¿Cómo hacer el mapa de procesos de una frutería?

¿Necesitas saber cómo hacer el mapa de procesos de una frutería?

Y, ¿quieres mejorar la gestión diaria de tu empresa productora de frutas y hortalizas?
Pues, estás en el lugar correcto.

En esta post, te lo enseñaré.

Ten en cuenta que, un mapa de procesos es útil para mejorar la gestión, evitar el caos y mantener un orden dentro de tu empresa.

También, a través de esta herramienta podrás identificar áreas con posibilidad de mejora, para incrementar la eficiencia en el desarrollo de tu negocio.

Por ello, he preparado el siguiente contenido:

  • ¿Qué es un mapa de procesos?
  • ¿Cómo crear un mapa de procesos para una frutería?
    • 1. Procesos claves en una frutería.
    • 2. Procesos de apoyo en una frutería.
    • 3. Procesos estratégicos en una frutería.
    • 4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones.

¡Iniciemos!

¿Qué es un mapa de procesos?

A manera de recordatorio…

Un mapa de procesos es un diagrama que permite ver la forma en que se articulan las tareas asociadas al trabajo diario de una empresa.

Además, el mapa de procesos «explica» cómo se logra la satisfacción del cliente.

¡Fíjate!

A continuación, te muestro los tres tipos de procesos en la siguiente imagen:

Procesos a identificar para poder elaborar el mapa de procesos.
Procesos a identificar para poder elaborar el mapa de procesos.

Los procesos clave también son llamados principales o misionales, y los procesos de apoyo se les llama procesos de soporte.

¿Cómo crear un mapa de procesos para una frutería?

Primero, para crear el mapa de procesos de una frutería, seguiré el postCómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! ¡Revisa su contenido!

También, te mostraré en el mapa diseñado por la empresa “Rica Fruta” granja y frutería que se dedica a la producción y venta de fresas de óptima calidad, además de la comercialización de otros rubros agrícolas.

Te cuento:

Sus propietarios son los hermanos Montero, quienes heredaron esta pequeña granja de sus abuelos y decidieron emprender en el cultivo de fresas y otras frutas, para aprovechar esta gran oportunidad de negocios.

“Rica Fruta” se encuentra localizada en una zona de España, que tiene un clima favorable y suelos con gran potencial para su cultivo.

Desde su puesta en marcha, la empresa experimentó un crecimiento desordenado en sus operaciones, por lo que, los hermanos Montero, decidieron diseñar su mapa de procesos; y, así ordenar sus actividades para una mejor gestión de la empresa.

Ahora, como el tiempo es oro, te daré algunos ejemplos de procesos y subprocesos.

Sin embargo, serán suficientes para revelar, de forma clara, cómo crear el mapa de procesos.

¡Fíjate!

Antes, conoce la ruta que siguió la empresa “Rica Fruta”, para plasmar sus actividades en el mapa de procesos:

  • Primero, definieron cuáles son las tareas principales o los procesos clave.
  • Segundo, identificaron y desarrollaron las tareas que apoyan el objetivo de la empresa.
  • Tercero, reconocieron los procesos que dirigen la frutería (Estratégicos).
  • Por último, detallaron las subtareas y la relación entre sí; para formar el mapa de forma ordenada.

Además, te presento 4 razones por las que la empresa “Rica Fruta”, diseñó su mapa:

Un mapa de procesos es un gráfico que muestra la forma en que se articula el conjunto de operaciones.
Un mapa de procesos es un gráfico que muestra la forma en que se articula el conjunto de operaciones.

Comienzo por los procesos clave…

1. Procesos clave en una frutería

Para identificar los procesos claves, debemos dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿A qué se dedica mi empresa?

En el caso de “Rica Fruta” que produce y vende frutas y hortalizas como las fresas. A continuación, te presento 7 actividades principales: 

  • Compras de semillas y materia primas.
  • Producción de fresas.
  • Recolección cosecha.
  • Atención al cliente.
  • Gestión comercial.
  • Distribución del producto al local (frutería).
  • Transporte del producto a sus clientes y aliados.

En general, estas 7 actividades representan procesos claves de una frutería, que se dedica a la producción y venta de fresas y otros rubros.

Recuerda que todos los procesos para la producción y venta de frutas y hortalizas se relacionan entre si para mantener la calidad del producto final, con miras a satisfacer las necesidades de los clientes.

Ahora, toca definir el alcance de cada proceso.

¿Cómo precisar este alcance?

Bien, una forma de hacerlo es que te reúnas con tu equipo y tomes en cuenta ciertos atributos y definas el nivel de detalle al que desean llegar.

Además, considera “los límites” de cada proceso; establece el principio y fin de cada actividad.

Y, considera los siguientes atributos:

  • Nombre del proceso.
  • Descripción.
  • Secuencia de pasos.
  • Entradas y salidas.
  • Resultados esperados y quién los recibe.
  • Indicadores para medir el proceso y los resultados.

2. Procesos de apoyo en una frutería

Primero, analiza y responde lo siguiente: ¿Qué procesos soportan las tareas clave de la empresa?

¡Fíjate!

Por ejemplo, para el caso de “Rica Fruta”, te puedo nombrar algunos procesos de soporte:

  • Control de la calidad: implementa “estándares” en las actividades, asegurando la máxima calidad, seguridad e higiene de las frutas (fresas); y, de esta manera garantizar la satisfacción de los clientes.
  • Gestión técnica: establece las acciones para la preservación y producción de los tipos de frutas. Además, aplica las técnicas de siembra, riego y recolección de fresas.
  • Gestión ambiental: garante de que se cumpla con las leyes y normas aplicables en el sector agrícola y alimentario para la preservación del medio ambiente.
  • Mantenimiento del local y equipo: establece las bases mínimas de higiene que ha de tener el local, así como las medidas para garantizar un ambiente óptimo para el cultivo.

También, define los planes de cómo prevenir, corregir y reparar las posibles fallas de los equipos, la maquinaria utilizada en la producción de las frutas.

  • Embalaje: actividad importante en la línea de producción, vela por acondicionar las frutas (fresas) para protegerlas, y/o agruparlas de manera temporal para su manipulación.
  • Almacenamiento: tramita las tareas del resguardo, carga y descarga de los productos en la frutería.

En fin, con los procesos clave y de apoyo vistos, el mapa de proceso de la frutería “Rica Fruta”, queda plasmado de la siguiente manera:

Ejemplo de procesos clave y de soporte en una frutería
Ejemplo de procesos clave y de soporte en una frutería

3. Procesos estratégicos en una frutería

Una forma sencilla de definir estos procesos es por la siguiente pregunta, ¿qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa?

Pondré como ejemplo 4 procesos estratégicos que pueden ser parte de una empresa que produce y vende fresas, como es el caso de “Rica Fruta”.

Estos son:

  • Planificación de la producción.
  • Gestión financiera.
  • Sistema de gestión de seguridad
  • Gestión de la calidad.

Veamos una descripción general de estos procesos:

a. Planificación de la producción. Involucra el diseño, desarrollo y puesta en marcha de los planes para la producción de los distintos rubros, con el fin de asegurar las metas de la empresa.

b. Gestión financiera. Se centra en definir planes para optimizar y administrar los recursos económicos, con el fin de obtener una buena rentabilidad y mantener precios competitivos de las frutas en el mercado.

c. Sistema de gestión de seguridad alimentaria. La empresa apuesta por la implantación de normas para garantizar la seguridad de los productos que se manipulan en la frutería.

d. Gestión de la calidad. La empresa “Rica Fruta” lleva un estricto control de todas las tareas, como la evaluación técnica, verificación de las propiedades de las frutas y hortalizas con el fin de obtener la satisfacción de los consumidores.

Una buena gestión de la calidad se verá reflejada en que los clientes estén conformes con las frutas, hortalizas y el servicio que se les da.

Recapacita sobre lo siguiente:

  • ¿Cómo crees que sería la calidad de las frutas, si la gestión técnica no cumple con los estándares establecidos?
  • ¿Se vería comprometida la calidad de las frutas, si el proceso de compras no certifica la calidad de las semillas, por ejemplo, de las fresas?

Por lo tanto, visto este punto, el mapa de procesos de la frutería “Rica Fruta”, con los procesos estratégicos, queda de la siguiente forma:

Procesos claves. de apoyo y estratégicos de una comercializadora de frutas
Procesos claves. de apoyo y estratégicos en una frutería.

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

También, para crear un mapa de procesos de cualquier tipo de empresa, toma en cuenta este punto.

Por ello, te desglosaré el proceso clave “proceso de producción”, que precisó la empresa Rica Fruta, en varios subprocesos.

¡Fíjate!

Estos son los siguientes:

  • Preparación de semillas.
  • Siembra de plántulas.
  • Abono.
  • Fumigación.
  • Riego.
  • Recolección de frutas (fresas).

Es más, cada subproceso está descrito con base en procedimientos, instrucciones de trabajo y otros documentos, según cada caso.

Por ejemplo, la preparación de semillas necesita especificaciones para cada tipo de fruta a producir; que pueden darse en términos de cantidad, tipo, tiempo de germinado, control, etc.

Además, puedes preparar, en un manual, estas instrucciones de trabajo; o generar un cuadro de verificación para que estén a la mano de tus colaboradores.

Por eso, para el proceso clave de “proceso de producción”, el detalle del mapa de procesos queda así:

Ejemplo del mapa de procesos con detalles del procesos de "producción de fresas"
Ejemplo del mapa de procesos de una frutería, con detalles del proceso de “producción de fresas”

En fin, ya puedes crear los mapas con detalles para el resto de los procesos de tu empresa, a partir de este ejemplo.

Y, te sugiero revisar el siguiente post: documentación de procesos: ¿por qué y cuándo?

¡Te servirá de guía!

Conclusiones

En resumen, el mapa de procesos es importante en una empresa porque representa la forma en que esta funciona.

Por ejemplo, para una frutería, el mapa de procesos te ayuda a entender y mejorar la gestión de las tareas, lo que conlleva a ofrecer un mejor servicio al cliente.

Entonces, sigue esta ruta para elaborar un mapa de procesos:

  1. Identifica los procesos claves.
  2. Define las tareas de apoyo que sustentan los procesos clave.
  3. Establece los procesos estratégicos que permitan dirigir la empresa.
  4. Precisa las subtareas y determina sus interrelaciones.

Además, te sugiero iniciar con un mapa general y luego podrás elaborar uno más detallado.

Crear un mapa de procesos te facilita identificar oportunidades de mejora y disminuye el tiempo de la curva de aprendizaje.

También, se reduce la posibilidad de que nuevos colaboradores realicen prácticas poco efectivas.

Ten en cuenta que crear un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, por lo que no solo se trata de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar.

¿Y quién mejor para ello que tú mismo, junto con el equipo de trabajo?.

Para cerrar, te invito a leer el postCómo hacer el mapa de procesos de una panadería.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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