Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

. Oct 2, 2019.

¡Bienvenidos a este nuevo artículo en el que hablamos de la gestión de empresas pymes! En esta oportunidad comentaremos sobre las áreas funcionales que suelen estar más desarrolladas en cada etapa, para los diferentes tipos de empresas, tanto B2C como B2B.

¿Por qué es importante conocer las áreas funcionales que suelen desarrollarse en cada etapa por las que pasan las empresas pymes? Una razón clave es que nos permite pensar en la organización que realmente necesitamos – en cada etapa – mientras avanzamos y consolidamos la empresa.

Por tal motivo, el propósito de esta entrega es complementar lo señalado en diversos artículos que hablan de las etapas y de las áreas funcionales, que corresponden a 2 modelos que proponemos en Gestionar Fácil. Y para ello, simplificamos a las mipymes, haciendo hincapié en 4 tipos de empresas:

  • Empresas de fabricación (B2B).
  • Empresas de distribución y venta (B2C, B2B).
  • Venta al por menor de productos y servicios (B2C).
  • Empresas de servicios profesionales (B2B).

Las 12 áreas que hemos señalado en otros artículos y que diferenciamos en una organización empresarial madura son:

Por su parte, el modelo de 6 etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito lo representamos como sigue:

Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito
Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito.

Áreas funcionales en empresas pymes

Es claro que el desarrollo de toda empresa está sujeto a muy diversos factores. Hemos señalado, por ejemplo, las competencias del empresario y su experiencia. También el tipo de empresa, el contexto en que se presenta. Otros factores que pueden influir son externos o del entorno, como las leyes, normativas legales y la situación económica en general.

Un buen ejemplo de normativa legal es la relacionada con la prevención de riesgos laborales, condiciones y medio ambiente en el trabajo. Estas son aplicadas en muchos países, con carácter obligatorio. Su incumplimiento da lugar a multas y penalizaciones.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa
Toda empresa debe operar en condiciones óptimas.
La seguridad es parte de la productividad.

Las empresas sujetas a tales normas tendrán que desarrollar tareas desde el momento en que inicien operaciones, para cumplir con las mismas. Lo que implica que el área funcional que denominamos “normas ambientales y riesgo laboral” será atendida y desarrollada. Esto lo veremos con más detalle en las siguientes secciones.

Por supuesto, si no existieran normas legales y sanciones, probablemente el empresario prestaría atención a esta área funcional solo cuando la empresa haya alcanzado una etapa avanzada. Pero si está sujeta a una normativa, tendrá que desarrollar capacidades en tal sentido, desde el inicio.

Te dejo 2 preguntas antes de comentar sobre las áreas funcionales que se desarrollan en cada etapa por la que pasa una empresa:

  • ¿Qué áreas desarrollarías en cada etapa, para el caso de una empresa de fabricación y una de servicios profesionales?
  • ¿En el caso de empresas de manufactura o fabricación de bienes tangibles, las áreas que deben desarrollarse en cada etapa serán las mismas para diferentes sectores?

1. Empresas de fabricación

En estas empresas es común que, en la puesta en marcha, el empresario deba invertir en equipos y en la creación de una “planta” para operar. La complejidad de la planta dependerá, claro está, del producto y del tamaño del mercado a atender.

En el caso, por ejemplo, de una fábrica de zapatos deportivos, el proceso de crear el producto implica fases o pasos, en el que intervendrán personas, apoyadas en máquinas y herramientas. Según la tecnología adquirida, algunos pasos estarán automatizados, mientras otros serán manuales y dependerán de un operario.

Fábrica de zapatos deportivos (área: producción y operaciones)
Fábrica de zapatos deportivos (área: producción y operaciones)

Por lo tanto, en la etapa de la puesta en marcha el empresario ejecutará actividades y realizará inversiones, antes de producir el primer par de zapatos y conseguir el primer cliente. Inversiones en equipos y en materia prima. Estará desarrollando al 99 % el área «producción y operaciones» para poder dar inicio a la actividad empresarial.

En la siguiente gráfica mostramos un ejemplo del avance de las áreas funcionales en las 2 primeras etapas de la empresa. En este caso, una fábrica de calzado. Por supuesto, esto es relativo porque siempre dependerá del propósito y de la misión de la empresa.

Ejemplo del avance de las áreas funcionales…
Ejemplo del avance de las áreas funcionales…

Lo señalado en la gráfica es, por supuesto, un ejemplo de referencia. Sin embargo, permite ilustrar cómo unas áreas serán desarrolladas antes que otras, en el contexto de cada pyme.

El área “dirección estratégica” se desarrolla desde la IDEA:

Sí, el área se desarrolla desde la etapa de la IDEA, porque el empresario ejecuta acciones para tener más certeza o asegurar que su idea sea exitosa. Por ejemplo, una de las acciones es que evalúa su idea y crea un modelo de negocio, utilizando alguna herramienta, como lo es el lienzo Canvas. Por esta razón, el área «dirección estratégica» se refleja en la gráfica.

Aparece con un porcentaje de avance que variará según el caso, en función de qué tan definidas estén la misión y la visión de la empresa. Al menos, en una versión inicial. Por esta razón, el área «dirección estratégica» se refleja en la gráfica. Por supuesto, el área implica otras actividades que el empresario irá desarrollando en las siguientes etapas.

Al respecto, una recomendación para todo emprendedor es desarrollar el modelo de negocio para visualizar aspectos clave como: clientes, canales, actividades principales, propuesta de valor, ingresos, costes, socios y recursos. Y esto debe hacerlo como parte de la etapa “la idea”. Es una forma de evaluar y validar las posibilidades de éxito. ¡Y ya estará avanzando en las áreas funcionales!

Gestionar Fácil.

Es muy probable, en el caso de una fábrica de zapatos, que el empresario dedique varios meses a la puesta en marcha, lo que implica solos gastos e inversiones y ningún ingreso por ventas.

Observe que si el proceso productivo es artesanal, poner en marcha la empresa y alcanzar las primeras ventas será relativamente rápido. Mientras que si dependen de un proceso complejo (sistema hombre-máquina), las dos primeras etapas demandarán más tiempo.

a. La fábrica en funcionamiento regular:

En el contexto de una fábrica que vende su producto a particulares a través de tiendas propias (B2C), la organización será más compleja que para el caso de una fábrica con ventas a distribuidores (B2B).

En cualquiera de los casos, el proceso de elaboración de calzado debe estar listo y probado para iniciar las operaciones. Al menos, en lo mínimo necesario para sacar un producto terminado que pueda ser vendido al cliente.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa
Ejemplo de fases del proceso para la fabricación de calzado (empresas pymes)

Si es para venta al por menor, tendrá tiendas o canales apropiados, e implica una gestión de ventas y de mercadeo, tal vez más compleja que en el caso de ventas a comercializadores. En esta etapa, la organización de actividades es más compleja. Y con seguridad habrá más personal contratado, lo que demandará al empresario realizar tareas relacionadas con el talento humano.

Por otro lado, el empresario estará buscando clientes y tratando de aumentar la facturación. Para esto realizará algún tipo de mercadeo, aunque sea con acciones básicas. Además, para funcionar en esta etapa, el empresario debe contar con un grupo de actividades de apoyo, más allá del proceso productivo.

Como ejemplo, en la siguiente gráfica mostramos el avance de algunas áreas funcionales de la «puesta en marcha» a funcionamiento regular, para el ejemplo mostrado arriba.

Ejemplo del avance de las áreas para la fábrica de calzado.
Ejemplo del avance de las áreas para la fábrica de calzado…

Como puedes observar, mostramos áreas con mayor avance en funcionamiento regular. ¡Es así, porque la empresa ya vende su producto! Para el caso de la fábrica de zapatos, el área más desarrollada es producción y operaciones. En esta etapa, ¿por qué crees que dejamos «gestión de la innovación tan «poco desarrollada»?

“Producción y operaciones” tiene el mayor avance:

Según nuestro modelo, producción y operaciones contempla las siguientes 4 subáreas:

  • Gestión de proveedores.
  • Manejo de inventarios de materia prima y producto terminado.
  • Planificación de la producción.
  • Nivel tecnológico de equipos y maquinaria.

Para producir las primeras unidades es necesario tener materia prima. Esto implica buscar proveedores, acordar precios, formas de pago, entre otras acciones. Habrá uno o dos proveedores por rubro, mientras se conoce la calidad del insumo de cada uno.

Al recibir materia prima, es necesario tener un control del inventario. Además de las disposición de los insumos por tipo. También se inicia la planificación de la producción, aunque al principio no se tengan datos propios de ventas. El área de mercadeo será clave y siempre deberá estar alineada con producción.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa
Producción y operaciones suele ser de las áreas más desarrolladas en funcionamiento regular (caso: fábricas)

Con relación al nivel tecnológico, esta subárea recibirá atención mínima. La importancia de la misma está relacionada con la gestión posterior, en cuanto a la incorporación de nueva tecnología. Según el caso, puede implicar planes de actualización del equipamiento y capacitación.

Mientras, ¿qué pasa con contabilidad, finanzas y talento humano?:

En este ejemplo, la fábrica realiza parte de las tareas del área de contabilidad y finanzas. Esta incluye 5 subáreas:

  • Registros Contables.
  • Facturación.
  • Tributos – Impuestos.
  • Análisis de costes.
  • Indicadores financieros.

En la etapa de funcionamiento regular hay 3 subáreas obligatorias: registros contables, facturación e impuestos. Lo esperado es que el análisis de costes y el cálculo de indicadores financieros sean objeto de atención en etapas siguientes. En el caso del análisis de costes, apoyaría la fijación de precios, que es una de las subáreas de mercadeo y ventas.

Con relación al talento humano, las empresas desarrollan solo las 2 primeras subáreas de las 5 que contempla, estando en funcionamiento regular:

  • Incentivos y beneficios.
  • Capacitación y formación.
  • Evaluación del desempeño.
  • Políticas de gestión del talento humano.
  • Clima organizacional y motivación.

En incentivos y beneficios se incluye el pago de nómina y demás conceptos. Respecto a capacitación y formación, el personal de fábrica recibe cursos en aspectos relacionados con la calidad del producto y detalles por el tipo de calzado a fabricar.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa
Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

b. La fábrica en funcionamiento estable:

Cuando un empresario delega la administración de la empresa y se centra en la gestión, comienza a buscar información que dé cuenta del desempeño de la empresa. En esta situación surge la necesidad de recabar datos para conocer más sobre lo que está ocurriendo en las áreas.

Esto da lugar a una serie de tareas y actividades que no se identifica de la misma manera que se hace, por ejemplo, con finanzas o producción. No se asocia directamente a una unidad o departamento. Se trata del área esencial que denominamos «gestión de la información».

Cuando el empresario tiene información (por ejemplo, de indicadores por área), tendrá la posibilidad de intervenir en los casos que sea necesario. El área de gestión de la información puede convertirse en un punto de apoyo clave si el empresario cuenta con herramientas para administrar los datos y generar información.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa
El área gestión de la información fortalece a toda la organización (empresas pymes).

En el caso de la fábrica, pueden obtener métricas e indicadores para mejorar la producción. También, para gestionar los clientes y alcanzar nuevas metas de ventas.

¿Qué significa que las áreas funcionales avancen?:

Después de un tiempo en funcionamiento estable, una buena gestión impulsará las áreas funcionales. Esto es así porque la empresa habrá mejorado y ajustado el sistema de actividades. El empresario estará dedicado a gestionar en gran parte de su tiempo, mientras un equipo atiende la administración de la empresa.

En el caso de la fábrica de calzado, el empresario cuenta con un equipo en planta y con un equipo de apoyo en áreas como contabilidad, talento humano, ventas, por citar algunos. Cada área irá mejorando con el paso por las etapas. Es lo esperado si se realiza una gestión adecuada.

Esto es lo que debe ocurrir en una empresa que mejora de manera continua su organización. Luego, al incorporar herramientas de gestión, la empresa transitará hacia el funcionamiento óptimo. Esto significa que las áreas funcionales elevarán su capacidad de respuesta, con mayor calidad cada vez.

¿Qué señala que hay mayor capacidad en las áreas? Lo señala el hecho de que los involucrados aplican buenas prácticas y no las abandonan cuando existe presión por el volumen de trabajo. Todos están comprometidos con los objetivos. Por lo tanto, no hay malas sorpresas en el resultado o en los productos que deben entregar.

Elevar la capacidad del área o del proceso, es asegurar los resultados esperados, con los estándares de calidad definidos.

Con el área «gestión de la calidad», el empresario y su equipo implantarían la mejora continua en toda la empresa, interviniendo en la calidad del producto que se realiza en el proceso de fabricación.

Por su parte, la gestión de la innovación apuntaría al diseño de productos con atributos para agregar valor al cliente y para diferenciarse de la competencia. Más seguridad, más comodidad, más ergonomía, etc.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa
Crear un zapato detector de resbalones, ¿no sería una innovación?

2. Empresas pymes de distribución, ventas al menor y servicios profesionales

De manera similar a lo señalado para las fábricas, puede ocurrir para los otros 3 tipos de empresas. Sobre estas comentaremos en otro artículo, para señalar lo que consideramos particular en cada caso.

¿Cuáles áreas funcionales desarrollarías primero si estuvieras iniciando una empresa de ventas al menor?

Comentarios para finalizar

En el ejemplo de la fábrica vimos las áreas funcionales que podrían desarrollarse en las 3 etapas: puesta en marcha, funcionamiento regular y estable. Este caso nos permite ilustrar que las empresas pymes bien gestionadas pueden ir avanzando por las etapas, atendiendo las áreas que requieren en cada una, para mantenerse en el camino del éxito.

Como indicamos al principio del artículo, hay factores que intervienen en este proceso de desarrollo y crecimiento de la empresa. Por tal motivo, dentro de un mismo sector, como el caso de las pymes tipo fábrica, el desarrollo y crecimiento de las áreas varía.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa
El área gestión de la innovación es clave en algunos tipos de empresas pymes…

Dentro del mismo sector existen similitudes, claro está. Pero en el caso de una empresa que fabrica dispositivos electrónicos para uso personal, la gestión de la innovación es un área necesaria desde sus inicios. Mientras que la fábrica de zapatos puede posponer la innovación para la etapa de funcionamiento óptimo o de expansión. ¿Interesante, no?

¡Muchas gracias por leernos!

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