Proceso de reclutamiento: ¿Cómo gestionarlo con éxito?

¿Requieres mejorar el proceso de reclutamiento de tu compañía?

¡Esta entrega es para ti!

El objetivo de este post es darte a conocer las claves necesarias para que desarrolles con éxito el proceso de reclutamiento en tu empresa.

Con un proceso de reclutamiento bien estructurado evitarás improvisar al momento de seleccionar el personal que trabajará en tu compañía.

Además, será esencial para mejorar la gestión de recursos humanos y tendrás la oportunidad de saber cómo escoger el candidato más idóneo.

Podrás diseñar un proceso de reclutamiento de personal a la medida de las necesidades de tu empresa.

Y para lograr este propósito…

  • Conocerás el proceso de reclutamiento.
  • Los tips para lograr un proceso exitoso.
  • Cómo hacer un proceso de reclutamiento paso a paso.
  • Sabrás del proceso de reclutamiento en una empresa de:
    • Servicio.
    • Producción y Ventas.
    • Distribución.

Iniciemos sin más preámbulo…

¿En qué consiste el proceso de reclutamiento?

En primer lugar, debes tener claro que las personas o el equipo de trabajo son una parte esencial de una empresa.

Además, es uno de los activos más valiosos y esto se consigue mediante un proceso de reclutamiento o selección de personal.

Por ello, el proceso de reclutamiento radica en una serie de tareas precisas para buscar los candidatos más idóneos que se ajusten a un perfil exigido, por cualquier empresa, en el momento que surge la solicitud.

Es más, implica una buena gestión en la planificación, que preste atención a las necesidades de la empresa para evitar las faltas más comunes a la hora de contratar.

Por ejemplo, acelerar el proceso, la falta de comprobación de los datos del candidato, no definir las vacantes, etc.

En este sentido, conviene que te hagas las siguientes preguntas:

  • ¿Qué desafíos se le pueden presentar a la empresa?
  • ¿Pueden las nuevas contrataciones con estos desafíos?  
  • ¿Cuál es el tiempo apropiado para ejecutar un proceso de reclutamiento?
  • ¿Cuál es el costo de elegir al candidato perfecto?
  • ¿Existe realmente la necesidad de cubrir los puestos?

Además, es importante que seas objetivo en todo momento para dar seriedad y rigor a este proceso.

¡Recuerda apoyarte en los resultados de evaluación del desempeño de los candidatos!

5 Tips para lograr un proceso de reclutamiento exitoso

1.- Analiza con detalle el perfil del cargo y la necesidad de la empresa.

En este sentido, la empresa debe conocer las necesidades de los puestos y cargos a ocupar.

Es más, en este análisis debes considerar, de forma especial, el tipo de profesional que se requiere para desempeñar el cargo y estudiar para cada uno las siguientes variables:

  • Edad.
  • Aptitudes.
  • Cualidades.
  • Experiencia laboral.
  • Formación académica.
  • Personalidad.
  • Tareas a ejecutar.
  • Rango salarial.

Además, debes definir, de forma precisa, las competencias que debe tener la persona para que pueda postular al cargo que estás ofreciendo.

2.- Justifica debidamente el proceso de reclutamiento.

De esta manera, podrás valorar las necesidades de la empresa; así sabrás si requieres incorporar personal y cubrir las vacantes o ampliar la nómina de tu organización.

3.- Estructura de forma lógica y ordenada tu proceso de reclutamiento.

¡Puede que te parezca obvio!

Sin embargo, necesitas un orden lógico en las actividades a ejecutar durante el proceso de reclutamiento.

¡Más adelante lo veremos!

Toma en cuenta desde la recepción de los currículos y selección de los mismos, hasta el momento de la toma de decisión y la notificación al interesado.

4.- Organiza un buen equipo de reclutamiento.

Crear un equipo de trabajo que se encargue del proceso de reclutamiento es una de las actividades más recomendables para tu empresa.

Por ejemplo, podrías tener reclutadores, a una persona que haga las entrevistas, psicólogos, etc.

5.- Habilita un pequeño periodo de prueba.

Te recomiendo dar un previo aviso a los candidatos de un periodo de prueba para evaluar su desempeño y adaptación a la empresa.

Es más, poner a prueba al personal es la forma más prudente de cuidar la organización.

¿Estás de acuerdo?

Además, le brinda a la empresa la posibilidad de prescindir del empleado sin tener gastos de liquidación.

Cómo hacer un proceso de reclutamiento paso a paso

Para que un proceso de reclutamiento sea exitoso y efectivo hay una serie de pasos que debes tener en cuenta, llévalos de forma ordenada y lógica.

Ayudarán a guiarte para la buena gestión de tu departamento de Recursos Humanos.

¡Presta mucha atención a la siguiente infografía!:

Gestiona con éxito la selección de personal siguiendo esta ruta
Pasos del proceso de reclutamiento.

Ahora, fíjate en el detalle de cada paso

1.- Habilita las vías de contacto para los candidatos.

En este caso, te nombro algunas de las principales fuentes o vías para reclutar o convocar postulantes.

En primer lugar, está el reclutamiento externo; se basa en el uso de los medios de comunicación tradicional para anunciar los cargos vacantes en la empresa.

Por ejemplo, a través de:

  • Anuncios o avisos de prensa.
  • Recomendaciones que te hagan contactos, amigos, trabajadores de la empresa.
  • Centros de estudio.
  • Portales de empleo en la web o plataformas online de reclutamiento de personal como Computrabajo, Empléate, Jooble, etc.

En segundo lugar, tienes el reclutamiento interno; implica cubrir una vacante con el mismo personal de tu empresa.

Además, te servirá de motivación para ascender o rotar a tu personal a nuevas responsabilidades y retos.

2.- Precisa la recepción de los currículos.

En este paso, debes plantear la forma más fácil de gestionar la recepción de los currículos de cada postulante.

Por ello, identifica quién recibirá los currículos y quién los revisará; para seleccionar a los postulantes que cumplan con los criterios exigidos en el perfil del cargo.

Verifica que cada currículo cumpla con el perfil del cargo vacante. Para ello, se debe hacer una comprobación de cada dato aportado.

Luego, prepara la agenda para las citas de la evaluación de cada candidato.

3.- Evalúa a todos los postulantes o candidatos.

Después que hayas revisado los currículos y seleccionado los participantes, debes hacer una evaluación de cada uno de ellos.

Lo primero que debes hacer es informar el día y hora de la cita a cada candidato para la evaluación.

La evaluación de los postulantes la puedes hacer a través de las siguientes pruebas:

  • Entrevista preliminar. Hazla de manera informal, con preguntas abiertas para verificar si la persona cumple con los requisitos exigidos para el cargo.
  • Prueba de conocimiento. Podrás medir y certificar el conocimiento profesional que tiene el aspirante; hazla de forma oral o escrita.
  • Prueba psicológica. Lograrás medir el equilibrio emocional del postulante; puedes apoyarte con los servicios de un psicólogo para esta tarea.
  • Entrevista final. De carácter más formal, donde podrás hacer preguntas a fin de conocer a profundidad al candidato; podría hacerla el jefe del área donde se solicita el puesto.

Ten en cuenta que, al conversar con cada postulado, podrás verificar la información y evaluarás su desenvolvimiento.

4.- Lleva a cabo la pre-selección.

Al tener la evaluación de los aspirantes al cargo, realiza una selección previa de las personas más adecuadas para ocupar la vacante.

Te recomiendo que te sientes con tu equipo de trabajo y comiencen a debatir y estudiar a cada persona para, al final, tomar una decisión.

Aplica la entrevista final a los pre-seleccionados.

5.- Selecciona al candidato más idóneo para cubrir el puesto vacante.

Después de la entrevista final, recuerda tomar el tiempo suficiente para decidir y escoger al candidato más idóneo; es decir, la persona que cumpla con todos los requisitos del cargo.

Selecciona el candidato que mejor desempeño haya tenido en las pruebas y entrevistas.

6.- Planifica un periodo de prueba.

Es conveniente que establezcas un periodo de prueba durante un corto tiempo, con el fin de evaluar de forma directa el desempeño del participante en su nuevo puesto.

Además, la capacidad para relacionarse con sus nuevos jefes, pares y subordinados.

7.-Firmar el contrato.

Si el nuevo colaborador pasa su periodo de prueba, ya puedes firmar un contrato permanente con él.

Allí debes especificar todas las características (cargo a desempeñar, actividades, remuneración, tiempo que trabajará), y otros aspectos que podría ser necesario acordar.

8.- Capacita para que se pueda desempeñar correctamente en su nuevo puesto.

Ahora, ya puedes comenzar el proceso de inducción, en el que le podrás dar a conocer las políticas de la empresa (misión, visión, valores, objetivos, normas).

Además, dar la capacitación necesaria para realizar sus nuevas funciones en el cargo que comienza a ocupar.

9.- Evalúa el desempeño laboral.

Evalúa de forma directa el desempeño laboral en su nuevo puesto.

Hazlo a través de encuestas de satisfacción y de las evaluaciones del empleado para valorar la eficacia del proceso de reclutamiento de personal y realizar los cambios que sean necesarios.

Y, hablando de evaluación de empleados te invito a hacer clic en el siguiente vídeo:

Evalúa el desempeño laboral de tus nuevos colaboradores (objetivos, competencias, reglas de conducta y tareas).

Ahora, ten en cuenta que, en forma general, los pasos para aplicar un buen proceso de reclutamiento son los mismos para cualquier tipo de empresa.

Sin embargo, dependerán de las políticas y normas internas de la organización.

En este sentido, te daré ejemplos de una empresa de servicio, producción y ventas; así como también de distribución.

Proceso de reclutamiento en:

Una empresa de Servicio

Te expondré un ejemplo del proceso de reclutamiento de una empresa de servicio: una consultora dedicada a ofrecer servicios técnicos en el área de la Geología.

En este caso, te hablo de la Consultora Geosama.

Geosama es una empresa del tipo servicios B2B. Me refiero a empresas de consultoría que ofrecen sus servicios a otras empresas. 

Sus socios Samuel, Adriana, María Eugenia y Antonio realizan estudios y proyectos en las distintas ramas de la geología.

En consecuencia, esta empresa consultora diseña propuestas y proyectos de asesoría técnica que permiten maximizar los resultados de sus clientes.

Geosama establece que “el proceso de reclutamiento no es un fin en sí mismo, es un medio para que la empresa de servicios logre sus objetivos”.

Por ello, aplican la siguiente ruta en el proceso:

¡Fíjate!

Pasos

  • Detección y análisis de necesidades. El requerimiento de Geosama está bien definido, sobre todo cuando apuntan a los proyectos de Geotecnia y perforación de pozos.

Por lo general, requieren personal para el área técnica, como: Geólogos, Ingenieros Geológos o Ingenieros de Yacimientos.

  • Descripción y análisis del puesto. La definición del perfil de los cargos vacantes se realiza por proyecto a ejecutar.

Geosama, siempre está solicitando personal con experiencia; entre 3 a 5 años en el área de Geotecnia, análisis de suelos, estudios de laboratorio.

Además, personal con pericia en simulación de yacimientos; comprometidos con el trabajo.

  • Contactar a los candidatos. RRHH de la Consultora Geosama utiliza la fuente externa para reclutar al personal.

Así mismo, toma en cuenta, el uso de anuncios en las redes sociales y prensa escrita.

  • Concentración de entrevistas. Una vez recibidos los currículos, Geosama llama con antelación y hace las entrevistas en un período de dos semanas.
  • Entrevistas y técnicas de selección. Se realiza una primera entrevista, donde el candidato tiene la oportunidad de mostrar sus habilidades.

Además, toman en cuenta la buena presentación personal y las habilidades comunicativas.

  • Entrevista final. En esta fase, se seleccionan los candidatos ideales mediante una encuesta, más formal y estricta, para conocer los detalles del candidato.

Asimismo, se determina el nivel de conocimientos y si cumplen con los requisitos del perfil.

También, aplican prueba psicológica para determinar el estado emocional del candidato.

  • Selección del candidato. RRHH escoge al postulante con mayor posibilidad para realizar el trabajo de forma eficaz.
  • Contratación del personal. Geosama contrata profesionales con experiencia.

Por ello, realiza la inducción necesaria de las políticas de la compañía.

A continuación, te muestro el engranaje de las tareas con el mapa de proceso de reclutamiento de la Consultora Geosama.

Mapa del proceso de reclutamiento en una empresa Consultora de Geologia
Proceso de reclutamiento en una empresa de servicio.

En una empresa de Producción y Ventas

En este caso, te describiré el proceso de reclutamiento de una empresa de producción tomando como ejemplo el caso de la fábrica de zapatos “Calzados”.

“Calzados” es una empresa dedicada a la producción y venta de zapatos para damas.

Además, ofrece variedad de modelos de calzados para todos los gustos y necesidades de sus clientes.

Por lo tanto, “Calzados” fabrica y diseña productos cómodos que permiten cumplir con las expectativas de sus clientes; y siempre están requiriendo personal para cumplir con sus objetivos.

Por esto, en su proceso de reclutamiento aplican los siguientes pasos, estos son:

Pasos

  • Análisis y detección de necesidades. La fábrica de zapatos “Calzados”, de forma general, requiere personal para trabajar en varios puestos, como por ejemplo: mozo de almacén, técnico en cortado y vulcanizado.  
  • Descripción y análisis del puesto. En este caso, la descripción del cargo siempre valora la experiencia previa pero no es imprescindible.

Y, en la descripción de los puestos exigen seriedad y ganas de trabajar, aunado con la posibilidad de trabajar por turnos.

Además, ofrecen un puesto de trabajo estable según valía y buenas condiciones laborales.

  • Contactar a los candidatos. La empresa usa una fuente externa para reclutar al personal; se vale de los anuncios en páginas y sitios web expresos para el reclutamiento de personal.
  • Precisar la recepción de los currículos. A través del correo de la empresa se recibe toda la información de los candidatos.
  • Evaluar a los candidatos. Una vez recibidos los currículos de los candidatos que muestran interés en participar, la empresa evalúa y confirma los datos de los participantes.
  • Pre-selección de los candidatos. Se realiza a través de una entrevista, donde cada participante expresa y muestra sus habilidades, competencias y su grado de pericia.
  • Selección del candidato más idóneo. En este paso, la empresa selecciona el candidato más apto y verifica si cumple los requisitos del perfil.
  • Aplicar periodo de prueba. La empresa determina un periodo de prueba de tres meses para valorar el desempeño del candidato.
  • Contratación del personal. En este caso, “Calzados” realiza el contrato de prueba; y si responde con eficiencia al puesto, cierra el contrato permanente.
  • Realiza inducción y capacitación. Asimismo, programa la inducción sobre las normas y reglas de la compañía al nuevo colaborador.
Mapa del proceso de selección de personal en una empresa de producción y ventas de zapatos
Proceso de reclutamiento en una empresa de producción y ventas de zapatos.

En una empresa de Distribución

En este ejemplo, te describiré el proceso de reclutamiento de una empresa de distribución de autopartes, como es el caso de “Todo Ruedas”.

“Todo Ruedas” es una empresa que distribuye todo lo relacionado con autopartes, neumáticos, repuestos, lubricantes, pinturas para vehículos y accesorios.

Es una empresa atendida por sus dueños, los hermanos Nelson y Gustavo Contreras.

“Todo Ruedas” hace uso de su blog y un directorio de vehículos para promover sus productos y servicios; y de igual forma, lo usan para solicitar personal según las necesidades de la empresa.

En este sentido, en su proceso de reclutamiento siguen esta ruta:

Pasos

  • Análisis y detección de necesidades. La distribuidora “Todo Ruedas” solicita personal para trabajar en varios puestos, como: representante de ventas, distribuidor y almacén.  
  • Descripción y análisis del puesto. En la descripción del cargo siempre se valora la experiencia previa, pero no es imprescindible.

Además, exigen seriedad y esfuerzo para trabajar y ofrecen sueldo según convenio de la empresa.

  • Contactar a los candidatos. “Todo Ruedas” usa una fuente externa para reclutar al personal, además de portales genéricos de búsqueda de empleo.
  • Precisar la recepción de los currículos. A través del correo de la empresa  y de las páginas web autorizadas reciben los currículos de los postulantes.
  • Evaluar a los candidatos. Una vez recibidos los currículos de los interesados en participar en el proceso de reclutamiento, “Todo Ruedas” evalúa y corrobora con detalles los datos de los participantes.
  • Pre-selección de los candidatos. La empresa realiza una entrevista a cada candidato donde expresa y muestra sus habilidades, competencias y si tiene experiencia.
  • Selección del candidato más idóneo. En este paso, la empresa selecciona el candidato más apto y verifica los requisitos del perfil.
  • Comprobación de los datos. La empresa confirma los datos de los postulantes seleccionados, y de igual forma, establece un periodo de prueba de seis meses para valorar el desempeño de la persona.
  • Firma del contrato. En este caso, “Todo Ruedas” realiza el contrato de prueba y, si en el periodo de seis meses cumple con buen desempeño, se firma el contrato permanente.

Asimismo, dedica tiempo necesario para la inducción al nuevo colaborador de las normas y reglas de la compañía.

¿Qué te parece la información?

Ahora, te incluyo el mapa del proceso de reclutamiento de la distribuidora “Todo Ruedas”.

Mapa del proceso de selección en una empresa de distribución de autopartes
Proceso de reclutamiento en una empresa de distribución de autopartes.

Conclusión

En resumen, el proceso de reclutamiento es importante para conformar un equipo de trabajo que esté alineado a los objetivos y metas de la empresa.  

Por ello, debes analizar a detalle la necesidad de la empresa, definir el perfil del cargo y hacer la selección del candidato más idóneo.

Además, implica la captación de posibles candidatos y por supuesto, la comprobación de los datos de los postulados, a través de los currículos recibidos.

Recuerda que tienes dos tipos de fuentes para la captación de personal: la externa y la interna.

Después de la entrevista, recuerda tomar el tiempo necesario para escoger el candidato adecuado; es decir, el que cumpla con todos los requisitos exigidos para el cargo.

Y, aplica la siguiente ruta ya sea tu empresa de servicios, producción, ventas o distribución:

  1. Establece las vías de contacto.
  2. Precisa la recepción de currículos.
  3. Evalúa a los candidatos.
  4. Haz la pre-selección.
  5. Selecciona el candidato más idóneo.
  6. Planifica un periodo de prueba.
  7. Firma el contrato.
  8. Realiza inducción al nuevo personal.
  9. Evalúa el desempeño.

En fin, al identificar las tareas del proceso de reclutamiento podrás tomar decisiones acertadas, fortalecer la selección de personal y contribuir a mejorar la contratación de la empresa.

Antes de despedirme te invito a conocer ejemplos y casos exitosos de los procesos de reclutamiento en:

Gracias por leernos.

 ¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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