Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

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¡Bienvenidos a este nuevo artículo sobre gestión de empresas pymes! En esta oportunidad te hablaré de las áreas funcionales que tienden a estar más desarrolladas en cada etapa, para los diferentes tipos de empresa.

En los dos artículos anteriores hablamos sobre una clasificación básica de empresas pymes que nos permite comentar experiencias.

Esto lo hacemos porque una forma de aportar conocimiento, es a través de casos, que reflejen situaciones o experiencias. Es conocimiento desde la práctica.

Por tal motivo, el propósito es complementar lo señalado en tales artículos, haciendo hincapié en los 4 tipos de empresas pymes que establecimos:

  • Empresas de fabricación.
  • Empresas de distribución y venta (B2B).
  • Venta al por menor de productos y servicios.
  • Servicios profesionales.

El desarrollo de toda empresa está sujeto a muy diversos factores. Hemos señalado, por ejemplo, las competencias del empresario y su experiencia. También el tipo de empresa, el contexto en que se presenta. Otros factores que pueden influir son externos a la empresa, como las leyes o normativas regulatorias.

Un buen ejemplo de normativa legal es la relacionada con la prevención de riesgos laborales, condiciones y medio ambiente de trabajo. Estas son aplicadas en muchos países, con carácter obligatorio. Su incumplimiento da lugar a penalizaciones.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Ejemplo de condiciones óptimas de trabajo.

Las empresas sujetas a tales normas tendrán que desarrollar actividades desde el momento que tengan personal contratado. Lo que implica que el área funcional que denominamos “normas ambientales y riesgo laboral” será atendida y desarrollada.

Si no existieran normas legales y sanciones, probablemente el empresario preste atención a esta área funcional, estando la empresa en una etapa más avanzada.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Te dejo algunas preguntas antes de comentar sobre las áreas funcionales en cada etapa por la que pasa una empresa.

  • ¿Qué áreas funcionales se desarrollan en cada etapa, para el caso de una empresa de fabricación o una de servicios profesionales, por ejemplo?
  • ¿En el caso de empresas de manufactura o fabricación de bienes tangibles, las áreas que deben desarrollarse en cada etapa son las mismas, para diferentes sectores?

Empresas de fabricación

En empresas de fabricación es común que, en la puesta en marcha, el empresario deba invertir en equipos y en la creación de una “planta” para operar. La complejidad de la planta dependerá, claro está, del producto y del tamaño del mercado a atender.

En el caso, por ejemplo, de una fábrica de zapatos deportivos, el proceso de crear el producto implica fases o pasos, en el que intervendrán personas, apoyadas en máquinas y herramientas.

Según la tecnología adquirida, algunos pasos estarán automatizados.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Fábrica de zapatos deportivos

Por lo tanto, en la etapa de la puesta en marcha el empresario ejecutará actividades y realizará inversiones, antes de producir el primer par de zapatos para la venta. Inversiones en equipos y en materia prima.

Por otro lado, la población objetivo a alcanzar puede ser específica. Por ejemplo, niños en edad escolar o jóvenes deportistas, que necesitan un calzado apropiado para su actividad. Esto demanda, además, diseños y pruebas.

En la siguiente gráfica mostramos las áreas funcionales en las 2 primeras etapas por las que pasa una empresa. En este caso, una fábrica de calzado.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Ejemplo de desarrollo de áreas funcionales

Lo señalado en la gráfica es, por supuesto, referencial. Sin embargo, permite ilustrar como unas áreas son desarrolladas antes que otras.

¿Por qué aparece “dirección estratégica” en la etapa de la idea?

La razón es la siguiente: en esa etapa el empresario ejecuta acciones para tener más certeza o asegurar que su idea sea exitosa.

Una de las acciones es crear un modelo de negocio, utilizando alguna herramienta. Por ejemplo, el lienzo Canvas. Por esta razón, el área dirección estratégica se refleja en la gráfica. Y se hace con un porcentaje que puede variar según el caso.

El área “dirección estratégica” implica otras actividades que el empresario irá desarrollando en las siguientes etapas.

En nuestro caso, la recomendación para esta etapa es:

El emprendedor o empresario debe desarrollar el modelo del negocio, para visualizar aspectos claves como: clientes, canales, actividades principales, propuesta de valor, ingresos, costos, socios y recursos. Y esto debe hacerlo como parte de la etapa “la Idea”. Es clave validar que la idea tenga posibilidades de éxito.

Es muy probable, en el caso de una fábrica de zapatos, que el empresario dedique varios meses a la puesta en marcha, lo que implica solos gastos e inversiones y ningún ingreso por ventas.

Si el proceso productivo es artesanal, poner en marcha la empresa y alcanzar las primeras ventas será relativamente rápido.

La fábrica en funcionamiento regular

En el contexto de una fábrica que vende su producto a particulares, la organización será más compleja que para el caso de una fábrica con venta al mayor o distribuidores.

En cualquiera de los casos, el proceso de elaboración de calzado debe estar listo para iniciar operaciones. Al menos, en lo mínimo necesario para sacar un producto terminado.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Ejemplo de proceso para la fabricación de calzado

Si es para venta al por menor, tendrá tiendas o canales apropiados, e implica una gestión de ventas y de mercadeo.

En esta etapa, la organización de actividades es más compleja. Y con seguridad habrá personal contratado para la fabricación. Esto demandará al empresario, realizar actividades relacionadas con el recurso humano.

Por otro lado, el empresario estará buscando clientes y tratando de aumentar la facturación. Para esto realizará algún tipo de mercadeo, aunque sea con acciones básicas. Para funcionar en esta etapa, el empresario debe contar con un grupo de actividades de apoyo, más allá del proceso productivo.

Como ejemplo, en la siguiente gráfica mostramos el avance de algunas áreas funcionales de la “puesta en marcha” a funcionamiento regular.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Ejemplo del avance de las áreas para la fábrica de calzado

Como puedes observar, mostramos nuevas áreas en funcionamiento regular. Para el caso de la fábrica de zapatos, el área más desarrollada es producción y operaciones. La siguen finanzas y normas ambientales.

¿Por qué aparece “producción y operaciones” como la más desarrollada?

Producción y operaciones contempla las siguientes subáreas:

  • Gestión de proveedores.
  • Manejo de inventarios de materia prima y producto terminado.
  • Planificación de la producción.
  • Nivel tecnológico de equipos y maquinaria.

Para producir las primeras unidades es necesario tener materia prima. Esto implica buscar proveedores, acordar precios, formas de pago, entre otras acciones. Habrá uno o dos proveedores por rubro, mientras se conoce la calidad del insumo.

Al recibir materia prima, es necesario tener un control del inventario. Además de las disposición de los insumos por tipo. También se inicia la planificación de producción, aunque al principio no se tengan datos propios de ventas.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Producción y operaciones es una de las áreas más desarrolladas en funcionamiento regular

Con relación al nivel tecnológico, esta subárea recibirá atención mínima. La importancia de la misma está relacionada con la gestión posterior, en cuanto a la incorporación de nueva tecnología. Según el caso, pueden implicar planes de actualización del equipamiento y capacitación.

¿Qué pasa con finanzas y talento humano?

En este ejemplo, la fábrica realiza parte de las tareas del área de finanzas. Esta incluye 5 subáreas:

  • Registros Contables
  • Facturación
  • Tributos – Impuestos
  • Análisis de costos
  • Indicadores financieros

En la etapa de funcionamiento regular hay 3 subáreas cuyas actividades son ejecutadas: registros contables, facturación e impuestos. Lo esperado es que el análisis de costos y el cálculo de indicadores financieros sean objeto de atención en etapas siguientes.

En el caso del análisis de costos, apoyaría la fijación de precios, que es una subárea de mercadeo y ventas.

Con relación al área de talento humano, solo las 2 primeras subáreas han sido atendidas de manera parcial, de las 5 que contempla:

  • Incentivos y beneficios
  • Capacitación y formación
  • Evaluación del desempeño
  • Políticas de gestión del talento humano
  • Clima organizacional y motivación

En incentivos y beneficios se incluye el pago de nómina y demás conceptos. Respecto a capacitación y formación, el personal de fábrica recibe cursos en aspectos relacionados con la calidad del producto y detalles por el tipo de calzado a fabricar.

El empresario tiene instructivos y guías para la formación cuando ingrese personal a la fábrica.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

La fábrica en funcionamiento estable

Cuando un empresario delega la administración de la empresa y se centra en la gestión; comienza a buscar información que dé cuenta del funcionamiento de la empresa.

En esta situación surge la necesidad de recabar datos para conocer más sobre lo que está ocurriendo en las áreas.

Esto da lugar a un área que no se identifica comúnmente, como lo hace finanzas o producción, con una unidad o un departamento. Se trata del área de la gestión de la información.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

El área gestión de la información fortalece la mejora de otras áreas funcionales

Cuando el empresario tiene información (por ejemplo, ciertos indicadores por área), tendrá la posibilidad de intervenir en los casos que sea necesario.

El área de gestión de la información puede convertirse en un punto de apoyo clave si el empresario cuenta con herramientas para administrar los datos y obtener información.

En el caso de la fábrica, pueden obtener métricas e indicadores para mejorar la producción. También, para gestionar los clientes y alcanzar nuevas metas de ventas.

Después de un tiempo en funcionamiento estable, el avance de las áreas podría ser como se muestra en el siguiente gráfico:

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Lo esperado es que estando en funcionamiento estable, las áreas presenten mejoras o avances. El empresario está dedicado a gestionar y tiene un equipo que atiende la administración de la empresa.

En el caso de la fábrica de calzado, el empresario cuenta con un equipo en fábrica y con un equipo de apoyo en áreas como finanzas, talento humano, ventas, por citar algunos.

Cada área debe ir mejorando con el paso por las etapas. Es lo esperado si el empresario realiza una gestión adecuada.

Esto es así para una empresa que mejora continuamente, en todas sus áreas. Al incorporar y aprovechar herramientas de gestión, la empresa pasa a un funcionamiento óptimo.

¿Qué significa que las áreas funcionales avancen?

En este caso, significa que las áreas funcionales elevan su capacidad de dar respuesta, con mayor calidad cada vez.

Los involucrados aplican buenas prácticas, no las abandonan cuando existe presión por el volumen de trabajo, y todos están comprometidos con las mismas. Por lo tanto, no hay sorpresas malas en el resultado o en los productos que deben entregar.

Elevar la capacidad del área o proceso, es asegurar los resultados esperados, con estándares de calidad.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

Elevar la capacidad del área o proceso, es asegurar los resultados esperados, con estándares de calidad.

Las 12 áreas que hemos señalado en otros artículos y que diferenciamos en una organización empresarial son:

  1. Dirección estratégica
  2. Liderazgo y toma de decisiones
  3. Análisis del entorno
  4. Mercadeo y ventas
  5. Producción y operaciones
  6. Normas ambientales y riesgo laboral
  7. Estructura organizacional
  8. Finanzas
  9. Talento humano
  10. Gestión de la información
  11. Gestión de la calidad
  12. Área de innovación

Una fábrica de calzado puede implantar todas las áreas mencionadas.

Con gestión de la calidad implantaría la mejora continua en todas las áreas, interviniendo en el control de la calidad del producto que se realiza en el proceso de fabricación.

Por su parte, la gestión de la innovación apuntaría al diseño de productos con atributos para agregar valor al cliente. Más seguridad, más comodidad, más ergonomía, etc.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

¡Zapato detector de resbalones!

Empresas de distribución y venta (B2B), ventas al menor y servicios profesionales

De manera similar a lo señalado para las fábricas, puede ocurrir para los otros 3 tipos de empresas. Sobre estas comentaremos en otro artículo, para señalar lo que consideramos particular en cada caso.

¿Cuáles áreas funcionales desarrollarías primero si estuvieras iniciando una empresa de ventas al menor?

Para finalizar…

En el ejemplo de la fábrica vimos las áreas funcionales que podrían desarrollarse en las etapas: puesta en marcha, funcionamiento regular y estable.

El ejemplo permite ver que una empresa gestionada puede ir avanzando por las etapas, atendiendo las áreas que requiere para mantener el camino al éxito.

Como indicamos al principio del artículo, hay factores que intervienen en este proceso de desarrollo y crecimiento de la empresa.

Por tal motivo, dentro de un mismo sector, como el caso de las empresas tipo fábrica, el desarrollo y crecimiento de las áreas varía.

Existen similitudes, claro está. Pero en el caso de una empresa que fabrica dispositivos electrónicos, la gestión de la innovación es un área necesaria desde sus inicios.

Empresas pymes: áreas funcionales en cada etapa

El área gestión de la innovación es clave en algunos tipos de empresa. Se desarrolla en las primeras etapas

Mientras que la fábrica de zapatos puede posponer la gestión de la innovación para la etapa de funcionamiento óptimo o de expansión.

¿Interesante, no? Hasta el próximo artículo.

¡Muchas gracias por leernos!

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