Empresas en funcionamiento estable: contratar y delegar (p.1/2)

. Nov 11, 2019.

¿Alcanzó tu empresa el funcionamiento estable? En las empresas en funcionamiento estable se delega la administración. Superar las 3 primeras etapas por las que pasa toda empresa (la idea de negocio, la puesta en marcha y el funcionamiento regular) te brindará la oportunidad de llegar tan lejos como quieras. ¿Por qué lo afirmamos? Lo veremos en esta entrega. ¡Bienvenidos(as)!

Además, en este artículo estaremos recomendando las actividades claves que deberías estar atendiendo en funcionamiento estable. Y luego, en la parte 2 de esta entrega, haremos referencia a qué buenas prácticas aplicar para allanar el camino y pasar al funcionamiento óptimo.

¿De qué etapas estamos hablando? Son 6 las etapas que proponemos en nuestro modelo, por las que pasa toda empresa en su camino del éxito. Las 2 primeras corresponden al rol de emprendedor, mientras que las 4 restantes, corresponden al rol de empresario. Si aún no las conoces, así las denominamos:

  • Etapa 1. La idea de negocio.
  • Etapa 2. Puesta en marcha de la empresa.
  • Etapa 3. Funcionamiento regular.
  • Etapa 4. Funcionamiento estable.
  • Etapa 5. Funcionamiento óptimo.
  • Etapa 6. Expansión o traspaso.

Y si aún no has visto los detalles sobre cada una de las etapas, lo mejor es que veas el vídeo original al respecto. ¡Te lo recomendamos!

Haz clic sobre la imagen para abrir el vídeo de las etapas de una empresa.
Haz clic sobre la imagen para abrir el vídeo de las etapas de una empresa.

Empresas en funcionamiento estable

Cuando el funcionamiento regular se ha consolidado en una organización empresarial, esta estará generando de manera regular los ingresos para cubrir todos sus compromisos (costes y gastos). Y con seguridad, comenzará a tener holgura financiera para pasar a una siguiente fase: la búsqueda de más personal de apoyo para las áreas funcionales clave.

Dicho en otras palabras, el empresario o gestor tendrá la posibilidad de contratar personal para delegar parte o toda la administración de la empresa. Recordemos que en nuestro blog hacemos una distinción muy sencilla entre gestionar y administrar. En términos fáciles de entender, para hablar de las etapas, los definimos como sigue:

  • Gestionar es tomar decisiones. Por ejemplo, decidir qué tareas delegar y qué perfil debe tener el personal que las realizará. La decisión será un proceso que abarca definición de criterios, evaluación de alternativas y una decisión final. ¡Claro, podemos tener decisiones desde muy básicas hasta muy complejas! Según el caso, aplicaremos métodos para avanzar con buen pie.
  • Administrar es hacer las tareas que aseguren la operación diaria de la empresa. Por ejemplo, registrar las facturas en la contabilidad, realizar los asientos contables; hacer la declaración del impuesto a las ventas, pagar a los proveedores, realizar pedidos, etc.

Si viste el vídeo, ya sabrás que la clave en las empresas en funcionamiento estable está en contratar colaboradores y delegar la administración.

¡Delegar es difícil pero no imposible!

Delegar es difícil para muchos empresarios, especialmente cuando están en su primera experiencia emprendedora. ¿Por qué?

  • En primer lugar, por cuestiones de hábito. Al estar involucrado desde «cero» en su negocio (¡es su idea!), ha aprendido a hacer de todo. Con seguridad será el típico hombre orquesta. Esto hace que se forjen hábitos difíciles de romper. ¿Conoces empresarios con esta característica?
  • En segundo lugar, está convencido de que nadie hará las cosas de la misma forma que él; por tanto, las tiene que seguir haciendo porque siente desconfianza en delegarlas. Tiene miedos como, ¿y si lo hacen mal y afectan las operaciones…?
Empresas en funcionamiento estable: contratar y delegar.
¡Nadie hace las cosas como yo! Barrera en empresas en funcionamiento regular.
El cofundador del gigante Amway Corporation, Jay Van Andel, en un discurso que denominó “Delegar o Estancar”, dejó claro que si no delegas te estancas. No lo leyó en un libro, sino que lo dedujo por su experiencia.

Es típico que el empresario se quede en una especie de zona de confort, en su rol de hombre orquesta. Y no es que esté cómodo, porque está atendiendo muchas tareas y trabajando muchas horas al día. Pero no da un paso para salir de allí, porque se ha habituado a ese rol y tiene miedo de dejarlo. Es decir, si no tiene las competencias necesarias, no procederá a delegar en forma disciplinada.

En el sistema de Amway la clave está en la multiplicación de los esfuerzos: cada persona aprende ciertas competencias, que después las replica una y otra vez. Jay Van Andel y su socio, Rich DeVos, para mantenerse en la delantera, constantemente delegaban y se reemplazaban.

Empresas en funcionamiento estable: contratar y delegar.
Delegar es clave para crecer y avanzar por las etapas, en el camino del éxito.

¡No hay una sola forma de hacer las cosas!

El ejemplo de Amway es claro en que para avanzar y crecer en cualquier negocio, la única forma de hacerlo es delegar en forma continua, sin dejar de controlar y de mejorar de manera permanente.

El otro elemento clave es que como empresario no podrás delegar, si crees que hay una sola forma de hacer las cosas bien: ¡la tuya! Al respecto, una reflexión: si fuera así, no habría tantos equipos de fútbol exitosos, con entrenadores haciendo las cosas de manera muy diferente.

Muchas tareas pueden delegarse a personas que no lo harán de la misma manera que tú, no lo harán tan perfectamente, pero al final tendrán el resultado esperado y serán suficientemente buenos. Además, al desarrollar competencias, sin duda mejorarán. ¿Acaso no fue así en tu proceso de convertirse en empresario?

Empresas en funcionamiento estable: contratar y delegar.
Es claro que sin delegar responsabilidades y tareas no habrá forma de que avances…

En fin, no podrás avanzar sin delegar responsabilidades y tareas para descongestionar la agenda y dar paso a otras nuevas y, quizás, más valiosas actividades, relacionadas con la gestión.

Aparte de contratar personal, puedes delegar en firmas independientes y freelancers. El outsourcing es válido en muchos casos… es cuestión de evaluar las opciones. Aquí te dejo un artículo que te puede interesar: Contrata a tu primer trabajador independiente.

Además, si tienes personas a tu alrededor que son talentosas, debes darles constantemente nuevas responsabilidades, que sean retos emocionantes; y motivar que ellos, a su vez, deleguen en su equipo si lo tienen.

Pasos que puedes aplicar para delegar:

  1. Define qué es lo que necesita hacerse.
  2. Asegúrate de que la persona en quien delega la tarea, entienda qué necesita hacer. Contrata atendiendo a un perfil, según las competencias necesarias.
  3. Explica por qué debe hacerse la tarea, mientras pides que se haga.
  4. Enseña cómo debe hacerse y cuáles son los entregables. Si es posible, explica qué entra (lo que se necesita) y qué sale (el resultado de la tarea). Utilice el esquema: «entrada – proceso – salida».
  5. Asegúrate de que la persona entienda el proceso y cómo hacerlo.
  6. Asegúrate de hacer seguimiento, al menos, al principio. Así podrás dar feedback de calidad. Te lo agradecerán.

Resiste a las tentaciones:

Resistir tentaciones, como lo es microadministrar, requerirá de fuerza de voluntad. Una vez que hayas delegado, es probable que quieras estar ahí, constantemente, para corregir y criticar. Esto podría arruinar la productividad del equipo. ¡Así que no lo haga! Si aplicó los pasos sugeridos para delegar, deja que el equipo funcione.

Empresas en funcionamiento estable: contratar y delegar.
Empresas en funcionamiento estable: contratar y delegar.

Una buena práctica, que seguro considerarás impensable al principio, es ir menos a la oficina. De ser posible, puedes realizar parte de tus actividades desde casa, por ejemplo. Así evitas la tentación de interferir. Recuerda que hay más de una forma de hacer las cosas bien.

Llega tan lejos como quieras…

Si aprendes a delegar y configuras un equipo de trabajo alineado y bien coordinado que responda a los retos que le impongas, lograrás que la administración fluya sin contratiempo. Esta es la única forma de avanzar y de liberarte para hacer cosas, ahora mucho más valiosas para tu empresa.

Al dedicarte a la gestión de la organización, estarás atendiendo lo importante para la empresa, dirigiendo la “mirada” hacia donde antes no lo habías hecho. Por ejemplo, verificando cómo funciona la empresa, para ir mejorando la organización; además de ir atendiendo temas del nivel estratégico para afianzar el crecimiento y la sostenibilidad.

Empresas en funcionamiento estable: contratar y delegar.
Dirige la “mirada” hacia donde antes no lo habías hecho. Clave para empresas en funcionamiento estable

Delegar es un proceso continuo, tal como lo refleja en su discurso Jay Van Andel. Él y su socio entendieron que para mantener la delantera, tenían que constantemente delegar.

Pero recuerda: ¡no hay recetas! Cada empresa es única, tiene un contexto propio y depende en buena medida de las competencias (conocimiento + habilidades + valores) del empresario y su equipo de trabajo. En cualquier caso, lo importante es estar consciente de lo que se está haciendo en cada etapa y no perder tiempo en actividades que, si bien pueden ser importantes, deben ser atendidas más adelante.

Para finalizar esta parte sobre empresas en funcionamiento estable:

Con lo indicado esperamos haber dejado claro que si no delegamos, nos estancamos. Delegar es el elemento central para «ubicar» a la empresa en funcionamiento estable y prepararse para ir a la siguiente etapa.

En la parte 2 de esta entrega, como señalamos antes, haremos referencia a buenas prácticas que podemos aplicar en esta etapa, para allanar el camino y pasar a la siguiente: funcionamiento óptimo.

Estas y otras sugerencias, además de diversos tópicos relacionados con el funcionamiento estable, serán objeto de revisión próximamente, a través de actividades que estaremos compartiendo con todos. ¡Aprenderemos mucho!

Y recuerda que:

¡Muchas gracias por leernos!

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