Mandamiento #2 ORGANIZARÁS LA INFORMACIÓN
El segundo mandamiento de la gestión ideal o aquella donde mejoramos día a día y aprovechamos al máximo nuestros recursos, trata de la organización de información. Puedes consultar ahora o después el resto de mandamientos aquí:
No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.
¿Estas listo? ¡empecemos!
A este universo, cuando unimos la información al uso por “personas” con sus particularidades, ¿Cómo podemos sacar máximo provecho de la información?
Te lo respondo en dos palabras: ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN.
La organización de información es la clave para ser productivo, para poder definir procesos eficientes y para poder usar dicha información para mejorar día día.
Organizar la información según nuestros procesos
Organizar la información significa usar los datos de la manera correcta para nuestro uso. Así, a pesar que este mandamiento #2 nos hable de ello, todo está relacionado y por lo tanto, se ha de tomar todo como un todo. Es decir, antes de organizar la información debemos saber qué necesitamos saber:
- Para ello, tenemos que saber nuestros procesos y recursos (porque en función de los recursos podremos tener más o menos procesos).
- Los procesos a su vez, están ahí para cumplir con una misión.
- La misión tiene un objetivo concreto y una visión que aporta un camino.
- La misión y el objetivo están apoyados en el por qué hacemos las cosas y éstas deberán estar soportadas por unas creencias. Te recomiendo que veas este vídeo para empezar la empresa correctamente:
Según lo hablado éste sería un esquema apropiado para organizar la información.
Maneras de organizar la información
Existen varias maneras de organizar la información, por prioridades, por tiempo, por estado, por equipos, etc. ¡Ojo! estamos hablando de organizar la información y no de definirla como veíamos en el mandamiento #1: usarás datos precisos.
La organización por prioridades
Cuanto más vea lo importante, mejor. Así al entrar a trabajar, al estar en una reunión o en la organización del día a día hay que ser consciente de las prioridades. En gestión se le suele llamar “Rocas” y viene dado por la siguiente analogía:
Imagina que tienes un frasco y tienes que llenarlo con piedras grandes, pequeñas, tierra y agua. Estas representan lo siguiente:
- Las piedras grandes son tus prioridades más importantes: objetivos del trimestre por ejemplo.
- Las piedras pequeñas son prioridades menos importantes: ajustes y objetivos medios
- La arena son las cosas del día a día: fuegos a apagar, incidencias, etc.
- El agua son interrupciones, cambios de rumbo, urgencias no tan urgentes pero que nos roban tiempo, etc.
Así, si quieres ser eficaz, no te centres primero en el agua, en las urgencias poco urgentes e interrupciones, ya que tu día lo llenarás y no podrás avanzar con tus prioridades grandes (piedras grandes). Simplemente, no cabrán en el frasco.
Sin embargo, si primero pones las piedras grandes, luego las pequeñas, luego la tierra y finalmente el agua, ¡todo encaja! Es decir, un tiempo para lo más importante, después otro tiempo para menos importante y así progresivamente. Te facilito un video explicativo:
En Platzilla, podemos ver en cada módulo la opción de organizar por prioridades, pero más allá, asignar colores según su nivel de criticidad, por ejemplo en incidencias, por nivel de urgencia, en pedidos por nivel de importancia o en proyectos por nivel de prioridad.
La organización por tiempos
Organizar por tiempos, no es realmente una manera de priorizar pero sin embargo si es posible mejorar nuestra gestión dividiendo por:
- Trabajar en lo importante al inicio de la jornada. La mañana que es la más productiva, usar las 2 primeras horas para avanzar en lo que requiera más trabajo intelectual.
- Tras ello, revisar el resto del día. Esta acción la podemos hacer al final del día para no preocuparnos al comenzar de leer emails y todo aquello que nos roba el tiempo más eficaz matutino.
- Después hacer tareas de importancia media de tiempos cortos a ser posible.
- Tras el almuerzo se pueden abordar tareas cortas y de poca importancia pero necesarias. Para ello, es importante distinguir posibles tiempos de ejecución.
La organización de información calendarizada
Otra manera de crear la organización de información es calendarizarla. Es una manera de trabajar con las tareas ya marcadas.
Antes de continuar la explicación, hay que diferenciar entre una tarea abierta y otra cerrada. Una tarea abierta es un “tengo que hacer”, pero no está por escrito en un lugar concreto con una fecha concreta. No conocemos su duración y realmente no sabemos si es una cuestión de hacer una acción específica o bien es algo que requiere dividir en fases, en cuyo caso es más bien un proyecto.
Las tareas que marcamos en el calendario tienen una duración determinada. Sin embargo ¿Sabemos usar bien los calendarios? Creo que no todos lo hacemos bien. Reglas del calendario.
- Un calendario ha de tener tareas con inicio y fin.
- Las tareas han de dividirse por tipos: llamadas, reuniones, visitas.
- En el caso de ser tareas de “trabajos” o “servicios”, se deberían tener otros calendarios, cada uno por la naturaleza del trabajo o servicio.
Como detalle interesantísimo, destacar que es bueno, tal y como hace Platzilla, poder reflejar en un calendario “lo que se ha hecho cada día”, así, cada miembro del equipo puede reportar en qué ha estado trabajando (siempre de manera aproximada) para que el equipo esté informado en caso de necesitarlo. Esto evita invertir mucho tiempo en el punto de situación diario de algunas empresas y equipos.
La organización de información por estado
En el día a día, se nos acumulan tareas, se dejan expedientes pendientes y en general no hay un control absoluto sobre todo. Sin embargo, podemos automatizar tareas con sistemas como Platzilla, para evitar que se nos acumulen tareas en estado (por terminar). También podemos recibir alertas en tareas cercanas a cerrar para facilitar “el desagüe” del día a día.
Independientemente de reducir el volumen de tareas cerrables, conocer el estado de las tareas, expedientes, pedidos, trabajos u otras áreas de la empresa, nos ayuda a escoger qué tareas realizar.
Para ello, lo más apropiado es la gestión visual a modo de Kanban. Un Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales”. Este sistema que por supuesto lo tiene nuestro software Platzilla, nos permite por estados ver las tarjetas de trabajos que hay que realizar.
Esto aparte de ser cómodo es inmediato y coordinado. Cada tarjeta aparece o cambia de estado si el anterior se ha completado. Si estamos en medio de un proceso, es mejor producir nuestra parte cuando la anterior está completada.
Toyota desarrolló este concepto para que los proveedores de las piezas de sus vehículos supieran cuando enviar repuestos para la cadena de montaje. Esto ayudaba a saber cuántas piezas habría que tener de cada proveedor evitando que por ejemplo para montar una rueda, hayan “más discos y menos neumáticos”. Esta situación que puede parecer cómica, no lo es, pues cada proveedor enviaba los repuestos según su calendario. Al usar la metodología Kanban, el proveedor sabía cuando enviar repuestos, adaptándose al ritmo cambiante de una fábrica que podía cambiar por cualquier imprevisto.
La organización de información por áreas
Finalmente, destacar que no todas las áreas organizan su información de la misma manera.
Administración tiene sus tiempos y prioridades, atención al cliente tiene sus tiempos mucho más ajustados y a veces “¡inmediatos!” comercial, juega más con el estado del prospecto, sus campañas y el mercado en general y así un largo etcétera.
Así, cada área puede tener criterios de organización de información diferentes y eso no está mal. La empresa puede tener distintas velocidades y los equipos usar distintos métodos de gestión del día a día.
Conclusiones
- Los datos hay que darles utilidad para que sean información.
- Muchas veces la utilidad se consigue organizando dichos datos para que puedan ser usados.
- Tenemos distintos métodos de organización de información, sea por prioridades, tiempos, estado y áreas.
- Cada área de la empresa a su vez podrá usar distintos métodos para gestionar su información de acuerdo a su dinámica de gestión
¡Muchas gracias por leernos y recuerda que, si deseas conocer el resto de mandamientos puedes consultarlos en: