Delegar tareas: haz un plan y evita bloquear el crecimiento

¿Sabías que un obstáculo importante en el crecimiento de una empresa es el no delegar tareas? En este post aprenderás lo que necesitas para delegar en tus colaboradores y tener éxito.

¡Es un hecho!, existen empresarios que terminan frenando el crecimiento de su pyme, por miedo a delegar parte del poder de decisión e, incluso, por no delegar tareas simples.

Si es tu caso, aquí te dejo un contenido para que des pasos en la dirección correcta, que te permitirá, además, hacer un plan para delegar:

ANUNCIO

  • ¿Cuándo, por qué, para qué… delegar tareas?
  • Delegar tareas para crecer en forma estable.
  • Plan de acción para delegar tareas en la pyme.
  • Para cerrar: ¿Qué beneficios tiene aprender a delegar?

Voy a comenzar contándote un plan de acción para delegar tareas en tu pyme. ¡PRESTA ATENCIÓN! Porque más adelante volveré a tratar el tema a profundidad.

Delegar tareas: haz un plan y evita bloquear el crecimiento.
Delegar tareas: haz un plan y evita bloquear el crecimiento.

Si no delegas bien, tu empresa se estanca. Pierdes oportunidades y dejas de transitar por el camino del éxito.

Así que algunos consejos no te vendrán mal, aun cuando ya tengas experiencia al frente de una pyme.

Descubre este contenido, con solo unos minutos de atención. ¡Comenzamos!

¿Cuándo, por qué, para qué… delegar tareas?

Cuando una empresa está en proceso de mejora para pasar de crecimiento inestable a una situación de crecimiento regular o estable, el empresario debe prepararse para delegar.

¡Sí, debe prepararse para delegar! Porque no siempre es fácil.

Ahora bien, responder a la pregunta: ¿Cuándo delegar en la pyme?, no es un asunto que responda a una receta única.

Depende de la empresa, de su organización durante la puesta en marcha y del equipo.

Pero, lo que sí es claro en pymes, es que la necesidad de delegar con disciplina y según un plan, surge en empresas que han logrado superar la travesía del desierto.

Si quieres conocer qué es la travesía del desierto, te invito a ver este vídeo en el que lo explico con detalle: Métodos de gestión por etapas de la empresa.

Es claro que mientras más competencias tengan los colaboradores, el proceso de delegar será rápido y sin sobresaltos. Esta es una variable clave.

Pero, en definitiva, el empresario o el líder de la organización tendrá que decidir cuándo delegar y en qué áreas.

Por ejemplo, en una pyme en la etapa crecimiento inestable, el área contabilidad y finanzas incluye 5 grupos de actividades:

  • pago de impuestos;
  • registro contable;
  • control de la facturación;
  • análisis de costes;
  • indicadores financieros.

Muchas de las actividades que involucran estas subáreas, son tareas que deben ser delegadas en personal contratado.

¿Por qué y para qué delegar?

Podría citar muchas razones en este punto. Algunas ya están mencionadas. Pero, para no hacer larga esta lectura, te dejo estas dos razones:

  • Si un empresario se resiste a delegar, el crecimiento de la empresa se detiene. Lo he visto y es frustrante. Alcanza un techo y allí se queda. Porque es imposible atender «todo» en una pyme que ha superado las primeras etapas.
  • Si un empresario asume el reto de delegar, lo que lleva implícito ceder parte del poder de decisión, abre un abanico de oportunidades para la pyme. Y si hay disciplina y buena gestión, alcanzará la etapa de la expansión y traspaso que viste en el vídeo compartido.
Delegar no siempre es fácil... Demanda un plan de acción.
Delegar no siempre es fácil… Demanda un plan de acción.

Delegar tareas para crecer en forma estable

Al alcanzar el crecimiento inestable, la empresa genera ingresos para cubrir todos los compromisos, gastos y costes.

En la medida en que aumenta la facturación, tendrá la holgura necesaria para contratar personal de apoyo.

Este es un momento clave para todo empresario, especialmente cuando ha asumido la gestión y administración de la empresa, desde su inicio.

Las primeras tareas a delegar son, muy probablemente, aquellas repetitivas. Las tareas necesarias para mantener la operación de la empresa.

Por ejemplo, el pago de los colaboradores en nómina, la compra de insumos para producción y operaciones, el seguimiento de cuentas por cobrar y pagar, entre muchas otras.

Cuando hablo de que un empresario en las primeras etapas de la pyme gestiona y administra, me refiero a lo siguiente:

  • Gestiona, en el sentido de que toma las decisiones. Desde las más «simples» hasta las de mayor riesgo.
  • Administra, en el sentido de que se encarga de la ejecución de tareas de todo tipo, incluyendo las que no demandan poder de decisión.

Y como seguramente ya «sospechas», para alcanzar un crecimiento estable, hay dos acciones que requieren atención, entre muchas otras: contratar y delegar.

Pero… ¡Delegar no es fácil!

Como empresario te encontrarás, si es que no te sucedió ya, con el dilema de delegar tareas o actividades. Es natural que resulte difícil en un primer momento.

¿Qué razones frenan la delegación de tareas?

  • En primer lugar, el hábito. Como estás involucrado desde el inicio en tu negocio, has aprendido a hacer de todo. Esto forja hábitos difíciles de romper.
  • En segundo lugar, es lógico que pienses que nadie hará las tareas mejor que tú. Por lo tanto, las tienes que seguir haciendo tú mismo.

Cuando aprendes a hacer todo, y dominas cada tarea a la perfección, puede ocurrir que entres en una zona de confort.

Y lo más probable es que no estés realmente cómodo, porque estás atendiendo muchas tareas; pero como las dominas, no sales de allí.

Es un hábito. Luego, puede surgir el miedo de dejarlo al momento de delegar.

¡Hay otras formas de hacer las cosas!

Otro aspecto que crea una barrera a la hora de delegar, es que creas que hay una sola forma de hacer las cosas bien: la tuya.

Eso no es cierto, y lo sabes. Si fuera así, no habría tantos equipos de fútbol exitosos, con técnicos haciendo las cosas de manera diferente.

Así que muchas tareas que delegues en personas contratadas, serán realizadas con matices diferentes.

Al principio no lo harán de la misma manera que tú lo haces; pero al final, tendrán el resultado esperado y serán buenos.

Delegar en personal propio o en firmas independientes, son opciones a tomar en cuenta.
Delegar en personal propio o en firmas independientes, son opciones a tomar en cuenta.

Aparte de contratar personal, si es pertinente puedes delegar actividades en firmas independientes y personal autónomo. Al final del artículo encontrarás una lectura al respecto.

Un elemento clave a tener presente es que debes darles responsabilidades nuevas y emocionantes al personal talentoso.

Es una forma de motivarlos para que ellos, a su vez, deleguen en su equipo de colaboradores cuando lo tengan.

Plan de acción para delegar tareas en la pyme

Una vez que hayas superado los obstáculos para delegar tareas en tu personal, es necesario preguntarse cómo hacerlo.

Parece una cuestión sencilla, pero no lo es si el proceso no se realiza siguiendo un plan. Son muchos los casos en que la delegación de tareas termina en un desastre, entre otras razones, por hacer supuestos.

Los pasos que recomendamos son los siguientes:

  1. Define qué es lo que necesita hacerse. Si es pertinente, debes especificar detalles.
  2. Verifica que la persona en quien delegas la tarea, entiende qué necesita hacer. Para esto, contrata personal atendiendo a un perfil, según las competencias requeridas.
  3. Explica por qué debe hacerse la tarea, mientras pides que se haga.
  4. Enseña cómo debe hacerse y cuáles son los resultados esperados. Si es posible, explica qué entra (lo que se necesita para hacer la tarea) y qué sale (el resultado de la tarea).
  5. Valida que la persona entiende el proceso de cómo hacer la/s tarea/s.
  6. Haz seguimiento, al menos, al principio. Así podrás dar feedback de calidad. Este debe ser en un sentido positivo, tomando los errores como oportunidades para el aprendizaje.

Algunos comentarios sobre el plan para delegar tareas

Lo primero a resaltar es que debes contratar personal idóneo para las tareas que serán delegadas.

En empresas familiares es común incorporar personas solo por ser amigos o familiares. Personas en las que confías. Pero casi siempre, esto termina siendo un error.

Una buena práctica es definir explícitamente qué perfil debe tener el personal que contratará. Según el caso, puede ser necesario formarlo para que cumpla el rol.

En cualquier caso, asegúrate de buscar gente con competencias: conocimientos y destrezas para el cargo que ocupará.

Otro punto clave: debes explicar claramente qué es lo que hará, cómo lo hará y porqué es importante que lo haga bien

Contextualizar las tareas permite que la persona conozca el impacto de su actividad y se motive a hacerlo lo mejor posible. También, cuáles son las prioridades.

Si lo enfocas como un proceso, lista cuáles son las entradas; cuáles las salidas y qué resultados debe lograr. Y si es posible, con qué calidad.

En este punto, habrá tareas que necesiten documentación.

Construir guías, instructivos y procedimientos puede ser un punto de apoyo clave. Es lo que forma parte de un manual de normas y procedimientos.

¡No dejes solo al personal contratado!

Haz seguimiento y asegúrate de que la persona haya entendido el proceso y cómo realizarlo.

Además, siempre dale feedback – en privado – con énfasis en tres cosas:

  • reconocer el trabajo realizado;
  • plantear mejoras donde sea pertinente;
  • fijar metas para seguir mejorando.

Así podrás evaluar mejor en la próxima oportunidad.

Un buen feedback se basa en reconocer lo hecho bien, corregir lo que no está como se espera y mostrar confianza en que seguirá mejorando.

El buen feedback es clave para delegar tareas...
El buen feedback es clave para delegar tareas…

Deja por escrito lo acordado:

En muchos casos, y siempre que no sea una cuestión burocrática, dejar por escrito los acuerdos con el personal tiene efectos interesantes.

Por ejemplo, en el caso de la pyme Donas Redoma, su dueña, Katiuska Guerra, hace minutas de reunión con el equipo de ventas.

Al dejar por escrito los compromisos, el equipo no pierde el foco y logra las metas. Más que una herramienta de control, es una herramienta con efectos “psicológicos” positivos.

¡Resiste a la tentación de intervenir!

Sí, resiste a la tentación de intervenir en el trabajo que está realizando el nuevo personal.

¡Permite que se equivoquen, porque así aprenderán más! Claro, siempre que se pueda corregir de manera oportuna.

Resistir tentaciones, como la de «microadministrar«, requerirá fuerza de voluntad.

Una vez que hayas delegado, es probable que quieras corregir constantemente. Esto podría arruinar la productividad del equipo.

Recomendación de expertos:

Una buena práctica, que algunos consideran impensable, es ir menos a la oficina.

De ser posible, puedes realizar parte de tus actividades desde casa. Así evitarás la tentación de interferir en la ejecución de las tareas.

Para cerrar: ¿Qué beneficios tiene aprender a delegar?

Si aprendes a delegar tareas y configuras un equipo de trabajo alineado, que responda a los retos que le impongas, lograrás que la administración fluya sin contratiempo.

Esta es la forma de avanzar por las etapas y de «liberarte» para hacer cosas valiosas para tu empresa.

Al dedicarte a la gestión, estarás atendiendo lo importante para la pyme, dirigiendo la “mirada” hacia donde antes no lo habías hecho.

Por ejemplo, puedes verificar con frecuencia cómo está funcionando la empresa, para ir mejorando las áreas funcionales. Además de ir atendiendo temas del nivel estratégico, para afianzar la organización.

“Los gerentes no deben trabajar, deben verificar el trabajo de los demás”. Jean Claude Bessudo. Empresario.

¡Bueno, no te tomes esta frase literalmente!

Lo que quiere decir es que debes delegar y hacer seguimiento. Solo así lograrás permanecer en el camino del éxito.

Aprende más. Te dejo el enlace a la lectura prometida: Empresas outsourcing: ¿contratar o hacerlo con tu equipo?

¡Muchas gracias por seguirme!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


ANUNCIO

Deja un comentario

Este sitio esta protegido por reCAPTCHA y laPolítica de privacidady losTérminos del servicio de Googlese aplican.