. Puedes considerar, inclusive, acceso desde móviles y equipos portátiles.
  5. Engranar las actividades claves y hacer seguimiento constante.

La organización de una empresa es una actividad dinámica, que demanda ajustes constantes. El empresario o gestor debe estar vigilante de que la organización esté cumpliendo con su misión y sus objetivos. Por ejemplo, es inevitable cambiar cuando los parámetros económicos del país son modificados o se producen disrupciones en los mercados.

Una empresa en funcionamiento estable puede contar con herramientas automatizadas, que facilitan modelar la organización del trabajo y crear una relación entre las áreas, evitando así islas de información, que son perjudiciales para las operaciones de las empresas, vistas como un todo.

El poder de decisión:

Para esta subárea, debes ejecutar los pasos necesarios para delegar el poder de decisión siguiendo un orden idóneo para la empresa. Ejemplo de estos pasos son los siguientes:

  • Decidir qué decisiones se delegan para los diversos roles de las áreas funcionales.
  • Establecer una «jerarquía», en correspondencia con la organización del trabajo. No implica esto, crear burocracia o una organización inflexible y poco ágil. Se trata de que mejoremos el concepto de delegar las decisiones en las empresas.

Cuando los empresarios no tienen experiencia, las empresas pueden crecer sin orden. La actividad organizativa se desarrolla sin planificación. Esto lo puede llevar a un caos que le hará perder el foco, tiempo y eficiencia. La gestión de la organización será complicada y perderá de vista lo esencial para seguir creciendo. Esto ocurre en todos los tipos de empresas: micro, pequeñas, medianas y grandes.

Por tal razón, desde la «puesta en marcha», las empresas (que son sistemas) deben ir organizando las actividades; sobre todo para los casos en que no es natural el rol responsable o los empleados idóneos para las mismas. Sistematizar las actividades por rol ayudará a mejorar la forma de trabajar y a desarrollar planes para delegar, cuando corresponda hacerlo. La dirección estratégica de empresa logrará importantes cambios en dirección al propósito general.

Al establecer un sistema de actividades, estando la empresa en la etapa regular, debes considerar la distribución «jerarquizada» de las responsabilidades, asignando los medios e insumos necesarios, y el poder de decisión, al menos en los niveles administrativo y operativo de la organización.

Para finalizar:

Para finalizar, algunas preguntas sobre las que podemos reflexionar con base en esta entrega y con vista en tu organización, son las siguientes:

  • ¿En qué consiste la organización de una empresa? Para responder a esta pregunta debemos tener claro el término organización. Y se debe distinguir empresa familiar de las que no lo son. Estas suelen tener características especiales.
  • ¿Cuáles son los tipos comunes de organización que existen? Como sabes, existen diversos tipos de organización. Y en la práctica depende mucho del sector a la que pertenezca la empresa, de la cultura de las personas y de la definición de políticas para su operación.
  • ¿Cómo se puede organizar una empresa? Es claro que al tratarse de un «diseño», la empresa puede ser organizada de diferentes maneras. En todo caso, el objetivo es lograr el éxito del negocio. Así que estudia con detenimiento cuál es el mejor arreglo o estructura para tu empresa.
  • ¿Qué tomar en cuenta para la organización interna de una empresa? Por lo pronto, puedes tomar en cuenta dos elementos: las áreas funcionales y las etapas por las que pasa toda empresa en su camino del éxito.
Artículo recomendado para aprender más: Gestión por proceso. Elementos para organizar a las pymes.

¡Muchas gracias por leernos!

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