Indicadores de productividad. ¿En qué etapa medir?

. Jun 24, 2019.

¿En qué etapa de la empresa debemos comenzar a medir? – La respuesta a esta pregunta es una cuestión relativa, de lo que queremos hablar en este artículo. Comenzar a aplicar, por ejemplo, indicadores de productividad, depende de diversos factores. Así que en esta ocasión veremos algunas pistas. ¡Bienvenidos(as)!

En el artículo anterior – ejemplos de indicadores para el área de talento humano – quedó justamente la interrogante planteada: ¿en qué etapa debemos comenzar a medir?

Aquí queremos compartir nuestra experiencia al respecto. En tal sentido, daremos pistas con base en 2 experiencias: Consultora Geosama y JM Sports.

Comenzar a medir la gestión…

Tal vez ya tengas claro que en Gestionar-Fácil hemos definido un modelo de 6 etapas por las que pasa toda empresa. Esto permite guiar al empresario, en alguna medida, con relación a qué actividades atender en cada una de ellas. Por supuesto, es una aproximación al «deber ser».

¿Por qué esto nos interesa? – Esto es importante porque en las primeras etapas el empresario está solo o casi solo. Tiene pocos recursos y debe utilizarlos bien para no fracasar. Hablamos del caso común de un emprendimiento que se pone en marcha, por la pasión de quien tiene la idea de negocio…

Además, en muchos casos, el empresario es un hombre orquesta; es decir, lleva el “peso” de todas las actividades de la organización.

 Indicadores de productividad. ¿En qué etapa medir?

El empresario debe decidir cuándo comenzar a medir. ¡Lo ideal es comenzar pronto!

¿Cuándo medir? Pues la experiencia nos señala que hay que medir lo más temprano posible, según el tipo de empresa.

Claro, mientras no delegues la administración, es difícil asumir el manejo de un conjunto de indicadores, porque estarás atendiendo muchas tareas, propias de los procesos esenciales. Además, en las primeras etapas, si la empresa aún no presenta una complejidad importante, podría no ser estrictamente necesario calcular indicadores.

Entonces, ¿en qué etapa comenzar a medir?, dependerá del tipo de empresa y del sector. También de las competencias del empresario, de sus conocimientos, destrezas y valores.

El tipo de empresa determina, en parte, cuándo comenzar a medir:

Puedes encontrarte que estando en funcionamiento regular necesites conocer con detalle el margen de utilidad por producto. Esto es necesario, por ejemplo, para fijar precios.

También puede ser importante medir la satisfacción del cliente en cuanto al producto o servicio ofertado. Y para esto, necesitarás utilizar algún indicador que dé información objetiva.

En cualquier caso, lo que sí es cierto es que toda empresa debe medir para estar en funcionamiento óptimo. De hecho, es necesario para permanecer en esa etapa, pues la mejora continua lo demanda. Por tal razón, si la empresa está allí, habrá incorporado herramientas de gestión.

¿Cuándo comenzaron a aplicar indicadores en Geosama y JM Sports?

Cuando JM Sports alcanzó la etapa de funcionamiento óptimo desarrolló un conjunto de áreas funcionales con un nivel alto de desempeño y madurez.

12 áreas funcionales que pueden desarrollarse en una empresa

12 áreas funcionales que pueden estar presentes en una empresa en funcionamiento óptimo

Una vez que Juan Méndez, el dueño de JM Sports, implantó el CRM como herramienta de gestión, inició el diseño de indicadores por áreas, para fortalecer el proceso de mejora continua en la empresa.

Otra cosa muy diferente pasó en la consultora Geosama. Los 4 socios, con amplia experiencia en sus respectivas disciplinas, comenzaron a aplicar indicadores desde la etapa de funcionamiento regular.

Esto lo hicieron con el primer proyecto que lograron contratar. Era una actividad necesaria, pues el servicio especializado que prestan demanda un control estricto para cada proyecto.

Fundadores de Geosama, empresa consultora en geología aplicada

Fundadores de Geosama, empresa consultora en geología aplicada

Indicadores de productividad

Como sabes, existen muchos tipos de indicadores según los criterios que se utilicen para definirlos y clasificarlos.

En el artículo Tipos de indicadores que utilizan las empresas exitosas comentamos una de las clasificaciones más comunes de indicadores:

(1) Indicadores de eficiencia:

Este indicador relaciona los recursos invertidos o utilizados con el resultado obtenido. Por ejemplo, en la empresa JM Sports se calcula un indicador que relaciona el número de horas invertidas en la confección de cada modelo de franela, obteniéndose un promedio que se analiza en el tiempo.

Según su modelo de análisis, se acepta una variación respecto al promedio histórico, de un 5 %. Si el valor supera el 5 % para un mes, no se paga el bono de productividad.

(2) Indicadores de eficacia:

Miden el grado en que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados esperados. Es una comparación entre logros versus metas. Un ejemplo es la relación entre clientes satisfechos por pedidos entregados.

(3) Indicadores de cumplimiento:

Se basan en medir la consecución de las tareas o los trabajos. Por ejemplo, el número de pedidos mínimo atendidos.

(4) Indicador de capacidad:

Este mide la relación entre la cantidad que se puede producir y el tiempo para que esto ocurra. Por ejemplo, en el caso de JM Sports se sabe que, en promedio, fabricar 20 franelas en la línea 2 demanda 6 horas.

Indicadores de productividad cuantitativos

  • Estos indicadores de productividad se basan en cantidades o tiempo.
  • Lo común es que se obtenga con un cociente entre cantidad producida y tiempo empleado.

Son indicadores en los que la mayoría de empresarios se basan para medir la productividad de la empresa, de un equipo de trabajo, de un producto o servicio.

Por ejemplo, podemos medir el índice de productividad de una cadena de montaje, dividiendo la cantidad de piezas producidas por el tiempo empleado en producirlas.

IPCM = (cantidad de piezas) / (tiempo empleado)

 Indicadores de productividad. ¿En qué etapa medir?

Velocidad de fabricación: 9 piezas/h.

Este índice nos dirá qué tan productiva es la cadena de montaje. Mide la velocidad de fabricación.

En el ámbito de mercadeo y ventas, también hay un indicador de productividad cuantitativo. Puede verse en cantidad de ventas realizadas, o en cantidad de dinero ingresado con esas ventas, en un tiempo determinado.

Son indicadores básicos aplicados por JM Sports y por Geosama, que necesariamente son adaptados por el tipo de producto o servicio que ofertan.

Indicadores de productividad cualitativos

  • Estos indicadores de productividad se basan en la calidad del producto o servicio que se ofrece.
  • Están muy asociados a la eficiencia de nuestra productividad, y no en la cantidad que se produce.

En el ejemplo de la cadena de montaje, podemos pensar en indicadores cualitativos. Vamos a ver qué pasa cuando lo analizamos de esta forma.

Suponga que hay 2 líneas paralelas, para fabricar la misma pieza. Se aplica una métrica que mide la cantidad de piezas fabricadas en 1 hora. De la cantidad de piezas fabricadas, se cuenta cuántas están perfectas y cuántas defectuosas.

El cociente de estas dos métricas permite calcular un indicador de productividad sobre la calidad del producto.

Si la línea 1 produce 30 unidades en una hora, de las cuales 8 son defectuosas, y la línea 2 produce 20 y solo 5 defectuosas, se concluye que la 1 es menos productiva que la 2.

Por supuesto, si este resultado se mantiene a lo largo del tiempo, se ejecutan acciones para mejorar la calidad del producto en la línea 1.

 Indicadores de productividad. ¿En qué etapa medir?

La línea 1 es menos productiva que la línea 2. P1 < P2. Indicadores de productividad

En cuanto a los comerciales, podría aplicarse de un modo similar, pensando en las ventas y en los costes que genera esa venta. Es decir, un comercial que venda una cantidad de cierto producto, pero que no haya calculado bien el margen, o surjan imprevistos no contemplados (como transporte o embalaje), incrementa el coste y reduce el beneficio.

Si se definen límites, se puede asignar a la calidad de la venta, un valor de “baja”. Un número determinado de ventas con calidad “baja” dará lugar a acciones concretas o penalizaciones.

Ejemplo de indicadores de productividad en Geosama

Los indicadores de productividad más aplicados en Geosama están relacionados con los proyectos que ejecutan. Para cada proyecto se establecen un conjunto de indicadores que tienen como propósito mantener un control estricto de su ejecución.

El seguimiento permite tomar acciones para corregir o en última instancia, para re-planificar.

En los proyectos, los indicadores de productividad son claves

En los proyectos, los indicadores de productividad son claves…

Una práctica interesante de Geosama es que da visibilidad a sus clientes de estos indicadores. Crean «vistas» para que consulten la evolución del proyecto con el software CRM que administran para tal fin. Así, brindan confianza y crean una relación de mayor calidad para asegurar la fidelidad.

Algunos indicadores calculados son los siguientes:

  • Plazos de entrega cumplidos: mide el porcentaje de plazos de entrega cumplidos durante el proyecto sobre el total. La tendencia de este indicador debe ser positiva. Se calcula mensualmente.
  • Hitos cumplidos: mide el porcentaje de hitos fallidos a tiempo sobre el total de hitos del proyecto. La tendencia de este indicador debe ser positiva. Se calcula mensualmente.
  • Retraso del proyecto: mide el retraso total mediante la suma de los retrasos registrados en cada uno de los estados de implementación del proyecto. La tendencia de este indicador debe ser negativa. Se calcula mensualmente.
  • Tareas atrasadas: mide el porcentaje de tareas retrasadas respecto al número total de tareas actuales. La tendencia de este indicador debe ser negativa. Se calcula semanalmente.
  • Productividad: mide el tiempo que es efectivo en el proyecto a partir de la relación entre las horas-hombre productivas y las horas-hombre totales en el punto del proyecto. La tendencia de este indicador debe ser positiva. Se calcula mensualmente.

Ejemplo de indicadores de productividad en JM Sports

Los indicadores diseñados en JM Sports fueron principalmente para el área funcional de mercadeo y ventas. Se aplican para las tiendas por separado, con el fin de realizar comparaciones entre equipos de trabajo.

En reuniones semanales se discuten los resultados obtenidos, con énfasis en aquellos que presentan valores fuera del rango o de los límites establecidos.

Todos los indicadores del área de mercadeo y ventas tienen un modelo de análisis descrito. Con esto, se toman decisiones, en algunos casos, ya preestablecidas en función del resultado.

Algunos indicadores calculados son los siguientes:

  • Ventas por empleado. Permite realizar comparaciones entre secciones, tiendas y empresas. Y también es un índice que facilita seguir la evolución a lo largo del tiempo. Se calcula diariamente.
  • Ventas por tienda. Totaliza las ventas diarias por cada tienda y se compara con la meta establecida. El valor porcentual de “desviación” respecto a la meta se utiliza para comparar la productividad de las tiendas. El valor meta es el promedio histórico de ventas de la tienda, calculado cada mes.
  • Tasa de deserción. Mide el % de clientes que han dejado de tener actividad comercial con nosotros, en un lapso concreto.
  • Promedio diario de clientes atendidos en tienda.
  • Promedio mensual de nuevos clientes en tienda.
  • Valor promedio de ventas diarias no realizadas por falla de mercancía (suma de las ventas no realizadas dividido por el número de días trabajados en el mes).

Medir para mejorar… es clave

El beneficio real de los indicadores está en las acciones que conllevan una vez analizados. Cuando los indicadores levantan alertas al salirse de los límites establecidos o señalar el no cumplimiento de metas, el empresario debe tomar acciones concretas, que puedan evaluarse con la mejora del propio indicador.

Por ello, el valor de muchos indicadores está en el análisis de su evolución. Bien diseñados y calculados, es una herramienta poderosa para la mejora continua.

Algunas reflexiones y consejos sobre la medición en las empresas:

  • Hay empresarios que no miden, porque suponen que los costes de la medición superarán los beneficios aportados. ¡Esto es un error! Sí se pueden desarrollar métricas e indicadores sin incurrir en costes.
  • La medición representa un gran valor, ya que permite saber:
    • primero, si la variable medida mejoró o empeoró (calidad);
    • segundo, si los recursos se utilizaron con eficiencia (coste);
    • y tercero, si «algo» es mejor o peor que otra «cosa», medida con la misma métrica (benchmarking).
  • Incluso si un sistema de medición es impreciso, se puede obtener información para tomar decisiones: medir es mejor que no medir. Un dato o una referencia es mejor que ninguno.
  • ¿Por qué medir? Porque es necesario hacer control de calidad y de costes, lo cual es vital para toda empresa.

Comentarios para finalizar

Toda empresa debe establecer indicadores en sus áreas funcionales. Para que sean realmente útiles, la clave está en la creación de indicadores que respondan a las necesidades de información del empresario y su equipo. Por lo tanto, no se trata de seguir una moda o para mostrar que se hace, pues eso es pérdida de tiempo y recursos.

Es decir, ¡nunca midas por medir! Aunque no lo creas, esto pasa en muchas empresas. Hasta logran certificaciones para mostrar un «logotipo», pero no porque realmente apunten a mejorar de manera continua.

Existen muchos tipos de indicadores y cada empresa, en función de su contexto, puede diseñar sus propias formas de medir y sus propias métricas. O utilizar indicadores estándares, especialmente para áreas funcionales comunes, como contabilidad y finanzas, mercadeo y ventas o producción y operaciones.

Uno de los tipos de indicadores más comunes son los de productividad, de tipo cuantitativo. Como indicamos, estos se basan en un cociente entre cantidad producida y tiempo empleado. ¡Son fáciles de interpretar!

Por último, un elemento esencial en todo indicador es que debe tener guías o especificaciones para interpretar los resultados. En otras palabras, debe tener un modelo de análisis que permita apoyar las acciones a seguir según el caso.

Al respecto, ¿qué indicadores aplicas y qué provecho le estás sacando al análisis periódico de los mismos?

¡Muchas gracias por leernos!

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