Producción y operaciones en una pyme (diagnóstico)

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¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! En la entrega anterior abordamos el área funcional producción y operaciones en una pyme, a través de dos subáreas: gestión de los proveedores y planificación de la producción.

En esta nueva entrega, hablaremos de las 2 subáreas restantes, que consideramos parte de “producción y operaciones”:

  • manejo de inventarios de materia prima y productos, y
  • nivel tecnológico de equipos/maquinaria.

En el artículo previo comentamos que el área producción y operaciones tiene un objeto claro: atender las necesidades de los clientes de forma eficiente, con el menor coste posible, dentro de ciertos estándares de calidad.

El empresario debe planificar la producción en función de las previsiones de ventas. Lo que demanda adecuar la capacidad de producción para asegurar el inventario óptimo y satisfacer a los clientes.

Es claro que la realización del producto o servicio debe mejorar lo más pronto posible. Solo así una pyme superará los retos que demanda pasar, a buen ritmo, por las etapas, en el camino del éxito:

Producción y operaciones en una pyme (diagnóstico)

La realización del producto o servicio es muy diferente en los tipos de empresas que conocemos. Por ejemplo, la producción en una fábrica de calzado es diferente a la “producción” de una pyme comercializadora de productos. Y estas tienen procesos diferentes a una empresa de servicios.

Sin embargo, existe un conjunto de elementos comunes, que pueden ser abordados de manera general. Por ejemplo, en todos los casos el empresario debe aplicar la gestión de proveedores. Es probable que en unos casos esta gestión sea básica, mientras que en otras sea compleja.

Recordemos que el área funcional “producción y operaciones” es una de las 12 áreas que reconocemos en una empresa madura. Son áreas que se desarrollan mientras la empresa pasa por las etapas.

Producción y operaciones en una pyme (diagnóstico)

Producción y operaciones en una pyme (diagnóstico)

Producción y operaciones en una pyme

Saber cómo mejorar el área “producción y operaciones”, sin importar en qué etapa se encuentre la empresa, es un tema clave.

Aunque sea de manera sencilla, cada proceso de fabricación de productos o de prestación de servicios debe ejecutarse según un plan. Lo que demanda detallar los recursos físicos (materias primas, maquinaria, herramientas) y el talento humano necesario, para ejecutar el proceso.

Los objetivos principales de “producción y operaciones” son:

  • Lograr que se entreguen los productos o se presten los servicios, tanto en las cantidades como en las fechas acordadas con el cliente.
  • Conseguir que estos productos o servicios se fabriquen o presten dentro de los costes previstos y que sean los mínimos posibles.

Las áreas funcionales no deben verse como parcelas de actividades. Aunque en muchos casos dan lugar a unidades o departamentos (o como se quieran llamar), todas deben apuntar a la satisfacción del cliente.

Una pyme que centra su actividad en el cliente aplica una estrategia CRM (Customer Relationship Management), ¿Es tu cliente el centro de la actividad de tu empresa?

Como se indicó arriba, son 2 subáreas las que nos interesa revisar en este artículo:

  1. Manejo de inventarios de materia prima y productos.
  2. Nivel tecnológico de equipos/maquinaria.

¿Cómo abordaremos cada subárea?:

  • Para revisar las 2 subáreas, primero planteamos una declaración de lo que se espera en una pyme. El deber ser.
  • Luego, comentamos de manera breve, sobre lo que nos dice la experiencia.
  • Finalizamos con algunas recomendaciones para atender cada subárea específica.

1. Manejo de inventarios de materia prima y productos

Situación esperada en una pyme:

  1. La empresa realiza un control estricto de calidad de las materias primas recibidas, para asegurar la calidad del producto o servicio. Se lleva un registro actualizado de las entradas de materias primas.
  2. La empresa dispone de un inventario sistematizado de materias primas y productos, sujeto a un programa de compra en función de la producción.
  3. Las materias primas y productos son almacenados considerando sus características físicas y químicas. Se apoya en un sistema que garantiza una adecuada rotación, uso y control de estos.
  4. En forma periódica se revisa el inventario físico y se contrasta con el llevado en el sistema informático. Se hacen las correcciones de ser necesarias, analizando las posibles razones en las diferencias.

Pregunta: respecto a estos 4 planteamientos de lo esperado en una pyme, ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Cumples con estos 4 aspectos?

La realidad en muchas pymes:

La realidad en muchas pymes es que el empresario no tienen un control estricto del inventario. Tampoco, estándares de almacenamiento, necesarios en el caso en que el tipo de materia prima o producto lo requiera.

Producción y operaciones en una pyme (diagnóstico)

Producción y operaciones en una pyme (diagnóstico)

Además, también la experiencia nos dice que en muchos casos el control del inventario es empírico. Situación que conlleva a sorpresas desagradables.

Por esta razón, los empresarios con experiencia ponen en práctica mecanismos de control de insumo, materia prima y productos, desde la puesta en marcha de la pyme.

La calidad de tu producto o servicio depende en gran medida, de la calidad de los insumos utilizados.

Cuando la empresa alcanza el funcionamiento estable, el empresario debe aplicar controles estrictos para la materia prima e insumos. Además, sistematizar el inventario, para gestionar compras en función de la demanda de producción o la capacidad esperada del servicio.

2. Nivel tecnológico de equipos/maquinaria

Situación esperada en una pyme:

  1. La empresa dispone de máquinas y equipos de tecnología de última generación, funcional y operativa.
  2. Existe un plan estratégico de inversión para adquirir nuevas máquinas, relacionado con el aumento y calidad de producción.
  3. Están disponibles los manuales de los equipos. La empresa cuenta con un registro histórico de mantenimiento y reparación para cada equipo o máquina.
  4. Existe un plan de mantenimiento preventivo con una calendarización anual de entradas a reparación por equipo, controlándose la efectividad del mantenimiento.
  5. Se realiza mantenimiento en períodos de menor producción. La tasa de falla no incide sobre la planificación de producción y no afecta el cumplimiento de plazos de entrega de pedidos internos y externos.

Pregunta: respecto a estos 5 planteamientos de lo esperado en una pyme, ¿cómo evaluarías a tu empresa? ¿Cumples con estos 5 aspectos?

La realidad en muchas pymes:

La realidad en muchas pymes es que el empresario y su equipo no gestionan el nivel tecnológico de los equipos y de la maquinaria.

Tampoco aplica planes de mantenimiento preventivo, para evitar tiempo ocioso por fallas en equipos.

Producción y operaciones en una pyme (diagnóstico)

Producción y operaciones: área clave en una pyme

A partir del funcionamiento estable, es esencial que el empresario dedique esfuerzo sistemático a mantener y mejorar el nivel “tecnológico” de equipos y maquinaria.

También debe estar atento a nuevas tecnologías que mejoren la producción de bienes y servicios. Esto depende, claro está, de la naturaleza del producto o servicio. Debe considerar la tecnología de todas las áreas funcionales, no solo la “fábrica”.

Resumen

Como empresario o gestor sabes que las 2 actividades claves en las primeras etapas son producir y vender. Lo que indica que las áreas funcionales “producción y operaciones” y “mercadeo y ventas” son prioritarias. Pero la mejora continua requerirá de otra área clave: gestión de la información.

El desarrollo de las áreas funcionales avanza mientras la empresa pasa de una etapa a otra, por lo que no debes pensar que una pyme en funcionamiento regular debe desarrollar todas las subáreas indicadas para producción y ventas. Es un proceso de mejora continua.

Producción y operaciones en una pyme (diagnóstico)

Un empresario debe mejorar como lo hace un músico…

Por ejemplo, la subárea “nivel tecnológico de equipos/maquinaria” puede mejorarse luego de tener desarrolladas las buenas prácticas en el manejo de inventarios de insumos,
materia prima y productos.

Todo depende del contexto de la empresa. En cualquier caso, lo esperado es que en cada etapa incrementes el nivel de capacidad de cada una de ellas. Es decir, su capacidad de respuesta. Lo que asegura la estabilidad de la empresa y su avance por las etapas, en el camino del éxito.

Encontrar una empresa con el área “producción y operaciones” bien desarrollada, atendiendo a los aspectos comentados, requiere un alto nivel de madurez.

Preguntas que puedes hacerte para diagnosticar tu empresa:

  • ¿Cuál es el procedimiento para la recepción de la materia prima? ¿Qué medidas se toman si es defectuosa?
  • ¿Cómo se registran las existencias de materia prima y productos? ¿Se incorpora la demanda de productos en las decisiones de compra?
  • ¿Cómo se realiza el almacenamiento de los productos e insumos? ¿Qué sistema de almacenamiento y despacho se utiliza?
  • ¿Cuáles son las pérdidas que se producen por mal manejo de inventarios?
  • ¿Qué tipo de controles se han establecido para el manejo de inventarios?
  • Si aplica, ¿la planta soporta un aumento de producción? ¿Existe espacio físico para instalación de nuevas maquinarias?
  • ¿Cuándo adquirió los últimos equipos? ¿La maquinaria y equipos son de tecnología de punta? ¿De qué año?
  • ¿Cómo están las máquinas respecto a su competencia? ¿La maquinaria está en óptimas condiciones? ¿Cómo es su nivel tecnológico respecto a la competencia?
  • ¿El plan de mantenimiento es preventivo o correctivo? ¿Cuál es la frecuencia de falla? ¿Qué tipo de mantenimiento realiza a sus máquinas? ¿Dispone de un día de mantenimiento total?

Estas son algunas preguntas que puedes hacerte para reflexionar e identificar oportunidades de mejora con relación al manejo de inventarios de materia prima y productos; y con relación al nivel tecnológico de equipos/maquinaria.

¡Hasta la próxima oportunidad!

Lecturas para aprender más:

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