Mapa de procesos de una empresa: ¿Cómo hacerlo por sectores?

David Polo.

¿Notaste que una empresa que trabaja con gestión de procesos tiene más eficiencia y efectividad? Entonces, aprende en este artículo a cómo hacer el mapa de procesos de una empresa y adáptala a tu sector.

¿Qué es un proceso?

Un proceso es un conjunto de actividades que se interrelacionan con el objeto de transformar elementos que entran y que salen para la satisfacción de los clientes.

Para la transformación de los elementos se requieren recursos humanos, financieros, materiales, infraestructura, procedimientos, etc.
Te muestro una ilustración de las etapas de elaboración de un producto de alimentación donde pones en práctica procesos de fabricación

Etapas en la elaboración de productos – Mapa de procesos de una empresa: ¿Cómo hacerlo por sectores?

Lo interesante es que el proceso aporta valor al elemento que entra y sale transformado y listo para los clientes. Como lo ves en la ilustración: entra materia prima y mediante un actividades para manufacturar sale un producto procesado.

¿Por qué una empresa trabaja mejor con gestión de procesos?

La gestión basada en procesos implica enfocarse en las actividades de la empresa para el mejoramiento de la calidad y la satisfacción del cliente.
Las organizaciones tradicionales orientan su desempeño en tareas que se cumplen dentro de los departamentos, trabajando así de una manera fragmentada y sectorizada que hace difícil visualizar la acción de la empresa como un proceso global.
En cambio, la gestión de procesos funciona con un objetivo común para toda la empresa, y a partir de allí se configuran un conjunto de actividades que generan valor para el cliente.
En ese sentido, para tí es muy útil aprender cómo hacer un mapa de procesos de una empresa.

¿Qué es un mapa de procesos?

El mapa de procesos es un diagrama que representa la interrelación que se establece entre todos los procesos de la empresa.

¿Qué requieres para hacer el mapa de procesos de la empresa?

Es muy importante que formes un equipo con los responsables de los departamentos de la empresa, o los que intervienen en los procesos, para garantizar que el mapa de procesos recoja el accionar de la empresa.
Recuerdo que en una oportunidad tuve la experiencia de participar en la transformación de una gestión por departamentos en una basada en procesos. Nos llevó aproximadamente 6 meses realizar la transición, entre la definición de los procesos y la adaptación de los empleados al nuevo sistema de gestión.

Pero, es muy difícil hacerlo mientras al mismo tiempo estás realizando las actividades propias de la empresa. Por eso, los jefes de departamentos nos fuimos un fin de semana a un espacio neutral, un pueblito turístico cerca de la Capital y nos encerramos en un salón de conferencias, solo para ir definiendo proceso por proceso.
Fue una experiencia bien interesante porque participaba el jefe del departamento que nos ponía al tanto de las actividades que se realizaban, pero al mismo tiempo permitió que otros compañeros hicieran recomendaciones basadas en sus experiencias.
El resultado fue que de allí salieron las bases fundamentales y la información necesaria para luego dedicarnos a cómo hacer el mapa de procesos.
En conclusión:

Que no te distraigan las actividades diarias para el proceso de transformación o diseño de tus procesos. Reúne al equipo en un lugar neutral y preferiblemente un fin de semana para evitar las tentaciones.
Que estén los responsables de las actividades neurálgicas de la empresa para informar y recibir feedback para obtener resultados óptimos en el diseño de la gestión de procesos.
Que los participantes estén dispuestos a la actividad y se comprometan con el proceso de diseño del diagrama.

¿Cómo hacer el mapa de procesos de una empresa (paso a paso)?

Bueno, sin más preámbulos voy a describir los pasos para que aprendas a cómo hacer el mapa de procesos de una empresa.

Definición de los procesos actuales de la empresa

Esta etapa es muy importante porque es cuando vas a identificar el proceso principal de la empresa. Así sabrás si se dedica más a los servicios, a la producción o fabricación, tecnología, etc.
Tu pregunta orientadora siempre debe ser: ¿a que se dedica mi empresa? Puedes tener más de un proceso clave. Un ejemplo de procesos en la institución donde yo trabajaba tenía 3 acciones clave: investigación, difusión y formación.