Más sobre el plan de acción para el inicio de actividades

Con esta entrega queremos complementar los aspectos clave vistos en el artículo anterior, relacionados con el inicio de actividades de una empresa. Como sabemos, cada proyecto empresarial demanda un plan de acción de puesta en marcha propio o a su medida. Sin embargo, existen una serie de elementos que son comunes, de los que hablamos en estos dos artículos. ¡No te los pierdas!

Recordemos que cuando hablamos de un plan de acción, ¡no nos referimos a escribir una tesis! Lo que sugerimos es diseñar un plan (a manera de guía), con la necesaria precisión de las tareas y sus prioridades… para la puesta en marcha de la mipyme (micro, pequeña o mediana empresa).

En una entrega previa señalamos que un plan de acción, en nuestro contexto, es una guía que nos ayuda a disciplinar la ejecución de las tareas, para conseguir un objetivo. En el caso del inicio de actividades de un negocio, por muy “simple” que sea, un plan a la medida facilitará la implementación.

Gestionar Fácil.

Al tratarse de una guía o ruta de trabajo, el plan debe contemplar elementos como: las tareas y su precedencia, recursos requeridos para cada tarea, forma de medir el éxito de cada una, tiempos estimados, entre otros aspectos. Plasmar estos elementos en un diagrama de Gantt o un esquema para la gestión visual, tipo tablero Kanban, es necesario para el seguimiento y control.

Utilizar herramientas visuales, tipo tablero Kanban, mejora el seguimiento y control
Utilizar herramientas visuales, tipo tablero Kanban, mejora el seguimiento y control

Plan de acción para el inicio de actividades

Es claro que los proyectos empresariales tienen diversos niveles de complejidad a la hora de ponerlos en marcha. Pero aún en el caso de proyectos sencillos, un plan será clave.

¿Por qué insistimos en un plan? Los emprendedores muy apasionados – ¡lo que es muy bueno! – suelen lanzarse al agua sin un plan de acción claro, plasmado en “papel”. Y esto no es lo mejor, ni para él ni para el emprendimiento.

En otras palabras, asumen que con lo que tienen en mente es suficiente. La mala noticia es que esto puede generar muchos dolores de cabeza. Inclusive puede terminar con pérdida de tiempo, de dinero y hasta de la pasión por la idea. Por supuesto, todo depende de su experiencia, competencias y habilidades. Pero la recomendación es crear siempre un plan de acción.

Este diseño del plan puede partir de una lista de tareas generales. Y luego, podemos pasar al desglose de las mismas, hasta el nivel de detalle que consideremos necesario. Es algo así como un diseño “top-down” o de arriba abajo.

De hecho, esa lista de actividades la podemos alimentar, entre otras fuentes, a partir del modelo de negocio que recomendamos realizar, como uno de los pasos previos al inicio de las actividades. Recordemos los 3 pasos que sugerimos en el camino del emprendimiento y que involucra 2 fases en nuestro modelo de etapas de la empresa: la idea y la puesta en marcha.

Modelo de etapas por las que pasa toda empresa...
Modelo de etapas por las que pasa toda empresa…

Los 3 pasos sugeridos, previos al inicio de actividades, son:

Sobre estos 3 pasos ya comentamos en el artículo previo: Plan de acción para la puesta en marcha de la empresa.

Entonces, comentado todo lo anterior, ¿qué debemos tener en cuenta para elaborar el plan de la puesta en marcha?

Tareas generales para describir el plan

Es importante precisar que el orden y la precedencia de las tareas variarán según el tipo de empresa y las condiciones particulares del emprendedor. La lista de tareas generales que señalamos a continuación tendrá un tratamiento particular en cada caso. Es decir, son muchas las variables que afectarán el plan de acción de la puesta en marcha.

Ejemplo de tareas generales que debemos analizar para crear el plan de acción para el inicio de actividades:

  1. Crear el fondo para cubrir inversiones, costes y gastos de inicio.
  2. Decidir la forma jurídica para el registro de la empresa.
  3. Obtener la identificación tributaria.
  4. Legalizar libros contables y medios de facturación.
  5. Ubicar el local, remodelar y equipar.
  6. Conformar el equipo de trabajo.
  7. Otras como: gestionar proveedores, buscar alianzas, registro de marcas, etc.
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(1) Crear el fondo para cubrir inversiones, costes y gastos de inicio:

Es claro que sin recursos no podemos avanzar en la puesta en marcha, salvo casos de emprendimientos muy particulares. Pero, en general, en el plan de viabilidad habremos listado y justificado el monto de la inversión inicial en diferentes rubros. Además de los costes y gastos para la puesta en marcha y el inicio de las actividades.

Entonces, ¿qué tareas específicas aplican para crear el fondo o disponer del dinero requerido? Por supuesto, será más sencillo si el capital inicial proviene de los socios. Mientras que requerirá más esfuerzo si debemos tramitar los recursos de las fuentes de financiamiento ya identificadas.

Para cada tarea específica debemos definir tiempo de ejecución, requisitos o insumos, forma de determinar si ha sido completada con éxito, entre otros elementos.

(2) Decidir la forma jurídica para el registro de la empresa:

Una de las primeras decisiones que debes tomar para crear la empresa es determinar qué forma jurídica tendrá. Debes saber que existen muchas formas jurídicas. Cada una de ellas será conveniente para diferentes supuestos. Las distintas formas jurídicas – que presentan particularidades en cada país o región – se pueden clasificar en:

  • Personas físicas (Ejemplo: empresario individual).
  • Sociedades sin personalidad jurídica (Ejemplo: sociedad civil).
  • Sociedades mercantiles (Ejemplo: sociedad limitado o anónima).
  • Sociedad de economía social (Ejemplo: cooperativa).

En este punto será conveniente acudir a un asesor de empresas para que nos apoye sobre qué opción es la más conveniente para la actividad que desarrollaremos. Esto es clave para la protección legal en el futuro.

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Tarea clave: Decidir la forma jurídica para el registro de la empresa

En este punto, debemos destacar que a la hora de decidir por la forma jurídica, además de las implicaciones legales que conlleva, habrá que tener en cuenta el capital social exigido para cada caso.

Lo indicado nos sugiere listar las tareas específicas que nos demanda la decisión sobre la forma jurídica. Además, debemos atender otras tareas necesarias, como son:

  • Elegir el nombre de la sociedad. Este nombre debe ser validado por un ente público, que asegure que sea único. Es decir, que no exista otra sociedad con el mismo nombre.
  • Crear un «logotipo» y la identificación comercial.
  • Precisar el objeto de la empresa, tomando en cuenta la forma jurídica adoptada.

Según la legislación que aplique en tu caso, deberás considerar otras tareas para el registro de la empresa. En resumen, lo importante es no saltarse trámites, pues en algún momento dará “dolores de cabeza”.

(3) Obtener la identificación tributaria:

Con el registro de la empresa que declara su existencia – con una forma jurídica determinada – debemos gestionar ante el ente responsable de la gestión tributaria, la identificación de la misma. El nombre de esta identificación varía de un lugar a otro; pero en definitiva, se trata de un número o código único, necesario para efectos de trámites de diversos tipos y las declaraciones ante el ente tributario.

Esta identificación suele ser un proceso de varios pasos, necesario para dar inicio a las operaciones de la empresa (comprar, vender, realizar transacciones, etc.).

(4) Legalizar libros contables:

Otro paso obligatorio para crear la empresa, que debemos contemplar en el plan de acción, es la legalización de los libros de la sociedad en el registro mercantil o ente responsable.

En muchos países, este trámite consiste en certificar, mediante un sello del registro o del ente, el libro de inventarios, libro de cuentas y el libro diario de la empresa, entre otros. Es claro que todo esto depende de la legislación local.

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Legalizar libros contables es una tarea necesaria para la puesta en marcha del negocio

Por otro lado, puede ser necesario realizar trámites para disponer del mecanismo legal para la emisión de facturas a clientes y consumidores. En algunos casos, la legislación define hasta los elementos formales de la factura, así como las especificaciones para emitir facturas electrónicas.

(5) Ubicar el local, remodelar y equipar:

Esta es una tarea que suele realizarse en paralelo con el registro de la forma jurídica. Lo común es que nos exijan el domicilio o lugar físico en que operará la empresa. Por otro lado, en la legislación de algunos países, un paso previo para el registro de la sociedad, es el visto bueno sobre la seguridad del local, otorgado por algún ente autorizado.

En tal sentido, si no disponemos de un local propio, será necesario planificar la gestión del mismo. Esto puede implicar tareas adicionales, pues la elección del lugar puede ser clave para nuestro negocio.

Al tener disponibilidad financiera, habrá que realizar otras tareas,como remodelar y equipar. Es claro que habrá empresas con exigencias específicas con relación al local, a la ubicación y al equipamiento. En algunos casos será un tema complejo, en otros será muy sencillo de atender.

En fin, según el tipo de empresa, el plan de acción para el inicio de actividades deberá contemplar las tareas particulares, los tiempos y recursos para poner a punto el local o la oficina, las instalaciones de la fábrica, etc.

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(6) Conformar el equipo de trabajo:

Como señalamos en el artículo anterior referido arriba, en muchos casos debemos conformar un equipo de trabajo antes del inicio de las actividades. Es decir, sin el equipo no podremos poner en marcha la empresa.

Por ejemplo, en el caso de negocios que dependan de un proceso productivo para disponer de un inventario de bienes para vender. También, en el caso de fábricas que, además, necesitan un lapso para la capacitación.

Por supuesto, habrá empresas que no requieren un equipo de trabajo. En muchas situaciones, el emprendedor asume toda la actividad: administra, gestiona, crea el producto o servicio, atiende al cliente, limpia el local, ¡hace el café!, etc.

En tal sentido, según sea el tipo de empresa, el inicio exigirá o no la presencia de colaboradores en puestos de trabajo específicos. Por otro lado, habrá casos en que la creación de la estructura funcional tendrá que hacerse como parte de la puesta en marcha. En otros, es una tarea que puede esperar para una etapa posterior.

(7) Otras tareas necesarias para la puesta en marcha

Sin duda, la cantidad de tareas específicas que debemos considerar en el plan de acción puede ser grande. En parte, esto dependerá del desglose de las tareas generales que hayamos identificado.

Si tu idea de negocio trata de una fábrica de medicamentos genéricos, el proyecto demanda un plan muy completo para poner a punto la empresa y comenzar a operar. Pero si tu idea es vender instrumentos musicales, como en el caso de la mipyme Músik con K, pues el plan será más sencillo.

En el caso en que tu empresa necesite materia prima para iniciar la producción, será necesario contactar proveedores, buscar alianzas, negociar condiciones de pago, etc. Se trata de tareas que podemos ir realizando antes de tener el registro de la sociedad, según sea la situación particular del emprendimiento.

Tarea clave para el inicio de actividades: preparar el plan de marketing
Tarea clave para el inicio de actividades: preparar el plan de marketing

En fin, como siempre recalcamos, son tareas que pueden aplicar o no, porque hay emprendimientos que no demandan, por ejemplo, la gestión de proveedores. Pero que sí demandarán otras actividades, como preparar el plan de marketing.

Aunque en menos común, una empresa podría ejecutar tareas como el registro de patentes y marcas. Es el caso de un emprendedor que haya trabajado en algún producto, proceso, metodología o símbolo que sea clave para la empresa y que quiera proteger ante posibles copias de la competencia.

Comentario para finalizar

Las tareas generales comentadas aquí no son de ninguna manera exhaustivas. Cada iniciativa de negocio tiene particularidades que el emprendedor y sus socios, si los tiene, deberán atender.

Por tal motivo, y para evitar omisiones por olvido o desconocimiento, una forma de preparar el plan de puesta en marcha, es partir de las tareas generales y luego desglosarlas, hasta el detalle que sea necesario. Además, la situación ideal es no trabajar solo. Siempre es necesario un equipo para discutir, cuestionar y mejorar…

Por otra parte, un tablero Kanban puede ayudarnos a tener una panorámica del estatus de las tareas: pendientes, en proceso, logradas… Y con un diagrama de Gantt podemos tener el control de tiempos, recursos requeridos, precedencias, entre otros aspectos. Es decir, la puesta en marcha la podemos gestionar, al final, como un proyecto básico con su plan de acción.

¡Muchas gracias por leernos!

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