Gestión por procesos (una explicación realmente Fácil)

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La gestión por procesos es el modelo recomendado internacionalmente para el mejorar  la efectividad, la calidad y satisfacción de todos los involucrados en la empresa (clientes, proveedores, personal, accionistas, etc).

En este artículo te explicaré qué es la gestión por procesos y por qué es importante para el crecimiento de tu organización.

Además hablaré de un punto clave  en la estrategia de cualquier empresa que quiera crecer hoy en día: la automatización de procesos. Que no es más que la incorporación de aplicaciones en los procesos claves de la organización.

La automatización de procesos te ayuda a disminuir el trabajo repetitivo que agrega poco valor, facilitar la organización y consulta de la información, gestionar tareas y contar con herramientas análisis -en las áreas de marketing, comercial, operaciones y finanzas- cada vez que las necesiten.

Tener una gestión más fácil y ágil ¿No es lo que siempre has soñado? Entonces: ¡Manos a la obra!

¿Por qué el modelo organizacional por departamentos ya no funciona?

Estamos acostumbrados a ver grandes organigramas para conocer la organización de una empresa. Es el modelo Taylorista que privilegia la división del trabajo y la especialización a través del funcionamiento de departamentos.

En los organigramas se establece claramente una relación jerárquica entre trabajadores, heredada de organizaciones muy antiguas como el ejército o la iglesia. Este tipo de modelo era factible cuando los procesos y productos se mantenían inmutables por décadas. Como desventaja adicional, el organigrama no facilita tener una visión compartida del funcionamiento de la empresa, dejando a la libre interpretación cuáles son los procesos clave, estratégicos y de apoyo.

Modelos departamentales vs modelos basados en procesos

Si bien, este modelo ha funcionado durante varias décadas, la modernización administrativa y la gestión de calidad total, ha demandado la transición hacia una organización por procesos, pues no existe compatibilidad entre los dos modelos.

Entre las críticas recibidas al modelo por departamento están:

  1. Burocratización de la gestión: cada departamento produce actividades propias descontextualizadas de la organización. Muchas veces generando duplicidad de tareas.
  2. Fallas de comunicación entre departamentos: actividades no estandarizadas, duplicidad de funciones, indefinición de responsables y fechas de entrega.
  3. Falta de motivación entre los empleados: debido a la división del trabajo manual e intelectual como funciones separadas, generando desigualdad entre los desempleados.
  4. Estilo de liderazgo autoritario: la jerarquización privilegia la formación de jefes y no de líderes.

¿Qué hace un buen líder?

La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

El movimiento surgido en Japón orientado al mejoramiento de la calidad en todos los procesos de la organización, ha hecho que muchas empresas adopten a la gestión por procesos como el modelo ideal en la actualidad.

Ahora, ¿qué es la gestión por procesos?

La gestión por procesos es clave para toda empresa que quiere seguir siendo competitiva y crecer a través de nuevos productos o nuevos mercados.

La gestión por procesos se puede definir como la forma de organizar el trabajo en función del mejoramiento continuo de actividades dentro de la organización.

Para ello, es imprescindible identificar, seleccionar, describir y documentar los procesos que conforman las actividades de la empresa.

El objetivo final de la administración de procesos es asegurar que la organización funcione de manera coordinada orientada hacia la satisfacción del cliente, y no solo “del jefe” como suele ser en las organizaciones muy tradicionales.

¿…Y que es un proceso de gestión?

Un proceso es un conjunto de actividades que se interrelacionan con el objeto de transformar elementos que entran y que salen para la satisfacción de los clientes.

En el proceso de transformación intervienen todos los recursos de la organización, humanos, financieros, materiales, de infraestructura, etc.
En la siguiente ilustración puedes observar muy bien un proceso de flujo de la información para la satisfacción del cliente.

La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

Principios de un sistema de gestión de procesos

Bien, si ya has decidido que quieres trabajar bajo un sistema de gestión por procesos, es bueno que conozcas muy bien sus principios y puedas tener una idea el tamaño del cambio que viene ahora en tu empresa.

La gerencia de procesos se apoya en los siguientes principios:

  1. Los procesos de gestión deben estar orientados a la satisfacción del cliente.
  2. La estructura organizativa debe ser plana y no jerárquica.
  3. Los procesos de una empresa se gestionan a través de equipos multidisciplinarios y no de departamentos.
  4. Los jefes de proyectos apuntan al liderazgo de calidad.
  5. Utilización de la tecnología para proyectos de automatización de procesos.
  6. Utilización del modelo Plan, Do, CHECK, ACT para la mejora continua de procesos. Observa cómo funciona en el siguiente diagrama:
La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

Para ayudarte a llevar un control de gestión fácil y eficiente, te invito a leer el artículo de David Polo.

 

¿Cómo se representa una organización por procesos?

Como bien te lo había dicho, en contraposición al modelo administrativo departamental, surge la organización por procesos. Si el organigrama es la expresión del modelo de gerencia departamental, ¿cuál es entonces el de la gestión por procesos?

Y la respuesta es el mapeo de procesos que te muestro a continuación:

La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

En el diagrama se observa claramente que es necesario definir 3 tipos de procesos de una empresa:

  1. Procesos estratégicos.
  2. Procesos claves.
  3. Procesos de apoyo.

Si quieres conocer paso a paso cómo hacer un mapa de procesos de una empresa, te invito a pulsar en el enlace.

4 Claves para estar seguro que tu gestión por procesos está funcionando

Sabrás que tu gestión por procesos está funcionando cuando:

  1. La gestión por procesos de una empresa tenga objetivos bien definidos, de manera que las actividades que se identifiquen estén orientadas a su cumplimiento.
  2. Las actividades se puedan descomponer en tareas más específicas para la asignación de responsables.
  3. Existe una metodología de gestión por procesos para estandarizar las actividades  y evitar los errores cometidos por la improvisación.
  4. Que los procesos más rutinarios estén automatizados.

 

¿Por qué es necesaria la automatización?

La automatización es necesaria cuando la demanda aumenta y la organización no tiene la misma capacidad de atenderla con la misma agilidad.

Si tu empresa ya cuenta con un modelo de organización por procesos, su calidad se verá mermada en la medida que las tareas se realicen de manera manual.

Ventajas de la automatización en la gestión de procesos empresariales

Entre las ventajas que tiene automatizar la gestión de procesos de negocio están:

  1. Obtener mayor tiempo para gestionar proyectos que suponen mayores ingresos para la empresa.
  2. Tener los empleados necesarios para el cumplimiento de la administración de procesos, y no verse en la necesidad de contratar personal para tareas repetitivas y rutinarias.
  3. Contratar personal para tareas medulares de la empresa, no para las que ya tienen proyectos de automatización.
  4. Tener información en tiempo real, sin dependencia de terceros (salvo solo para el ingreso de la información).

¿Qué procesos se pueden automatizar?

Existen procesos que se pueden automatizar dentro de la empresa para el mejoramiento de la gestión de calidad. Solo revisa si algunos de ellos cumple con las siguientes características:

  1. Actividades que se realizan copiando y pegando textos de un archivo a otro. Como por ejemplo la gestión de contactos, correos electrónicos o cifras para la contabilidad de la empresa, etc.
  2. Procesos repetitivos y rutinarios, tales como control de asistencia del personal, control de inventarios, etc.
  3. Procesos que son esenciales para la toma de decisiones y requiere de mucho tiempo realizarlos manualmente, como generación de informes financieros.
  4. Procesos que por errores en su gestión han ocasionado pérdidas de dinero, como una incorrecta interpretación financiera por errores en la contabilidad.
  5. Información que se maneja en diferentes formatos y para integrarlos resulta un “dolor de cabeza”

Todas estas complicaciones y más pueden solucionarse de una manera fácil y rápida a través de un software de gestión. Las empresas tradicionalmente buscan un ERP o contratan a una empresa de desarrollo de software para que integre varias aplicaciones. Pero los ERPs resultan muy complejos y y contratata una empresa de tecnología es muy costoso. Por eso recomiendo plataformas más innovadoras como Platzilla.

Pero Platzilla tiene la virtud de que está especialmente diseñado para la demanda concreta de tu empresa.  Platzilla permite que en la medida que vaya creciendo tu negocio, puedes ir integrando nuevas funcionalidades.

Por ejemplo, hoy puedes comenzar automatizando tu proceso comercial y mañana puedes automatizar tus actividades de Recursos Humanos o de Gestión de la Calidad.

La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

La automatización en la gestión por procesos ¡Qué fácil es!

Muy bien, estoy segura que la automatización en la gestión por procesos sea una solución rápida y fácil para las complicaciones que se te hayan presentado en la organización. ¡Hasta pronto!

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