¿Cómo hacer el mapa de procesos de una botica naturista?

¿Elaboras productos naturales de forma artesanal?

¿Deseas mejorar las tareas de tu negocio?

Pues, ¡te tengo la solución!

En este post aprenderás cómo hacer el mapa de procesos de una botica naturista.

El mapa de procesos es una herramienta que te servirá de apoyo para plasmar, de forma clara y estructurada, las actividades de tu empresa.

Además, te permitirá ver la interrelación de los procesos y detectar posibles áreas a mejorar; de manera que la gestión de tu compañía sea más eficiente.

Te presentaré el modelo de un mapa de procesos y subprocesos de una micro empresa que se dedica a la elaboración y venta de medicamentos: una botica naturista.

De esta forma:

  • Reconocerás las implicaciones y significado de un mapa de procesos.
  • Aprenderás cómo crear un mapa de procesos:
    • Sabrás sobre procesos clave de una botica naturista.
    • Conocerás procesos de apoyo de una botica naturista.
    • Y los procesos estratégicos de una botica naturista.
    • Identificarás algunos subprocesos y sus interrelaciones.

Ya verás que mejorarás la eficiencia y eficacia de tus tareas por medio de la gestión por procesos.

¡Es hora de comenzar!

¿Qué es un mapa de procesos?

Debes saber que un mapa de procesos es un diagrama donde se presentan las actividades de la empresa y la forma en que se articulan entre sí, para entender mejor su funcionamiento.

El mapa de procesos está conformado por tres tipos de procesos, estos son:

  • Los estratégicos.
  • Procesos clave.
  • Procesos de apoyo.

Además, debes saber que a los procesos clave también se les llama principales u operativos y, a los de apoyo, procesos de soporte.

Con la identificación de todos los procesos, tan necesarios para la adecuada gestión de la organización, tendrás una buena base para conocer lo necesario y crear el mapa de procesos.

Y, con el mapa de procesos de una botica naturista, desarrollarás un buen sistema de gestión donde podrás hacer seguimiento y control de las tareas que se ejecutan en tu empresa.

Ahora, te presento una descripción sencilla de cada uno de los procesos en la siguiente imagen:

¡Fíjate!

Tipos de Procesos en un mapa.
Procesos para elaborar el mapa y optimizar las actividades de tu empresa.

¿Qué te parece?

¿Cómo crear un mapa de procesos de una botica naturista?

Hay una manera fácil…

En primer lugar, puedes seguir los pasos explicados en el siguiente post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!, que será nuestra guía en esta entrega.

¡Recuerda leerlo con detenimiento!

¡Ah, y algo importante!, te presentaré el modelo del mapa de procesos de una empresa en el ramo: “La Botica Naturista Vida & Salud”.

Pero antes, quiero conozcas sobre esta empresa.

“La Botica Naturista Vida & Salud” es una pequeña empresa que incursionó en el ramo de procedimientos y terapias naturistas.

Hoy en día, se dedica a la fabricación y desarrollo de productos naturales para el bienestar y cuidado de la salud.

En este sentido, sus dueños, los esposos Enrique Bolaños y Carmen García vivieron en México por 10 años, donde aprendieron distintos procedimientos y terapias naturistas.

Al regresar a su tierra natal: Málaga, España, decidieron iniciar su propio negocio para expender los productos naturales.

Por lo que, consiguieron distintos proveedores locales y, paulatinamente, han ido incorporando su propia producción de medicamentos y fórmulas magistrales.

Actualmente, “Vida & Salud” se encuentra en la etapa de puesta en marcha, por lo que inició sus ventas y emisión de facturas.

Para iniciar con buen pie, sus dueños decidieron ordenar y mejorar la gestión de las actividades en procesos bien definidos, creando el mapa de procesos de su botica naturista.

Seguidamente te mostraré algunos ejemplos de procesos y subprocesos de este emprendimiento.

Pero antes, te revelaré 4 razones que consideró la “Botica Naturista Vida & Salud” para crear el mapa de procesos:

Mapa de procesos: ¿Por qué es el aliado de tu pequeña y mediana empresa?
Mapa de procesos: ¿Por qué es el aliado de tu pequeña y mediana empresa?

¿Crees poder aplicar estas razones en tu empresa?

Iniciaré por describir los procesos clave…

1. Procesos clave en una botica naturista

En primer lugar, hay una pregunta que te debes hacer para saber cuáles son tus procesos clave, y esta es:

¿A qué se dedica mi empresa?

¿Es fácil de responder en tu caso?

Entonces, en el ejemplo de la pequeña empresa que produce y vende productos naturales, medicamentos y fórmulas magistrales, “Botica Naturista Vida & Salud”, te puedo señalar 7 actividades principales: 

  • Compra de materia prima.
  • Elaboración de productos naturales (Fitoterapéuticos, floraterapéuticos, neuralterapéuticos, homeopáticos).
  • Fraccionamiento.
  • Envasado.
  • Venta. 
  • Distribución.

Es más, estas 7 macro actividades son indispensables para llevar a cabo los objetivos de una empresa que elabora productos naturales como una botica naturista.

Por lo tanto, estos procesos clave incluyen desde el momento de la compra de materia prima, hasta la venta y suministro de los productos naturales, que brindan atención integral de salud de alta calidad a los clientes.

Cuando hablas de procesos debes saber identificarlos y definirlos de forma precisa. Además, es necesario establecer el alcance de cada uno.

Entonces, ¿cómo precisar el alcance al definir los procesos? 

Ten en cuenta que para definir el alcance no hay una única “fórmula”.

En este sentido, debes considerar los diferentes atributos y el nivel de detalle que quieres obtener, y para esto toma en cuenta a tus colaboradores y expertos de cada área.

Un atributo importante es determinar el principio y fin de cada proceso, es decir, “sus límites”, el cual debe ser establecido según el tipo de negocio.

Además, existen otros atributos que debes considerar, estos son:

  • Nombre del proceso.
  • Descripción (exacta para la correcta interpretación).
  • Secuencia de pasos. 
  • Entradas y salidas.
  • Resultados que esperas y quién los recibe.
  • Indicadores para medir el proceso y los resultados.

2. Procesos de apoyo en una botica naturista

En este caso, para definir este segundo grupo de procesos debes hacerte y responder la siguiente pregunta:

¿Qué procesos apoyan las actividades clave de la empresa? 

Por ejemplo, en el caso de la pequeña empresa “Botica Naturista Vida & Salud”, te nombraré algunos procesos de apoyo:

  • Control de la calidad: este proceso se relaciona con las actividades que aseguren que los productos naturales o servicios cumplan de forma satisfactoria las garantías de elaboración esperadas.

Además, involucra el control y seguimiento en todas las actividades para obtener el producto final, así como las certificaciones y especificaciones técnicas

  • Limpieza y mantenimiento: se refiere a los procedimientos en las operaciones de limpieza, desinfección y mantenimiento de las áreas, instalaciones, equipos y materiales que se usan para la elaboración de los productos naturales.
  • Gestión de documentación: determina la manera de plasmar de forma organizada en documentos, tanto de las materias primas utilizadas como las especificaciones de cada producto natural; con el fin de llevar un control de toda la información.
  • Rotulación: se refiere a todas las actividades para identificar los productos naturales con su respectivo nombre, indicaciones y posología correspondiente.
  • Depósito y almacén: este proceso implica todas las tareas necesarias para que los materiales y productos naturales sean almacenados en condiciones apropiadas y de forma ordenada de modo que se preserve su integridad.

Se incluye la gestión de documentación como proceso de apoyo, porque posibilita el rastreo de los datos para cualquier investigación en el desvío de la calidad.

 ¿Qué te parece la información? ¿Estás de acuerdo?

Pues entonces, el mapa con los procesos claves y los de soporte de la “Botica Naturista Vida & Salud”, queda de la siguiente manera:

Ejemplo de procesos principales y de apoyo de una empresa de medicina natural
Ejemplo de procesos principales y de apoyo de una botica naturista

Interesante…

3. Procesos estratégicos en una botica naturista

Definir los procesos estratégicos se considera un paso esencial.

En este caso, debes formularte la siguiente pregunta:

¿Qué operaciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa?

Ahora, te señalaré algunos procesos estratégicos que son parte de la “Botica Naturista Vida & Salud”, en los que Carmen y Enrique se basan para dirigir la empresa.

Estos son:

  • Dirección estratégica.
  • Comercialización y mercadeo.
  • Gestión regulación farmacéutica.
  • Proceso de innovación.
  • Sistema integral de la calidad.

Veamos una descripción básica de estos procesos:

a. Dirección estratégica. Engloba todos los planes para guiar y estandarizar cada uno de los procesos en cadena de elaboración, venta y suministro de los productos naturales.

Por ejemplo, la gestión de producción, que garantiza y organiza los pedidos cumpliendo con la calidad y las normas que lo rigen.

b. Comercialización y mercadeo. Especifica los planes y estrategias para la venta y distribución de los productos naturales que se elaboran en la botica.

Vela por el cumplimiento de los encargos en calidad y cantidad; además de establecer precios competitivos.

c. Gestión de regulación farmacéutica. Para el caso de la botica Salud & Vida, debe regirse por las normas y leyes correspondientes que son el sustento legal que ampara la elaboración de los productos naturales.

d. Proceso de innovación. Se relaciona con la elaboración de nuevos productos mediante la incorporación de especies y aromas naturales en el área de cosméticos y de bienestar para la salud.

e. Gestión de la calidad. Implica un grupo de pasos cuyo fin es minimizar los errores o “desviaciones” en el proceso de elaboración de los productos naturales de la “Botica Naturista Salud & Vida” y de establecer las acciones correctivas pertinentes en cada caso.

Además, implica todos los recursos adecuados para constatar y validar el cumplimiento de las buenas prácticas en la elaboración y venta de los productos naturales para obtener buenos resultados y la satisfacción del cliente.

Reflexiona sobre los siguientes planteamientos: 

  • ¿Cómo se afectaría la calidad del producto natural, si no haces el mantenimiento respectivo en los equipos?
  • ¿En qué se afectaría la calidad de los productos naturales si el proceso de compra de materias primas no asegura insumos de excelente calidad?

Ahora, el mapa con los procesos estratégicos incluidos de la “Botica Naturista Salud & Vida” queda de la siguiente manera:

Procesos principales, de apoyo y estratégicos en una botica naturista
Procesos principales, de apoyo y estratégicos en una botica naturista

¿Qué te parece? ¿Aplicarás esta solución?

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

Al momento que tengas los procesos clave definidos, puedes diferenciarlos en subprocesos; siguiendo los objetivos y metas de cada área de la empresa.

Por ejemplo, en el caso de la “Botica Naturista Salud & Vida”, el proceso clave: “Elaboración de productos naturales fitoterapéuticos”, específicamente en la preparación de cremas, lo desglosaré en los siguientes subprocesos:

  • Preparar los materiales de trabajo.
  • Incorporar el producto vegetal: extracto, resina o aceite, según la fase adecuada.
  • Disponer fase oleosa: fundir a baño maría de forma completa.
  • Alistar fase acuosa: calentar a 10ºC por encima de la fase oleosa.
  • Retirar de la fuente de calor.
  • Añadir fase acuosa sobre fase oleosa: mezclar y agitar, de forma constante, hasta la formación de la crema.
  • Envasar.

Todos estos subprocesos están enmarcados dentro del proceso operativo, que te permite generar los diferentes tipos de cremas naturales.

Es más, te recomiendo que describas cada subproceso con base en procedimientos, instrucciones de trabajo o manuales de usuario.

Por ejemplo, dentro del proceso de operaciones, el subproceso alistar fase acuosa, implica especificaciones muy precisas para cada tipo de crema natural.

Sobre todo, especificaciones en términos de temperatura, cantidad, tipo de extracto vegetal, tiempo de mezclado, entre otros. 

Además, las puedes detallar en forma de instrucción de trabajo o, incluso, como parte de una lista de chequeo.

Por lo tanto, el proceso clave de: “Elaboración de productos naturales Fitoterapéuticos”, el detalle del mapa de procesos podría ser como el que se muestra en la siguiente imagen:

Ejemplo del mapa del proceso de elaboración de productos naturales
Ejemplo del mapa de procesos de una botica naturista, con detalles del proceso de “elaboración”

Ciertamente, partiendo de este ejemplo, ya puedes crear con detalles los demás procesos para una botica naturista.

Y, por supuesto, no dejes de leer el post referido a cómo documentar procesos.

¡Hará crecer tu organización!

Conclusiones

Como pudiste apreciar, toda empresa puede ser representada por un mapa de procesos.

Para el caso de una botica naturista, ya puedes plasmar los procesos según los objetivos de cada área y en concordancia a la misión dela empresa.

A continuación te resumo ruta, para hacer el mapa de procesos:

  • Primero, identifica los procesos clave para lograr los objetivos de la empresa.
  • Segundo, define los procesos de apoyo o soporte, adáptalos a la visión y misión de tu empresa.
  • Después, considera los procesos estratégicos que dirigen tu negocio.
  • Por último, determina los subprocesos e interrelaciones de cada actividad, con el fin obtener una buena gestión para satisfacer a tus clientes.

Es recomendable comenzar con un mapa de procesos general y luego avanzar hacia uno más detallado.

El diseño de un mapa de procesos te permite identificar las oportunidades de mejora y disminuir la curva de aprendizaje.

Además, puedes evitar que nuevos colaboradores introduzcan prácticas poco efectivas.

¡Esto es se suma importancia para tu empresa!

Por lo tanto, debes tener claro para definir los procesos, qué es lo que vas a vender, cómo y por qué, y establecer muy bien los objetivos para que tu mapa de procesos sea claro y te lleve al éxito.

Crear un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, por lo que no solo se trata de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar. 

¿Y quién mejor para realizarlo que tú y tu equipo de expertos en el trabajo?

 Para cerrar, te recuerdo revisar nuestro post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!

¡Comienza a elaborar tu mapa de procesos!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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