Trabajo colaborativo. Clave en pymes exitosas

. May 8, 2018.

Todo empresario exitoso necesariamente fomenta una cultura de trabajo colaborativo, ya sea de manera planificada o no. Este es el tema que te presentamos hoy, haciendo referencia a nuestro índice IDEAL y a los elementos que apoyan la colaboración, como aspecto clave en la cultura de las empresas exitosas.

¡Bienvenidos a esta nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial!

En los artículos en que comentamos sobre el paso de las empresas por las etapas, se insiste en que este avance depende, en gran medida, del empresario. En particular, de sus competencias. Y una de ellas es el trabajo colaborativo, elemento clave para alcanzar el éxito.

El empresario es un líder que moldea la organización, que da el ejemplo y que impone parte de los valores. Su influencia en la cultura organizacional, en algunos casos, es determinante.

Trabajo colaborativo. Clave en pymes exitosas

El empresario moldea la organización, da el ejemplo…

Como recordarán, nuestro índice de eficiencia empresarial incluye un componente denominado “colaboración”:

Trabajo colaborativo. Clave en pymes exitosas

Áreas del índice de eficiencia empresarial

¿Qué busca y cómo se mide el índice? – El índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL, busca reflejar el estado de la empresa, a partir de la medición de las 4 áreas señaladas.

Si aún no has leído las entregas referidas al índice de eficiencia empresarial, al final de este artículo comparto los enlaces. ¡Te los recomiendo!

La colaboración en el índice IDEAL

En la medición del área colaboración, consideramos principalmente 2 “niveles”:

  • La colaboración a nivel interno, entre los empleados de la empresa.
  • La colaboración a nivel “externo”, a través de la visibilidad de la información que se brinda a los clientes e interesados, quienes participan, en algunos casos, en la gestión de información.

En una empresa hay información de muchos tipos, que se comparte en diversas presentaciones. En el caso del índice IDEAL, el interés se centra en la información que tiene un “ciclo de vida”.

Acá un ejemplo de cómo los datos y el estatus de un lead pasa por estados. Por supuesto, no todos los leads llegan al final. El reto del equipo, trabajando de manera colaborativa, es convertir al potencial cliente en prescriptor de la marca.

Trabajo colaborativo. Clave en pymes exitosas

El ciclo de la información inicia cuando se capturan datos o se crea un registro. Luego pasa por diferentes estados o etapas, hasta llegar a su disposición final. Por ejemplo, el “archivo” o eliminación.

Claro está que un “registro” puede permanecer en un estado mucho tiempo. Por ejemplo, un cliente puede ser fiel a la empresa (estado: recurrente) tanto como el producto o la marca exista.

Lo común es que en este ciclo de vida de la información, participen dos o más colaboradores. Porque es difícil –sino imposible- que esté en manos de un único responsable.

En esta gestión pueden participar, además, actores externos, que colaboran para que ciertas tareas y actividades se ejecuten de manera oportuna. La evolución se refleja en los estados o transformaciones de la información.

El trabajo colaborativo, clave en pymes exitosas

El área “colaboración” que mide el índice IDEAL, como parte de la eficiencia empresarial, es impactada por el trabajo colaborativo en la empresa. Este debe ser parte de la cultura organizacional, pues es un ingrediente para alcanzar el éxito.

Pero, ¿qué significa trabajo colaborativo? ¿Es simplemente, ayuda mutua? ¿Es hacer el trabajo del otro, cuando este no puede asistir?

En realidad, el trabajo colaborativo va mucho más allá que ayudar al otro, compartir preocupaciones; o hacer las tareas del otro, cuando algo se lo impida.

Trabajo colaborativo. Clave en pymes exitosas

El trabajo colaborativo va mucho más allá que ayudar al otro

El trabajo colaborativo debe apuntar a una cultura de aprendizaje continuo. Todos aprendiendo de todos. Por lo que va más allá del trabajo en equipo.

El trabajo colaborativo es mucho más – y es más difícil – que trabajar en equipo. Los empleados “colaborativos” han de adaptarse a grupos flexibles y deben contribuir al aprendizaje del resto.

¿Cómo fomentar el trabajo colaborativo?

Una ventaja que tiene el empresario, cuando pone en marcha su idea, es que puede ir creando desde el funcionamiento regular, una cultura pro “trabajo colaborativo”.

Trabajo colaborativo. Clave en pymes exitosas

El trabajo colaborativo es clave para avanzar por las etapas.

Lo común es que inicie su actividad solo o con poco personal, por lo que la relación entre colaboradores aún no es compleja, en número.

El empresario, en este caso, tiene la oportunidad de ir creando buenas prácticas que fortalezcan en el equipo. Que lo hagan valorar la importancia y la ventaja de ir más allá del trabajo en equipo.

Para fomentar el trabajo colaborativo debe cambiarse el enfoque en la relación con los otros. Algunas de las buenas prácticas que puedes aplicar con tu equipo para impulsar un trabajo colaborativo, es decir, de aprendizaje, son las siguientes:

a. Vea la equivocación como una oportunidad

Este enfoque es muy interesante, porque lo común es que la equivocación o el error se tome como algo “malo”. Si lo ves con detenimiento, en muchos casos se trata de una oportunidad para aprender y mejorar.

Por otro lado, de un error puedes sacar lecciones, para no repetirlo en una siguiente oportunidad. Lecciones que debes compartir con otros, asegurando un nuevo aprendizaje.

Un paréntesis:

  • En el libro “Crear o Morir”, escrito por A. Oppenheimer, resulta particularmente interesante que la gente en Silicon Valley se vanaglorie de sus fracasos.
  • “Una de las cosas que llama la atención es la naturalidad con que la gente habla de sus fracasos”. Muchos de los emprendedores comentan sobre sus fracasos y sus éxitos, con la misma sonrisa en el rostro. En algunos casos hablan de sus fracasos con orgullo.

Este paréntesis es para darte una visión de cómo es visto el error, la equivocación o el fracaso, en culturas donde la innovación es lo ordinario.

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización”. (J.P. Sergent)

Por otro lado, ¿qué ocurre en la mayoría de las empresas cuando nos equivocamos o cometemos un error? – Sí, viene un “castigo”. Claro que este puede ser necesario cuando el contexto lo requiera. Pero, ante un primer error, ¿debes aplicar una amonestación, siempre?

b. Aprende a dar feedback

Esto es, asegurar que ante cualquier planteamiento, situación o error, se proceda a retroalimentar, siempre desde una perspectiva que aporte valor.

De hecho, para dar un buen feedback puedes aplicar 3 fases:

  1. reforzar lo positivo (siempre hay algo positivo);
  2. hacer notar el error o la equivocación;
  3. dar confianza de que lo hará mejor la próxima vez.
Trabajo colaborativo. Clave en pymes exitosas

El feedback entre los integrantes del equipo deber ser de “calidad”

Un buen feedback demanda aprender a escuchar y eliminar supuestos. En este sentido, es fundamental que en la cultura del equipo de trabajo, se practique la escucha activa, se elimine la tendencia a suponer y se fomente una comunicación transparente.

c. Fomente un ambiente de confianza

Para lograr el trabajo colaborativo, la confianza entre los integrantes debe ser un valor. Solo así tendrá éxito el feedback de calidad y la equivocación como oportunidad para mejorar.

En el trabajo colaborativo, la relación debe ser más horizontal, por lo que los supervisores deben desprenderse del rol de “jefe”, de la jerarquía otorgada en la organización.

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Fomente una ambiente de confianza

Lo más importante, entonces, son las motivaciones y las experiencias.

S. Moreno, “strategic human resources consultant” de Meta4, plantea que los empleados que mejor responden al trabajo en colaboración son aquellos que actúan en áreas transversales. Por ejemplo, los responsables en recursos humanos, marketing o estrategias de negocio.

Por lo que, según él, hay que identificar a aquellos empleados que trabajan mejor en colaboración. Esto es, sugiere que no todo el mundo funciona bien en un contexto colaborativo.

Nuestra opinión, al respecto, es que todo empleado, con la capacitación apropiada, puede involucrarse en equipos de trabajo que colaboran para lograr metas y objetivos. Porque es una competencia que se puede aprender.

En un contexto de trabajo colaborativo, es crucial que los integrantes cuenten con ciertos valores como la confianza y la generosidad; y que no sobresalga un ambiente competitivo.

Las herramientas en línea son claves para el trabajo colaborativo

Lograr un alto nivel de colaboración en una empresa demanda no solo tener presente lo señalado en las secciones anteriores. También son clave los medios para facilitarlo.

El trabajo colaborativo debe lograrse con independencia de la cercanía física de los integrantes del equipo. De hecho, muchas empresas hoy día desarrollan sus actividades con colaboradores separados geográficamente.

Esto lo alcanzan haciendo uso de herramientas en la nube, que asegura la interacción en línea y que permiten el registro de la misma.

Trabajo colaborativo. Clave en pymes exitosas

En tal sentido, nadie cuestiona la eficacia de dichas herramientas. Pero, una vez que tenemos la herramienta colaborativa y trabajamos con ella, ¿habremos conseguido todo?, ¿nos queda algo más de recorrido?, ¿cuál es el siguiente paso?

En efecto, queda mucho por hacer, como fomentar cambios en la cultura, tal como lo planteamos. Es decir, adoptar el feedback, la confianza y la equivocación con una perspectiva diferente a la común.

A manera de conclusión

La cultura es algo que necesita adaptarse, que debemos mejorar de manera permanente, para lo que debes fomentar una cultura de aprendizaje.

Esta cultura se puede lograr motivando el trabajo colaborativo desde una perspectiva que va más allá del trabajo en equipo. En la que todos aprenden de todos, y no se cree en los “sabelotodo”. Porque al final, todos podemos aprender de otros, sin importar el rol, el nivel de formación o su experiencia.

Y en tu empresa, ¿cómo se trabaja en la actualidad? ¿Se fomenta el trabajo en equipo o el trabajo colaborativo?

¡Hasta el próximo artículo!

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