Diagnóstico del área de producción en una pyme

En este artículo nos centramos en el diagnóstico de otra de las áreas claves en toda pyme: el área de producción.

Y aunque el nombre del área nos lleve a pensar en «producción y manufactura», todo tipo de empresa aplica procedimientos para lograr la transformación de unos insumos en productos o servicios. 

De allí la importancia de tener en mente no solo la producción de bienes tangibles, sino otros relacionados con servicios y bienes intangibles. 

Así que… descubre aquí cómo diagnosticar el área de producción en tu pyme. Aplica para todos los casos.

En tal sentido, te presentamos el siguiente contenido:

  • Objetivos del área de producción y operaciones de una pyme.
  • Subáreas típicas en el área de producción de una pyme.
  • Diagnóstico de cada subárea con base en preguntas sencillas.
  • Realidad típica en las pymes, respecto al área de producción. 

Objetivos del área producción de una pyme

Saber cómo mejorar el área de producción y operaciones, sin importar en qué etapa se encuentre la empresa, es un tema clave.

Aunque sea de manera sencilla, cada proceso de fabricación de productos o de prestación de servicios debe ejecutarse según un plan. 

Lo que demanda detallar los recursos físicos (materias primas, maquinaria, herramientas) y el talento humano necesario, para ejecutar el proceso.

Diagnóstico del área de producción en una pyme
Producción y operaciones: área clave en una pyme.

Los objetivos principales de “producción y operaciones” son dos:

  • Lograr que se entreguen los productos o se presten los servicios, tanto en las cantidades como en las fechas acordadas con el cliente.
  • Conseguir que estos productos o servicios se fabriquen o presten dentro de los costes previstos y que sean los mínimos posibles.

Las áreas funcionales no deben verse como parcelas de actividades. Aunque en muchos casos dan lugar a unidades o departamentos (o como se quieran llamar), todas deben apuntar a «la satisfacción del cliente».

Una pyme que centra su actividad en el cliente aplica una estrategia CRM («Customer Relationship Management»). Hacer del cliente el centro de la actividad, da sentido y dirección al esfuerzo.

Subáreas típicas en el área de producción de una pyme

Las 4 subáreas que consideramos claves para desarrollar el área funcional “producción y operaciones”, son las siguientes:

  • Gestión de los proveedores.
  • Planificación de la producción.
  • Manejo de inventarios de insumos y materia prima.
  • Nivel tecnológico de equipos y maquinaria.

El área producción y operaciones tiene un objeto claro: atender las necesidades de los clientes de forma eficiente, con el menor coste posible, dentro de ciertos estándares de calidad.

El empresario debe planificar la producción en función de las previsiones de ventas. Lo que demanda adecuar la capacidad de producción para asegurar el inventario óptimo.

Es claro que la realización del producto o servicio debe mejorar de manera continua. Solo así una pyme superará los retos que demanda pasar a buen ritmo por las etapas, en el camino del éxito:

Pasar de etapa es subir de nivel, al mejorar las áreas funcionales.

La realización del producto o servicio es diferente en los diversos tipos de empresas que conocemos. Los procesos productivos tienen particularidades claves:

  • Por ejemplo, la producción en una fábrica de calzado (manufactura) es diferente a la “producción” de una pyme que comercializa productos.
  • Y estas tienen procesos diferentes a una empresa de servicios profesionales, como las de diseño o ingeniería.

Sin embargo, existe un conjunto de elementos comunes, que pueden ser abordados de manera general, en todos los casos.

Uno de ellos es el siguiente: en todos los casos el empresario debe realizar, en alguna medida, gestión de proveedores. 

Es probable que en unos casos esta gestión sea básica, mientras que en otras sea compleja.

En cualquier caso, grande, mediana, pequeña o muy pequeña, la mipyme necesita un «grupo» de insumos para su actividad productiva (bienes tangibles o no).

12 áreas funcionales:

Recordemos que el área “producción y operaciones” es una de las 12 áreas que reconocemos en una empresa madura. Son áreas que se desarrollan mientras la empresa pasa por las etapas indicadas.

12 áreas funcionales que pueden desarrollarse en una empresa
El área producción es una de las 12 áreas que señalamos en nuestro modelo. Conoce aquí más.

¿Cómo abordamos el diagnóstico del área de producción?

Lo primero que diremos es que en este tipo de diagnóstico rápido, la participación de los colaboradores y todo responsable de área o departamento, es necesaria. Más allá del proceso técnico empleado.

Hay tres puntos a considerar para el diagnóstico rápido del área producción y operaciones:

  • Planteamos una declaración de lo que se espera en una pyme. El deber ser para cada una de las subáreas.
  • Comentamos sobre lo que nos dice la experiencia y hacemos algunas recomendaciones.
  • Incluimos preguntas que puedes utilizar para diagnosticar cada subárea específica. 

1. Gestión de los proveedores

Situación esperada en una pyme:

  1. El empresario aplica criterios de selección de proveedores.
  2. Existe más de un proveedor para cada insumo clave.
  3. El empresario tiene y aplica criterios de calidad del insumo entregado.
  4. Se evalúa al proveedor y se tiene información de la confiabilidad en la entrega.

Respecto a estos 4 planteamientos de lo esperado en una pyme:

  • ¿Cómo evaluarías a tu empresa?
  • ¿Cumple con estos aspectos?
La realidad en muchas pymes:

La realidad en muchas pymes es que el empresario y su equipo no tienen claros los criterios de selección de proveedores.

Si bien, pueden tener excelentes aliados, no necesariamente evalúan y aplican criterios de selección.

¿Qué ocurre cuando el proveedor de un insumo clave no cumple con la entrega y no tienes un proveedor alternativo en el sector?

Por otra parte, en las primeras etapas es probable que el empresario no tenga claros los criterios mínimos de la calidad de los insumos recibidos.

Diagnóstico del área de producción en una pyme
La falta de insumos o materia prima conlleva a costes (por ejemplo, costes por personal ocioso).

Cuando no se tienen proveedores confiables, nuestros productos y servicios pueden sufrir cambios en su calidad o, simplemente, no estar disponibles.

Por ello, muchos empresarios entienden rápidamente que la selección de varios proveedores, por cada rubro, es un aspecto a cuidar.

Además, ubican con regularidad nuevos proveedores, tomando como criterios principales: precio y calidad.

Por lo tanto, el empresario debe seleccionar y evaluar, periódicamente, a sus proveedores, con base en criterios como la calidad, el precio y la confiabilidad en la entrega.

Preguntas de diagnóstico:
  • ¿Qué criterio de selección utiliza para tus proveedores? ¿Cómo los selecciona?
  • ¿Para cada insumo importante, cuántos proveedores tiene?
  • ¿Qué condiciones de venta le ofrecen tus proveedores? 
  • ¿Cómo realizas el control a los lotes de compra?
  • ¿Qué tipo de garantía ofrecen los proveedores para sus productos?
  • ¿Quién es el responsable de recibir los productos a los proveedores?

2. Planificación de la producción

Situación esperada en una pyme:

  1. La pyme cuenta con una programación de la producción.
  2. Se tiene estimada o se cuenta con un pronóstico de la demanda.
  3. El empresario fija las metas de ventas para períodos específicos.

Respecto a estos 3 planteamientos de lo esperado en una pyme: 

  • ¿Cómo evaluarías a tu empresa? 
  • ¿Cumple con todos estos aspectos, claves para la productividad?
La realidad en muchas pymes:

La realidad en muchas pymes es que el empresario y su equipo no gestionan la información para programar la producción del bien o servicio. 

En muchos casos, la planificación es empírica, sobre la base de la experiencia. Pero no toma en cuenta variables que pueden ser claves para mantener un inventario óptimo.

Con la información que maneja una empresa en la etapa de funcionamiento estable, un empresario puede realizar pronósticos de ventas y tener metas razonables para el corto y mediano plazo. 

Esto es posible siempre que gestione la información. Implica registrar los datos y la información del área de mercadeo y ventas y de facturación. 

Con información del comportamiento de la demanda, puede establecer cronogramas de producción y tener un completo control del proceso involucrado. 

Diagnóstico del área de producción en una pyme
Las mejores empresas en producción y manufactura planifican la producción. 

En otras palabras, en las primeras etapas de la empresa, la planificación de la producción suele ser empírica y a muy corto plazo. Está en función de la materia prima disponible.

Además, influye el flujo de caja (ingresos menos egresos) disponible.

Cuando alcanza el funcionamiento estable (más colaboradores, más organización) se aplican prácticas de planificación en función de la demanda conocida. Sobre todo si se tienen a la mano, herramientas de gestión.

Preguntas de diagnóstico:
  • ¿Qué tipo de pronósticos de demanda de productos realiza la empresa? ¿Cuáles son las metas de ventas?
  • ¿Cuál es su demanda para el próximo semestre? ¿Cuánto espera vender?
  • ¿Cómo se utilizan los pronósticos para la planificación de producción?
  • ¿De qué manera adecúa su plan de producción si hubiera que atender un pedido importante?
  • ¿Cómo llevan los registros de materiales? ¿Qué procedimientos utilizan?

3. Manejo de inventarios de materia prima y productos

Situación esperada en una pyme:

  1. La empresa realiza un control estricto de calidad de las materias primas recibidas. Se lleva un registro actualizado de las entradas de materias primas.
  2. La empresa dispone de un inventario sistematizado de materias primas y productos, sujeto a un programa de compra en función de la producción.
  3. Las materias primas y productos son almacenados considerando sus características físicas y químicas. Se apoya en un sistema que garantiza una adecuada rotación, uso y control de estos.
  4. En forma periódica se revisa el inventario físico y se contrasta con el llevado en el sistema informático. Se hacen las correcciones de ser necesarias, analizando las posibles razones en las diferencias.

Respecto a estos 4 planteamientos de lo esperado en una pyme:

  • ¿Cómo evaluarías a tu empresa? 
  • ¿Cumple con estos 4 aspectos?
La realidad en muchas pymes:

La realidad en muchas pymes es que el empresario no tiene control estricto del inventario. Tampoco, estándares de almacenamiento, necesarios en el caso en que el tipo de materia prima o producto lo requiera. 

¿Tienes clara la información y datos de interés de tu inventario?
¿Tienes claridad sobre la información y datos de interés en tu inventario?

Además, también la experiencia nos dice que en muchos casos el control del inventario es empírico. Situación que conlleva a sorpresas desagradables.

¡No dejes pasar «años» sin verificar cómo anda el inventario!

Por esta razón, los empresarios con experiencia ponen en práctica mecanismos de control de insumos, materia prima y productos, casi desde la puesta en marcha de la pyme.

Dedica tiempo en cada cuatrimestre (o al final del periodo que tomes) para realizar un inventario físico. ¡Claro, si estás en un sector que lo requiera!

Cuando la empresa alcanza el funcionamiento estable, el empresario debe aplicar controles estrictos para la materia prima e insumos.

Además, debe sistematizar el inventario para gestionar compras en función de la demanda o de la capacidad esperada del servicio.

Preguntas de diagnóstico:
  • ¿Cuál es el procedimiento para recibir la materia prima? ¿Qué medidas se toman si es defectuosa?
  • ¿Cuál es la forma en que realizan las adquisiciones? 
  • ¿Cómo se registran las existencias de materia prima y productos?
  • ¿De qué manera se incorpora la demanda de productos en las decisiones de compra?
  • ¿Cómo se realiza el almacenamiento de los productos e insumos? 
  • ¿Qué sistema de almacenamiento y despacho se utiliza?
  • ¿Cuáles son las pérdidas que se producen por mal manejo de inventarios?

4. Nivel tecnológico de equipos/maquinaria

Situación esperada en una pyme:

  1. La empresa dispone de máquinas y equipos de tecnología de última generación, funcional y operativa.
  2. Existe un plan estratégico de inversión para adquirir nuevas máquinas, relacionado con el aumento y calidad de producción.
  3. Están disponibles los manuales de los equipos. La empresa cuenta con un registro histórico de mantenimiento.
  4. Existe un plan de mantenimiento preventivo con un calendario anual de entradas a reparación por equipo, controlándose la efectividad del mantenimiento.
  5. Se realiza mantenimiento en períodos de menor producción. La tasa de falla no incide sobre la planificación de producción y no afecta el cumplimiento de plazos de entrega de pedidos internos y externos.

Respecto a estos 5 planteamientos de lo esperado en una pyme: 

  • ¿Cómo evaluarías a tu empresa? 
  • ¿Cumple con estos 5 aspectos?
La realidad en muchas pymes:

La realidad en muchas pymes es que el empresario y su equipo no gestionan el nivel tecnológico de los equipos y de la maquinaria.

¿Has considerado la frustración de un operario por esta causa?

Tampoco aplica planes de mantenimiento preventivo, para evitar tiempo ocioso por fallas en equipos. No mide el rendimiento o desempeño de los equipos. 

¿Alguna vez se detuvo la producción en tu pyme por fallos previsibles en los equipos?
¿Alguna vez se detuvo la producción en tu pyme por fallos previsibles en los equipos? ¡No dejes que tu taller se detenga por causas de este tipo!

A partir del funcionamiento estable, es esencial que el empresario dedique esfuerzo sistemático a mantener y mejorar el nivel «tecnológico» de equipos y maquinaria.

También debe estar atento a nuevas tecnologías que mejoren la producción de bienes y servicios.

Esto depende, claro está, de la naturaleza del producto o servicio. Debe considerar la tecnología de todas las áreas, no solo la de la «fábrica».

Preguntas de diagnóstico:
  • ¿Cuándo adquirió los últimos equipos? ¿La maquinaria y equipos son de tecnología de punta?
  • ¿Cómo están respecto a su competencia?
  • ¿La maquinaria está en óptimas condiciones? ¿Cuándo fue la última reparación?
  • ¿Quién elabora el plan estratégico de adquisiciones de maquinarias? ¿Es la persona idónea?
  • ¿Quién es el responsable de mantenimiento? ¿Cómo se lleva el control de las tasas de falla, de manera de no incidir en la producción? 
  • ¿Quién coordina el mantenimiento con producción?

Conclusiones

Como empresario sabes que las dos actividades claves en las primeras etapas son producir y vender. Esto indica que las áreas “producción y operaciones” y “mercadeo y ventas” son prioritarias. 

Pero no puedes descuidar la calidad de tu producto o servicio. Y esta depende, en gran medida, de la calidad de los insumos utilizados.

Por otra parte, la mejora continua requiere de otra área clave: gestión de la información. Por lo que debes ir avanzando en esta también. 

El desarrollo de las áreas avanza mientras la empresa pasa de una etapa a otra, por lo que no debes pensar que una pyme, en sus primeras etapas, deba desarrollar todas las subáreas indicadas para producción. 

Es un proceso continuo, en el que puedes ir mejorando todos los días. Y en esta mejora, las empresas exitosas no dejan a un lado el área de producción y operaciones. Siempre está en el foco.

Por ejemplo, la subárea “nivel tecnológico de equipos” puede mejorarse luego de tener desarrolladas las buenas prácticas en el manejo de inventarios de insumos y productos.

Un empresario debe mejorar, como lo hace un músico… todos los días.
Un empresario debe mejorar, como lo hace un músico… todos los días.

Todo esto depende del contexto de la empresa. 

En cualquier caso, lo esperado es que en cada etapa incrementes el nivel de capacidad de cada una de ellas. Es decir, su capacidad de respuesta. Lo que asegura la estabilidad de la empresa y su avance por las etapas.

Encontrar una empresa con el área “producción y operaciones” bien desarrollada, atendiendo a los aspectos comentados, requiere un alto nivel de madurez.

Por lo pronto, tienes elementos para abordar un diagnóstico rápido del área de producción y operaciones en tu pyme. Y si lo crees oportuno, no dejes de contarnos tu experiencia.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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