La falta de eficiencia es un problema común en muchas mipymes. No solo afecta a los equipos de proyectos, sino también a los procesos utilizados para la realización del producto o servicio. En buena parte de los casos, el problema radica en no tener claro lo que el equipo está haciendo. Para superar el reto, en este sentido, una opción es trabajar con un tablero Kanban.
En otras palabras, la aplicación de un tablero Kanban puede ayudarnos a determinar qué es lo que arrastra la productividad hacia abajo. Es un medio que puede mejorar la eficiencia de la organización. Uno de sus beneficios está en que nos permite conocer dónde necesitamos mejorar.
El concepto Kanban ha pasado a formar parte de las llamadas metodologías ágiles. Su objetivo es gestionar, en forma general, cómo se van completando las tareas. Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales”, donde Kan es “visual”, y Ban corresponde a “tarjeta”.
¿Qué es un tablero Kanban?
El tablero Kanban es una herramienta para mapear y visualizar un flujo de trabajo. Como seguramente sabes, es uno de los componentes claves del método Kanban.
En sus inicios, el tablero era una pizarra blanca (o un tablero de corcho) dividido en columnas y filas. Cada columna muestra un paso del proceso involucrado. Las filas representan diferentes tipos de actividades, según el caso.
Al mismo tiempo, cada tarea que entra en su “flujo de trabajo”, se presenta en el tablero como una tarjeta Kanban. El punto de entrada de cada tarjeta es una columna que podemos denominar “por hacer”.
Hoy en día, como sabrás, existen soluciones de tableros Kanban digitales; prácticas y accesibles. Estas soluciones son ideales tanto para los equipos que trabajan a distancia, como para los que desarrollan su actividad en la oficina.
Es su versión básica, un tablero Kanban se divide en 3 columnas que muestran el estado de sus tareas:
- Por hacer
- En proceso
- Hecho
Según sea tu caso, puedes crear un mapeo con más detalles del proceso o del trabajo que quieres controlar. Tenemos la libertad de crear tantas columnas como necesitemos, para visualizar el flujo de trabajo con precisión.
¿Cómo funciona el tablero Kanban?
El tablero Kanban es un medio excelente para visualizar los problemas potenciales en su proceso o ejecución de trabajos. Bien aplicado, el tablero mostrará las debilidades de su equipo en el flujo de trabajo.
El tablero implica una lógica simple. Si observas que hay una columna, en la que las tareas entran más rápido de lo que salen, el trabajo se estará acumulando. Por lo que el problema se hará visible para todo el equipo.
La clave es buscar las causas; verificar si se trata de un problema temporal o es un cuello de botella. Luego, determinar qué genera esta situación en el proceso o la realización del trabajo.
Es por esta razón que recomendamos tener un mapa de su flujo de trabajo preciso. Porque así obtienes una imagen más clara en la que se localiza el problema.
¿Qué pasa si tienes un tablero básico de 3 columnas? Si tienes un tablero básico con pocas columnas, y existen muchas tarjetas o tareas en modo de espera en una de ellas, será difícil determinar por qué el trabajo se atasca.
Por otra parte, si has dedicado tiempo a mapear el flujo de trabajo y su tablero está dividido en un número idóneo de columnas para las diversas etapas, podrás saber dónde es necesario mejorar. En qué parte del proceso poner atención, a “simple vista”.
Con seguridad, esto te ayudará a optimizar y generar cambios. Puede verse, entonces, como una herramienta para el control y la mejora continua.
Tome medidas según el caso
Una vez identificada una columna “cuello de botella” en el tablero, tome medidas para resolver el problema:
- Una opción inmediata es limitar la cantidad de trabajo al principio del flujo. Con esto darás más tiempo a los colaboradores responsables de la etapa, permitiendo que disminuyan el cuello de botella.
- Otra opción es asignar más colaboradores para mejorar la tasa de salida (cantidad de tareas por unidad de tiempo) o el rendimiento de la columna “cuello de botella”.
Por supuesto, cada caso es único. Por ello es ideal que tengas responsables de los procesos, quienes deben conocerlo en detalle.
Tablero Kanban: más enfoque
El tablero Kanban es una excelente herramienta para mantener el foco. Es una manera de controlar que tu equipo realice muchas tareas a la vez. En este punto aparece un concepto importante: límites WIP (Work In Progress o trabajo en progreso) según la capacidad en las etapas del proceso.
Estos límites restringen la cantidad máxima de tareas o unidades de trabajo en las etapas o columnas del tablero Kanban.
Además, puedes establecer un límite del conjunto total de tareas que pueden estar en proceso, en forma simultánea, en el tablero. También, poner límites individuales en cada etapa del flujo de trabajo.
Todo esto persigue un objetivo, que los colaboradores del equipo se concentren en terminar las tareas en proceso. Por otro lado, el hecho de que todos pueden ver lo que cada persona está haciendo es un factor de motivación. Así podrás lograr también un mejor rendimiento, todo el tiempo.
Menos reuniones y más información
Una de las actividades que roba más tiempo en las organizaciones, son las reuniones de “trabajo”. Estarás de acuerdo con esto, sin duda.
Pues bien, un beneficio significativo de los tableros Kanban es que ahorrará tiempo de reuniones y de elaboración de informes. El tablero es una fuente de información permanente.
El tablero te mantendrá informado a ti y a todo el equipo, sobre el progreso de las tareas de cada colaborador. Por esta razón, no necesitarás programar frecuentes reuniones para recibir feedback sobre el progreso.
A esto se suma el hecho de que no serán necesarios los informes de avance. Como sabes, consumen tiempo, gastan energía y, cuando los ves, ya han perdido vigencia.
Menos reuniones y más información a la vista del equipo…
Detección de “bloqueadores”
El tablero Kanban le permite visualizar los problemas que impiden que su equipo complete las tareas. Si utilizas un tablero físico, es común que los “bloqueadores” se señalen con “imanes” o algo similar, de color rojo.
En el caso de una aplicación o herramienta software, tendrás diversas formas para señalar bloqueadores. Por ejemplo, imágenes de stop en tarjetas bloqueadas. De esta forma, cuando algo impide que su equipo continúe trabajando en una tarea, puede etiquetarla como bloqueada y comenzar a trabajar en otra, evitando romper los límites del trabajo en proceso.
Métricas de avance de tareas
Una de las ventajas de las aplicaciones software con tableros Kanban, es que pueden recopilar información sobre:
- el tiempo de ciclo de las tareas,
- el tiempo de entrega, y
- otras métricas claves de rendimiento.
Las mediciones basadas en métricas e indicadores, nos ayudarán a tomar decisiones apoyadas en datos reales. Esto puede dar lugar a planes de acción, y nos ahorra mucho tiempo en la recolección de métricas a mano.
Una de las columnas más importantes en un tablero es la que registra lo pendiente “por hacer”. Según el caso, es clave para priorizar mejor las tareas. Por otro lado, al visualizar toda la información en un solo lugar, todo el equipo estará en la misma situación siempre.
Tablero Kanban en la nube
Una solución en la nube disponible todo el tiempo, a la que podamos acceder desde cualquier lugar, es una herramienta que aporta valor. Además de apoyarnos con las métricas que se definan.
Al ayudarnos a organizar el trabajo con etiquetas de colores, podremos visualizar a diario el flujo de trabajo. Con ellos, controlamos y facilitamos la colaboración en tiempo real con los miembros del equipo.
Un ejemplo de aplicación del tablero Kanban en un área funcional, puede ser en el seguimiento de tu proceso de ventas.
Este seguimiento lo puedes hacer desde el contacto inicial, pasando por las negociaciones y terminando con la finalización y la recolección de los comentarios de los clientes. Si lo piensas bien, el tablero puede incluir las fases del embudo de ventas, junto con otros detalles.
En tal sentido, el tablero puede ayudarte a crear un proceso de ventas que sea fácil de gestionar y de mantener; y que te apoyará para crear un fuerte vínculo con tus clientes.
En resumen
Con la descripción compartida, es claro que el tablero Kanban es una herramienta para mapear y visualizar un flujo de trabajo. Y tal como señalamos, es uno de los componentes clave del método Kanban.
Es resumen, los 3 beneficios más importantes de los tableros Kanban son:
- Permite visualizar cuellos de botella y debilidades en el flujo de trabajo.
- Ayuda a enfocarse en el trabajo en proceso.
- Elimina la necesidad de reuniones, dado que es fuente permanente de información.
Si no has utilizado un tablero Kanban, puedes comenzar con uno personal, para organizar y controlar tu actividad; y así conocer sus potencialidades. Con esto podrás aplicar los 2 principios claves: visualiza tu trabajo y limita la tarea con la que estás en cada momento.
¡Hasta la próxima!
