Consejos para mejorar la productividad en la empresa

¿Conoces a algún empresario que no se preocupe por la productividad en la empresa? ¿A quién no le gustaría que la productividad fuera un factor de competitividad en su pyme?

Esta entrega la dedicamos a un propósito importante. A sugerir algunos consejos sobre cómo lograr la productividad. Para esto nos basamos en tips que aplican empresarios exitosos.

Para lograr este propósito, queremos que pongas atención a los siguientes puntos:

  • ¿Qué es la productividad empresarial?
  • 7 consejos para mejorar la productividad en la empresa.
  • Lista de factores que influyen en la productividad de una pyme.
  • Consejos sobre herramientas de gestión.

Cuando un empresario está iniciando su empresa, es el responsable de gran parte de la actividad. Ejecuta dos grandes funciones: administra y gestiona y para ello es elemental tener claras las diferencias entre eficacia y eficiencia. obsérvalas:

Productividad en la empresa
La eficiencia y eficacia son clave en el proceso de productividad en la empresa

Por otra parte…

Un primer consejo para el empresario, es que debe apoyarse en herramientas que le ayuden con el control de la pyme.

Por ejemplo, puede apoyarse con algún tipo de software en la nube, que suelen ser de muy bajo coste.

Una de esas actividades básicas, clave para medir la productividad, es el control de horario de los empleados.

Sobre todo, si estos deben realizar tareas fuera de la oficina.

De hecho, aplicaciones para este control hay muchas. Y lo ideal para llevarlo, es poder fichar a través de una App los datos, sin importar dónde esté la persona. En la oficina o fuera de ella.

Productividad en la empresa

Productividad en la empresa

En la primera etapas de una pyme, el empresario sabe en líneas generales, cómo marcha su organización. Pero no puede profundizar en los detalles.

Esto cambia cuando la pyme logra alcanzar la estabilidad. Porque el empresario habrá delegado gran parte de las actividades, ya organizadas en áreas y apoyadas en una estructura organizacional básica.

Al disponer de tiempo para medir la gestión, surgen preguntas importantes. Muchas de ellas tienen que ver son la productividad.

Una pregunta que está en la cabeza del empresario suele ser: ¿Es la productividad en mi empresa una ventaja competitiva? Esta o preguntas similares aparecen en la mente del empresario, cuando se dedica a la gestión.

¿Qué es la productividad en una empresa?

De manera formal, la productividad es la relación entre el resultado de una actividad productiva y los medios necesarios para obtener dicha producción.

En el campo empresarial, debemos tener en cuenta la “relación” entre los recursos que se utilizan para alcanzar los objetivos y los resultados de los mismos.

Productividad en la empresa. Tips para mejorar

La productividad debería ser percibida sobre todo como un indicador de eficiencia. Que como señalamos, sirve para relacionar la cantidad de recursos empleados con la cantidad de producción obtenida.

Aumentar la productividad debe ser una estrategia central, dado que asegura mejores ingresos, crecimiento sostenido y posicionamiento.

Productividad en la empresa

7 consejos para mejorar la productividad en la empresa

1. Establecer metas y objetivos:

Establecer metas y objetivos es esencial para el éxito de toda empresa. Y delinear un camino a seguir es necesario, para mantener el foco y la orientación adecuada.

Un ejemplo clásico para diferenciar meta de objetivo, son las vueltas ciclísticas, como el Tour de Francia, la vuelta a Colombia o a España.

El objetivo de todo equipo es ganar la vuelta y que uno de sus integrantes sea el líder. Las metas son las etapas que hay que ganar.

Además, están las metas «volantes» y premios de montaña. Todas son metas a conseguir en el proceso de alcanzar el objetivo final.

Nota: tal vez pienses que la meta es ganar la vuelta, a través de una serie de objetivos (etapas). Pues también es válido. Puedes revisar la distinción entre meta y objetivo en fundeu.es.

Ahora bien, sabemos que orientar el esfuerzo de manera eficaz hacia los objetivos empresariales, no siempre es fácil.

Por ejemplo, la falta de motivación, elementos de distracción, e inclusive, la poca competencia, son factores que pueden ir en contra de los objetivos trazados por el empresario y su equipo.

Dos preguntas para tu reflexión:

  • ¿Te ha pasado que un empleado trabaja muchas horas, pero no siempre logra las metas fijadas?
  • ¿O simplemente no se sabe si es productivo, por no tener metas claras y bien definidas?

2. ¡Crear sinergias!

La sinergia es algo que conoces, con seguridad. Surge, en parte, del trabajo colaborativo.

En tal sentido, una clave para lograr la productividad en la empresa es elevar la comunicación, generar motivación interna, informar los logros y coordinar tareas de manera eficiente.

Es decir, la sinergia la podemos fomentar con un conjunto de buenas prácticas, para aumentar la productividad de cada trabajador y, en particular, de los equipos de trabajo.

Recuerda que la sinergia es mucho más que la suma de los esfuerzos individuales.

3. Incentivar la creatividad:

Para mejorar la productividad en la empresa, procura incentivar la creatividad de tus colaboradores.

La creatividad de cada empleado y de los equipos de trabajo (por ejemplo, de la fuerza de ventas), abre las puertas para mejorar la efectividad de las tareas. Es un ingrediente para la innovación.

Un equipo creativo produce cambios en la empresa que apuntan a aumentar la productividad. Hoy en día, este es un requisito clave para ser más competitivo.

Productividad en la empresa

4. Incorporar tecnología:

En este punto es importante saber cómo incorporar tecnología en la empresa. En algunos casos, no es tan fácil como se cree.

Tal vez conozcas pymes que han perdido dinero al comprar, por ejemplo, una herramienta de software que no se adapta a sus procesos.

Si sabemos incorporar la tecnología que necesita la pyme, sin duda mejorarán los resultados y con ello aumentará la productividad.

Recuerda que tecnología no solo son equipos, máquinas, redes… También es mejoras en procesos, nuevas prácticas, aprender a descubrir las necesidades del cliente, etc.

En tal sentido, una de las áreas que recomendamos desarrollar en toda empresa, es la relacionada con la innovación tecnológica.

Lo común es que la innovación sea una actividad atendida cuando la empresa esté en funcionamiento óptimo o en expansión.

Sin embargo, dependiendo del tipo de empresa y de las competencias del equipo de trabajo, la innovación puede estar presente más temprano.

En la actualidad, las empresas deben ser cada vez más competitivas. Para ello necesitan innovar. Y una forma es aprovechando las nuevas tecnologías, invirtiendo en procesos de producción y en la mejora continua.

En fin, lo que se busca es eliminar de los procesos, lo que no aporte valor. Esto eleva la eficiencia y la productividad. Y por otro lado, tener tecnología para mejorar el rendimiento y la calidad.

5. Delegar tareas sin «miedo»:

Cuando la empresa logra superar el funcionamiento regular y pasa a lo que denominamos funcionamiento estable, el equipo de trabajo crece aún más.

Por lo tanto, habrá más personal que coordinar, al menos en el área de las tareas administrativas y en operaciones.

Lo peor que puede pasar en esta etapa, en contra de la productividad, es que el empresario no delegue de manera apropiada. O que no delegue por «miedo».

Sobre este aspecto, que consideramos esencial, te dejaremos una lectura que nos habla sobre el por qué y cómo delegar, a través de un plan de acción: Delegar tareas: haz un plan y pasa a funcionamiento estable.

Sin duda, hay una relación directa entre saber delegar y la productividad en la empresa, cuestión que en muchas microempresas y pymes, constituye una barrera para avanzar.

6. Enseñar a planificar el día:

Planificar el día es una práctica recomendada para mejorar la productividad, en cualquier actividad que estemos realizando.

Existen técnicas y herramientas que apoyan la administración del tiempo, y que llaman la atención sobre los distractores o «ladrones de tiempo».

En concreto, es esencial planificar el día y establecer prioridades para alcanzar las metas establecidas. Una lista de chequeo es útil para verificar el cumplimiento de la agenda.

Acá te dejamos una anécdota interesante:

Charles M. Schwab, quien transformó la compañía Bethlehem Steel en la más grande productora de acero en el mundo, en una ocasión planteó un desafío a un consultor llamado Ivy Lee:

“Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer más cosas con mi tiempo y le pagaré los honorarios que quiera, dentro de lo razonable”.

Ivy le extendió una hoja de papel en blanco:

  • Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer mañana, dijo, y ordénalas por importancia.
  • Por la mañana, lo primero que debes hacer es empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar hasta el final del día laboral.
  • Al término del día deseche su lista y elabore una nueva.
  • No se preocupe si no logras terminar todas las actividades de la lista.

Si no puedes con este método, sentenció Ivy Lee, no podrás hacerlo con ningún otro. «Aplícalo por unos días y luego me pagas lo que creas que vale este consejo».

Con esta anécdota ya sabes qué hacer para planificar tu día.

7. Flexibilizar la jornada laboral

Este es un tema complejo. Sobre todo para empresas pequeñas o microempresas, en las que la carga de trabajo para cada colaborador es alta.

Sin embargo, no deja de ser muy importante mantener o incrementar la motivación de los empleados, a través de la “flexibilidad laboral”.

Un empleado descontento, ¿será productivo? ¡De ninguna manera!

En este punto, la conciliación de la vida laboral y familiar es sobre lo que todo empresario debe reflexionar. Buscar un equilibrio sería lo perfecto.

Una opción aplicable en muchos casos es la práctica del trabajo a distancia o teletrabajo. Al respecto, te invito a leer este material: Teletrabajo: una opción inteligente para pymes.

Factores que influyen en la productividad de la empresa

Conocer los factores influyentes en la productividad empresarial, te ayudará a conseguir una organización de actividades más eficiente.

Esto equivale a mejorar el índice de eficiencia empresarial, explicado en el siguiente artículo: Índice de Eficiencia Empresarial o Índice Ideal.

Algunos factores externos e internos que tienen impacto en la productividad empresarial son los siguientes:

1. Factores externos:

  • La disponibilidad de los recursos y equipos necesarios para la realización del producto o servicio. Demanda a lo interno, una buena gestión de proveedores y un buen manejo del flujo de caja.
  • El surgimiento de nuevos competidores, que nos reta a mejorar la calidad de nuestros procesos, productos y servicios.
  • El acceso a capital que facilite la inversión en proyectos de mejoras y nuevas tecnologías.
  • Los avances tecnológicos con impacto en el proceso productivo, no solo tangibles (equipos) sino intangibles.

2. Factores internos:

Con respecto a los factores internos que influyen en la productividad, algunos de ellos son los siguientes:

  • Mantener en óptimo estado los equipos y maquinarias, para asegurar la continuidad de tareas y operaciones. Las «paradas» afectan la productividad.
  • Disponer de una estructura que dé fluidez a la comunicación y gestión de la información.
  • Eliminar cuellos de botella que afecten el rendimiento de las áreas en la empresa.
  • Renovar maquinaria obsoleta y, cuando sea posible, incorporar tecnología que automatice procesos.
  • Aplicar buenas prácticas en la manipulación de materiales, en el almacenamiento y en el control de calidad.
  • Implantar procesos que aseguren la compra o adquisición de materia prima e insumos, de la mejor calidad posible.
  • Fomentar una cultura de mejora continua para que sea «natural» la introducción de cambios y detección de oportunidades. Sin incurrir en cambios traumáticos.
Productividad en la empresa

Con respecto al recurso humano, debemos aplicar prácticas como las siguientes:

  • Motivar a los empleados con un sistema de incentivos, reconocimientos y promoción justo y transparente.
  • Formar y desarrollar competencias técnicas o duras y blandas o sociales.
  • Fomentar el trabajo colaborativo, tal como señalamos al hablar de la sinergia del equipo.
  • Capacitar a los supervisores para que delegar tareas sea una actividad aliada de la productividad.

Herramientas de apoyo a la productividad

Un pilar clave para mejorar la productividad es la integración del sistema de actividades de la pyme, a través de herramientas de software.

Con un software de gestión del tipo SaaS (software as a service), logras equipos más productivos, al tener la información a mano, en línea y disponible todo el tiempo. Lo que facilita el trabajo colaborativo.

Dentro de las áreas importantes que identificamos en una empresa madura, tenemos la que atiende la gestión de la información.

Sobre este tema puedes ubicar diversos artículos en este blog, haciendo clic en el siguiente enlace: “gestión de la información”.

De hecho, un software gestión que puedes comenzar a evaluar es Platzilla V3.0, al que accedes de manera muy sencilla por estar en la nube.

Con ella podrás gestionar tu empresa en un ambiente de colaboración, control, mejora continua y foco. En un ambiente que motiva la productividad en la empresa.

Software de gestión Platzilla
https://app.platzilla.com/

Conclusiones

Para finalizar esta entrega, ¿crees que con lo comentado ya tienes una visión general de lo que implica hablar de productividad? Espero que sí.

La mejora de la productividad no siempre demanda grandes proyectos. Con cambios puntuales puedes elevar la eficiencia todos los días. En cualquier etapa en la que esté tu empresa…

Para tener otro enfoque sobre cómo mejorar la productividad en la empresa, puedes profundizar en nuestro blog sobre el índice de eficiencia o índice IDEAL, ya señalado.

Esto es así, porque los 4 componentes que contempla el índice IDEAL tienen el propósito de optimizar las áreas. Es decir, mejorar en forma continua las actividades que conforman la organización.

Lectura para aprender más: El índice IDEAL y la sinergia empresarial.

En definitiva, una de tus funciones principales como empresario, está en lograr un crecimiento sostenido, para tener una empresa próspera y rentable.

Y esto pasa por mejorar la eficiencia y la productividad empresarial.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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