Empresa en funcionamiento estable: Contratar y delegar. II

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En una empresa en funcionamiento estable el empresario ha delegado la administración.

Como comentamos en el artículo anterior, en las empresas en funcionamiento estable, la clave es contratar y delegar. Pero no se puede delegar de cualquier forma o manera. Delegar implica seguir buenas prácticas y luego hacer seguimiento para garantizar que todo marche dentro de lo esperado.

En este artículo haremos referencia a qué buenas prácticas podemos aplicar en esta etapa, y cómo allanar el camino para pasar a un funcionamiento óptimo.

Este es un nuevo artículo de una serie que trata sobre las Etapas por las que pasa toda empresa:

  • Etapa 1. La idea
  • Etapa 2. Puesta en marcha
  • Etapa 3. Funcionamiento regular
  • Etapa 4. Funcionamiento estable
  • Etapa 5. Funcionamiento óptimo
  • Etapa 6. Expansión o traspaso

Si aún no has visto los artículos de esta serie, te sugiero que le des un vistazo:

¿Qué caracteriza a una empresa en funcionamiento estable?

Una característica clave es que los ingresos superan a los gastos al punto de que se puede fortalecer al equipo de trabajo, contratando más personal para delegar la administración.

Al contratar personal y proceder a delegar actividades para dedicarte más a la gestión, estarás dejando de ser el hombre orquesta de la empresa. Esto representará, con seguridad, un salto cualitativo que podría llevarte a aclarar más la misión y la visión, alineando las velas en la dirección correcta.

Empresa en funcionamiento estable: Contratar y delegar. II

Empresa en funcionamiento estable: Contratar y delegar. II

Durante esta etapa, ya podrás dedicarte a revisar qué funciona y qué no funciona en la empresa, lo que permitirá tomar decisiones para mejorar.

Buenas prácticas para delegar en una empresa en funcionamiento estable

En la primera parte de este artículo hicimos referencia a algunos aspectos que debes tomar en cuenta para delegar.

Veamos más buenas prácticas aplicables en esta etapa:

  • Debes tomar conciencia de los hábitos adquiridos. Al estar involucrado desde cero en el negocio, has aprendido a hacer de todo. Esto hace que se forjen hábitos difíciles de romper.
  • Es necesario que te quites de la cabeza que nadie hará las cosas tan bien como tú. Muchas tareas pueden delegarse en personas que no lo harán tan “perfectamente”; pero al final, tendrán un buen resultado. Con la práctica y el apoyo que le des, con seguridad mejorarán.
  • Es lógico contratar personal idóneo para las tareas a delegar. No incorpores personas a tu empresa solo por ser amigos o familiares, en los que claramente confías. Podría ser un error.
  • Una buena práctica es definir explícitamente qué perfil debe tener el personal que contratará. Según el caso, puede ser necesario formarlo para que cumpla el rol. En cualquier caso, asegúrate de buscar gente con competencias: conocimiento, destrezas y valores.
Empresa en funcionamiento estable: Contratar y delegar. II

Empresa en funcionamiento estable: Contratar y delegar. II

  • Debes explicar claramente qué es lo que hará, cómo lo hará y porqué es importante que lo haga bien. También, cuáles son las prioridades. Si lo enfocas como un proceso, lista cuáles son las entradas, cuáles las salidas y qué entregables debe obtener. Y si es posible, con qué calidad. Si existe alguna documentación será mucho mejor.
  • No lo dejes solo. Asegúrate de que la persona haya entendido el proceso de cómo hacerlo y dale feedback –en privado- de calidad. Es decir, reconoce lo hecho bien, corrige lo que no está como se espera y muestra confianza en que seguirá mejorando.
  • Deja por escrito lo acordado.
  • Resiste a la tentación de intervenir a cada momento en el trabajo que está realizando el nuevo personal. ¡Permita que se equivoquen, porque así aprenderán más! Claro, siempre que se pueda corregir a tiempo.

¿Cómo preparar el salto a la próxima etapa, al funcionamiento óptimo?

Toda empresa se materializa a través de la organización de un conjunto de actividades, realizadas por quienes comparten la misión, para producir bienes o servicios.

Algunas organizaciones, claro está, son más complejas que otras. Por ejemplo, la microempresa de Carlos Flores, Batidos y algo más, demandó en la etapa de la puesta en marcha, una organización no tan compleja para cumplir con su misión: ofrecer batidos sanos, con frutas de excelente calidad. Ideal para deportistas.

Empresa en funcionamiento estable: Contratar y delegar. II

Empresa en funcionamiento estable: Contratar y delegar. II

Sin embargo, al crecer la demanda, Carlos tuvo dificultades para llevar un buen control de sus clientes. Esto lo motivó a buscar soluciones para organizarse mejor. Su primo le propuso probar con un CRM, lo que le permitió organizar la gestión de los clientes y le facilitó en gran medida la organización del trabajo. Además de esto, mejoró el proceso de adquisición de las frutas e incorporó un ayudante para la elaboración del producto.

Sobre CRM, te comparto un artículo por si necesitas conocer más:

Al principio, con pocos clientes, Batidos y algo más requería una organización sencilla. Al crecer el número de clientes, la necesidad de la organización cambió, y en materia de gestión de clientes, Carlos tuvo que buscar una herramienta, un CRM.

El ejemplo de Batidos y algo más permite visualizar a una organización como un conjunto de actividades que se deben agrupar en diversas áreas, según su propósito. En este caso, algunas áreas funcionales son: adquisición de las frutas (que implica manejar cantidad y calidad); gestión de los clientes y el pago al personal contratado.

Dependiendo de la empresa y de la etapa en la que se encuentre, el número de áreas a atender y engranar varía. Otros ejemplos de estas áreas son “mercadeo y ventas”, “finanzas”, “producción y operaciones”, “dirección estratégica”, “talento humano”, “gestión tecnológica”, entre muchas otras.

Empresa en funcionamiento estable: Contratar y delegar. II

Empresa en funcionamiento estable: Contratar y delegar. II

Cada empresa, según su objeto, desarrollará unas áreas más que otras

Algunas áreas son comunes a todo tipo de empresa. Por ejemplo, el área de Finanzas, que involucra la contabilidad, el pago de impuestos, la facturación y el control de costos.

En el caso de Batidos y algo más, aparte de las finanzas, el área de mercadeo y venta es clave, pues Carlos se propuso “descubrir” y escuchar más a sus clientes para innovar en sus batidos.

En otros casos, como en una fábrica de envases para laboratorios de medicinas, probablemente el área más desarrollada sea la de producción y operaciones, apoyada por el área de control de calidad, obligatoria en el sector salud.

Entonces, en una empresa en funcionamiento estable, en la que el empresario dedica todo su tiempo a la gestión, es clave evaluar qué funciona y qué no, y atender aquellas áreas que según el tipo de empresa, son claves para dar un salto hacia un funcionamiento con mayor madurez. Atender y engranar las áreas allana el camino hacia el funcionamiento óptimo.

Pero recuerda que no hay recetas…

Como lo hemos comentado en artículos anteriores, cada emprendimiento es único, tiene un contexto particular y depende en buena medida de la pasión por la idea y de las competencias (conocimiento + habilidades + valores) que tenga el emprendedor.

Un emprendedor que intenta desarrollar una idea por primera vez tendrá, probablemente, más tropiezos y caídas que superar, que un emprendedor con experiencia, que ha vivido parte o todas las etapas de una empresa.

Para finalizar…

Estas y otras sugerencias, además de diversos tópicos relacionados con el funcionamiento estable, serán objeto de revisión a través de actividades que estaremos compartiendo con todos. ¡Aprenderemos mucho sobre gestión!

¡Hasta pronto!

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