Toda empresa tiene una cierta organización empresarial que suele tener dos partes: una formal y otra informal. Ya sea que haya sido pensada cuidadosamente o no, para funcionar debe tener alguna estructura que dé orden a las actividades. Es lo que llaman algunos, un sistema de actividades.
¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!
El propósito de este artículo es darte elementos sobre organizaciones empresariales y algunos planes a seguir para pasar de un funcionamiento regular a un funcionamiento estable.
Es un conocimiento que te facilita dar respuestas a preguntas como: ¿en qué me enfoco para avanzar en mi empresa? o ¿qué debo hacer para mejorar, estando en funcionamiento regular?
Como ya sabes, si has leído artículos en este blog, se trata de un tema al que le damos particular importancia. Es de interés, no solo para emprendedores que se inician sin experiencia en administración y gestión de empresas, sino también para gestores y empresarios que están buscando aprender más.
Organización empresarial
Las empresas no nacen ni se organizan por sí mismas. Si bien son “organismos dinámicos”, se configuran según las acciones de sus socios o colaboradores.
Parte de este tema lo comentamos en el artículo que les dejo para su lectura posterior a esta:
- ¿En qué fase del ciclo de vida está tu empresa? Las fases por las que pasa toda empresa se alcanzan si el empresario y su equipo hacen el trabajo para avanzar.
- En el artículo se dan pautas para reconocer en qué fase está una empresa; lo que es clave para enfocar el esfuerzo y dar pasos en la dirección deseada.
En la literatura sobre organización empresarial encontramos declaraciones como esta:
Antes de poner la empresa en marcha, los empresarios deben tener clara la forma en que ésta se organizará de cara a las tareas propias de su actividad comercial. Este proceso se conoce como organización empresarial o estructuración del negocio.
Esto es lo ideal, planear todo antes de poner en marcha la empresa. En algunos casos, es una condición necesaria. En otros, la organización se crea sobre la marcha.
Ejemplos
Te comento 2 ejemplos de experiencias, de las que consigues diversos artículos en este blog:
1. Empresa Consultora Geosama:
Es una consultora creada por 4 socios que planearon desde la idea parte de su estructura y organización de actividades. Por tratarse de un servicio especializado, y por la experiencia y las competencias de sus fundadores, diseñaron el servicio, antes de tener su primer cliente.
2. Empresa Donas Redoma:
Fue un emprendimiento por necesidad, en la que su dueña probó la idea vendiendo donas. Luego, al tener éxito es sus primeras ventas y “pulir” la idea, creó una microempresa. Esta fue creciendo gracias a la capacidad de prestar un buen servicio y a una excelente gestión de mercadeo y ventas.
Tipos de organizaciones
Tanto en la teoría como en la práctica, nos encontramos con 2 tipos de organización empresarial: la formal y la informal. De manera breve veremos en qué consiste cada una:
a) Organización formal:
Son las actividades que se incluyen desde la constitución de la empresa y que pretenden regular, asignar roles, diseñar áreas, elegir responsables y, en último término, dar entidad a la organización.
Es estática, jerárquica y suele plasmarse en documentos de carácter oficial conocidos por todos los integrantes.
En algunos países el documento de constitución de la empresa debe incluir elementos formales como los indicados.
b) Organización informal:
Se trata de la estructura social que complementa a la estructura empresarial formal. En palabras llanas, son los comportamientos, las interacciones y las relaciones personales que se tejen en el día a día de cada organización empresarial.
La organización informal es flexible y está en permanente cambio. Lo habitual es que se produzcan de forma espontánea. Sin embargo, no quiere decir que no deban estar reguladas de alguna forma.
En parte, la regulación se da por la organización formal, que de alguna forma se convierte en el marco de dichos comportamientos e interacciones.
El empresario, clave para la organización empresarial
Como seguro ya sabes, el empresario es clave de la organización empresarial. Por ser el dueño (emprendedor), tiene la facultad natural de administrar y gestionar.
Con su acción, modela en parte el funcionamiento de la empresa. Es una figura vital en los “procesos” de la organización. Sus principales funciones, a lo largo de las diversas etapas por las que pasa la empresa, se pueden resumir de la siguiente manera:
- Asigna deberes a los integrantes de la empresa.
- Asigna responsabilidades en función de habilidades y destrezas.
- Delega autoridad en jefes o encargados.
- Gestiona el factor humano.
- Supervisa las actividades claves de las empresas.
- Interviene en aquellos casos que necesiten soluciones o ajustes.
- Genera confianza en los niveles jerárquicos que se vayan creando.
- Toma decisiones.
Claro está que esto ocurre en diversos momentos o etapas de la empresa. Y todas estas acciones configuran de forma dinámica, la organización de la empresa.
Diferencia en la organización empresarial
En los casos comentados, se aprecia una diferencia clara en la organización empresarial: para el caso de Geosama, se planificó gran parte de sus actividades durante la etapa de la puesta en marcha; mientras que Donas Redoma configuró su organización sobre la marcha. Su dueña tomó decisiones y fue construyendo la empresa, que fue igualmente exitosa.
Cuando las empresas están en una fase madura, o una etapa de funcionamiento óptimo, el empresario o el equipo realiza ajustes en función de planes de acción. Hay tiempo y recursos para diagnosticar, planificar, hacer y corregir.
Pero en las primeras etapas, cuando no hay holgura financiera, con poca gente y la necesidad urgente de facturar, la realidad es que la organización de las actividades no es tan planificada.
Holgura financiera
Para ser estrictos, la definición de holgura financiera refiere a la capacidad no utilizada para la deuda, equivalente al efectivo disponible, que una empresa tiene a mano.
Es un dinero adicional que puede ayudar a la empresa a que sobreviva en tiempos difíciles, como disminuciones en las ventas, en los ingresos o en las ganancias.
Acá, cuando la empresa está en funcionamiento regular, esa holgura permite la contratación de personal para aumentar la capacidad de la organización empresarial. Por ejemplo, en producción y operaciones, en mercadeo y ventas, entre otras áreas claves.
Entonces, acá se trata del dinero disponible después de cubrir los costes y gastos de funcionamiento de la empresa.
Funcionamiento regular en una pyme
¿Qué es lo esperado en una pyme que esté en funcionamiento regular?
La respuesta a esta pregunta depende del contexto y tipo de empresa. Si tomamos el “factor” común, en el caso de las pymes y microempresas, podemos caracterizar esta etapa como sigue:
- El empresario, según el caso, puede estar solo en cuanto a la administración y gestión. Por el tipo de empresa, es probable que tenga personal en áreas de producción y operaciones; e inclusive en ventas.
- Hay clientes demandando el producto o servicio, pero aún no hay fidelización o no son clientes recurrentes.
- El mercadeo puede ser muy básico o simplemente no existir. El esfuerzo está en vender.
- Los costes y gastos pueden estar cubiertos, pero sin holgura financiera. Sobre todo al principio, cuando se logran los primeros clientes.
- Según sea el tipo de empresa, la cantidad de actividades que realiza el empresario o los empresarios, puede ser abrumadora. En muchos casos, hacen todas las tareas administrativas.
¿Qué otras características agregarías? – Es un ejercicio que vale la pena realizar.
En la experiencia de Donas Redoma, su dueña atendía todas las actividades de compra del producto, inventario, finanzas y, además, atendía clientes.
En el primer quiosco que abrió formalmente, solo tenía un ayudante. Se trataba de una situación típica, tal como se describió arriba. Las actividades se ejecutaban según fuera necesario para la continuidad del negocio.
La clave fue “aguantar” hasta lograr mejorar las ventas, con lo que fue creando un “piso” que luego le permitió avanzar.
Planes para pasar a funcionamiento estable
Con lo comentado brevemente hasta acá, es claro que los planes para pasar a funcionamiento estable dependerán de cada organización, de cada empresa.
Entonces, para plantearse planes con el propósito de pasar de etapa, una opción es preguntarse por la situación actual y trazar una ruta para alcanzar la situación deseada.
El empresario y su equipo, si lo tiene, debe hacerse preguntas como:
- ¿Qué actividades estamos haciendo?
- ¿Qué actividades son necesarias y cuáles están bien hechas?
- De las actividades necesarias, ¿cuáles deben mejorarse?
- ¿Qué actividades no estamos haciendo, que son necesarias para avanzar?
- Y así, responder a preguntas del tipo “qué” hacer para mejorar hasta alcanzar el funcionamiento estable.
Recuerda que una empresa en funcionamiento estable factura regularmente, tiene clientes recurrentes; dispone de cierta holgura financiera para contratar personal y delegar la administración.
Áreas funcionales
Aquí es importante que pienses en las áreas funcionales que están presentes en toda empresa. Las preguntas hay que hacerlas por área funcional.
Si bien es cierto que no todas las áreas están presentes en una empresa que está en crecimiento, algunas de ellas necesariamente estarán en desarrollo. Por ejemplo: finanzas y mercadeo y ventas.
Recordemos que son 12 las áreas funcionales. Tomemos prestada la imagen que utiliza la microempresa Músik con K para tenerlas presente.
Para ejercitarnos un poco: ¿qué áreas están presentes en tu empresa, aunque sea de manera mínima o sin plan deliberado?
En el caso de Donas Redoma y de la empresa Geosama, en funcionamiento estable habían 4 áreas bien desarrolladas: finanzas, producción y operaciones, mercadeo y ventas, y gestión de la información.
¿Sólo 4 áreas funcionales?
Por supuesto, había otras áreas en mejora constante:
- Dirección estratégica.
- Liderazgo y toma de decisiones.
- Estructura organizacional.
- Talento humano.
- Gestión de la calidad.
Por otro lado, luego de hacer un diagnóstico por área funcional, corresponde resolver el cómo hacer para ejecutar las actividades, en pro de mejorar.
Y una forma de hacerlo es diseñando planes de acción. Tal como lo comentamos en el artículo denominado: ¿Por qué aplicar planes de mejora en las empresas?
Con todo lo comentado hasta acá, espero que tengas más elementos para pensar en tu empresa y cómo seguir mejorando.
En el siguiente artículo completamos el punto sobre los planes para pasar a funcionamiento estable. Es un punto muy interesante, ¡no te lo pierdas!
Y para aprender más: Pymes: una clasificación básica para la gestión.
¡Muchas gracias por leernos!
