Hoy te enseñaré cómo hacer mapas de procesos como un experto.
Con esto lograrás hacer una gestión de procesos más eficiente y efectiva en poco tiempo.
Fíjate lo que veremos:
-Te explicaré qué es exactamente un proceso
-Te diré por qué una empresa trabaja mejor con gestión de procesos
-Veremos qué es un mapa de procesos
-Te diré qué requieres para hacer el mapa de procesos de tu empresa
-Y mucho más
Para arrancar te muestro cuáles son las etapas en la elaboración de productos
¿Qué es un proceso?
Un proceso es un conjunto de actividades que se interrelacionan con el objeto de transformar elementos que entran y que salen para la satisfacción de los clientes.
Para la transformación de los elementos se requieren recursos humanos, financieros, materiales, infraestructura, procedimientos, etc.
Te muestro una ilustración de las etapas de elaboración de un producto de alimentación donde pones en práctica procesos de fabricación
Lo interesante es que el proceso aporta valor al elemento que entra y sale transformado y listo para los clientes. Como lo ves en la ilustración: entra materia prima y mediante algunas actividades para manufacturar sale un producto procesado.
¿Por qué una empresa trabaja mejor con gestión de procesos?
La gestión basada en procesos implica enfocarse en las actividades de la empresa para el mejoramiento de la calidad y la satisfacción del cliente.
Las organizaciones tradicionales orientan su desempeño en tareas que se cumplen dentro de los departamentos, trabajando así de una manera fragmentada y sectorizada que hace difícil visualizar la acción de la empresa como un proceso global.
En cambio, la gestión de procesos funciona con un objetivo común para toda la empresa, y a partir de allí se configuran un conjunto de actividades que generan valor para el cliente.
En ese sentido, para tí es muy útil aprender cómo hacer un mapa de procesos de una empresa.
¿Qué es un mapa de procesos?
El mapa de procesos es un diagrama que representa la interrelación que se establece entre todos los procesos de la empresa.
¿Qué requieres para hacer el mapa de procesos de la empresa?
Es muy importante que formes un equipo con los responsables de los departamentos de la empresa, o los que intervienen en los procesos, para garantizar que el mapa de procesos recoja el accionar de la empresa.
Recuerdo que en una oportunidad tuve la experiencia de participar en la transformación de una gestión por departamentos en una basada en procesos.
Nos llevó aproximadamente 6 meses realizar la transición, entre la definición de los procesos y la adaptación de los empleados al nuevo sistema de gestión.
Pero, es muy difícil hacerlo mientras al mismo tiempo estás realizando las actividades propias de la empresa.
Por eso, los jefes de departamentos nos fuimos un fin de semana a un espacio neutral, un pueblito turístico cerca de la Capital y nos encerramos en un salón de conferencias, solo para ir definiendo proceso por proceso.
Fue una experiencia bien interesante porque participaba el jefe del departamento que nos ponía al tanto de las actividades que se realizaban, pero al mismo tiempo permitió que otros compañeros hicieran recomendaciones basadas en sus experiencias.
En conclusión:
- Que no te distraigan las actividades diarias para el proceso de transformación o diseño de tus procesos. Reúne al equipo en un lugar neutral y preferiblemente un fin de semana para evitar las tentaciones.
- Que estén los responsables de las actividades neurálgicas de la empresa para informar y recibir feedback para obtener resultados óptimos en el diseño de la gestión de procesos.
- Que los participantes estén dispuestos a la actividad y se comprometan con el proceso de diseño del diagrama.
¿Cómo hacer el mapa de procesos de una empresa (paso a paso)?
Bueno, sin más preámbulos voy a describir los pasos para que aprendas a cómo hacer el mapa de procesos de una empresa.
Definición de los procesos actuales de la empresa
Esta etapa es muy importante porque es cuando vas a identificar el proceso principal de la empresa. Así sabrás si se dedica más a los servicios, a la producción o fabricación, tecnología, etc.
Tu pregunta orientadora siempre debe ser: ¿a qué se dedica mi empresa? Puedes tener más de un proceso clave. Un ejemplo de procesos en la institución donde yo trabajaba tenía 3 acciones clave: investigación, difusión y formación.
Definición de los procesos de apoyo
Una vez identificado tus procesos clave, debes definir aquellas acciones en la que requieres apoyarte para cumplirlos.
Tu pregunta orientadora debe ser: ¿Qué procesos apoyan las actividades clave de la empresa? Para seguir con mi ejemplo, el apoyo que se requiere es la gestión del talento humano, gestión administrativa, gestión de compras.
Claro, son muchos más, pero recuerda que esto es un ejemplo basado en hechos reales, pero con la debida discrecionalidad.
Definición de procesos estratégicos
Son los procesos que van a otorgar valor en los productos y servicios.
Tu pregunta orientadora: ¿Qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa? En el ejemplo de procesos, las acciones deberían enfocarse en el diseño de líneas de investigación innovadoras, definición de política editorial estratégica, etc.
Identificar los procesos más pequeños
Ya tienes los 3 grandes bloques para los procesos:
- Estratégicos.
- De apoyo.
- Clave.
Ahora debes identificar procesos más pequeños o subprocesos que se desprenden de los grandes bloques. Por ejemplo:
Identificar las interrelaciones
Posteriormente, vas a establecer las interrelaciones entre todos los procesos, verás que interesante cómo se van a cruzar y como unos procesos dependen de otros.
Por ejemplo:
Detalles que debes cuidar
- No confundas los procesos con las personas, porque una misma persona puede participar en procesos diferentes.
- Guíate del flujo de tus actividades normales, desde que se contacta al cliente hasta que recibe el producto o servicio.
- No cometer errores. Para ello toma el tiempo que sea necesario, si no realizas un correcto análisis de procesos entonces puedes arrastrar el problema hasta el final.
Ejemplo de procesos por sectores empresariales
Como el ejemplo de procesos que te señalé aquí, era de una institución dedicada a la investigación de la historia, seguramente no te identificaste mucho con ella. Pero, por lo menos observaste el ejemplo de definición.
Por eso, escogí para tí diferentes ejemplos de cómo hacer una mapa de procesos de una empresa en diferentes sectores.
- Descarga este estudio en PDF que te plantea cómo hacer un mapa de procesos de una empresa de producción textil.
- Revisa en este Slideshare, un compendio de mapeo de procesos del sector salud
- También puedes revisar cómo hacer un mapeo de procesos de una empresa de alimentos.
- Este artículo está excelente, te enseña el mapeo de procesos de Transmilenio (empresa de transporte)
- Arroz Sanare, una empresa de alimentos también, pero en ella puedes evidenciar gestión por procesos de una empresa de producción industrial
- Y por último, el mapeo de procesos de una constructora.
Confío que ahora sí te hayas identificado con estos sectores y que tengas la información necesaria que te ayude a cómo hacer el mapa de procesos de una empresa, de Tu Empresa ¡Hasta pronto!
Otros artículos que pueden interesarte:
7 Herramientas de calidad para la gestión de proyectos
