Con esta entrega queremos compartir parte de los elementos a tener en cuenta para la puesta en marcha de la empresa. En particular, los que consideramos comunes, dado que cada tipo de empresa demanda su plan de acción especifico. ¡Bienvenidos(as)!
Recordemos que un plan de acción es una guía que nos permite disciplinar la ejecución de las actividades, para conseguir un objetivo. En general, un plan de acción involucra la definición de un objetivo a alcanzar, los plazos para cada tarea y la estimación de los recursos que se requieren durante su ejecución.
En el caso de la puesta en marcha de un negocio, por muy “simple” que sea el emprendimiento, un plan a la medida ayudará y orientará la implementación. Si lo vemos bien, realmente no hay ideas de negocio simples, sino ideas más o menos complejas de poner en marcha.
Gestionar Fácil.
Suele ocurrir que cuando el emprendedor es muy apasionado, no se plantea un plan de acción claro, ni lo plasma en “papel”. Asume que con lo que tiene en mente es suficiente. Así que se lanza a poner en marcha la empresa sin detenerse un instante, lo que en muchos casos termina con la pérdida de tiempo, de recursos y hasta de la pasión.
Por supuesto, todo depende de su experiencia, competencias y habilidades en emprendimiento. Pero cuando no se cuenta con una experiencia importante, la recomendación es escribir un plan de acción.
Plan de acción para la puesta en marcha de la empresa
Cuando hablamos de un plan de acción, ¡no hablamos de escribir un libro o una tesis! Tampoco de un plan de negocio formal. Hablamos de definir un plan (a manera de guía), con la necesaria precisión de tareas y prioridades… para la puesta en marcha de la empresa.
Al tratarse de una guía o ruta de trabajo, el plan debe contemplar varios elementos: tareas, precedencia, recursos para cada tarea, forma de validar o medir el éxito de cada una, tiempos, entre otros aspectos.
Cuando se trate de tareas en manos de terceros (como los pasos del trámite legal para la creación de una sociedad), dependeremos de los tiempos que ellos impongan. Por ejemplo, según sea la legislación del país en que se encuentre, la constitución de una empresa puede durar desde días hasta varios meses.
De hecho, este es un tema que recibe cada vez más atención, por cuanto los gobiernos están interesados en fomentar el emprendimiento como parte del desarrollo del tejido empresarial. Sin embargo, los cambios suelen ser más lentos de lo esperado.
Por tal motivo, el plan de acción para la puesta en marcha de la empresa debe contemplar este tipo de situaciones, en los que no todo depende del emprendedor.
Pasos previos al plan para la puesta en marcha de la empresa
En nuestro enfoque sobre emprendimiento y gestión, consideramos que hay 3 pasos previos a la puesta en marcha. Estos son:
- Primero, evaluar qué tan atractiva es la idea de negocio. Es claro que el emprendedor cree en ella y la defiende. Pero lo ideal es aplicar una técnica para indagar más allá; para conocer qué tan atractiva y posible es seguir adelante con la idea. Por ello recomendamos la técnica de la Matriz Estrella, propuesta en Emprender-Fácil.
- Segundo, cuando la idea es atractiva y posible de poner en marcha, validada con la técnica de la Matriz Estrella, es clave desarrollar el Canvas o lienzo de 9 bloques de Osterwalder y Pigneur. Con ello dibujamos el modelo de negocio, lo que nos dará la oportunidad de «aterrizar» muchos aspectos sobre la idea.
- Tercero, si hemos decidido continuar, es clave crear el plan de viabilidad para obtener información sobre el mercado, la demanda, los ingresos, los costes y la inversión necesaria para dar inicio al negocio.
Este tercer punto, además, nos permite crear escenarios y obtener estimaciones del margen de utilidad posible de lograr. Sin duda, es un paso que lleva más tiempo respecto a los dos anteriores. Sobre todo, porque implica buscar información y estimar diferentes datos clave.
Después de transitar por estos pasos, si hemos decidido continuar, viene la puesta en marcha. Que como señalamos, debe partir de un plan de acción sencillo, pero útil para organizar el trabajo de esta fase.
¿Qué debemos tener en cuenta, entonces, para elaborar el plan de la puesta en marcha? Algunos de los elementos los describimos a continuación.
(1) Disponibilidad de recursos
Un punto fundamental para planificar la puesta en marcha es revisar el plan de viabilidad para precisar la necesidad de financiamiento, si la hay. Lo que implica tener certeza sobre cómo obtendremos los recursos financieros. Y en el caso en que se requiera, realizar las diligencias a que haya lugar. En fin, debemos tener en cuenta los recursos para:
- Las inversiones previstas en equipos, materia prima, locales, etc.
- Disponer de los insumos, materia prima y productos requeridos.
- Desarrollar el plan de marketing previsto. Este será importante para alcanzar la meta de penetración en el(los) segmento(s) de clientes elegidos.
- Crear un fondo de caja y comenzar a llevar el control del flujo de dinero.
Es claro que sin recursos no podemos avanzar en la puesta en marcha. Así que lo primero es precisar las fuentes de financiamiento y concretarlas. ¿En qué tiempo lo lograremos? ¿Cuáles serán las primeras inversiones a realizar? ¿De qué montos hablamos?
Ubicación de locales y equipamiento:
El registro legal de la empresa nos exigirá tener un lugar físico para funcionar (locales u oficinas). En algunos países, un paso previo para el registro de una firma comercial, es el visto bueno sobre la seguridad del local u oficina. Este suelen otorgarlo entes públicos o privados.
A su vez, debemos prever la remodelación y su equipamiento. Esta tarea puede ser realizada mientras se registra la empresa y se le da legalidad. Todo dependerá del tipo y sector al que pertenezca. Por ejemplo, veamos los siguientes casos:
- Venta de donas a consumidores finales (comercio minorista).
- Servicio profesional para la realización de estudios de geología, demandados por empresas constructoras o por entes del sector público.
- Fábrica de prendas de vestir para damas y niños. Para la venta al mayor y también en puntos de ventas propios (ventas al detalle).
- Red social para conectar especialistas en medicina, con funcionalidades para compartir al instante información en diversos formatos. Además de la posibilidad de interactuar en forma asíncrona o síncrona.
Los locales u oficinas requeridos, la ubicación y equipamiento para cada uno de estos casos, tienen requisitos muy diversos. En algunos, es una decisión estratégica, por lo que demanda mucha atención.
Es claro que esta tarea implica un grupo de subtareas: localizar el local, acodar un contrato y canon de arrendamiento, contratar servicios, acondicionar y equipar… Si disponemos de un local propio, ahorraremos dinero y tiempo. En muchos casos, debemos esperar el registro legal y el número de identificación, para estos trámites.
(2) Registro y legalidad: clave para la prosperidad comercial
Un emprendedor debe saber que para efectuar transacciones comerciales, su empresa debe estar legalmente constituida. De otra forma, cualquier acuerdo mercantil que realice no tendrá soporte ni credibilidad. Por otro lado, las empresas que requieren de productos o servicios, y que entran en contacto con mipymes nacientes, demandan estos requisitos.
La razón de esto es que existen sanciones cuando una empresa formal o consumidores finales entran en contacto con una “empresa” no registrada legalmente. Estas sanciones son muy diversas según el país o la región; pero en cualquier caso, el propósito es evitar problemas de tipo legal o ético frente a terceros.
Por lo tanto, debemos conocer los pasos para realizar los trámites según la forma jurídica que elijamos. ¿Qué aspectos hay que definir en principio para concretar el registro de la empresa? Algunos son:
- Analizar y seleccionar la forma jurídica más conveniente para nuestro caso. Es importante conocer la norma legal aplicable en el lugar en que operaremos.
- Elegir el nombre de la empresa o razón social, “logotipo” e identificación comercial.
- En algunos casos, nos pueden requerir una definición de la estructura funcional.
- Declarar el objeto de la empresa. Para esto pueden haber regulaciones, por lo que antes de precisar el objeto, debes conocer qué restricciones hay al respecto.
- Además, no podemos iniciar operaciones sin los libros de contabilidad y el mecanismo legal para la facturación. Todo esto dependerá, claro está, de la legislación que aplique.
En cualquier caso, lo importante es no saltarse trámites, pues en algún momento nos dará “dolores de cabeza”.
También es esencial tener claro el proceso tributario:
¿Qué tipo de impuestos aplicarán en el caso de nuestra empresa? ¿Cuándo hay que pagar y cuáles de ellos son “autoliquidables”? ¿Qué previsiones debo tener?… Todo esto es necesario para evitar dificultades y sanciones del ente tributario.
(3) Contacto con proveedores: aliados esenciales
Si la empresa necesita iniciar con materia prima o productos, será necesario contactar proveedores. Si no tenemos referencias o contactos conocidos, lo más probable es que debamos pagar los pedidos de inmediato.
Este tipo de transacciones requerirá que tengamos la empresa registrada. Pero la gestión la podemos iniciar mucho antes, para adelantar condiciones, precios, formas de pago, calidad del insumo, etc. Así que mientras se realizan los trámites legales, avanzamos en tareas de logística y de abastecimiento.
Como siempre lo recalcamos, estas son tareas que pueden no aplicar, porque hay ideas de negocio que no demandan, por ejemplo, una gestión de proveedores. Es el caso de una empresa que se dedique al desarrollo de aplicaciones móviles. Puede iniciar con 2 o más socios, cada uno trabajando desde casa, haciendo uso de una plataforma común en línea.
(4) Equipo de trabajo para la puesta en marcha de la empresa
En muchos casos, la conformación de un equipo de trabajo es una tarea necesaria antes de la puesta en marcha. Por ejemplo, en el caso de negocios que dependan de un proceso productivo para disponer de bienes o servicios a ofertar. En el caso de fábricas, por ejemplo, es necesario además un lapso de capacitación o actividades similares.
Entonces, según el tipo de empresa, el inicio de operaciones no puede darse sin colaboradores en puestos de trabajo ya definidos. Es claro que habrá casos en que la creación de la estructura funcional tendrá que hacerse como parte de la puesta en marcha. En otros, es una tarea que puede esperar.
Comentario para finalizar
Las tareas señaladas son comunes en la puesta en marcha de toda idea de negocio. Y gran parte de ellas pueden ejecutarse de manera simultánea. Por lo tanto, son parte del plan de acción. En cada situación habrá más o menos actividades, pues como hemos señalado, los tipos de empresa imponen sus propias condiciones para efectos de su puesta en marcha.
En la próxima entrega haremos referencia a otros elementos que debemos tener presentes en un plan de acción de este tipo, y hablaremos de las métricas mínimas para empezar a medir desde el inicio de las operaciones y de la actividad comercial.
¡Muchas gracias por leernos!
