Administrar oportunidades de ventas en una pyme

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¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! En este artículo mostramos algunas funcionalidades de la Plataforma de Aplicaciones Platzilla, para administrar oportunidades de ventas en una pyme.

En particular, en la pyme La Casita de MÍA, dedicada a la venta de chocolates y a la prestación de servicios en eventos sociales.

Son muchas las empresas que en la etapa de funcionamiento regular solo se dedican a producir el bien o servicio y vender, haciendo lo necesario para mantener la facturación.

Nuestra recomendación es iniciar el área de mercadeo y ventas, lo más pronto posible. Pues solo así, una pyme puede aumentar la facturación y ganar clientes.

En esta ocasión, nos centramos en algunas interesantes funcionalidades de Platzilla, como apoyo para la administración de las oportunidades de ventas.

La Plataforma de Aplicaciones Platzilla es una solución en la nube. Ofrece al gestor o empresario una forma fácil para incorporar tecnología en la organización. Nuestra recomendación es que tal incorporación sea en las primeras etapas, para gestionar – desde temprano – los datos de la empresa. Lo que representa, sin duda, una ventaja competitiva.

Platzilla permite al empresario, gracias a su integración y modularidad, contratar aplicaciones según la necesidad real que tenga de gestionar la información. Esto garantiza la centralización de los datos. Los mismos son compartidos por los módulos de las aplicaciones que se vayan incorporando a la plataforma de la empresa.

[Vídeo: Gestión de oportunidades. Duración: 07′ 15”]

(Transcripción del vídeo)

Administrar oportunidades de ventas en una pyme

¿Qué veremos en esta entrega?

Una explicación introductoria sobre cómo gestionar oportunidades de venta, utilizando la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.

¿Cómo lo haremos?

A través de un ejemplo en el contexto de una empresa de venta al por menor
CASO: La Casita de MÍA. Empresa B2C: Business-to-Consumer.

En este vídeo vamos a compartir algunas de las tareas realizadas por el equipo de La Casita de MÍA con relación a la gestión de las oportunidades de venta, apoyado en la plataforma Platzilla.

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Empresa La Casita de MÍA

Recordemos, que uno de los equipos de La Casita de MÍA está conformado por Maria Valentina que es Directora, igual que Karla Morales; José Lira que tiene el rol de Responsable y Pedro Flores, que es Vendedor. Eso, según la jerarquía de roles que ellos definieron. Este es solo uno de los equipos de esta empresa.

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Roles del equipo La Casita de MÍA

Tipos de Clientes

Los clientes, en el caso de La Casita de MÍA, empresa dedicada a la venta de chocolates, son clasificados como clientes recurrentes, especiales o eventuales, tal cual como podemos observar en esta vista extendida de clientes, en la que se pueden diferenciar con colores.

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Tipos de clientes, diferenciados por color

Uno de los datos que se le solicita al cliente en esta empresa, en particular, es el chocolate preferido, esto con la finalidad de hacerle llegar un tipo de material y contenido que sea de interés, y promociones sobre los productos que van incorporándose a la tienda.

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Columna Chocolate preferido

Ejemplo de Artículos

Vamos al módulo Artículos:

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Módulo Artículos en Platzilla

Con relación a los artículos, tenemos al menos 3 tipos: los productos que normalmente se venden, son los diferentes tipos de chocolate.

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Tipos de artículo: Producto

Pero también hay algunos servicios. Por ejemplo, un taller de bombonería, con el que se dictan talleres con el fin de compartir el conocimiento y enseñar cómo crear bombones de chocolate.

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Tipos de artículo: servicio

Aparte de eso, se presta un servicio que puede ser a particulares, relacionadas con fuentes de chocolate y que incluye además del chocolate, el equipamiento, la decoración y las personas encargadas de hacer y prestar el servicio en esos eventos.

Esto puede ser para clientes particulares o para otras empresas, incluyendo agencias de festejos que subcontratan a La Casita de MÍA.

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Tipos de Artículos: servicio en eventos

Organización de las oportunidades

Vamos al módulo de Oportunidades.

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Con relación a las oportunidades, aquí vemos un ejemplo de algunas de las oportunidades en donde están resaltadas en rosado aquellas que están clasificadas en su fase de venta como oportunidad fallida, es decir, que no tuvieron éxito.

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Oportunidades fallidas en color rosado

Vamos a la opción Campo de Oportunidades:

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Opción para ingresar al editor de disposición de campos

Una de las actividades que realizó el equipo cuando inició el uso de la Plataforma Platzilla, en particular, la aplicación CRM Comercial, fue ajustar algunos campos en el módulo de oportunidades a través del Editor de disposición.

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Editor de disposición de campos

Por ejemplo, un nuevo campo denominado “servicio” se creó para relacionar la oportunidad con el módulo Artículos (módulo relacionado), de tal forma que cuando se registre la oportunidad de venta se relacione el tipo de servicio que se está incluyendo en ese momento (taller o servicio en evento).

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Propiedades del campo Servicio

También tenemos el ejemplo del campo fase de venta. Definieron los posibles valores de las fases como sigue:

  • Iniciación
  • Negociación
  • Fallida
  • Cerrada con éxito
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Valores del campo Fase de Venta

Aparte de esto, también se manejaron algunas Dependencias. Por ejemplo, en el caso del campo fase de venta, cuando no se ha seleccionado ningún valor o el valor es iniciación, los campos de propuesta se ocultan al usuario.

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Dependencias del campo Fase de Venta

Esto es un ejemplo de cómo se puede gestionar las dependencias entre campos, en particular, para el campo fase de venta. Según su valor, se muestran los campos de propuesta de la oportunidad.

Regresamos al módulo Oportunidades

Con el ejemplo del uso del editor de disposición de campo, vamos nuevamente a la lista de oportunidades y vemos la vista extendida de oportunidades.

En este caso, sin ningún criterio de selección, excepto la diferenciación del color rosado para las oportunidades fallidas o no exitosas.

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En color rosado las fases fallidas

También podemos observar un elemento interesante; para las oportunidades de venta que fueron cerradas con éxito no se muestra la opción de edición.

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Oportunidades de ventas sin opción de editar

Esto es así porque en el editor de disposición tenemos la opción de definir permisologías.

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Opción Permisologías en módulos de Platzilla

En este caso en particular, el documento o registro estará en modo lectura, cuando el campo fase de venta tome el valor cerrada con éxito.

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Regla para ver el registro en modo lectura

De esta manera, evitamos que un usuario modifique una oportunidad de venta que ya fue cerrada con éxito y que generó un pedido o servicio; y por eso en este caso en especial, no se permite editar:

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Si entramos en la oportunidad OPO-002, podemos visualizar los datos de esa oportunidad, pero no tenemos la opción de edición. Puedes ver que no está disponible el botón de edición.

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No está disponible la opción para editar

Acceso a oportunidades en fase de negociación

Ahora veamos el caso de una oportunidad en fase de negociación. Ingresamos en este caso en particular OPO-003 y observamos que si tenemos la opción de editar.

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Opción para editar disponible

En la lista de oportunidades vemos que estas están asignadas a diferentes usuarios o personas dentro del equipo, por ejemplo: la oportunidad OPO-003 está asignada al equipo de La Casita de MÍA, es decir, que todos los que estén en ese equipo pueden ver esta oportunidad.

Mientras que las que están asignadas a María Valentina o a Karla Morales como en este caso, no son vistas sino solos por ellas, de acuerdo con la permisología y los accesos definidos.

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Lista de oportunidades asignadas a…

Vista de las oportunidades desde la sesión de José Lira

Entramos a la sesión de José Lira.

Él es un miembro del equipo de venta y solo puede ver sus propias oportunidades, como por ejemplo la oportunidad OPO-014 que se encuentra asignada a él, o las que están relacionadas con el equipo de La Casita de MÍA, porque él pertenece a ese equipo o grupo de trabajo.

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Vista de José Lira, integrante del Equipo Casita de Mía

De esta manera vemos cómo los usuarios van a tener diferentes vistas según la permisología y los accesos definidos para cada uno de ellos.

Resumen

En resumen, hemos mostrado brevemente una forma de gestionar oportunidades de ventas aprovechando diferentes funcionalidades y opciones que permite la Plataforma Platzilla para todos los módulos; en este caso en particular, lo vimos en el módulo de oportunidades de venta.

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Vistas en el módulo Oportunidades

¿Qué vimos en esta entrega?

  • Con este vídeo compartimos una explicación introductoria sobre cómo gestionar oportunidades de venta, utilizando la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.
  • La posibilidad de personalizar los módulos y de asignar permisos según la jerarquía de roles, facilita las tareas para la gestión de la información.
  • En este caso, en particular, mostramos un ejemplo para el Módulo Oportunidades de la aplicación CRM comercial de Platzilla.

Organizar y controlar la información es una actividad clave en pymes con un índice alto de eficiencia…

¡Hasta la próxima entrega!

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