Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

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¡Bienvenidos a este artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! Queremos dedicar esta entrega a un tipo de empresa esencial: la microempresa. Y lo haremos comentando sobre su gestión, haciendo referencia al índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL.

En términos sencillos, una empresa es una organización creada para ofertar productos y/o servicios que satisfacen ciertas necesidades a sus clientes. La microempresa es la más pequeña de las empresas, que casi siempre surge de un emprendimiento.

El dueño de una microempresa comienza trabajando solo o con familiares. Y lo común es que lo haga en su casa o en un local pequeño.

En la mayoría de los casos, no dispone de mucho dinero y, por supuesto, realiza todas las tareas: compra la mercancía, arregla el inventario, atiende a los clientes, factura, paga a los proveedores, lleva la contabilidad, mantiene el local, etc. ¡Es un microempresario!

Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

El dueño de una microempresa comienza trabajando solo o con familiares.

Sin importar el tamaño, dirigir una empresa hasta que sea exitosa, no es algo que se aprende de un día para otro. Es necesario dedicar años y cometer errores para adquirir experiencia y alcanzar el éxito.

Como indicamos en artículos previos, no existe una “biblia” que nos diga cómo dirigir una micro, pequeña o mediana empresa. Mucho menos, una gran empresa.

Sin embargo, existen buenas prácticas que aplicadas de manera ordenada, con suficiente foco, control, colaboración y mejora permanente, pueden ayudarnos a transitar por las etapas, en el camino escarpado que nos lleva a la cumbre.

El éxito de todo microempresario depende del trabajo bien hecho, de ser ordenado con el dinero y de la buena relación que construya con sus clientes.

Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

La gestión de una microempresa, comparada con una mediana o grande, parece a primera vista, más simple. Pero, ¿realmente es así?

En este blog, establecemos la distinción ente administrar y gestionar de manera fácil: la administración implica el desarrollo de las tareas, mientras que la gestión involucra la toma de decisiones.

Sin importar el tamaño de la empresa, son dos macro-actividades necesarias. Toda empresa demanda la realización de tareas y la toma de decisiones. Pero claro está, la complejidad es diferente en todos los casos.

Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

Toda empresa demanda la realización de tareas y la toma de decisiones; pero la complejidad es diferente en todos los casos.

A mayor tamaño, más personal, más tareas y más decisiones que tomar. La cantidad de “elementos” y las “relaciones” entre ellos harán más o menos compleja la gestión.

Cuando una microempresa supera la etapa de la puesta en marcha y comienza a facturar, el microempresario estará ocupado atendiendo todas o casi todas las “áreas” de la organización.

Permanecer y avanzar –es decir, no sucumbir- dependerá en gran medida del enfoque que tenga.

Como ejemplo interesante de microempresas exitosas, puedes consultar al final del artículo, el caso de Donas Redoma y de Músik con K.

¿Qué es una microempresa?

Una microempresa es una empresa de tamaño pequeño. Su definición varía de acuerdo a cada país. Pero, por lo general, se limita a un máximo de diez empleados, con una facturación acotada.

Lo de la facturación acotada ya no es un criterio claro, pues en la actualidad encontramos microempresas en el sector de las TIC (tecnologías de la información y comunicación) con facturación que supera a pequeñas y medianas empresas. Es decir, con 6 personas, logran ingresos por ventas, mayores a una empresa de 100 empleados.

Otra definición de microempresa es la siguiente: son unidades productivas de menor escala en un sector industrial determinado. Se caracterizan por tener tecnologías que van de convencionales o artesanales a las más avanzadas o modernas. El número de empleados no supera los 10.

Las microempresas pueden realizar casi todo tipo de actividades. Por ejemplo:

  • Producción: convierte materias primas en productos, como una fábrica de calzado.
  • Servicios: satisface necesidades aplicando conocimientos, como una peluquería, un taller de reparación de autos o un laboratorio clínico.
  • Comercio: compra y venta de productos; como un puesto de frutas, una tienda de teléfonos móviles, una tienda de instrumentos musicales, etc.

Administración y gestión

Como toda empresa que apunta al éxito, una microempresa debe ofrecer productos y servicios de calidad, que satisfagan las expectativas del cliente. Además, debe tener precios competitivos y una excelente atención. Son hechos esperados, nada novedosos.

Para ello, es necesario administrarla y gestionarla. Es decir, el microempresario debe tener conocimientos mínimos para:

  • planificar, organizar,
  • ejecutar y supervisar las actividades,
  • para hacer bien el trabajo y corregir las fallas.
Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

Las competencias y los valores del microempresario son claves…

Las áreas funcionales claves que el microempresario debe conocer para administrar y gestionar son las siguientes:

1. Finanzas

Se relaciona con el flujo de caja, con el dinero. El microempresario tiene que conseguirlo, invertirlo, prestarlo y cobrarlo. En este control debe usar registros de ingresos y gastos, inventarios, etc.

Esta área incluye además, el registro contable y el pago de impuestos, tareas que muchos microempresarios descuidan.

2. Producción y operaciones

Se relaciona con la transformación de las materias primas en productos o la realización del servicio. El microempresario es el responsable de las características, materiales, diseño, etc. y también de la fabricación (del proceso productivo).

En el caso de microempresas en el sector de comercio y servicios, la producción se refiere a la logística de compra y el control de inventarios, para mantener el negocio abastecido.

Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

El microempresario es el responsable de la fabricación o de la realización del servicio

Si se trata de una venta de tornillos para equipos de la agroindustria, por ejemplo, la venta debe incluir asesoría. ¡Sí, asesoría! Es valor agregado clave.

Esto es, porque con seguridad llegarán clientes con dudas sobre las características técnicas de un tornillo. Esa será una oportunidad para apoyarlo, y si lo haces bien, estarás ganando un cliente fiel.

3. Talento humano

El personal en una microempresa generalmente incluye familiares y amigos. Pero esto no debe confundirse con dejar a la deriva el talento humano.

El microempresario debe liderarlos con su ejemplo, con sus valores de organización, limpieza, puntualidad, etc. Debe tratarlos bien, saber delegar y asignar responsabilidades.

Sean o no familiares y amigos, el personal debe responder a un trabajo en equipo eficiente, para garantizar el éxito de la microempresa.

Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

Sean o no familiares y amigos, el personal debe responder a un trabajo en equipo eficiente

4. Mercadeo y ventas

Es una de las áreas claves para la permanencia del negocio. No solo incluye el proceso de venta, también debe aplicar, aunque de manera básica, estrategias de mercadeo.

Lo primordial, por supuesto, es satisfacer las necesidades de los clientes, atenderlos de manera cordial, en forma oportuna, con honestidad. También, escuchar sugerencias para mejorar; estar abiertos a la crítica como oportunidad para corregir y mejorar.

Y esto lo logras con un mínimo de buenas prácticas, que deben ser conocidas y aplicadas por el equipo, aun cuando la persona no tenga contacto directo con el cliente.

El equipo de trabajo de una microempresa debe aplicar la filosofía de los equipos de fútbol con jugadores especialistas y polivalentes. La clave es jugar fácil, simple y tomar la mejor decisión en el momento oportuno. Esto implica que el jugador debe estar listo para tomar un cierto rol en el equipo y mantener el funcionamiento óptimo. Parece sencillo… y lo es si el empresario capacita a su equipo todos los días.

La permanencia de una microempresa y su paso por las etapas depende de su rentabilidad.

En términos fáciles de entender, una microempresa es rentable cuando vende lo suficiente para cubrir todos los costes y gastos y, a fin de mes, su dueño cuenta con dinero para cubrir otras necesidades y seguir invirtiendo.

En la siguiente imagen están las áreas funcionales que reconocemos como propias en una empresa que ha alcanzado la etapa de expansión o traspaso:

Organización de una empresa. Elementos claves.

De estas áreas, ¿cuáles impulsarías en una microempresa para alcanzar el funcionamiento óptimo?

Foco, control, colaboración y mejora continua

En Gestionar Fácil tenemos un índice práctico para medir la eficiencia empresarial. Lo denominamos índice IDEAL; fue propuesto por David Polo, CEO de Time Management.

Se trata de un índice práctico que se centra en 4 componentes: foco, control, colaboración y mejora continua.

Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

Gestión de una microempresa y el índice IDEAL. Componentes del índice

¿Por qué un componente es el foco, por ejemplo? – Porque en muchos casos el empresario no está enfocado. Va ofreciendo –un poco a la deriva- servicios y productos en su sector, sobre todo, para aprovechar oportunidades pasajeras.

En tal sentido, un buen foco es el resultado de aplicar una misión, visión y valores. Cuando un microempresario está enfocado, maximiza el esfuerzo, aprovecha las oportunidades para atraer clientes; mejora la organización y avanza en la consolidación de su empresa.

No estar “disperso” le permite ser eficiente. Su índice de eficiencia, por lo tanto, es mejor respecto a una organización “desenfocada”.

Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

La mejora del índice debería, al menos, ser proporcional al avance de la empresa por las etapas…

Un empresario, inclusive sin experiencia, puede plantearse estos 4 componentes o áreas y aplicarlos diariamente, hasta lograr un alto índice de eficiencia.

Para conocer el índice de eficiencia empresarial, te recomendamos los artículos que encontrarás a través del siguiente enlace:

Herramientas de gestión para mejorar el índice IDEAL

En Time Management, consultora responsable de los blogs “emprender-facil.com” y “gestionar-facil.com”, publicamos artículos para aportar a la gestión fácil de las empresas.

También comentamos sobre herramientas que permitan gestionar de manera eficiente, partiendo de lo que realmente necesita el empresario y su equipo. De manera particular, hablamos de empresas pequeñas y medianas. Todo aplicable a la microempresa.

El control, la colaboración y la mejora continua, que forman parte del índice, necesitan apoyarse en herramientas de gestión. Entre las muchas alternativas, una opción es la plataforma de aplicaciones Platzilla V2.0.

Gestión de una microempresa y el índice IDEAL

Plataforma que provee aplicaciones, entre ellas, el CRM-comercial

Esta herramienta te permitirá gestionar tu empresa en un ambiente ideal de colaboración y control, en el que inclusive, el cliente tendrá la oportunidad de participar, si el caso aplica.

¡Muchas gracias por leernos! Hasta pronto.

Casos exitosos de microempresas:

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