Mandamiento #4 CREARÁS TUS PROCESOS EN LA EMPRESA
El cuarto mandamiento de la gestión ideal nos lleva de lleno a la acción de gestionar, y ésta no podía ser otra que crearás tus procesos en la empresa.
No te preocupes si no sabes a priori, los procesos en la empresa, no es algo de otro mundo es algo que hacemos prácticamente sin darnos cuenta. Aunque no lo tengamos definido, sí lo estamos realizando, de un modo u otro.
Sin embargo, es importante que los procesos en la empresa esté definidos y medidos de lo contrario, no sabremos si mejoramos entre otras muchas cosas que ahora veremos.
Este cuarto mandamiento es parte de los 10 mandamientos para la gestión ideal, los cuales puedes verlos en el siguiente enlace:
No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.
Ahora sin más dilación, ¡empecemos!
Qué son los procesos en la empresa
Todas las empresas tienen dos tipos de procesos:
- Procesos de negocio.
- Procesos de soporte.
Como procesos de negocio tenemos la acción comercial que puede o no fundirse con Marketing según qué circunstancias aunque luego como subprocesos se dividan.
Aparte de la acción comercial tenemos operaciones, que pueden desglosarse en trabajos (si damos servicios), producción y logística.
Como procesos de soporte tenemos la administración, la contratación y formación de personas (RRHH) y posventa.
¿En qué me afectan los procesos en la empresa si soy una empresa pequeña?
Si eres una empresa grande, los procesos de un modo u otro, están definidos. Si eres una empresa pequeña, solamente la acción de definirlos te ayudará a darte cuenta de tu capacidad.
Al definirlos, te darás cuenta además que necesitas poder revisarlos, tener información organizada para ejecutarlas (ver mandamiento #2) y poder revisarlos (ver mandamiento #8) o inclusive automatizar alertas (ver mandamiento #9).
Finalmente, al saber qué es un proceso definido aprendes a comportarte como tu rol especifica. Si eres accionista o propietario de un negocio o su director general, te darás cuenta que simplemente con el seguimiento y mejora continua ya tendrás bastante trabajo y pensarás… ¡ahora hago de gerente!
Dejar de improvisar. Algunos ejemplos reales
Ejemplo de pequeños-medianos empresarios
Luis tiene un negocio de comercio de ultramarinos (tienda de abarrotes). Le va bien y de hecho tiene 4 tiendas. Pareciera que es un gran empresario, sin embargo, ha tardado mucho tiempo en llegar donde está.
Su vida es una constante de improvisaciones. Se levanta pensando en el negocio, obsesionado por comprar un producto o mejorar el precio de otros. ¿Habrá venido el electricista? ¿Cambio el lineal porque los últimos productos no salieron bien?
¿Qué ocurre aquí? Sencillo, no hay ningún proceso. Si en su lugar hubiera definido los procesos de
- Compra: ¿quién compra? ¿qué presupuesto tiene el responsable? ¿con qué frecuencia compro?
Piénsalo… de aquí saldrán 2 subprocesos, compras al por mayor (para obtener ahorros) y compras de productos que llamen la atención.
Es cierto que, a priori, nadie es mejor que el propietario (Luis) pero acompañando en el proceso y con paciencia, el equipo de Luis puede hacer las tareas improvisadas de Luis.
Por su parte, Luis, puede hacer tareas de mucho más valor: buscar nuevos locales, contratar talento con mucha calma, optimizar el crédito del negocio, etc.
Ejemplo de Directores desorganizados
Un director que pareciera que no supiera qué son los procesos en la empresa y por lo tanto no tenga los procesos definidos puede cometer muchos errores. Pongamos el ejemplo de María una ejecutiva agresiva que dirige una empresa de distribución de piezas de automoción.
María no es consciente de la dinámica del negocio, sino que se enfoca en traer más clientes constantemente y en reuniones para hacer seguimiento a su equipo. Su equipo se está acostumbrando a recibir órdenes de Maria.
Con el paso del tiempo, la energía de Maria va perdiéndose y la paciencia del equipo ya se ha agotado. Por un lado no se consigue ser más eficaz y por otro se pierde la oportunidad de tener un equipo motivado.
Si María se hubiera enfocado en generar los procesos de la empresa se hubiera dado cuenta que:
- En el negocio de la distribución la clave es el canal, conseguir buenos contratos y vigilar la competencia para no perder cartera.
- El equipo enfocado y motivado encuentra oportunidades de compra y venta. Siendo un negocio de distribución con bajos márgenes, el hecho que el equipo esté muy activo y no esperando las órdenes de Maria, haría que la empresa en general fuera mucho más efectiva.
Ya soy consciente que tengo que crear procesos pero ¿cómo lo hago?
Lo más importante que has de saber es: empieza.
Lo segundo, no te obsesiones. Tienes alternativas como Platzilla que de manera natural te ayuda a definir tus procesos casi sin darte cuenta. Sin embargo si quieres ilustrarte puedes leer los siguientes artículos:
- Gestión por procesos, una explicación fácil
- La empresa perfecta, el camino hacia la excelencia
- Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente
- Mapa de procesos de una empresa: ¿cómo hacerlo por sectores?
Supongo que estarás preguntándote ¿y la técnica para definir los procesos? Bueno, no hay realmente una técnica específica. Sí hay un mapa de procesos en la empresa y procedimientos que puedes hacer y crear una secuencia de qué viene primero y qué viene después. Puedes consultarlo en el siguiente artículo:
Implementar procesos y procedimientos en la empresa, parte 1
En dicho artículo te darás cuenta que se aplica mucho sentido común o también podrás contratar consultoría costosa para ello. En nuestro caso, y por lo que nuestra misión respecta en gestionar fácil, te lo hacemos fácil con platzilla, nuestro foro y nuestros cursos.
Como conclusión sólo decirte que: ¡sé consciente y empieza! no hay peor proceso que el que no se comienza.
¡Gracias por leernos!