Empresas en funcionamiento óptimo usan apps de gestión

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Las empresas en funcionamiento óptimo han alcanzado un alto nivel de madurez, apoyándose en herramientas de gestión. Pero… ¿sabes qué es un alto nivel de madurez?

Este es un nuevo artículo de una serie que trata sobre las Etapas por las que pasa toda empresa:

  • Etapa 1. La idea
  • Etapa 2. Puesta en marcha
  • Etapa 3. Funcionamiento regular
  • Etapa 4. Funcionamiento estable
  • Etapa 5. Funcionamiento óptimo
  • Etapa 6. Expansión o traspaso

Si aún no has visto el último artículo publicado para esta serie, te sugiero que le des un vistazo:

Antes de explicar en términos sencillos qué es nivel de madurez, repasemos lo dicho en otros artículos de esta serie sobre empresas en funcionamiento óptimo.

Empresas en funcionamiento óptimo

Las empresas en funcionamiento óptimo han superado cuatro etapas y han alcanzado un desempeño que le permite al empresario delegar no solo la administración sino también, la gestión.

Las actividades y los procesos se ejecutan con regularidad y están bien organizados. La empresa funciona sin que el empresario deba estar todo el día supervisando.

Empresas en funcionamiento óptimo usan apps de gestión

La empresas en funcionamiento óptimo ejecutan sus acciones con regularidad

Hay una clara distinción entre los responsables de la gestión y los responsables de la administración.

Es muy probable que en esta etapa, el empresario se apoye en un gestor con la experiencia necesaria para llevar el peso de toda la actividad. El gestor no solo supervisa, también debe seguir optimizando, en un Ciclo de Mejora Continua.

Un punto que nos señala la experiencia es que suele ocurrir que el empresario tome de su equipo técnico al mejor y lo ponga como gestor. Eso implica un riesgo alto. Si el colaborador no tiene las competencias, podría perder al mejor técnico y ganar un mal gestor, tal como nos los explica David Polo en su artículo Etapas de las empresas – La travesía hacia el éxito.

Herramientas de gestión

Una de las claves en las empresas en funcionamiento óptimo es que usan herramientas de gestión. Con estas, el empresario y el equipo responsable de la gestión conocerán lo que está ocurriendo en la empresa.

Recuerda que la cantidad de información que se genera en una empresa que está o ha superado el funcionamiento estable, demanda herramientas para registrarla, procesarla y presentarla de manera oportuna. Esto permite a los gestores conocer cómo va la marcha y detectar tanto oportunidades de mejora como problemas potenciales, que demanden ajustes o cambios.

Empresas en funcionamiento óptimo usan apps de gestión

Las herramientas de gestión ayudan a detectar oportunidades de mejora

Como empresario, con las herramientas de gestión puedes “pulir el engranaje de las piezas”; y con esto, la “máquina empresa” funcionará cada vez mejor.

Salvo en casos excepcionales, incorporar herramientas de gestión en etapas anteriores es pérdida de tiempo y de dinero.

Nivel de madurez

El nivel de madurez de una empresa está en función de qué tan bien hace las cosas, sin depender de las personas en forma exclusiva.

Por ejemplo, la empresa Coco Cold, reconocida por su bebida refrescante de agua de coco, con más de 5 años en el mercado, antes de alcanzar el éxito tuvo altibajos. La razón era que la calidad del resultado de sus procesos dependían más de las personas que los realizaban, que de la propia empresa.

Empresas en funcionamiento óptimo usan apps de gestión

No hay madurez si el resultado depende de la persona más que de la empresa

Para superar esto, en Coco Cold sistematizaron los procesos. El responsable del área de producción y operaciones incorporó herramientas para que los procesos se hicieran de la misma forma, sin depender de quién lo hiciera. Además, el empresario dedicó esfuerzo a cultivar el valor “hacerlo bien” en toda la organización

De esta manera redujeron los altibajos en la calidad de la producción, lo que significó para Coco Cold un nivel más alto de madurez.

Esto es, redujeron la variabilidad del resultado de los procesos y así lograron mantener la calidad del producto sin incurrir en altibajos.

Nivel de madurez de las áreas funcionales

En el artículo empresa en funcionamiento estable (parte 2),  comentamos que cada empresa, según su objeto, desarrollará unas áreas más que otras.

Las áreas que identificamos en una empresa son: dirección estratégica, liderazgo y toma de decisiones, análisis del entorno, mercadeo y ventas, producción y operaciones, normas ambientales y riesgo laboral, estructura organizacional, finanzas, talento humano, gestión de la información, gestión de la calidad y gestión de la innovación.

Algunas áreas son comunes a todo tipo de empresa, como por ejemplo, el área de Finanzas. Esta a su vez involucra varias subáreas: contabilidad, pago de impuestos, facturación, control de costos, entre otras.

En el artículo referido vimos cómo en la microempresa Batidos y algo más, una de las áreas más desarrolladas era la de mercadeo y ventas, pues su dueño se propuso hacer una excelente gestión de clientes, con el propósito de “descubrir y escuchar más” para innovar en sus batidos.

¿Todas las áreas se desarrollan de la misma manera?

La respuesta es no. Es común que en una empresa se desarrollen ciertas áreas más que otras. Y así es, no solo por la gestión que se haga, sino por el contexto y la naturaleza de la misión de la empresa.

Empresas en funcionamiento óptimo usan apps de gestión

Es común que en una empresa se desarrollen más ciertas áreas que otras

En un negocio de un bar, es difícil que gasten recursos atendiendo un área como la gestión de la innovación. Pero en una empresa del sector de productos para el cuidado del cabello, la gestión de la innovación sí recibirá atención. Para mantenerse en el mercado, ser competitivo e innovar debe mejorar el producto de forma continua.

Cuando una empresa desarrolla más ciertas áreas respecto a otras, se dice que tiene más capacidad en las primeras que en las segundas.

Más capacidad porque reduce la variabilidad de los resultados en las áreas que ha desarrollado más. Hay garantía de que el producto (o los subproductos) del área mantengan la calidad esperada.

Empresas en funcionamiento óptimo usan apps de gestión

A mayor capacidad menor variabilidad en los resultados

Esto fue precisamente lo que logró Coco Cold. Asegurar la calidad del producto mejorando sus procesos y reduciendo la variabilidad de los resultados.

Herramientas de gestión y nivel de madurez

Si el empresario conoce, a través de las herramientas de gestión, cómo va la empresa, atenderá las áreas con debilidades y mejorará la madurez de la organización.

La incorporación de las herramientas de gestión en empresas en funcionamiento óptimo es parte del área de liderazgo y toma de decisiones.

Así que un punto de apoyo para el gestor de la empresa, en su tarea para mejorar la organización, son las herramientas de gestión.

Pero recuerda que no hay recetas…

Como lo hemos comentado en otros artículos de esta serie, cada emprendimiento es único. Cada uno tiene un contexto particular. Y depende en buena medida de la pasión por la idea y de las competencias (conocimiento + habilidades + valores) que tenga el emprendedor. Por tal razón no hay recetas. Lo que sí hay son experiencias.

Para finalizar, les recuerdo que estas y otras sugerencias, además de otros aspectos del funcionamiento óptimo, serán objeto de revisión a través de actividades que estaremos compartiendo con todos. ¡Aprenderemos mucho sobre gestión!

¡Hasta pronto!

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