Producción y operaciones: área clave en una pyme

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¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! El área funcional producción y operaciones tiene un objeto claro: atender las necesidades de los clientes de la forma más eficiente, con el menor coste posible, dentro de unos estándares de calidad.

Para ello, el empresario debe decidir el plan de producción en función de las previsiones de ventas. Lo que supone adecuar la capacidad de producción (limitada por la maquinaria o equipos, las materias primas, el talento humano) para asegurar el inventario óptimo y satisfacer a los clientes.

Sin un proceso productivo eficiente (realización del producto o servicio), es difícil, sino imposible, tener una pyme que supere retos y avance a buen ritmo por las etapas:

Producción y operaciones: área clave en una pyme

En esta entrega te comparto los 4 puntos que consideramos claves para desarrollar el área funcional “producción y operaciones”. Los 4 puntos, que denominamos subáreas, son los siguientes:

  • Gestión de los proveedores.
  • Planificación de la producción.
  • Manejo de inventarios de insumos y materia prima.
  • Nivel tecnológico de equipos/maquinaria.

Así como es esencial para una pyme gestionar el talento humano y aplicar técnicas para captar clientes y vender más, también lo es la producción del bien o servicio que desarrolle la empresa.

Las demandas competitivas para las empresas – pequeñas, medianas o grandes – suponen muchos retos hoy día.

Uno de ellos es el de tener un proceso idóneo para la realización del producto o servicio, al menor coste posible. Y, claro está, con la calidad esperada por el cliente.

Producción y operaciones: área clave en una pyme

Producción y operaciones se complementa con el área “normas ambientales y riesgo laboral”

Producción y operaciones: área clave en una pyme

Sobre cómo mejorar el área funcional “producción y operaciones”, puedes conseguir información en diferentes contextos, con buenas prácticas para optimizar el proceso.

Cada proceso de fabricación de productos o de prestación de servicios debe estar planificado y programado. Implica detallar los recursos físicos (materias primas, maquinaria, herramientas) y el talento humano necesario, para ejecutar el proceso.

Producción y operaciones: área clave en una pyme

Producción y operaciones: área clave en una pyme

En empresas maduras se conoce el coste de todo el proceso, así como la descripción de los diferentes subprocesos, actividades o tareas a realizar. Además, la capacidad máxima de producción, junto con las medidas medioambientales y de prevención de riesgos laborales. Estos dos últimos aspectos, correspondientes a otras áreas funcionales de la empresa.

Es claro que el proceso de producción es un tema específico para los tipos de pyme que identificamos:

  • fábricas (ventas al mayor),
  • consultoras (servicios profesionales),
  • pymes de venta al menor y
  • distribuidoras.

La realización del producto o servicio es muy diferente entre una fábrica de calzado, una comercializadora de productos y una empresa de limpieza. Sin embargo, existe un conjunto de elementos comunes, que pueden ser abordados de manera general.

En tal sentido, el aporte de este artículo está en que, con lo que compartimos, podrás realizar un diagnóstico básico a tu pyme. En particular, para el área “producción y operaciones”. Lo que te permitirá aplicar planes de mejora específicos.

Producción y operaciones: área clave en una pyme

El auto-diagnóstico es una herramienta para mejorar

Como se indicó arriba, las subáreas que nos interesa revisar son 4:

  1. Gestión de los proveedores.
  2. Planificación de la producción.
  3. Manejo de inventarios de insumos y materia prima.
  4. Nivel tecnológico de equipos/maquinaria.

En la sección final de esta entrega encontrarás otros artículos sobre otras áreas funcionales y cómo desarrollarlas en la empresa. ¡No te los pierdas!

¿Cómo abordaremos cada subárea?:

  • Para revisar cada subárea, primero planteamos una declaración de lo que se espera en una pyme. El deber ser, si se quiere denominar así.
  • Luego, comentamos sobre lo que nos dice la experiencia.
  • Para finalizar, damos algunas recomendaciones para atender cada subárea específica.

De las 4 subáreas señaladas para “producción y operaciones”, en esta entrega hablaremos de 2 de ellas: gestión de los proveedores y planificación de la producción.

1. Gestión de los proveedores

Situación esperada en una pyme:

  1. El empresario aplica criterios de selección de proveedores.
  2. Existe más de un proveedor para cada insumo clave.
  3. El empresario tiene y aplica criterios de calidad del producto entregado.
  4. Se evalúa al proveedor y se tiene información de la confiabilidad en la entrega.

Pregunta: respecto a estos 4 planteamientos de lo esperado en una pyme, ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Cumples con estos aspectos?

La realidad en muchas pymes:

La realidad en muchas pymes es que el empresario y su equipo no tienen claros los criterios de selección de proveedores. Si bien, pueden tener excelentes aliados, no necesariamente evalúan y aplican criterios de selección.

¿Qué ocurre cuando el proveedor de un insumo clave no cumple con la entrega y no tienes un proveedor alternativo?

Por otra parte, en las primeras etapas es probable que el empresario no tenga claros los criterios mínimos de la calidad de los insumos recibidos.

Producción y operaciones: área clave en una pyme

La falta de insumos o materia prima conlleva a costes (por ejemplo, costes por personal ocioso)

Cuando no se tienen proveedores confiables, nuestros productos y servicios pueden sufrir cambios en su calidad o simplemente, no estar disponibles.

Por ello, muchos empresarios entienden rápidamente que la selección de varios proveedores, por cada rubro que se necesite, es un aspecto a cuidar. Además, ubican con regularidad nuevos proveedores, cuando es posible, tomando como criterios principales: precio y calidad.

Para entregar un producto o servicio de calidad, necesitas, entre otros elementos, insumos de calidad. El empresario debe seleccionar y evaluar, periódicamente, a sus proveedores, con base en criterios como la calidad, el precio y la confiabilidad en la entrega.

2. Planificación de la producción

Situación esperada en una pyme:

  1. La pyme cuenta con una programación de la producción.
  2. Se tiene estimada o se cuenta con un pronóstico de la demanda.
  3. El empresario fija las metas de ventas, para períodos específicos.

Pregunta: respecto a estos 3 planteamientos de lo esperado en una pyme, ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Cumples con estos aspectos?

La realidad en muchas pymes:

La realidad en muchas pymes es que el empresario y su equipo no gestionan la información para programar la producción del bien o servicio. En muchos casos, la planificación es empírica, sobre la base de la experiencia. Pero no toma en cuenta variables que pueden ser claves para mantener un inventario óptimo.

Con la información que maneja una empresa en la etapa de funcionamiento estable, un empresario puede realizar pronósticos de ventas y tener metas razonables para el corto y mediano plazo. Esto es posible siempre que gestione la información. Implica registrar los datos y la información del área de mercadeo y ventas y de facturación.

Con información del comportamiento de la demanda, puede establecer cronogramas de producción y tener un completo control del proceso involucrado.

Producción y operaciones: área clave en una pyme

Producción y operaciones: área clave en una pyme

En otras palabras, en las primeras etapas de la empresa, la planificación de la producción suele ser empírica, a muy corto plazo. Está muy en función de la materia prima disponible. Influye mucho el flujo de caja (ingresos menos egresos).

Cuando se alcanza el funcionamiento estable (hay más colaboradores, más organización, más capacidad de respuesta) se aplican prácticas de planificación de la producción en función de la demanda conocida. Sobre todo si se tiene a la mano, herramientas de gestión.

Resumen

Como dos de las actividades fundamentales en una empresa que inicia actividades es producir y vender, es claro que son prioritarias las áreas funcionales “producción y operaciones”, y “mercadeo y ventas”.

Lo esperado es que ambas se desarrollen desde la etapa de funcionamiento regular y, para las cuales, el empresario junto al equipo, apliquen buenas prácticas de manera temprana. Así podrán incrementar el nivel de capacidad de cada una de ellas.

Todas las subáreas mencionadas (en particular, gestión de los proveedores y planificación de la producción), deben apuntar a un proceso productivo óptimo. Lo que redunda en la estabilidad de la empresa y su avance por las etapas, en el camino del éxito.

Producción y operaciones: área clave en una pyme

Producción y operaciones: área clave en una pyme

Encontrar una empresa con el área “producción y operaciones” bien desarrollada, atendiendo a los aspectos comentados, requiere de ella un nivel alto de madurez. Lo común es que sea en una empresa en la etapa de funcionamiento óptimo. Pero como siempre, depende del contexto de la misma.

Te dejo algunas preguntas antes de cerrar esta entrega:

  • ¿Qué criterio de selección utiliza para sus proveedores? ¿Cómo los selecciona?
  • ¿Para cada insumo importante cuántos proveedores tiene? ¿Le dan facilidades de pago? ¿Cuál es la antigüedad de sus proveedores?
  • ¿Cómo se estructura la planificación de compras para el corto, mediano y largo plazo?
  • ¿Ha tenido problemas de abastecimiento?
  • ¿Qué condiciones de venta le ofrecen sus proveedores?
  • ¿Qué control realiza a los lotes de compra?
  • ¿Quién es el responsable de recibir los insumos y materiales de los proveedores?
  • ¿Qué tipo de pronósticos de demanda de productos realiza la empresa? ¿Cuáles son las metas de ventas? ¿Cómo se utilizan los pronósticos para la planificación de producción?
  • ¿Cómo se estructura el Plan de Producción? ¿Quién es el responsable?
  • ¿Cómo realiza el control de registros de flujo de materiales, control de calidad, tiempos operativos de producción y productividad?

Estas son algunas preguntas que puedes hacerte para reflexionar e identificar oportunidades de mejora con relación a los proveedores y la realización del producto o servicio.

El artículo 2, que comenta las subáreas restantes: (1) manejo de inventarios y (2) nivel tecnológico de equipos/maquinaria, lo compartimos a continuación…

¡No te lo pierdas!

Producción y operaciones en una pyme (diagnóstico)

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