No hay que convencer a ningún empresario, del tipo que sea, que poner el foco en las finanzas de la empresa es clave para mantenerse a flote. Y esto es importante, de manera particular, cuando estamos transitando las primeras etapas.
De esto hablamos de manera breve en el artículo plan de reenfoque de áreas en mipymes, en el que nos referimos al caso de una empresa en situación “caótica”.
Hoy nos ocupamos, entonces, de un área fundamental: las finanzas de la empresa. Mantener el foco en la misma nos permite crecer con buen pie. Si sientes que tu situación es algo “caótica”, es probable que te surjan preguntas como:
- ¿Estaré generando los ingresos necesarios para crecer?
- ¿La información estará bajo control y es bien aprovechada?
- ¿Cómo andarán los costes reales de mi empresa?
- ¿Las ganancias que percibo son las reales?
En otras palabras, si andas buscando referencias para mejorar las finanzas de tu empresa, estás en el sitio apropiado. Así que sin más dilación… ¡Empecemos!
Foco en las finanzas de la empresa
Para lograr un ritmo de crecimiento apropiado en todo tipo de organización, es imprescindible contar con cierto flujo de dinero. Sin duda, esto es necesario para la ejecución de planes. Por lo tanto, poner el foco en las finanzas de la empresa, es un objetivo que debemos perseguir desde la puesta en marcha.
Aunque no es obligatoria la lectura del artículo “plan de reenfoque de áreas en mipymes”, nuestra sugerencia es darle un vistazo antes de continuar. Y la razón de esto es que estás en una ruta, en la que hablamos de la mejora de una mipyme en cierto estado “caótico”.
Hemos afirmado que para los empresarios mipyme, que están transitando las primeras etapas, las 6 áreas esenciales son:
- Dirección estratégica
- Administración
- Producción y operaciones
- Ventas y marketing
- Facturación y tesorería
- Talento humano
Si deseas conocer detalles sobre estas áreas, compartimos un artículo que puedes abordar en otro momento, denominado Áreas funcionales en una empresa ideal. Como ves, nos preocupamos de detallar hasta el último punto.
@Pequeña-ayudita
Si observas bien, en las 6 áreas no utilizamos la expresión “finanzas de la empresa”. En su lugar, simplemente nos referimos al área de facturación y tesorería. A esta la describimos como sigue:
Área: facturación y tesorería
Área que, junto con la contabilidad, es un pilar en todo tipo de empresa. Los dos puntos que resaltamos son:
1. Control de la facturación:
En este aspecto, lo esperado es que el empresario tenga la facturación centralizada y controlada, según sea el modelo de ventas.
Por otro lado, el equipo responsable debe tener visibilidad del estado y colaborar en su control. Al respecto te dejamos una pregunta: ¿tienes un registro eficiente para el control de la facturación, según el modelo de venta?
2. Seguimiento a las cuentas por cobrar:
¿Realizas seguimiento de las cuentas por cobrar y tomas decisiones según el caso? Lo esperado es que el empresario y su equipo realicen seguimiento a las cuentas por cobrar. Además, que tomen decisiones y apliquen controles sobre las mismas, para mantener un flujo de caja óptimo.
Ahora bien, esto es lo que esperamos en los primeros pasos de la empresa. Pero cuando deseamos llevar la organización a funcionamiento estable u óptimo, es fundamental precisar otros elementos que corresponden al área de finanzas y contabilidad.
Por lo tanto, en la siguiente sección abordamos otros puntos, pues el foco en ellos es esencial. Además, es importante destacar que el tema contable, tributario y de facturación, tiene particularidades en cada país. Por lo que debes considerar el contexto de tu empresa.
a) Finanzas de la empresa: Tributaria y normas legales
En este punto tenemos 2 aspectos que consideramos necesarios atender. Para cada caso haremos referencia lo esperado (el estándar). Y te dejaremos preguntas que te ayudarán a tener enfoque en cada uno.
a.1. Claridad de las tributaciones:
El estándar o lo esperado en una mipyme que hace las cosas bien, es el siguiente: “Existe claridad de los plazos tributarios y otros documentos relacionados, cumpliendo a tiempo con todos los trámites”.
Con relación a las interrogantes para profundizar en este aspecto tenemos:
- ¿Cuántas veces se ha retrasado respecto a los compromisos tributarios?
- ¿Quién efectúa estos pagos?
- ¿Tienes a la vista un calendario de compromisos tributarios?
a.2. Planificación y control tributario:
El estándar para este aspecto es el siguiente: “Existe en la empresa una planificación tributaria para el pago de impuestos y un control de los indicadores de sus declaraciones tributarias”.
Con relación a las interrogantes para profundizar, las siguientes te pueden servir de apoyo:
- ¿Cómo se hace la planificación tributaria para el pago de impuestos?
- ¿Qué sistema de control sobre las declaraciones tributarias lleva la empresa?
- ¿Quién lleva ese control?
- ¿Quién verifica su cumplimiento?
El segundo punto que debemos tener en cuenta es el de los registros contables. Es decir, poner el foco en las finanzas de la empresa implica cumplir con los siguientes ítems:
b) Registros contables
En este punto tenemos 4 aspectos que consideramos necesarios atender. Estos son los siguientes:
b.1. Registros contables y responsables:
El estándar o lo esperado en una mipyme que hace las cosas bien, es el siguiente: “Existen registros contables de la empresa (libros de diario, mayor, compras, ventas, inventarios, vacaciones, horas extra, etc.) y se encuentran al día”.
Para aclarar, este es un aspecto regulado por normas especiales en cada país, por lo que debes considerar el contexto correspondiente. Sin embargo, te dejamos algunas interrogantes para profundizar en este ítem:
- ¿Qué tipo de registros contables llevas?
- ¿Los registros contables se encuentran al día?
- ¿Existe un departamento o unidad responsable?
- ¿Quién es la persona encargada de llevar los registros?
- ¿Qué experiencia y qué competencias tiene?
b.2. Registro del IVA:
El estándar para este aspecto es el siguiente:
- “Se encuentran actualizados los registros contables para el cálculo de las obligaciones tributarias”.
- “La persona encargada de llevar los registros tiene experiencia en el área y se encuentra disponible para la empresa en cualquier momento. (ideal que sea parte de la organización)”.
Con relación a las interrogantes para profundizar tenemos:
- ¿Existe un departamento o unidad responsable?
- ¿Quién es la persona encargada de llevar los registros?
- ¿Qué experiencia y qué competencias tiene?
- ¿Quién verifica su cumplimiento?
b.3. Flujo de caja:
El flujo de caja es un elemento esencial para toda empresa. En inglés, cash-flow, es uno de los principales indicadores del estado financiero de toda empresa. Este refleja su liquidez. Una de sus funciones básicas es apoyarnos para el mejor uso posible del dinero disponible…
El estándar o lo esperado en una mipyme que hace las cosas bien, es el siguiente:
“Están registradas automáticamente todas las cuentas y se conocen las obligaciones e ingresos programados dentro del mes. Se proyectan las obligaciones e ingresos mensual, trimestral, semestral, y funciona como instrumento en la toma de decisiones”.
Con relación a las interrogantes para profundizar, las siguientes te pueden servir de apoyo:
- ¿Cómo llevas el registro de cuentas por pagar y cobrar?
- ¿Se utiliza en el manejo del capital de trabajo?
- ¿Cuáles son sus proyecciones de salidas e ingresos de efectivo?
- ¿Cada cuánto tiempo?
b.4. Disponibilidad y oportunidad de la información:
Para este aspecto esencial el estándar es el siguiente: “Se dispone de información rápida, clara y oportuna sin tener que paralizar las tareas de la empresa para ello”.
Con relación a las interrogantes para profundizar en este ítem tenemos:
- ¿El colaborador que lleva los registros es parte de la empresa, o existe una asesoría externa?
- ¿Si quisieras ahora alguna información, la puedes obtener de inmediato? ¿Es confiable la información?
- ¿Cuál es la capacidad de respuesta del área?
- ¿Las herramientas que utiliza son las idóneas? Por ejemplo, ¿la empresa dispone de herramientas de gestión para fomentar el control y la colaboración?
El tercer punto que debemos tener en cuenta es el del análisis de costes. Es decir, el poner el foco en las finanzas de la empresa nos exige cumplir con los siguientes ítems, con relación a los costes.
c) Análisis de costes
En este punto hay 4 aspectos que son clave atender desde temprano. O al menos, desde que dispongamos de los medios para tal fin. Pues son muchas las empresas en las que, teniendo las herramientas, no se pone el foco en los costes.
c.1. Registros de costes:
El estándar o lo esperado en una mipyme que hace las cosas bien, es el siguiente: “Existen registros de todos los costes para la toma de decisiones del equipo de trabajo”.
Con relación a las interrogantes para profundizar tenemos:
- ¿Qué tipo de registros de cuentas se llevan?
- ¿Cómo se registran los costes?
- ¿Cómo utilizas esta información en la toma de decisiones?
- ¿Quién lleva estos registros?
c.2. Uso de los registros:
“Existen datos históricos de costes que permiten pronosticar e identificar los importantes y relevantes”.
Para profundizar tenemos:
- ¿Tiene la empresa clara la estructura de costes?
- ¿Cuáles son los principales costes de tu empresa?
- ¿Cómo procesa esta información?
c.3. Información sobre análisis de costes:
El estándar para este aspecto es el siguiente: “Existen informes sobre costes de la empresa que tiene por objetivo planificar los mismos a corto, mediano y largo plazo”.
Con relación a las interrogantes para profundizar este ítem, algunas son:
- ¿De qué forma se llevan los registros?
- ¿Con cuanta rapidez se obtiene la información procesada?
- ¿Qué tipo de informes se generan y cada cuánto tiempo?
- ¿Cuál es el horizonte de la planificación?
- ¿Quiénes reciben esta información?
c.4. Control de costes:
En este caso, el estándar o lo esperado en una mipyme que hace las cosas bien, es el siguiente: “La empresa cuenta con un control de costes que permite realizar análisis de coste/beneficio y programar actividades orientadas a la reducción de los mismos”.
Con relación a las interrogantes para profundizar este ítem, algunas son:
- ¿Quién lleva el control de costes que permita realizar análisis de coste/beneficio y programar actividades?
- ¿Quién se preocupa de la reducción de costes?
- ¿Participan los responsables de todas las áreas en la reducción de costes?
En fin, otras preguntas que puedes considerar respecto a los costes, son:
- ¿Cuáles son los costes más significativos de la empresa?
- ¿Cómo es la estructura de costes?
- ¿Cuáles son los recursos claves y las actividades más costosas?
- ¿Cuál es el coste de utilizar cada uno de los canales de comercialización disponibles?
- ¿Hay un entendimiento claro de cuáles son los componentes de nuestro modelo de negocio que tienen un mayor peso en la estructura de costes?
- ¿Se gasta lo estrictamente necesario para ofrecer nuestra propuesta de valor?
- ¿De qué forma podríamos utilizar la red de valor para reducir costes? (Ejemplo: outsourcing, alianzas, nuevos proveedores).
- ¿Nuestros costes son mayoritariamente fijos o variables?
En resumen (foco en las finanzas de la empresa):
En resumen, lo esperado es que el empresario y su equipo pongan el foco en las finanzas de la empresa, lo más temprano posible. No es suficiente con llevar las cuentas en un cuaderno, una hoja de cálculo o, como hacen muchos microempresarios, en la cabeza.
Sin duda, el crecimiento de toda organización empresarial demanda orden en las finanzas. Es decir, resulta imprescindible tener conocimiento de cómo funciona el flujo de caja; tener a la vista los compromisos, saber cómo estamos financiando la empresa, entre muchos otros aspectos.
Además, un punto importante es que debemos tener cuidado con las cuentas por cobrar. ¡Pues podríamos estar financiando el crecimiento de otras mipymes!
@gestionar-fácil
Por lo pronto es todo para esta entrega. Con lo comentado aquí, es probable que tengas mucho por hacer y en qué mejorar. Así que manos a la obra: pon el foco en las finanzas de la empresa.
¡Muchas gracias por leernos!
