Contabilidad en la nube para pymes

¿Te preocupan las averías de tu ordenador de trabajo?, ¿sientes temor de perder los datos e información financiera de tu negocio? Deja esos miedos en el pasado, porque en esta entrega te hablaremos sobre la contabilidad en la nube para pymes.

Los avances tecnológicos están automatizando distintos procesos en las organizaciones y las transacciones contables no son la excepción.

Aquí, descubrirás la manera de gestionar la contabilidad de tu negocio desde la etapa de puesta en marcha, en forma sencilla y segura a través de las hojas de cálculo de Google.

Presta atención al contenido que seleccioné para ti:

  • ¿Qué es la contabilidad online o en la nube?
  • Diferencias entre contabilidad online y de escritorio
  • 12 ventajas de la contabilidad en la nube para tu pyme
  • Consejos para llevar la contabilidad en la nube
  • ¿Qué es Google sheets y para qué sirve?
  • ¿Cómo usar Google sheets?
  • Importa plantillas contables de Excel hacia Google sheets
  • Comentarios de cierre y conclusiones.

Para empezar, te voy a contar 4 ventajas de la contabilidad en la nube para tu pyme. ¡PRESTA ATENCIÓN! Porque hay muchas más, las cuales te expondré más adelante.

Ventajas de la contabilidad en la nube para tu pyme.
Ventajas de la contabilidad en la nube para tu pyme.

¿Estás listo para gestionar de forma automatizada y en tiempo real las transacciones e informes financieros de tu pyme? Entonces, iniciemos.

¿Qué es la contabilidad online o en la nube?

La contabilidad en la nube contempla procesos donde los datos contables, se encuentran almacenados en una plataforma en línea, que se encarga de mantener la información segura y alojada en la web. Por lo que, los registros guardados se pueden descargar, recuperar, modificar y actualizar sin límites.

De esta manera, puedes acceder de forma inmediata, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo conectado a Internet, a la contabilidad e informes financieros de tu empresa.

En consecuencia, la gestión financiera puede ser desarrollada y compartida por varias personas de un equipo en tiempo real, lo que genera una interacción efectiva entre el profesional encargado del registro contable y los emprendedores.

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre contabilidad y finanzas te sugiero el siguiente post: Contabilidad y finanzas – Conceptos básicos¡No te lo puedes perder! 

El cloud computing es ideal para llevar la contabilidad en todo tipo de pymes y autónomos que estén iniciando operaciones o en funcionamiento. Por lo que ha sido implementado, de forma exitosa, en empresas dedicadas a la producción, distribución y servicios, de diversos sectores como: panaderías, tiendas de artículos de oficina, barberías y muchas más.

La nube ha revolucionado la forma de llevar la contabilidad, haciendo visible, fácil y accesible la información financiera de tu negocio. Además, fomenta un modelo de colaboración entre el empresario y el profesional del registro contable.

En el mercado existen diversos programas online para gestionar la contabilidad de tu pyme, sin embargo, la mayoría de los software requieren pago por el uso de la licencia.

Por su parte, Google sheets es una herramienta gratuita, segura y accesible para llevar los registros contables en el cloud.

Diferencias entre contabilidad online y de escritorio

  • La contabilidad en la nube provee seguridad y almacenamiento propio, sin ocupar espacio en el ordenador, a diferencia de los datos financieros gestionados a través de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o software contables de escritorio.
  • En la nube es posible el acceso de distintos usuarios, desde diversos ordenadores. De esta manera, varias personas del área administrativa de tu pyme pueden gestionar los registros financieros e interactuar en “tiempo real”. Así, se evita transmitir los datos e información financiera por correos electrónicos o dispositivos USB, como se realiza en la contabilidad de escritorio.
  • En la contabilidad online, los datos se almacenan en servidores remotos, se envían a la nube para su procesamiento y, luego, se devuelven a los distintos usuarios. Por su parte, un software de escritorio se instala en el ordenador de la empresa.
  • Finalmente, un software de escritorio genera costes de instalación y mantenimiento de licencias; mientras que en un programa o aplicación online las mejoras se actualizan de forma gratuita, lo que se traduce en ahorro para tu pyme.
La contabilidad en la nube provee seguridad y almacenamiento propio.
La contabilidad en la nube provee seguridad y almacenamiento propio.

12 ventajas de la contabilidad en la nube para tu pyme

Por sus características, las aplicaciones en la nube facilitan los procesos contables. A continuación, te explico cada una de sus ventajas:

1. Sencillez en la gestión del negocio

No se requiere ser un experto contable. Con un sistema en la nube, la facturación, el cash flow, los pagos de impuestos y el stock de inventarios de productos e insumos, se gestionan fácilmente.

2. Movilidad y flexibilidad

Con solo tener conexión a Internet, los usuarios de la información contable podrán ingresar “24/7” en forma automática,desde cualquier dispositivo electrónico (ordenador, portátil, teléfono móvil o tablet). De esta manera, puedes estar tranquilo de las finanzas, aunque no estés presente en la empresa.

3. Registro de accesos

Así, es posible gestionar qué personas pueden acceder al software y qué información estará disponible para cada uno de los usuarios.

4. Actualización constante

En el software de contabilidad en la nube, las mejoras se incorporan automáticamente, así que no requieres instalar otros programas. Además, los cambios realizados por los usuarios se respaldan o actualizan constantemente.

5. Seguridad y encriptación de la información financiera

La nube es un espacio personal en la web, por lo que tus datos se encuentran a salvo. Por ello, no ameritas realizar copias de respaldo, ni almacenar tus registros en dispositivos de memoria portátil.

6. Información centralizada e integrada

En un solo sitio, puedes llevar todos los registros contables e informes que requiera tu pyme. Por ejemplo: facturación digital, cartera de clientes, lista de proveedores, cuentas bancarias, reportes fiscales, entre otros.

7. Tecnología y espacio colaborativo virtual

Los socios y el equipo asesor de tu pyme pueden acceder a la información con un clic y compartir procesos contables. En consecuencia, se facilita la eficiencia en la gestión y la toma de decisiones empresariales, sin desplazamientos ni papeleos.

8. Fácil de implementar y operar

Muchos programas en la nube están pensados para principiantes en contabilidad.

9. Óptima relación coste/beneficio

Tu pyme no tiene que invertir en compra de sistemas, actualizaciones, servidores e infraestructura para almacenar los datos. Por lo que, puedes destinar esos recursos en otras áreas de tu negocio y mejorar tu competitividad.

10. Inmediatez

Prepárate para comenzar a trabajar en forma rápida. De hecho, solo requieres una cuenta de e-mail y una contraseña.

11. Reducción de errores humanos

Con un programa de contabilidad online podrás generar todo tipo de informes, por ejemplo: balances, cuentas de resultados, entre otros. Esto se traduce en ahorro de tiempo y minimizará cualquier fallo de registro o de cálculo.

12. Personalización

Los programas en la nube se adaptan a las necesidades de tu pyme, por lo que puedes insertar filas, columnas, modificar colores y tipos de fuentes.

Ten en cuenta que todas las ventajas de llevar la contabilidad online, no hace prescindible la presencia de un profesional contable o asesor externo en tu empresa.

Consejo para iniciar la contabilidad en la nube: Pon al día tu contabilidad.
Consejo para gestionar los registros financieros en la nube: Pon al día tu contabilidad.

Consejos para llevar la contabilidad en la nube

Para llevar la contabilidad online te sugiero seguir los siguientes tips: 

  1. Pon al día tu contabilidad. En el caso de una pyme en inicio de actividades, debes registrar los hechos contables a diario. No obstante, si tu empresa está en marcha, asegúrate de actualizar toda la información financiera.
  2. Considera los soportes contables que debes generar y las fechas en las que se debe cumplir con las obligaciones tributarias. Esto permitirá que tu situación fiscal siempre esté en regla. Te sugiero elaborar un calendario con la información requerida por los entes gubernamentales. Por ejemplo: balance de comprobación mensual, reportes de ventas y facturas, estados financieros, declaraciones de IVA e IRPF, entre otros.
  3. Instruye a los usuarios de la información contable para que se familiaricen con la aplicación en la nube. Debes considerar que, por efectos de seguridad y confiabilidad de los registros financieros, no todo el equipo de trabajo de tu pyme podrá tener acceso a las hojas de cálculo de Google o al software online. Sin embargo, es recomendable capacitar al personal del área de contabilidad, administración y a los socios de la empresa a fin de gestionar de forma eficiente el programa.
  4. Acopla la implementación del sistema en la nube con los instrumentos de contabilidad existentes en tu pyme. Para ello, realiza una revisión minuciosa y los ajustes necesarios en el plan o catálogo contable, así generarás estados financieros y reportes acordes a la normativa fiscal de tu país.

¿Qué es Google sheets y para qué sirve?

Google sheets es un programa de hojas de cálculo de Google Docs que contiene una serie de aplicaciones online para gestionar con seguridad, la información y los datos financieros de tu empresa, a través de un navegador y desde cualquier lugar.

Por la similitud y aspecto visual existente entre las hojas de cálculo de Excel y de Google sheets, podrías pensar que es la misma aplicación. Pero no es así. Excel es un software del paquete Microsoft, mientras que Google sheets pertenece al paquete de aplicaciones de Google.

Google sheets es una aplicación en la nube que permite trabajar y colaborar sobre archivos en línea. Si estás emprendiendo un negocio o en la fase de puesta en marcha de tu pyme y deseas llevar tus registros contables a donde quiera que vayas, las hojas de cálculo de Google son la opción ideal para ti.

Google Sheets: una hoja de cálculo que te permite llevar los registros contables en la nube.
Google Sheets: una hoja de cálculo que te permite llevar los registros contables en la nube.

¿Para qué sirve Google Sheets?

Google sheets tiene la mayoría de las funciones disponibles de Microsoft Excel, por lo que puedes:

  •  Organizar información de tu pyme. Por ejemplo: las facturas de venta, órdenes de compras, movimientos del banco, presupuestos, control de inventarios, libros contables, entre otros.
  • Crear gráficos.
  • Personalizar hojas de cálculo.
  • Usar formato condicional.
  • Insertar fórmulas, para restar, por ejemplo, los gastos de los ingresos de tu empresa.
  •  Y muchas funciones más…

Microsoft Excel es un software de escritorio, ya que para usarlo, requieres tener instalado y actualizado en el ordenador de la empresa, todo el paquete Office. Mientras que, Google sheets, es un programa en la nube aplicable en pymes de cualquier sector, sin instalación previa y al que puedes acceder con una cuenta de Google. 

¿Cómo usar Google sheets?

Para empezar a usar Google sheets, inicia sesión en tu cuenta de Google. Si aún no la posees, puedes crearla.

Inicio de sesión en cuenta de Google
Inicio de sesión en la cuenta de Google

Al acceder a tu cuenta selecciona en la esquina superior derecha “aplicaciones de Google” luego, haz clic en la opción “Drive” y te aparecerá un panel como este:

Panel de inicio del drive
Panel de inicio del Drive

Al seleccionar la opción “New” en la esquina superior izquierda, podrás crear una hoja de cálculo en blanco con Google sheets.

Cómo insertar una hoja de cálculo en Google Drive
Cómo insertar una hoja de cálculo en Google Drive

La hoja de cálculo en Google drive tiene una apariencia muy similar a las hojas de cálculo de Excel. Así que, ¡adelante!, solo debes empezar a personalizarlas, adecuándolas a las necesidades y registros contables que requieras realizar en tu pyme.

Hoja de cálculo en la nube
Hoja de cálculo en Google sheets.

Importa plantillas contables de Excel hacia Google sheets

Es probable que tanto tú cómo el personal contable de tu empresa, se encuentren más familiarizados con las hojas de cálculo del paquete Office.

Sin embargo, esto no es un impedimento para usar las hojas de cálculo en Google sheets. Y, lo mejor de todo, es que no tienes que empezar el proceso desde cero.

En el post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel? Te enseñamos las plantillas básicas para llevar la contabilidad de tu pyme.

Si aún no lo has leído, ¡no te preocupes!, puedes leerlo luego y complementar los conocimientos adquiridos aquí.

Pasos a seguir para importar datos hacia Google Sheets

Para explicar esta sección, vamos a utilizar nuestras plantillas de contabilidad diseñadas con Microsoft Excel a fin de convertirlas o importarlas a Google sheets. Hay varias maneras de hacerlo, sin embargo, te indicaré la más sencilla:

  • Una vez hayas ingresado a tu cuenta de Google, y te ubiques en el panel de inicio del “Drive”, selecciona la opción “New” en la esquina superior izquierda y luego, da un clic en “file upload”.
  • Visualizarás una caja de diálogo y te pedirá que selecciones el lugar del ordenador de tu empresa, donde tienes guardadas las plantillas de contabilidad en Excel.
  • Luego, en la esquina inferior derecha te aparecerá un mensaje donde se indica, que las plantillas de contabilidad en Excel han sido subidas al programa en la nube. Solo dale clic al nombre del archivo.
Importar hojas de cálculo de Excel hacia Google sheets
Importar hojas de cálculo de Excel hacia Google sheets
  • Luego, en la parte superior de la ventana, selecciona “open with”, da un clic en “Google sheets” y listo, ¡ya tienes tus plantillas para llevar la contabilidad en la nube!
Plantillas de contabilidad en la nube
Plantillas de contabilidad en Google sheets

¡Hazlo sencillo con Google Sheets! Comienza a familiarizarte con las múltiples opciones que te ofrece para llevar la contabilidad de tu pyme online, ¡te aseguro que en poco tiempo te convertirás en un experto!

Google Sheets es compatible con diversos programas contables en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes migrar tus registros financieros desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad online, sin perder datos.

Comentarios de cierre y conclusiones

Podemos señalar que la contabilidad en la nube es ideal en empresas de producción, distribución y servicios de todos los sectores desde la fase de puesta en marcha.

Con ella, puedes monitorizar los aspectos financieros de tu negocio en cualquier momento y lugar, desde cualquier ordenador o dispositivo con conexión a Internet.

Más allá de cumplir con las obligaciones tributarias, la contabilidad en la nube agiliza las tareas en tu pyme haciendo posible un ahorro de tiempo, dinero y energías, que podrán ser canalizados para incrementar la productividad de tu negocio.

Además, en este post ampliaste tus conocimientos sobre la aplicación online Google sheets para gestionar la contabilidad de tu empresa.

También, aprendiste cómo importar la información financiera hacia las hojas de cálculo de Google, si iniciaste tus registros en Excel.

La contabilidad a través de Google sheets fomenta la colaboración sobre la hoja de cálculo en línea, así como el acceso a tus registros financieros desde distintos dispositivos con conexión a Internet.

Los costes de oportunidad de no llevar la contabilidad con Google sheets son:

  • Desembolsos de dinero para adquirir licencias y pagar por las actualizaciones, en programas contables de escritorio o del paquete Office, así como en los software de contabilidad en la nube.
  • Aumento de las probabilidades de cometer errores por llevar la contabilidad manualmente o no automatizada. El coste de oportunidad se acrecienta en pymes con mayor volumen de operaciones.

¡Aprovecha los avances tecnológicos para optimizar los procesos contables y mejorar los resultados de tu empresa!, gestiona tu contabilidad en la nube.

Si deseas conocer experiencias inspiradoras de empresas exitosas, que te ayuden a mejorar la gestión de tu negocio, te sugiero el siguiente post: Experiencias y casos de éxito de empresas.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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